Zrozumienie Sprawozdań Finansowych dla Organizacji Pozarządowych, w Tym OSP: Bilans i Rachunek Zysków i Strat

Sporządzenie sprawozdania finansowego jest obowiązkiem każdej organizacji pozarządowej. Choć często zdarza się, że zarząd NGO zatwierdza je, nie zawsze w pełni rozumiejąc zawarte w nim cyfry i zapisy. Zarządy mogą mieć do czynienia ze sprawozdaniami o różnej zawartości, dlatego nie ma uniwersalnej i szczegółowej instrukcji badania sprawozdań. Niezależnie od tego, kto formalnie sprawozdanie zatwierdza, zarząd ponosi za nie odpowiedzialność. Poniższa analiza ma na celu zwrócenie uwagi na najważniejsze elementy sprawozdania finansowego, niezależnie od użytego wzoru, oraz opisanie części specyficznych dla organizacji pozarządowych, takich jak Ochotnicze Straże Pożarne (OSP).

Po co organizacjom pozarządowym sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie finansowe jest często traktowane jako uciążliwy obowiązek, który należy co roku złożyć do urzędu skarbowego, a w niektórych przypadkach również do ministerstwa czy sądu rejestrowego. Warto jednak spojrzeć na nie szerzej. Jest to kompleksowy ogląd finansów organizacji z wielu perspektyw. Rachunek zysków i strat pokazuje, jakimi środkami organizacja obraca w danym okresie - na co wydaje pieniądze i ile. Bilans wyjaśnia, co organizacja posiada: jaki majątek do niej należy, czy jest bogata, biedna, zadłużona czy stabilna. Wszystko to daje wgląd w to, jaka jest organizacja pozarządowa - czy jest rzetelna, pracowita i zaradna, czy się rozwija i zmierza w dobrym kierunku, czy ma solidne podstawy i zabezpieczenie na trudne sytuacje.

Taka wiedza jest niezbędna dla zarządu organizacji, przydatna dla jej członków, a także istotna z punktu widzenia podmiotów udzielających dotacji czy ofiarujących darowizny. Osoby, które przekazały 1,5% podatku (jeśli organizacja jest uprawniona do korzystania z alokacji) mogą sprawdzić, komu oddają część swojego podatku. Sprawozdanie finansowe jest cennym źródłem wiedzy, szczególnie dla tych bardziej dociekliwych. Może być postrzegane jako element transparentności i otwartości organizacji, będąc jej dodatkową wizytówką. Oczywiście, nie można w sprawozdaniu finansowym napisać czegoś, co nie miało miejsca i co nie jest zgodne z prawdą.

Ogólna struktura sprawozdania finansowego NGO

Zgodnie z ustawą o rachunkowości, podstawowym wzorem sprawozdania finansowego dla organizacji pozarządowych jest wzór z załącznika nr 6. Sprawozdanie finansowe jednostki mikro, w tym również OSP, jest zgodne z zapisami ustawy o zmianie ustawy o rachunkowości i innych ustaw.

Pierwszym elementem sprawozdania jest bilans, po nim występuje rachunek zysków i strat, a całość uzupełnia informacja dodatkowa.

Rachunek Zysków i Strat - co działo się w organizacji?

Rachunek zysków i strat to zestawienie informacji księgowych w formie tabeli, informujące o tym, jakie były wpływy (przychody) i wydatki (koszty) organizacji w danym roku. Na samym dole tabeli znajduje się podsumowanie, informujące, czy w danym roku organizacja osiągnęła zysk (nadwyżka przychodów nad kosztami) czy stratę (nadwyżka kosztów nad przychodami). Rachunek ten, podobnie jak bilans, jest sporządzany przez porównanie z rokiem poprzednim, co pozwala ocenić, czy organizacja się rozwija, czy ogranicza działanie. Duże różnice w analogicznych kwotach powinny zwrócić uwagę członków zarządu.

W dostępnych wzorach sprawozdań dla organizacji pozarządowych (poza wzorem najprostszym - dla jednostki mikro) ustawodawca pozwala na wybór między dwoma wariantami rachunku zysków i strat: wariantem porównawczym a wariantem kalkulacyjnym.

Przychody organizacji

Przychody organizacji to różnorodne środki finansowe, które zostały pozyskane w danym okresie. Najczęściej obejmują one:

• Przychody z nieodpłatnej działalności pożytku publicznego: np. składki członkowskie, darowizny, kwoty z 1,5% podatku.
• Przychody z odpłatnej działalności pożytku publicznego: kwoty uzyskane dzięki organizacji zbiórek publicznych, sprzedaży usług lub towarów w ramach odpłatnej działalności statutowej. Jeśli organizacja prowadzi odpłatną działalność pożytku publicznego, musi to zostać wyróżnione w rachunku zysków i strat (szczególnie w przypadku, kiedy organizacja stosuje inny niż najprostszy wzór sprawozdania).
• Przychody z pozostałej działalności statutowej: dotacje.
• Przychody z działalności gospodarczej.
• Pozostałe przychody operacyjne: przychody, które nie wynikają z działalności statutowej ani gospodarczej, np. ze sprzedaży wyposażenia, wzrost wartości środków trwałych, przychody ze zdarzeń losowych (np. odszkodowania).
• Przychody finansowe: np. odsetki od lokat, zyski ze sprzedaży papierów wartościowych, dywidendy.

W małej organizacji, która stosuje najprostszy wzór sprawozdania (dla jednostek mikro), przychody te mogą zostać zsumowane w jednym miejscu jako przychody podstawowej działalności operacyjnej. Jeżeli są wątpliwości co do wysokości kwoty ujętej w przychodach operacyjnych czy statutowych, warto dopytać. Powyższe pozycje dotyczące działalności statutowej są przykładem rozwinięcia wzorów na potrzeby NGO, na które pozwala ustawa (art. 50 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Koszty organizacji

Koszty w rachunku zysków i strat grupowane są analogicznie do przychodów. Aby dowiedzieć się, czego konkretnie dotyczyły koszty, należy odwołać się do informacji dodatkowej, do części z informacją o strukturze kosztów. Wyróżniamy m.in.:

• Koszty działalności statutowej:
  • Koszty nieodpłatnej działalności pożytku publicznego.
  • Koszty odpłatnej działalności pożytku publicznego - jeśli wykazano przychody z tej działalności, to powinny być wskazane również jej koszty.
  • Koszty pozostałej działalności statutowej.
• Koszty działalności gospodarczej.
• Koszty ogólnego zarządu: Są to koszty ogólne organizacji nie przypisane do żadnego wyżej wymienionego rodzaju działalności, czyli koszty obsługi organizacji niezwiązane bezpośrednio ani z działalnością statutową, ani z gospodarczą. Nie należy ich utożsamiać z kosztami administracyjnymi służącymi realizacji konkretnych działań organizacji (np. zarządzanie projektem w ramach działalności nieodpłatnej pożytku publicznego to koszt wykazywany w „Kosztach nieodpłatnej działalności pożytku publicznego”).
• Pozostałe koszty operacyjne: np. kary, grzywny, nieściągalne należności, straty ze sprzedaży wyposażenia, straty nadzwyczajne (np. kradzież, pożar).
• Koszty finansowe: np. odsetki od kredytów, dyskonto, straty ze sprzedaży papierów wartościowych.

Wynik finansowy i podatek dochodowy

Tabelę z rachunkiem zysków i strat zamyka podsumowanie, czyli odjęcie kosztów od przychodów. Niżej znajduje się kwota podatku dochodowego. W przypadku dużej części organizacji kwota podatku wyniesie zero. Na samym końcu mamy zysk (lub stratę) netto, czyli po odjęciu podatku (kwota podatku odejmowana jest od kwoty zysku lub straty brutto). Pozycja „zysk (strata) netto” kończy rachunek zysków i strat. Obecnie wszystkie organizacje, bez względu na to, czy prowadzą działalność gospodarczą, czy też nie, tak samo prezentują zysk lub stratę w sprawozdaniu finansowym.

Zmiany w Rachunku Zysków i Strat od 2024 roku

Nowe wzory „Rachunku Zysków i Strat” dotyczą sprawozdań finansowych sporządzanych za lata obrotowe, które rozpoczęły się 1 stycznia 2024 r. Jedyną ingerencją w dotychczasowe wzory jest przeredagowanie ich nazwy (podanie daty obowiązywania), tam gdzie było to konieczne w celu odróżnienia dotychczasowych wzorów od nowych. W nowych wzorach „Rachunku Zysków i Strat” widać zawartość (opis pozycji) zgodną ze zmianami opublikowanymi w ustawie. Kluczowe zmiany obejmują:

• Nadanie nowego brzmienia pozycji: „A. Przychody netto ze sprzedaży (…)” oraz pozycji „B. Koszty sprzedanych produktów (…)” poprzez usunięcie z nich frazy „i materiałów”.
• Nadanie nowego brzmienia nazwy (tytułu) dla wzorów dla jednostek mikro, poprzez dopisanie tekstu: „(…) ORAZ JEDNOSTEK, O KTÓRYCH MOWA W ART. 80 UST. 2 Ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie”.
• Usunięcie dotychczasowej pozycji „G. Wynik finansowy netto ogółem”. W konsekwencji nowy wzór „Rachunku Zysków i Strat” dla jednostek mikro, obowiązujący od początku 2024 roku, będzie jeden (nie będą to dwa wzory, jak dotychczas).

