Aspekty Finansowe i Organizacyjne Młodzieżowych Drużyn Pożarniczych przy OSP

Rzetelna księgowość dla Ochotniczej Straży Pożarnej (OSP) w Polsce ma swoje unikalne wyzwania i wymogi, ponieważ OSP są organizacjami non-profit, często funkcjonującymi na zasadach wolontariatu i z udziałem publicznych środków finansowych. Księgowy dla OSP musi rozumieć, że tego rodzaju organizacje działają na innych zasadach niż typowe przedsiębiorstwa. Ważne jest umiejętne zarządzanie środkami pochodzącymi z różnych źródeł, w tym z dotacji publicznych, darowizn prywatnych, a także dofinansowań z samorządów lokalnych i funduszy unijnych. Mimo że OSP są organizacjami non-profit, mogą podlegać pewnym obowiązkom podatkowym, zwłaszcza jeśli prowadzą dodatkową działalność gospodarczą. Dokumentacja wszystkich transakcji finansowych, w tym zakupów, darowizn, czy dofinansowań, jest kluczowa. Ochotnicza Straż Pożarna musi prowadzić księgowość. Może to być pełna księgowość albo prowadzenie księgowości w ramach Uproszczonej Ewidencji Przychodów i Kosztów (UEPiK). Zasady są takie same jak dla pozostałych organizacji pozarządowych. Ochotnicze straże pożarne (OSP) funkcjonujące jako stowarzyszenia na podstawie Prawa o stowarzyszeniach (Dz. U. z 2001 r. nr 79, poz. 855 ze zm.) posiadają osobowość prawną, w związku z czym zobowiązane są do stosowania przepisów ustawy o rachunkowości, a tym samym do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Przy czym jeśli jednostki te nie wykonują działalności gospodarczej (a tylko działalność statutową), księgi rachunkowe mogą prowadzić w sposób uproszczony, w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej. Jeżeli jednostka OSP wykonuje działalność gospodarczą, ma obowiązek stosować przepisy ustawy o rachunkowości w pełnym zakresie, w tym prowadzić księgi rachunkowe. Książka skarbnika zawiera jedynie dane na temat przychodów i rozchodów, nie przedstawia natomiast danych o posiadanych przez jednostkę aktywach i pasywach. Jak wynika z art. 19 ustawy o rachunkowości, wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) powinien być potwierdzony przeprowadzoną inwentaryzacją, a jego pozycje winny stanowić odpowiedniki lub rozwinięcia poszczególnych pozycji bilansu otwarcia. Należy przy tym pamiętać, że stowarzyszenie prowadzące, obok działalności statutowej, także działalność gospodarczą, powinno wyodrębnić w księgach rachunkowych konta służące do ewidencji przychodów i kosztów w sposób umożliwiający prawidłowe ustalenie wyniku finansowego z każdego rodzaju działalności. Oznacza to, że w księgach rachunkowych takiego stowarzyszenia należy oddzielnie ewidencjonować przychody i koszty działalności gospodarczej oraz przychody i koszty działalności statutowej. Wskazane jest w takim przypadku prowadzenie pełnego rachunku kosztów, tj. na kontach zespołu 4 (koszty według rodzajów) oraz równocześnie na kontach zespołu 5 (koszty według funkcji) lub wyłącznie na kontach zespołu 5. W ramach kont zespołu 5 jednostka może wówczas wyodrębnić konta służące ewidencji kosztów działalności statutowej (np. konto 50-0), kosztów administracyjnych (np. konto 50-1) i kosztów działalności gospodarczej. W przypadku prowadzenia ewidencji kosztów jednocześnie na kontach zespołu 4 i 5, kierownik jednostki powinien dokonać wyboru wariantu sporządzania rachunku zysków i strat spośród dwóch możliwych, a więc wariantu porównawczego lub kalkulacyjnego. Należy przy tym podkreślić, iż decydując się na prowadzenie ewidencji kosztów tylko w układzie funkcjonalnym, tj. na kontach zespołu 5, należy do każdego konta syntetycznego w tym zespole wyodrębnić analitykę według poszczególnych kosztów prostych (według rodzajów). Jest to spowodowane koniecznością zapewnienia niezbędnych danych do sporządzenia informacji dodatkowej. Zgodnie bowiem z załącznikiem nr 1 do ustawy o rachunkowości, w jednostkach sporządzających rachunek zysków i strat w wersji kalkulacyjnej w ust. 2 pkt 6 dodatkowych informacji i objaśnień powinna znaleźć się informacja o poszczególnych kosztach rodzajowych (amortyzacji, zużyciu materiałów i energii, usługach obcych, podatkach i opłatach, wynagrodzeniach, ubezpieczeniach i innych świadczeniach, pozostałych kosztach rodzajowych).

Rola Skarbnika w Zarządzaniu Finansami OSP

W każdej OSP powinien być skarbnik. To bardzo odpowiedzialna funkcja. Jego zadania wyznacza to, jaką działalność prowadzi OSP, czy poza składkami członkowskimi ma inne dochody własne i jak nimi gospodaruje. W § 24 Statutu wzorcowego OSP znajdujemy zapis: „Zarząd wybiera ze swego grona prezesa, naczelnika, dwóch wiceprezesów, sekretarza i skarbnika, a także może wybrać gospodarza, kronikarza i zastępcę naczelnika straży”. Takie lub bardzo zbliżone wytyczne występują w statucie każdej OSP. Obligatoryjne jest więc obsadzenie nie tylko funkcji prezesa i naczelnika, ale także skarbnika. We współczesnym świecie jednymi z najważniejszych zagadnień są sprawy finansowe. Prawidłowe prowadzenie tych spraw zapewnia spokojną działalność podstawową. Za całość spraw finansowych OSP odpowiada skarbnik. Skarbnik - jako członek zarządu - odpowiada za prawidłowe prowadzenie dokumentacji finansowej OSP. Wynika to bezpośrednio z przepisów ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej.

Nawet jeżeli prowadzenie księgowości zarząd powierzy „zewnętrznej” księgowej, za jej pracę odpowiada skarbnik. Odpowiedzialność tę dzieli co prawda z prezesem (który odpowiada za wszystko w stowarzyszeniu), ale nie staje się ona przez to w niczym mniejsza. Skarbnik odpowiada także za prawidłowość wszystkich rozliczeń OSP, za ich ewidencję zgodną z obowiązującymi przepisami, a także za właściwe przechowywanie dokumentów finansowych OSP i ich archiwizację. Należy zwrócić uwagę, że dokumenty finansowe zawierają często dane osobowe, podlegające szczególnej ochronie, więc należy je przechowywać w warunkach gwarantujących, że nie dostanie się do nich nikt niepowołany. Dobrze jest przyjąć zasadę, że dokumenty finansowe (tak jak osobowe) nie mogą być wynoszone poza teren OSP. Wyjątek można zrobić wyłącznie dla księgowej, jeżeli nie pracuje w strażnicy, ale ją także obowiązują przepisy o ochronie danych.

Uprawnienia i Obowiązki Skarbnika OSP

Niezbywalnym prawem i obowiązkiem skarbnika jest prawo podpisu na dokumentach finansowych. Bez jego podpisu dokumenty finansowe OSP nie mają mocy prawnej. Zapisano to zresztą we wzorcowym statucie w § 44: „Umowy, akty oraz pełnomocnictwa i dokumenty finansowe podpisują w imieniu OSP prezes lub wiceprezes i skarbnik”. Tak więc funkcja ta wymaga nie tylko znajomości spraw finansowych, czyli stale zmieniającego się w naszym kraju prawa i zasad sprawozdawczości, ale też dużego zaangażowania osobistego i czasowego. Nie powinny podejmować się tej funkcji osoby mające nawet dobre chęci, ale niemające odpowiedniej wiedzy. O sprawach finansowych OSP decyduje zarząd w swym pełnym składzie. Materiały potrzebne do podejmowania takich decyzji przygotowuje jednak właśnie skarbnik. On też, wraz z prezesem odpowiada za prawidłową, bieżącą gospodarkę środkami finansowymi. Stąd też przez ręce skarbnika powinny przechodzić wszystkie dokumenty finansowe - faktury i rachunki. Należy zwrócić uwagę na to, że bardzo korzystne jest, by dokumenty tego typu były na odwrocie opisywane - czego dotyczą i w jakim celu oraz przez kogo był poczyniony wydatek. Można również napisać na czyje polecenie. Skarbnik powinien również parafować przyjęcie dokumentu do odpowiedniego rejestru.

Skarbnik jest w zarządzie osobą ‒ niejedyną, ale najbardziej predysponowaną ‒ do wyszukiwania sposobów zwiększenia wpływów do strażackiej kasy. To on w pierwszym rzędzie powinien śledzić możliwości uzyskiwania rozmaitych darowizn, dotacji czy innych dochodów. Skarbnik odpowiada również za właściwe przechowywanie środków pieniężnych. Oczywiście najbezpieczniejsze jest trzymanie gotówki w banku i korzystanie w jak największej mierze z obrotu bezgotówkowego, ale nie zawsze można tak robić. Często nawet przy zakupie sprzętu ratowniczego można się spotkać z żądaniem zapłaty gotówką. W tej sytuacji w kasie podręcznej powinien być pewien zapas gotówki. