Ochotnicze Straże Pożarne (OSP) to jednostki ochrony przeciwpopożarowej, które funkcjonują jako stowarzyszenia. Ich codzienna działalność jest ściśle związana z funkcjonowaniem gminy, na której terenie działają. Wynika to w szczególności z pełnienia służebnej roli wobec społeczności lokalnej, pokrywania kosztów ich funkcjonowania z budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz z obowiązku gminy do zawarcia umowy ze wszystkimi OSP działającymi na jej terenie. Umowa ta zawiera postanowienia dotyczące obowiązków gminy wobec OSP. Te powiązania sprawiają, że w niektórych przypadkach trudno jest „oddzielić” OSP od gminy, co z kolei może rodzić wątpliwości związane ze statusem tych jednostek na gruncie podatku od nieruchomości.
Status prawny OSP i obowiązki gminy
OSP nie jest jednostką organizacyjną gminy, lecz dobrowolnym, samorządnym, trwałym zrzeszeniem o celach niezarobkowych, podlegającym wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Uzyskuje osobowość prawną z chwilą wpisania do KRS. Gmina natomiast prowadzi księgi rachunkowe dotyczące jej samej i nie może prowadzić obsługi księgowej OSP. Zgodnie z przepisami, gmina ma zapewnić gotowość bojową dla OSP.
Finansowanie OSP przez gminę
Koszty wyposażenia, utrzymania, wyszkolenia i zapewnienia gotowości bojowej ochotniczej straży pożarnej ponosi gmina, z zastrzeżeniem art. 35 ust. 1 ustawy o OSP. Dotyczy to także ponoszenia kosztów okresowych badań lekarskich, o których mowa w art. 28 ust. 3a. Wykonywanie tych obowiązków gmin zaczyna się na etapie planowania budżetowego. W budżetach płatności te są zaplanowane jako wydatki bezpośrednie Gminy.
Ekwiwalent pieniężny dla strażaków
Z budżetu gminy wypłacany jest ekwiwalent na rzecz strażaków ratowników za udział w działaniu ratowniczym, akcji ratowniczej, szkoleniu lub ćwiczeniu do wysokości 1/175 przeciętnego wynagrodzenia ogłoszonego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego. Rada gminy może również, w drodze uchwały, przyznać ekwiwalent pieniężny strażakom ratownikom OSP za wykonywanie zadań innych niż wymienione w art. 15 ustawy o OSP.
Koszty utrzymania i gotowości bojowej
Zapewnienie umundurowania, ubezpieczenie, podobnie jak sfinansowanie okresowych badań lekarskich, dokonywane jest poprzez rachunki i faktury wystawiane na zamawiającego, czyli Gminę. Najwięcej kontrowersji prawno-finansowych budzi grupa wydatków określana w ustawie mianem "ponoszenia kosztów utrzymania i zapewnienia gotowości bojowej OSP" (w tym kosztów obiektu). OSP, poza działalnością przeciwpożarową (finansowaną przez Gminę), może ponosić również inne koszty. Umowy o zakup paliwa, przeglądy i naprawy sprzętu przeciwpożarowego powinny być zawierane na Gminę (i na Gminę wystawiane faktury).
Problemowym staje się wydzielenie z kosztów utrzymania budynku OSP kosztów kwalifikowanych, będących wyrazem finansowania tzw. gotowości bojowej. W kosztach budynku zawierają się również inne koszty, jak np. działalność kulturalna OSP, koszty działającego w budynku remizy sklepu, ośrodka zdrowia itp. W tym przypadku nie można całą fakturą za media obciążać Gminy.
Podatek VAT i Prawo zamówień publicznych
W znaczącej większości przypadków, z tytułu wykonywania przez Gminę zadania obowiązkowego w postaci "ponoszenia kosztów...", do budżetu państwa płynie podatek VAT w pełnej stawce. Dla niektórych dóbr związanych z ochroną przeciwpożarową i przeznaczonych dla OSP podatek VAT wynosi 7%. Gminy są zmuszone prawem do bezpośredniego ponoszenia kosztów, rozumianego jako wydatki bezpośrednie (wraz z VATem i stosowaniem w określonych sytuacjach Prawa zamówień publicznych). Kłopoty księgowe, narzuty podatkowe i problemy ze stosowaniem Prawa zamówień publicznych (zakaz dzielenia zamówienia Gminy na dostawy dla gminnych OSP) mogłaby uzdrowić nowelizacja ustawy o ochronie przeciwpożarowej.