Bilans - co organizacja ma?

Bilans pokazuje, ile organizacja ma pieniędzy, czyli jaki jest jej stan majątkowy „zatrzymany w danym momencie” - w ostatnim dniu roku obrotowego, tj. zazwyczaj w dniu 31 grudnia. Rachunek zysków i strat opisywał, co działo się w organizacji przez rok, natomiast bilans prezentuje organizację w szerszym ujęciu czasowym. Choć „chwyta” jej sytuację w bardzo konkretnym momencie, to jednak warto zdawać sobie sprawę, że nie jest to sytuacja ukształtowana tylko przez ostatni rok sprawozdawczy czy ostatnio realizowane działania. Majątek organizacji (rozumiany zarówno jako posiadane wartości, ale też długi i zobowiązania) tworzy się przez cały okres jej życia. W bilansie mamy więc to, na co zapracowała sobie organizacja od początku istnienia.

Bilans składa się z dwóch części - aktywów i pasywów. Ich opis ma zwykle formę tabeli z kwotami wskazanymi na początek oraz na koniec opisanego w sprawozdaniu roku. Analizę bilansu trzeba rozpocząć od sprawdzenia sumy bilansowej. Kwota w podsumowaniu tabeli aktywów i kwota w podsumowaniu tabeli pasywów musi być taka sama, co do grosza. Inaczej mówiąc, aktywa i pasywa muszą się zrównoważyć (bilansować). To bardzo ważne!

Między rachunkiem zysków i strat a bilansem nie ma zbyt wielu punktów wspólnych. Bilans może wyglądać źle (np. organizacja jest zadłużona), mimo że ostatni rok był bardzo dobry (realizowano dużo projektów, otrzymano więcej darowizn). Z kolei organizacja mogła w danym roku działać bardzo intensywnie (co znajdziemy w rachunku zysków i strat), za to bilans pokazuje, że nie ma prawie nic. Mimo to, między bilansem a rachunkiem powinna być dostrzegalna pewna równowaga. Młoda organizacja będzie pokazywać z trudem zdobyte środki, natomiast okrzepła organizacja, realizująca projekty, z czasem będzie gromadzić coraz więcej aktywów, a jej rachunek zysków i strat udokumentuje kolejne działania.

Aktywa - co organizacja posiada?

Aktywa to pieniądze (szerzej: majątek), które organizacja posiada. Tabela aktywów jest zbudowana według logiki zakładającej, że na górze umiejscowione są te najbardziej „trwałe”, czyli najmniej płynne, a na dole te najbardziej płynne. Najbardziej płynny jest pieniądz w gotówce lub przechowywany w banku (dostępny od ręki), najmniej płynny - majątek ulokowany w nieruchomościach (trudno go zbyć).

Aktywa trwałe (najmniej płynne)

• Wartości niematerialne i prawne: Prawa majątkowe, z których organizacja może dłuższy czas czerpać korzyści, np. licencje, prawa autorskie, patenty, własność intelektualna, programy komputerowe o znaczącej wartości. Wykazuje się tu wartości, które byłyby zbywalne na rynku, łatwe do wyceny i przynoszące konkretne profity.
• Rzeczowe aktywa trwałe: Rzeczowy majątek organizacji o znacznej wartości z przewidywanym długim okresem użytkowania. Wpisywane są tu wartości nieruchomości (np. lokalu) i ruchomości (np. rzeczy, sprzętu), które posiada organizacja, a także inwestycje podnoszące ich wartość. Ujmuje się tylko tę część wartości środka trwałego, która się nie zamortyzowała. Organizacja, kupując środki trwałe, zamienia pieniądze na inne, trwałe aktywa. Zużycie środka (np. samochodu) i utrata jego wartości staje się kosztem (odnotowanym w rachunku zysków i strat), a to, co zostało po odjęciu tej utraty, zapisujemy w aktywach.
• Należności długoterminowe: Należne płatności na rzecz organizacji, które nie są spłacone od dłuższego czasu lub wiadomo, że nie będą spłacone przez dłuższy czas (powyżej 12 miesięcy).
• Inwestycje długoterminowe: Udziały organizacji w aktywach innych podmiotów, np. w nieruchomości, udziały w spółce kapitałowej, papiery wartościowe.
• Długoterminowe rozliczenia międzyokresowe.

