Jednostka OSP działa w oparciu o pracę społeczną jej członków. To dzięki strażakom jednostka może wypełniać swoje obowiązki i realizować stawiane cele. W poniższym artykule przybliżymy temat ewidencji danych związanych z działalnością strażaka w ramach jednostki. W tym artykule nie skupiamy się na wymaganiach prawnych dotyczących ewidencji danych strażaków, lecz na praktycznych aspektach ich zarządzania.
Wszystko w jednostce zaczyna się od strażaka, a dane strażaków potrzebne będą nam praktycznie każdego dnia. Skierowanie na szkolenie, lista strażaków uprawnionych do działań, karta zgłoszenia na zawody to tylko kilka przykładów. Opracowanie dokumentów potrzebnych na zebranie sprawozdawcze (np. list obecności, protokołów, czy sprawozdań z działalności) również wymaga dostępu do aktualnych danych.
Zasady Gromadzenia Danych Osobowych a RODO
Każda organizacja, w tym OSP, w związku ze swoją działalnością zbiera dane osobowe. Dlatego też musi stosować się do przepisów RODO i wynikających z niego obowiązków. Powinniśmy przechowywać tylko takie dane, które są potrzebne do realizacji celów. W przypadku danych osobowych powinniśmy gromadzić te dane, które są nam potrzebne do realizacji celów naszej działalności. Będą to na pewno: imię, nazwisko, data urodzenia, PESEL. Natomiast dane takie jak np. numer dowodu z reguły nie są nam potrzebne, dlatego nie powinniśmy ich przechowywać.
Elastyczny system uprawnień, dostępny w nowoczesnych aplikacjach, pozwala na optymalny podział obowiązków i zapewnienie zgodności z przepisami RODO.
Kategorie Danych Członków OSP
Podczas prowadzenia ewidencji strażaków, oprócz podstawowych danych, będziemy gromadzić inne potrzebne informacje. Dane dotyczące członkostwa w OSP to kolejna kategoria danych. Dane antropologiczne są nam niezbędne podczas zakupu umundurowania. Dane o przebiegu służby można zanotować np. w dedykowanej ewidencji lub systemie.
Powyżej wymieniliśmy dane, które są ściśle związane ze strażakiem. Natomiast podczas funkcjonowania w jednostce strażak angażuje się w różne przedsięwzięcia, opłaca składki członkowskie, otrzymuje umundurowanie i sprzęt. Jeżeli ewidencjonujemy inne dziedziny działalności OSP, to prawie w każdym miejscu dane będą miały związek ze strażakiem.
Metody Ewidencji Danych: Tradycja vs. Nowoczesność
Ewidencja Papierowa
Jeżeli zdecydujemy się na prowadzenie papierowej ewidencji danych strażaków, to warto odpowiednio to zorganizować. Taką ewidencję można zacząć od przygotowania szablonów, które będziemy wypełniać. W szablonie możemy określić istotne dla naszej jednostki dane. Spisując dane na czystej kartce, bez należytej struktury prawdopodobnie pominiemy niektóre z informacji, które chcemy gromadzić.
Ewidencja papierowa ma wiele ograniczeń: jest pracochłonna, a przygotowywanie na jej podstawie statystyk jest bardzo utrudnione. Tworzenie wyłącznie papierowej dokumentacji jest czasochłonne i nie umożliwia szybkiego przygotowywania zestawień.
Ewidencja Elektroniczna i Dedykowane Systemy
W przypadku dokumentacji elektronicznej mamy więcej możliwości. Możemy wspomagać się programami, z których korzystamy na co dzień. Niektóre jednostki we własnym zakresie tworzą rozbudowane arkusze kalkulacyjne, które pozwalają zapisać dane i na podstawie ich przygotować potrzebne zestawienia.
