Ochotnicza Straż Pożarna (OSP) jest organizacją pozarządową utworzoną na takich samych zasadach jak stowarzyszenie. Tym, co odróżnia OSP od innych stowarzyszeń, jest podejmowanie działań w celu ochrony życia, zdrowia, mienia lub środowiska. Sprawdź, jak działają OSP, jakie przepisy ich dotyczą i skąd mogą brać pieniądze na działania.
Status Prawny OSP a Krajowy Rejestr Sądowy (KRS)
Konieczność Rejestracji i Konsekwencje Braku Wpisu
Zgodnie z art. 9 ust. 2a ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. - Przepisy wprowadzające ustawę o Krajowym Rejestrze Sądowym, Ochotnicze Straże Pożarne, które do dnia 31 grudnia 2015 r. nie złożyły wniosku o wpis do KRS, zostały uznane za wykreślone z tego rejestru z dniem 1 stycznia 2016 r. Skutkuje to pozbawieniem ich osobowości prawnej. Ponadto, na podstawie art. 9 ust. 2b tej samej ustawy, w przypadku braku takiego wniosku, sąd rejestrowy wykreśla wpis z urzędu.
OSP wpisana do KRS ponosi odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną zgłoszeniem nieprawdziwych danych lub niezgłoszeniem wymaganych danych w ustawowym terminie, chyba że szkoda nastąpiła wskutek siły wyższej, wyłącznej winy poszkodowanego lub osoby trzeciej, za którą OSP nie ponosi odpowiedzialności. OSP, obowiązana do złożenia wniosku o wpis do KRS, nie może powoływać się wobec osób trzecich działających w dobrej wierze na dane, które nie zostały wpisane do KRS lub uległy wykreśleniu z niego.
Alternatywne Formy Działania dla Niezarejestrowanych OSP
W przypadku niezarejestrowanej OSP, która nie prowadzi działalności gospodarczej, można rozważyć utworzenie jej jako stowarzyszenia zwykłego, traktując to jako etap przejściowy. Założenie stowarzyszenia zwykłego jest prostsze i mniej czasochłonne niż utworzenie stowarzyszenia zarejestrowanego w KRS. Aby je powołać, wystarczą już trzy osoby. Rejestrują się one w ewidencji stowarzyszeń zwykłych prowadzonej przez starostę powiatu. Stowarzyszenie zwykłe nie ma osobowości prawnej, jest tzw. "ułomną osobą prawną". Może zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozywane. Źródła finansowania to m.in. składki członkowskie czy dotacje, ale nie może prowadzić działalności ekonomicznej (odpłatnej albo gospodarczej). Działanie stowarzyszeń zwykłych reguluje ustawa Prawo o stowarzyszeniach.
Reaktywacja czy Założenie Nowej Jednostki?
Jeśli Ochotnicza Straż Pożarna została rozwiązana, sprawa jest prosta: zakłada się zgodnie z przepisami ustawy Prawo o stowarzyszeniach nowe stowarzyszenie o nazwie "Ochotnicza Straż Pożarna w X". Do założenia stowarzyszenia wystarczy obecnie 7 członków (wcześniej 15). Ponadto, minimalny skład zarządu to 5 osób, a komisji rewizyjnej 3.
Znacznie gorzej, jeśli OSP jest de facto nieaktywna, ale jeszcze figuruje w KRS. Rodzi to lawinę problemów, takich jak:
- brak zarządu, który mógłby przyjąć do stowarzyszenia OSP chętnych do reaktywacji;
- brak listy członków, którzy mogliby przyjść na walne zebranie, aby podjąć decyzje;
- niejasny stan majątku jednostki (ewentualne długi), brak konta bankowego, co uniemożliwia pozyskiwanie dotacji.
W takich przypadkach, najlepszym wyjściem jest doprowadzenie do rozwiązania stowarzyszenia przez sąd na wniosek organu nadzoru (starosty). Po rozwiązaniu starej jednostki, można założyć OSP na nowo, rozpoczynając z czystą kartą.
Istnieje też inna opcja: założyć obok nieaktywnej jednostki stowarzyszenie o nieco innej nazwie, np. Ochotnicza Straż Pożarna "Florian" w X, i zacząć od zera, nie próbując "sprzątać zwłok". Nic nie przeszkadza, aby na terenie jednej miejscowości było kilka OSP, co w niektórych regionach Polski jest wręcz normą.
