Ochotnicza Straż Pożarna (OSP) to organizacja, której głównym celem jest ochrona życia, zdrowia, mienia i środowiska przed pożarami, klęskami żywiołowymi i innymi zagrożeniami. OSP działa na zasadach stowarzyszeń, a ich działalność opiera się na pracy społecznej członków, wspieranej przez fundusze publiczne, darowizny oraz dotacje. Ze względu na swój status prawny, OSP podlegają specyficznym wymogom w zakresie rachunkowości, które są niejednokrotnie źródłem wątpliwości i problemów.
OSP jako osoba prawna i obowiązek prowadzenia rachunkowości
Ochotnicze straże pożarne (OSP) funkcjonujące jako stowarzyszenia na podstawie Prawa o stowarzyszeniach (Dz. U. z 2001 r. nr 79, poz. 855 ze zm.) posiadają osobowość prawną. W związku z tym zobowiązane są do stosowania przepisów ustawy o rachunkowości, a tym samym do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Zwrot „innych osób prawnych” w pełni ma zastosowanie do ochotniczych straży pożarnych, które są rejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym i działają poprzez swoje organy: walne zebranie członków, zarząd i komisję rewizyjną.
Zgodnie z art. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity - Dz. U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm.), przepisy ustawy o rachunkowości stosuje się do mających siedzibę lub miejsce sprawowania zarządu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej spółek handlowych (osobowych i kapitałowych) oraz spółek cywilnych, a także innych osób prawnych, z wyjątkiem Skarbu Państwa i Narodowego Banku Polskiego (art. 2 ust. 1 i 2). OSP może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na realizację obowiązku rzetelnego i jasnego przedstawiania sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego (art. 4 ust. 1).
Ewolucja przepisów dotyczących rachunkowości OSP
Z początkiem września 2014 r. weszła w życie istotna nowelizacja ustawy o rachunkowości (ustawa z dnia 11 lipca 2014 r. o zmianie ustawy o rachunkowości, Dz. U. z 2014 r., poz. 1100). Na skutek tej nowelizacji uchylone zostało Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej (Dz. U. z 2001 r., nr 137, poz. 1539 z późn. zm.), które przewidywało uproszczone zasady rachunkowości dla OSP nieprowadzących działalności gospodarczej. Postanowienia tego rozporządzenia zostały przeniesione do ustawy o rachunkowości.
Warto również zwrócić uwagę na przyszłe zmiany. W związku z wejściem w życie 1 stycznia 2026 r. zmian wynikających z ustawy z dnia 8 listopada 2024 r. o zmianie ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz ustawy o kołach gospodyń wiejskich (Dz. U. z 2024 r. poz. 1761), zostaną zmodyfikowane zasady prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów (UEPiK). Zniesiony zostaje wymóg prowadzenia działalności w obszarze zadań publicznych oraz osiągania przychodów wyłącznie z działalności nieodpłatnej pożytku publicznego, co spowoduje rozszerzenie grupy podmiotów mogących korzystać z tego rodzaju uproszczonej ewidencji księgowej.
Uproszczona a pełna księgowość w OSP
Jeśli jednostki OSP nie wykonują działalności gospodarczej (a tylko działalność statutową), księgi rachunkowe mogą prowadzić w sposób uproszczony, w oparciu o przepisy Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej (Dz. U. z 2001 r., nr 137, poz. 1539 z późn. zm.) - przed nowelizacją 2014 r. lub bezpośrednio z ustawy o rachunkowości po tej nowelizacji.
Podstawowym przepisem regulującym kwestię możliwości skorzystania przez OSP z uproszczonej formy prowadzenia rachunkowości jest art. 10a ust. 1 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Dotyczy on organizacji pozarządowych, z wyłączeniem spółek kapitałowych, oraz podmiotów wymienionych w art. 3 ust. 3 tej ustawy, które:
- Działają w sferze zadań publicznych.
- Nie prowadzą działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców.