Na rynku są też dostępne programy opracowane specjalnie dla jednostek OSP. Niektóre z nich, np. Strażak.Online, pozwalają na uruchomienie zarówno na komputerze, jak i na tablecie lub telefonie. Zadaniem dedykowanego programu jest między innymi ułatwienie prowadzenia dokumentacji i przygotowywania raportów, zestawień i wniosków. Wybierając aplikację przeznaczoną dla strażaków, możemy szybko, bezpiecznie i wygodnie zacząć działać. Pamiętajmy, że korzystając z aplikacji, nie musimy rezygnować z formy papierowej.
Korzyści z Kompleksowej i Zintegrowanej Ewidencji
Gromadzimy dane po to, aby na ich podstawie przygotowywać raporty, zestawienia oraz wnioski. To tylko kilka podstawowych raportów, które przydadzą się w każdej jednostce OSP. Jeżeli chcemy zaoszczędzić swój czas, to podstawą będzie odpowiednie zorganizowanie ewidencji danych strażaków.
Jeżeli spotkałeś się z problemem pracochłonnej dokumentacji w swojej jednostce, warto zwrócić uwagę na aplikacje takie jak Strażak.Online. Jest to aplikacja dla całej jednostki - to znaczy, że każdy strażak może włączyć się w ewidencję danych. Dane strażaka można powiązać z danymi użytkownika, dzięki czemu wszyscy członkowie jednostki mogą korzystać z aplikacji. Takie podejście umożliwia wgląd strażaków w swoje dane, a także zaangażowanie się w inne obszary działalności.
Poradnik - Kreator prezentacji
Aplikacja Strażak.Online umożliwia kompleksową ewidencję danych strażaków. Poza modułem strażaków dostępne są również inne moduły, w których zgromadzisz wszystkie dane dotyczące funkcjonowania OSP. Dane mogą być dostępne praktycznie z każdego urządzenia z dostępem do internetu.
Jeżeli naszym celem byłoby tylko zapisywanie danych, to moglibyśmy opierać się na dokumentacji papierowej. Natomiast naszym celem jest przygotowywanie różnych zestawień i raportów, co przy zastosowaniu papierowej ewidencji jest bardzo pracochłonne. Wykorzystując aplikację Strażak.Online, możesz skorzystać z wielu dostępnych raportów lub przygotować własne. Dane strażaków znajdują się praktycznie w każdym składanym wniosku. Skierowanie na szkolenie, wniosek o ekwiwalent, czy też wniosek o nadanie odznaki „Za wysługę lat”, którego przygotowanie może okazać się bardzo pracochłonne, to tylko kilka przykładów.
W Strażaku Online znajduje się kreator dokumentów umożliwiający wygenerowanie potrzebnych wniosków. Kreator bazuje na danych wprowadzonych w modułach ewidencji, dzięki czemu przygotowanie dowolnego wniosku zajmuje chwilę.
Znaczenie Aktualizacji Danych w Systemie "Ochotnik"
Nowoczesne zarządzanie Ochotniczymi Strażami Pożarnymi opiera się dziś nie tylko na gotowości do akcji, ale również na sprawnym administrowaniu dokumentacją i konsekwentnym aktualizowaniu danych w systemie Ochotnik OSP. Utrzymywanie aktualnych informacji w systemie Ochotnik OSP to nie tylko wymóg formalny.
Systematyczne wprowadzanie danych umożliwia władzom oraz samym jednostkom lepsze planowanie szkoleń, sprawniejszą organizację działań ratowniczych, a także skuteczniejsze starania o wsparcie finansowe. Dzięki rzetelnemu prowadzeniu rejestrów każda jednostka OSP może przedstawić swoją gotowość do działania, a lokalna społeczność zyskuje pewność, że w sytuacjach kryzysowych może liczyć na sprawną pomoc. Aktualność danych buduje zaufanie - zarówno wśród mieszkańców, jak i instytucji odpowiedzialnych za bezpieczeństwo publiczne. To od tych informacji zależy m.in. możliwość pozyskiwania środków finansowych czy efektywność działań.