Rola skarbnika w OSP
W każdej OSP powinien być skarbnik, co jest funkcją o dużej odpowiedzialności. Jego zadania wyznacza działalność OSP, czy poza składkami członkowskimi ma inne dochody własne i jak nimi gospodaruje. Skarbnik, jako członek zarządu, odpowiada za prawidłowe prowadzenie dokumentacji finansowej OSP, co wynika bezpośrednio z przepisów ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej.
Zakres obowiązków skarbnika
- Odpowiada za prawidłowość wszystkich rozliczeń OSP, ich ewidencję zgodną z obowiązującymi przepisami.
- Odpowiada za właściwe przechowywanie dokumentów finansowych OSP i ich archiwizację, zwracając uwagę na ochronę danych osobowych.
- Posiada prawo podpisu na dokumentach finansowych OSP, co jest niezbędne do ich mocy prawnej.
- Przygotowuje materiały do podejmowania decyzji finansowych przez zarząd.
- Wraz z prezesem odpowiada za bieżącą gospodarkę środkami finansowymi.
- Powinien śledzić możliwości uzyskiwania darowizn, dotacji i innych dochodów.
- Odpowiada za właściwe przechowywanie środków pieniężnych, najlepiej w banku, a gotówki w bezpiecznym miejscu, np. w sejfie, z uchwałą zarządu określającą górną granicę środków w kasie podręcznej.
- Opracowuje roczny plan finansowy OSP i sporządza sprawozdanie z jego wykonania.
- Zapewnia dołączanie sprawozdania finansowego do rocznego zeznania podatkowego (CIT-8).
- Prowadzi bezpośrednią obsługę kasową, proponuje wysokość rocznej składki członkowskiej i przyjmuje wpłaty.
- Prowadzi rejestr członków z zaznaczeniem aktualności wniesienia składek.
- Odpowiada za wpłacanie zbiorowej składki członkowskiej OSP na rzecz Związku OSP RP.
Pomoc urzędu gminy dla skarbnika
W małych OSP, działających w niewielkich gminach, gdzie obroty finansowe są niewielkie, olbrzymią pomocą może być urząd gminy. W wielu przypadkach właściwą księgowość prowadzą wprost urzędnicy, a skarbnik dostarcza jedynie kolejne dokumenty. Wynika to z faktu, że dla organu założycielskiego (kontrolnego), jakim dla OSP jest gmina, czasem łatwiej jest poprowadzić całą rzecz od początku, niż później poprawiać czyjeś błędy. Nie należy tego mylić z prowadzeniem księgowości OSP przez gminę, co jest błędne.
OSP z dofinansowaniami | Radio 5
Podatek od nieruchomości dla OSP
Ochotnicze straże pożarne często posiadają na swoją działalność budynki na podstawie umowy użyczenia z gminą. Zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym (SamGminU) do zadań własnych gminy należą sprawy porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli oraz ochrony przeciwpożarowej i przeciwpowodziowej. Gmina jest zobowiązana do zawarcia umowy ze wszystkimi OSP działającymi na jej terenie, zawierającej postanowienia dotyczące podejmowanych działań i obowiązków.
Zwolenia i ulgi podatkowe
Ministerstwo Finansów nie planuje wprowadzenia odgórnego zwolnienia z podatku od nieruchomości dla OSP. Gminy już teraz posiadają uprawnienia, pozwalające im na samodzielne wprowadzanie takich ulg. Na podstawie obowiązujących przepisów istnieje możliwość objęcia zwolnieniem z podatku od nieruchomości również nieruchomości wykorzystywanych na cele ochrony przeciwpożarowej, o ile rada gminy uzupełni katalog zwolnień z podatku od nieruchomości obowiązujących na terenie gminy, tj. wprowadzi określone zwolnienie o charakterze przedmiotowym, zgodnie z uprawnieniem wskazanym w art. 7 ust. 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.