Aktywa obrotowe (bardziej płynne)

• Zapasy: Wpisywana jest tu wartość rzeczy i materiałów, które organizacja zakupiła lub otrzymała i przeznaczy je na działania statutowe, jeszcze nie do końca ściśle określone. Dobrym przykładem jest organizacja charytatywna, zbierająca słodycze, których wartość da się wyliczyć.
• Należności krótkoterminowe: Pieniądze, które organizacja ma u jakiegoś podmiotu przez czas krótszy niż 12 miesięcy, np. nadpłata za wodę.
• Inwestycje krótkoterminowe.
• Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe.

W bilansie znajdziemy również pozycję „Należne wpłaty na fundusz statutowy”, wypełnianą zazwyczaj przez fundacje, gdzie wpisywana jest należna (nie wpłacona) wpłata fundatora.

Pasywa - skąd organizacja ma pieniądze?

Pasywa to informacja o tym, skąd (z jakich źródeł) organizacja ma pieniądze (majątek). Składają się z dwóch głównych części: „Fundusz własny” i „Zobowiązania i rezerwy na zobowiązania”.

Fundusz własny

• Fundusz statutowy: Kwota znacznej nadwyżki finansowej organizacji, która zostanie wydana w nieokreślonym jeszcze czasie na cele statutowe. Stanowi kapitał na późniejsze działania. Fundacje mają obowiązek posiadania funduszu statutowego - w ich przypadku w tym miejscu nie powinno być kwoty zerowej. Trzeba pamiętać, że środki znajdujące się w funduszu statutowym są wydawane za zgodą (uchwałą) zarządu (lub innego uprawnionego organu), więc nie są to pieniądze, którymi dysponuje się na bieżąco.
• Pozostałe fundusze.
• Zysk (strata) z lat ubiegłych oraz Zysk (strata) netto: Kwoty wyników, które nie zostały decyzją najwyższych władz organizacji przeniesione do funduszu. Zysk (strata) dzielony jest na narastający (zsumowany) wynik finansowy z lat ubiegłych oraz wynik finansowy roku, którego dotyczy sprawozdanie.

Zobowiązania i rezerwy na zobowiązania

• Rezerwy na zobowiązania.
• Zobowiązania długoterminowe oraz Zobowiązania krótkoterminowe: Kwoty, które organizacja jest winna na koniec roku, np. niezapłacone faktury, zaciągnięte pożyczki.
• Rozliczenia międzyokresowe: Służą do wykazania przychodów podlegających rozliczaniu w czasie, np. dotacje wieloletnie, wykraczające poza dany rok, które już otrzymano, ale które zgodnie z umową z grantodawcą i harmonogramem projektu, zostaną wydane dopiero w kolejnym roku.

Informacja Dodatkowa - szczegółowe wyjaśnienia

Określenie „informacja dodatkowa” może wprowadzać w błąd. Bardziej na miejscu byłoby nazwać ją „szczegółową” albo „precyzującą”. Dla tych, którzy niespecjalnie odnajdowali się w tabelach bilansu i rachunku zysków i strat, treści zawarte w informacji dodatkowej powinny być znacznie bardziej przystępne. Zmieszczą się tu informacje, które trudno było wpasować w sztywne ramy rachunku i bilansu. To, co w rachunku i bilansie było niezrozumiałe lub ujęte syntetycznie, może zostać wyjaśnione lub rozwinięte w informacji dodatkowej. Znajdziemy tu jasno wyłożone to, co jest sednem pracy organizacji pozarządowych, czyli opis poszczególnych projektów realizowanych w danym roku. Elementy budzące niepokój w bilansie lub rachunku (np. nagłe zmiany wartości) również są tu wyjaśniane.

Wprowadzenie do sprawozdania finansowego

Formalnie sprawozdanie organizacji pozarządowej rozpoczyna się informacją wprowadzającą, którą znajdziemy na początku „Wprowadzenia do sprawozdania finansowego” w załączniku nr 6.