Odpowiedzialność za dokumentację to zadanie rozłożone na wszystkich członków OSP. Regularne przekazywanie raportów i aktualizacja danych w systemie Ochotnik OSP to wspólne zobowiązanie. Im więcej jednostek dba o te procedury, tym sprawniej działa cała sieć strażacka - zarówno u nas, jak i w sąsiednich miejscowościach. Warto docenić wszystkie jednostki, które już stosują nowe standardy pracy z dokumentacją i systematycznie uzupełniają dane. Ich postawa to nie tylko przykład dla innych, ale i realny wkład w poprawę bezpieczeństwa mieszkańców.
Informujemy, że aktualnie możliwe jest wprowadzanie oraz edycja raportów, informacji zbiorczych i informacji o zjazdach za 2020 rok. Modernizacja SYSTEMU OSP "Ochotnik" realizowana jest w ramach projektu Związku Ochotniczych Straży Pożarnych pn. "OSP - Potencjał Młodych" z dotacji programu Aktywni Obywatele - Fundusz Krajowy, finansowanego z Funduszy EOG.
Najnowsze Zmiany Prawne Wpływające na Dane Członków OSP
Kierowanie Pojazdami Uprzywilejowanymi przez Strażaków OSP
Problem z kwalifikacjami osób mogących kierować pojazdem uprzywilejowanym powstał, ponieważ ustawa o ochotniczych strażach pożarnych uchyliła przepisy ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 r. Kwalifikacje osoby, która może kierować pojazdem uprzywilejowanym, zostały określone w przepisach ustawy o kierujących pojazdami. Ustawa ta określa też, kiedy członek OSP może kierować pojazdem uprzywilejowanym. W mediach wskazuje się również, że starostowie nie wydają zezwolenia, bo ich zdaniem jest to luka prawna.
Zdaniem Rzecznika Praw Obywatelskich, wójt powinien mieć wyraźną podstawę prawną do wydawania takiego zaświadczenia. Przemawia za tym zasada legalności i praworządności z art. 7 Konstytucji RP, z której wynika m.in. prawo do uzyskania zaświadczenia. W odpowiedzi z 11 sierpnia 2022 r. Ministerstwo Infrastruktury informuje, że 8 lipca 2022 r. przedstawiło wszystkim Starostwom Powiatowym swoją interpretację przepisów, wskazując, że wymóg określony w art. 109 ust. 1b ustawy o kierujących pojazdami odnosi się do przepisu, który został uchylony i brak jest podstaw do uznania, że dyspozycja tego przepisu może być zrealizowana. Tym samym starosta nie może skutecznie żądać przedstawienia zaświadczenia wydanego przez podmiot, o którym mowa w art. 32 ust. 2 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 r.
Resort wskazuje, że istnieje możliwość uzyskania takiego zaświadczenia na podstawie przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego. Zgodnie bowiem z art. 217 § 1 i 2 pkt 2 k.p.a. organ administracji publicznej wydaje zaświadczenie, gdy urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego wymaga przepis prawa lub osoba ubiega się o zaświadczenie ze względu na swój interes prawny w urzędowym potwierdzeniu tych faktów lub stanu prawnego. Ministerstwo w odpowiedzi podkreśla brak podstaw do skutecznego żądania przedłożenia staroście zaświadczenia, o którym mowa w art. 109 ust. 1b ustawy o kierujących pojazdami. Co do zasady, wójt (burmistrz, prezydent miasta) może wydać zaświadczenie potwierdzające, że dana osoba ma być kierującym pojazdem OSP - na zasadzie potwierdzenia faktów lub stanu prawnego, wynikającego z danych posiadanych przez ten organ - na podstawie przepisów działu VII k.p.a.