Rada gminy, w drodze uchwały, może wprowadzić inne zwolnienia przedmiotowe. Wiele samorządów aktywnie korzysta z tego uprawnienia. Jeśli OSP posiada status organizacji pożytku publicznego (OPP), jest z ustawy zwolniona z podatku od nieruchomości. Jeśli nie jest OPP, może wystąpić do Rady Gminy z wnioskiem o zwolnienie z podatku od nieruchomości, motywując to np. ważnym interesem społecznym.
Umorzenie i rozłożenie na raty
Optymalnym sposobem rozwiązania kwestii podatku od nieruchomości dla OSP, które nie posiadają środków finansowych na jego zapłatę, byłoby udzielenie przez organ podatkowy (wójta gminy) ulgi w zapłacie podatku (umorzenie zaległości, odroczenie zapłaty podatku, rozłożenie na raty). Przesłanką udzielenia ulg są ważny interes podatnika lub interes publiczny (art. 67a Ordynacji podatkowej). Organ podatkowy powinien rozważyć, czy w opisanej sytuacji (podatnik realizuje zadania publiczne, korzysta z majątku publicznego w celu wykonywania tych zadań, nie prowadzi innej działalności zarobkowej) nie zachodzą przesłanki do udzielenia ulgi.
Zmiany w ustawie o OSP (od 1 stycznia 2022)
1 stycznia 2022 roku weszły w życie przepisy ustawy o ochotniczych strażach pożarnych, które stanowią zupełnie nowy akt prawny dotyczący strażaków ochotników. Nowa ustawa to próba uregulowania spraw „strażackich”. Gminy mają czas do połowy roku, by przygotować się do zawarcia umów z jednostkami, dotyczących zadań OSP z art. 3 i obowiązków samorządu określonych art. 10 ust. 1.
Kluczowe aspekty nowej ustawy
- Nie wniosła zasadniczych zmian w sposobie zarządzania jednostkami jako stowarzyszeniami. Obowiązki zarządów OSP pozostały takie same.
- "Stare" statuty OSP nie muszą być w określonym terminie dostosowywane do nowej ustawy i zachowują moc (art. 48 ust. 1).
- Warunek dotyczący możliwości starania się o status organizacji pożytku publicznego (OPP), gdy działalność pożytku prowadzona jest nieprzerwanie przez co najmniej 2 lata, nie dotyczy OSP (art. 44). OSP nadal muszą rejestrować status OPP w KRS.
- Ustawa określa źródła finansowania OSP (art. 32 ust. 1), m.in. środki z budżetu samorządu terytorialnego, budżetu państwa, instytucji ubezpieczeniowych, składki, darowizny, zbiórki publiczne i środki własne. Nie jest to katalog zamknięty.
- OSP mogą organizować imprezy, w tym masowe (z wymaganą zgodą wójta/burmistrza/prezydenta), które służą realizacji zadań określonych w art. 3.
- Ustawa mówi o ewidencji majątku niezbędnego do prowadzenia działań ratowniczych oraz udziału w akcjach ratowniczych (art. 35 ust. 1), która ma się składać z ewidencji materiałowej, przedmiotów nietrwałych, środków trwałych i wyposażenia osobistego.
- Art. 35 ust. 4 przewiduje, że gmina bezpłatnie prowadzi ewidencję majątku, księgowość oraz rachunkowość ochotniczej straży pożarnej na wniosek zarządu OSP. Jest to jednak krok w dobrym kierunku, ale diabeł tkwi w szczegółach odpowiedzialności za prawidłowość dokumentacji.
- Art. 42 ustawy wprowadza zmiany w art. 45 Prawa energetycznego i przewiduje utworzenie przez przedsiębiorstwa energetyczne osobnej (korzystniejszej) grupy taryfowej dla OSP.
- Art. 31 ust. 1 ustawy umożliwia wójtom, burmistrzom, prezydentom miast, ich zastępcom, skarbnikom gmin, sekretarzom gmin, kierownikom jednostek organizacyjnych gminy, osobom zarządzającym i członkom organów zarządzających gminnymi osobami prawnymi oraz radnym bycie członkami władz OSP, w tym OSP prowadzących działalność gospodarczą z wykorzystaniem mienia komunalnego.