- Osiągają przychody wyłącznie z działalności nieodpłatnej pożytku publicznego, z tytułu składek członkowskich, darowizn, zapisów, spadków, dotacji, subwencji, przychodów ze sprzedaży rzeczy i praw majątkowych, jeżeli sprzedaż ta nie stanowi działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców, albo wyłącznie z działalności odpłatnej pożytku publicznego.
- W poprzednim roku obrotowym osiągnęły przychody w wysokości nieprzekraczającej 100 000 zł.
Dodatkowo, poza spełnieniem powyższych przesłanek, warunkiem możliwości prowadzenia ewidencji przychodów i kosztów w formie uproszczonej jest decyzja podjęta przez organ zatwierdzający w rozumieniu ustawy o rachunkowości. W myśl art. 3 ust. 1 pkt 7 ustawy o rachunkowości przez organ zatwierdzający rozumie się organ, który zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem, umową lub na mocy prawa własności jest uprawniony do zatwierdzania sprawozdania finansowego jednostki. Po podjęciu uchwały przez walne zebranie członków należy pamiętać o obowiązkowym zawiadomieniu naczelnika urzędu skarbowego właściwego w sprawach opodatkowania podatkiem dochodowym.
Jednostka OSP, która spełni powyżej określone warunki i zdecyduje się na tę opcję, może korzystać z wielu uproszczeń, w tym prawo do składania sprawozdań rocznych podatkowych (CIT-8) w wersji papierowej, co dopuszcza art. 27a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
Jeżeli jednostka OSP wykonuje działalność gospodarczą, ma obowiązek stosować przepisy ustawy o rachunkowości w pełnym zakresie, w tym prowadzić księgi rachunkowe. Stowarzyszenie prowadzące, obok działalności statutowej, także działalność gospodarczą, powinno wyodrębnić w księgach rachunkowych konta służące do ewidencji przychodów i kosztów w sposób umożliwiający prawidłowe ustalenie wyniku finansowego z każdego rodzaju działalności. Oznacza to, że w księgach rachunkowych takiego stowarzyszenia należy oddzielnie ewidencjonować przychody i koszty działalności gospodarczej oraz przychody i koszty działalności statutowej. Wskazane jest w takim przypadku prowadzenie pełnego rachunku kosztów, tj. na kontach zespołu 4 (koszty według rodzajów) oraz równocześnie na kontach zespołu 5 (koszty według funkcji) lub wyłącznie na kontach zespołu 5.
Należy podkreślić, że książka skarbnika zawiera jedynie dane na temat przychodów i rozchodów, nie przedstawia natomiast danych o posiadanych przez jednostkę aktywach i pasywach. Jak wynika z art. 19 ustawy o rachunkowości, wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) powinien być potwierdzony przeprowadzoną inwentaryzacją, a jego pozycje winny stanowić odpowiedniki lub rozwinięcia poszczególnych pozycji bilansu otwarcia.
Dotacje i ich wpływ na wymogi księgowe
Dotacje dla OSP mogą być udzielane przede wszystkim na podstawie ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej. Jednostki samorządu terytorialnego udzielające tych dotacji OSP zawierają z nimi umowy dotacyjne.
Zgodnie z ramowym wzorem umowy określonym w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r., które jest rozporządzeniem wykonawczym do ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, zleceniobiorca (czyli OSP) jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej i ewidencji księgowej zadania publicznego na realizację którego udzielana jest dotacja, zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy o rachunkowości w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych. Obowiązek ten dotyczy zarówno OSP prowadzących działalność gospodarczą i pełną rachunkowość, jak i tych OSP, które nie prowadzą działalności gospodarczej i jako jednostki mikro prowadzą rachunkowość uproszczoną.