Z całą pewnością istnieje nieścisłość w przepisach ww. aktów prawa powszechnie obowiązującego, którą należy wyeliminować poprzez zmianę przepisów ustawy o kierujących pojazdami - pisze wiceminister infrastruktury Andrzej Bittel i informuje, że resort podjął już działania zmierzające do nowelizacji wskazanego art. 109 ust. 1b. Uznawanie kwalifikacji zawodowych do kierowania pojazdami uprzywilejowanymi oraz wprowadzenie uprawnień dla strażaków OSP do wydawania poleceń lub sygnałów uczestnikom ruchu drogowego zakłada poselski projekt ustawy, który został złożony w Sejmie.
Do Sejmu trafił projekt nowelizacji ustawy o zmianie ustawy - Prawo o ruchu drogowym oraz ustawy o kierujących pojazdami złożony przez posłów Polska 2050. Projekt zakłada zniesienie konieczności uzyskiwania przez członka ochotniczej straży pożarnej posiadającego zezwolenie na kierowanie pojazdem uprzywilejowanym w ramach służby lub pracy zawodowej, ponownego zezwolenia w ramach działalności OSP. Obecnie opłata za wydanie zezwolenia na kierowanie pojazdem uprzywilejowanym wynosi 50 zł. Jest to opłata stała, pobierana za wydanie lub przedłużenie zezwolenia i dotyczy również ochotniczych straży pożarnych, za które koszt ten ponosi gmina. Jak wskazano w projekcie, strażacy OSP będą mieli prawo do wydawania poleceń lub sygnałów uczestnikowi ruchu lub innej osobie znajdującej się na drodze. Projekt ustawy zakłada też rozszerzenie katalogu pojazdów używanych przez strażaków OSP do celów specjalnych.
Nowe Elektroniczne Legitymacje dla Strażaków OSP
Samorząd/Gminy będą miały nowe zadanie: zajmą się wydawaniem legitymacji dla strażaków OSP od kwietnia 2026 r. Za wykonanie tego obowiązku samorządy nie otrzymają jednak dodatkowych środków. W Dzienniku Ustaw 7 lipca 2025 r. ukazała się nowelizacja ustawy o ochotniczych strażach pożarnych, która wprowadzi nowe elektroniczne legitymacje dla członków tej formacji. Wprawdzie nowe przepisy wejdą w życie 8 kwietnia 2026 r., ale warto, by już dziś gminy zapoznały się z nowymi obowiązkami, bo to one będą od tej daty odpowiedzialne za wydawanie legitymacji. W myśl obecnie obowiązujących regulacji legitymacje OSP (Ochotniczych Straży Pożarnych) wydają zarządy poszczególnych jednostek OSP lub zarządy oddziałów gminnych OSP.
Świadczenie Ratownicze dla Strażaków OSP
Na podstawie art. 16 ustawy z dnia 17 grudnia 2021 r. przyznawane jest świadczenie ratownicze, czyli specjalne wsparcie dla zasłużonych strażaków. Za okres nieudokumentowany przez Państwową Straż Pożarną, członek OSP zobowiązany jest do pozyskania oświadczenia 3 świadków (spełniających wymogi art. 50 ust. 11 ustawy z dnia 17 grudnia 2021 r. o ochotniczych strażach pożarnych). Aktualny wzór wniosku o przyznanie świadczenia określa rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych z dnia 2 grudnia 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie wniosku o przyznanie świadczenia ratowniczego (Dz. U. poz. 2579) wydane na podstawie art. 17 ust. 11 ustawy z dnia 17 grudnia 2021 r. o ochotniczych strażach pożarnych (Dz. U. poz. 2490 oraz z 2022 r. poz. 1821).
Podsumowanie i Zachęta do Działania
Każda jednostka OSP powinna ewidencjonować dane dotyczące strażaków. Zakres i sposoby ewidencji danych mogą być różne i są zależne od preferencji jednostki. Warto spojrzeć na korzyści wynikające z zaangażowania całej jednostki w proces ewidencji danych. Jeżeli artykuł wniósł coś pozytywnego do funkcjonowania Twojej jednostki, udostępnij go dalej. Może ktoś jeszcze skorzysta z tych treści.
tags: #aktualizacja #czlonkow #osp