1. Dane identyfikujące organizację: Nazwa NGO, siedziba i adres, dane rejestrowe (np. nr KRS, NIP, REGON).
2. Okres objęty sprawozdaniem: Najczęściej rok kalendarzowy (od 1 stycznia do 31 grudnia). Sprawozdanie musi zostać sporządzone w ciągu 3 miesięcy od zakończenia roku obrotowego (czyli do końca marca kolejnego roku, jeśli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym). Ze sporządzeniem sprawozdania związane jest także jego podpisanie.
3. Wariant sprawozdania finansowego: W przypadku organizacji pozarządowych, w tej pozycji należy wpisać „nie dotyczy” lub „czas trwania działalności jednostki jest nieograniczony”, gdyż NGO działają zwykle bez ograniczenia czasowego lub ograniczenie to jest nieprecyzyjne.
4. Założenie kontynuacji działalności: Należy odnieść się do tego, czy organizacja będzie kontynuować działalność, odpowiadając „tak” lub „nie” i czy istnieją zagrożenia jej kontynuowania. Wskazanie, że „wystąpiły okoliczności wskazujące na zagrożenie kontynuowania działalności” wymaga opisania tych okoliczności.
5. Opis ogólnych zasad polityki rachunkowości: Szczególnie istotne jest wyjaśnienie, jakimi metodami księgowymi w organizacji wyceniono jej majątek (opisany w bilansie). Metody wyceny są częścią polityki rachunkowości - dokumentu, którego posiadanie jest obowiązkiem każdej organizacji. Należy opisać tylko realnie posiadane składniki majątku, unikając teoretycznie możliwych.
6. Zasady ustalenia wyniku finansowego oraz sposobu sporządzenia sprawozdania finansowego.

Dodatkowe informacje do bilansu i rachunku zysków i strat

Informacja dodatkowa ma za zadanie rozwinąć i wyjaśnić to, co zostało przedstawione syntetycznie w tabelach innych części sprawozdania. Ta część odnosi się bezpośrednio do bilansu i rachunku zysków i strat.

1. Informacje o zobowiązaniach finansowych: Podanie kwoty zobowiązań finansowych z tytułu zakupu usług i towarów. Organizacje, które udzielały gwarancji lub poręczeń, wpisują tu szczegółowe informacje.
2. Informacje o zaliczkach i kredytach udzielonych: Większość organizacji nie może udzielać zaliczek i kredytów pracownikom, członkom zarządu czy komisji rewizyjnych.
3. Informacje o aktywach trwałych i obrotowych oraz pasywach:
   • Co składa się na aktywa trwałe i obrotowe, jakie środki trwałe ma organizacja i jak je amortyzuje. Tutaj organizacja pokazuje posiadane środki trwałe także w sytuacji ich całkowitej amortyzacji (np. komputer o zerowej wartości w bilansie, ale wciąż używany).
   • Jeśli w bilansie wykazano należności, informuje się tu o ich pochodzeniu.
   • Informacje o funduszu statutowym.
4. Informacje o strukturze zrealizowanych przychodów ze wskazaniem ich źródeł: Opisuje się rodzaje przychodów, które organizacja zyskała w rozliczanym roku, grupując je według rodzaju działalności (jak w rachunku zysków i strat) oraz typu (np. składki, darowizny, dotacje).
5. Informacje o strukturze zrealizowanych kosztów: Opisuje się, jakie koszty miała organizacja w rozliczanym roku, w podziale na koszty statutowe i administracyjne. Dobrze jest wyodrębnić koszty dotacji, pamiętając o zgodności kwot po obu stronach. Można wykazać wyodrębnione koszty odpłatnej działalności pożytku publicznego.
6. Informacje o zmianach w wysokości funduszu statutowego lub innych tworzonych funduszy: Powinna się tu znaleźć informacja, z jakich środków się on składa (np. środki z funduszu założycielskiego, część zysku z lat poprzednich). Jeśli wartość funduszu nie zmieniła się, powinno zostać to odnotowane.
7. Przychody z 1,5% i koszty z nim związane: Kwoty powinny być wyodrębnione w strukturze przychodów i kosztów.

Wymogi prawne i elektroniczne sprawozdania

Sprawozdania finansowe muszą być sporządzane, podpisywane i przekazywane w formie elektronicznej, w ściśle określonej strukturze logicznej i formacie udostępnionym w Biuletynie Informacji Publicznej. Wszystkie organizacje pozarządowe, które mają obowiązek sporządzić sprawozdanie, muszą to zrobić w tzw. e-Sprawozdaniach. Od 1 października 2018 r. sprawozdanie finansowe w strukturze logicznej oraz formacie XML jest obowiązkowe.

Jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, które nie sporządzają sprawozdań finansowych zgodnych z MSR, przesyłają e-Sprawozdania Finansowe do Krajowego Rejestru Sądowego w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzący księgi rachunkowe, zobowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego, przekazują za pomocą środków komunikacji elektronicznej Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej e-Sprawozdanie Finansowe w terminie złożenia zeznania.

Generowanie sprawozdań finansowych w pliku XML JPK_SF w wersji (1-2) obowiązuje od 1 września 2019 r., a w wersji (1-3) od 1 stycznia 2025 r.

tags: #aktywny #duk #bilansu #rachunku #zyskow #i