Zarządzanie i Struktura OSP
Podstawy Działania i Władze
Statut OSP jest podstawowym wymaganym dokumentem w każdej jednostce, jej "konstytucją". Reguluje zasady działania i ułatwia sprawne zarządzanie. Podstawowe informacje konieczne w statucie są takie same dla wszystkich, ale szczegółowe zapisy mogą być różne. W OSP, jak w każdym stowarzyszeniu, władze to: walne zebranie członków, zarząd i komisja rewizyjna.
- Walne Zebranie Członków (WZC) jest najwyższą władzą w OSP. Może podejmować decyzje we wszystkich sprawach poddanych pod obrady, zwykle jednak w tych najważniejszych dla sprawnego działania i rozwoju organizacji.
- Komisja Rewizyjna to organ obowiązkowy, którego rolą jest kontrola wewnętrzna działania OSP. Jest to wewnętrzny "policjant", ale wspierający, życzliwy i służący radą.
OSP, jak każde stowarzyszenie, ma różne obowiązki do spełnienia, związane z różnymi sferami działania, np. ZUS, jeśli zatrudnia osoby. Musi prowadzić księgowość, która może być pełna albo w ramach Uproszczonej Ewidencji Przychodów i Kosztów (UEPiK). Zasady są takie same jak dla pozostałych organizacji pozarządowych.
Rola Ludzi i Wolontariatu
Bez ludzi nie ma NGO-sów. Lider, zespół, wolontariusze, młodzież, dzieci - to ludzie tworzą organizacje pozarządowe i to ludzie działają w OSP. Są role i zadania określone ustawowo, np. zarząd, naczelnik, ale są też takie tworzone tylko w danej jednostce. Istnieją Młodzieżowe Drużyny Pożarnicze (MDP), Dziecięce Drużyny Pożarnicze (DDP) czy też po prostu zespoły od konkretnych zadań. Całym tym zasobem trzeba zarządzać. Wolontariuszki i wolontariusze są angażowani w OSP na takich samych zasadach jak w innych stowarzyszeniach, stanowiąc bezcenną pomoc, bez której wiele organizacji nie mogłoby prowadzić swoich działań.
Finansowanie i Gospodarka Majątkiem OSP
Źródła Funduszy
Ustawa o ochotniczych strażach pożarnych z 1 stycznia 2022 r. w art. 32 ust. 1 wskazuje na główne źródła finansowania OSP:
- środki z budżetu samorządu terytorialnego;
- środki z budżetu państwa przekazywane za pośrednictwem Komendanta Głównego PSP;
- środki z instytucji ubezpieczeniowych;
- środki pochodzące ze składek i darowizn, zbiórek publicznych oraz tzw. środki własne.
Dodatkowo, OSP mogą korzystać z innych możliwości pozyskiwania funduszy, jak każde stowarzyszenie szukać środków w konkursach dotyczących celów statutowych. Mogą także prowadzić działalność odpłatną pożytku publicznego, a także organizować imprezy, w tym masowe (z wymaganą zgodą wójta/burmistrza/prezydenta), które służą realizacji zadań statutowych.
Ważne jest, aby zarząd zwrócił uwagę na klasyfikację źródeł przychodów oraz przeznaczenie pieniędzy. Środki z odpłatnego wykorzystania budynków i sprzętu strażackiego pozostają w dyspozycji zarządu OSP z przeznaczeniem na działalność statutową (art. 33 ust. 2), natomiast pieniądze uzyskane z organizacji imprez przeznacza się na realizację zadań ustawowych ochotniczych straży pożarnych (art. 33 ust. 6).
Ewidencja Majątku
Ustawa o OSP mówi o ewidencji majątku niezbędnego do prowadzenia działań ratowniczych oraz udziału w akcjach ratowniczych (art. 35 ust. 1). Ewidencja ta ma się składać z:
- ewidencji materiałowej;
- ewidencji przedmiotów nietrwałych;
- ewidencji środków trwałych;
- ewidencji wyposażenia osobistego.
Prowadzona w większości OSP Książka Gospodarza zawiera te informacje. Oczywiście OSP ewidencjonuje nie tylko majątek służący do działań ratowniczych, ale również urządzenia, sprzęt i wyposażenie służące innym celom. Zasadne jest jednak wydzielenie ewidencji "ratowniczej", ponieważ informacje o tych zasobach jednostek zbiera także Komendant PSP (art. 5 ust. 1). Częścią ewidencji prowadzonej przez Komendanta PSP będą też wykazy strażaków-ratowników z poszczególnych jednostek, które zarządy będą miały obowiązek na bieżąco aktualizować i przekazywać (art. 9 ust. 1).
Nowa Ustawa o Ochotniczych Strażach Pożarnych (od 2022)
Zmiany i Interpretacje
1 stycznia 2022 roku weszły w życie przepisy ustawy o ochotniczych strażach pożarnych. Ten nowy akt prawny koncentruje się na warunkach organizowania działalności związanej z celem "ochrony życia, zdrowia, mienia lub środowiska" i zadaniami, które mają się do tego przyczyniać. Ustawa nie wniosła zasadniczych zmian w sposobie zarządzania jednostkami jako stowarzyszeniami, co podkreśla art. 1 ust. 3, wskazując, że w sprawach nieuregulowanych ustawą stosuje się przepisy ustawy Prawo o stowarzyszeniach.
Ważne dla planowania pracy OSP "po nowemu" jest oddzielenie zakresu czynności leżących po stronie instytucji publicznych od obowiązków, które nadal będą po stronie stowarzyszenia, a ściślej - zarządu. Nowa ustawa nie zmniejszyła liczby tych obowiązków. "Stare" statuty OSP nie muszą być w określonym terminie dostosowywane do nowej ustawy i zachowują moc (art. 54 ust. 1). Jednakże, jeśli zarząd OSP po 1 stycznia 2022 r. zaplanował drobne zmiany w statucie, np. dotyczące spraw członkowskich, zasadne byłoby wniesienie przy tej okazji ważnych zapisów z nowej ustawy. Należy zwrócić uwagę na nowo określony cel i zadania OSP (art. 3), których definicja może słabo korespondować z dotychczas przyjętą formułą w statutach stowarzyszeń.
Status Organizacji Pożytku Publicznego (OPP)
Art. 44 ustawy wnosi, iż warunek dotyczący możliwości starania się o status organizacji pożytku publicznego, gdy działalność pożytku prowadzona jest nieprzerwanie przez co najmniej 2 lata, nie dotyczy OSP. Należy założyć, że dotyczy to wszystkich wybranych obszarów pożytku z art. 4 ust. 1 udppw, a nie tylko działalności "strażackiej". W praktyce oznacza to, że straże nie będą musiały dokumentować przy składaniu wniosku, iż w wybranym zakresie działalności pożytku prowadziły działania co najmniej w dwóch ostatnich zamkniętych latach obrotowych. Przepisy te nie oznaczają jednak, że każda OSP "z automatu" staje się OPP. Status pożytku nadal trzeba rejestrować w KRS (OSP, która tego nie zrobi, NIE JEST OPP!).
Współpraca z Samorządem i Zmiany Personalne
Ustawa w art. 31 ust. 1 wnosi, że wójtowie (burmistrzowie, prezydenci miast), ich zastępcy, skarbnicy gmin, sekretarze gmin, kierownicy jednostek organizacyjnych gminy, osoby zarządzające i członkowie organów zarządzających gminnymi osobami prawnymi, inne osoby wydające decyzje administracyjne w imieniu wójta oraz radni mogą być członkami władz ochotniczych straży pożarnych, w tym OSP prowadzących działalność gospodarczą z wykorzystaniem mienia komunalnego. Jest to zmiana zasadnicza, która ucina spór o możliwość udziału przedstawicieli samorządu i administracji wysokich szczebli w zarządach ochotniczych straży.
Zarządy Oddziałów Związku OSP RP a KRS
W kontekście pytania o rejestrację w KRS, często pojawia się kwestia Zarządów Oddziałów Gminnych ZOSP RP. Zarząd Oddziału Gminnego jest oddziałem terenowym związku. Zazwyczaj zarząd gminny nie ma osobowości prawnej, nie posiada NIP-u ani REGON-u i nie podlega wpisowi do KRS. Aby oddział związku (powiatowy czy gminny) mógł zacząć starać się o uzyskanie osobowości prawnej, musi wystąpić o zgodę do Zarządu Głównego. Dopiero wtedy można ruszyć z załatwianiem wszystkich niezbędnych wpisów. Z tego co wiadomo, tylko kilka oddziałów powiatowych w Polsce posiada osobowość prawną. Po uzyskaniu osobowości prawnej, takie jednostki muszą rozliczać się finansowo. OSP to oddzielne stowarzyszenie i każda z osobna musi się zgłosić w KRS, natomiast Zarząd Gminny jest jednym z organów ZOSP RP i korzysta z tego samego statutu co Zarząd Główny, nie mając prawa go zmieniać. Skład osobowy Zarządu Gminnego powinien trafić do KRS, jednak pozostaje kwestia, czy zgłoszenie to wykonuje sam Zarząd Gminny, czy wyższe organy Związku.