Często w umowach o dofinansowanie pojawia się zapis o tym, iż trzeba operacje związane z dofinansowaniem prowadzić na odrębnych kontach. W takim przypadku, bez prawidłowo prowadzonej księgowości (nawet uproszczonej, ale z wyodrębnionymi kontami analitycznymi), rozliczenie dotacji może być problematyczne, a podczas kontroli mogą wyjść na jaw nieprzyjemne kwestie. Przykładem jest problem z uzyskaniem dotacji z Urzędu Gminy do samochodu lekkiego technicznego, gdzie księgowa upiera się, że nie przeleje pieniędzy, ponieważ jednostka nie prowadzi pełnej księgowości, mimo że OSP prowadzi jedynie działalność statutową i utrzymuje się ze składek członkowskich i darowizn.
W przypadku rozliczania dotacji i podpisywania faktur czy innych dokumentów finansowych, należy zawsze postępować zgodnie z wpisem do KRS danej jednostki OSP. Dokumenty te nie mogą być podpisywane przez osoby dowolne. Zazwyczaj jest to prezes lub skarbnik, w zależności od postanowień statutu i wpisów w rejestrze.
Usługi księgowe jako wydatek statutowy
Przepisy ustawy o ochronie przeciwpożarowej oraz Prawa o stowarzyszeniach są niejednoznaczne w kwestii, czy wójt gminy może podpisać umowę z biurem rachunkowym na prowadzenie dla jednostek OSP ewidencji księgowej. Zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym, zadania własne gminy obejmują m.in. sprawy porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli oraz ochrony przeciwpożarowej i przeciwpowodziowej, w tym wyposażenia i utrzymania gminnego magazynu przeciwpowodziowego. W świetle tych przepisów, wspieranie OSP, w tym w zakresie usług księgowych, może być uznane za wydatek związany z realizacją zadań własnych gminy w zakresie ochrony przeciwpożarowej. Należy jednak zaznaczyć, że gminy udzielają dotacji OSP na podstawie odrębnych ustaw i to właśnie te umowy dotacyjne mogą określać, czy usługi księgowe mogą być finansowane z dotacji, a także czy gmina może bezpośrednio zlecać i opłacać takie usługi dla OSP.
Koszty usług księgowych są wyzwaniem dla wielu OSP, zwłaszcza tych mniejszych, które utrzymują się głównie ze składek członkowskich i darowizn. Korzystanie z usług zewnętrznego biura rachunkowego jest często praktykowane, ponieważ nie wszystkie OSP mają w swoich szeregach członków z kwalifikacjami księgowymi. Jest to uzasadniony wydatek, który zapewnia prawidłowe prowadzenie finansów i rozliczanie się z dotacji, co jest kluczowe dla dalszego funkcjonowania jednostki.
Co do kwestii zwolnienia z podatków: w sprawach dotyczących działalności statutowej OSP są zwolnione z podatku dochodowego. W tym zakresie OSP nie muszą prowadzić dokumentacji wymaganej w ordynacji podatkowej, takiej jak np. księgi podatkowe czy CIT-y. Nie zwalnia to jednak z ogólnego obowiązku prowadzenia ewidencji księgowej, niezbędnej do prawidłowego zarządzania majątkiem i finansami stowarzyszenia.
KSIĘGOWOŚĆ W NGO. JAK PROWADZIĆ JĄ SKUTECZNIE I BEZ OBAW O KONTROLĘ FINANSOWĄ? | 4NGO.PLUS
Praktyczne aspekty prowadzenia księgowości w OSP
Podstawową "literaturą" o księgowości w OSP jest "Rachunkowość w Ochotniczej Straży Pożarnej od dnia 1.01.2002 r." autorstwa Edwarda Karwowskiego, wydana przez ZG ZOSP RP w Warszawie. Do prowadzenia księgowości często używana jest księga handlowa zwana "amerykanką", dostępna w sklepach z artykułami biurowymi, lub odpowiednie programy komputerowe. Niezależnie od wybranej metody, kluczowe jest zapewnienie niezbędnych danych do sporządzenia informacji dodatkowej, szczególnie w przypadku rachunku zysków i strat w wersji kalkulacyjnej (informacja o poszczególnych kosztach rodzajowych: amortyzacja, zużycie materiałów i energii, usługi obce, podatki i opłaty, wynagrodzenia, ubezpieczenia i inne świadczenia, pozostałe koszty rodzajowe).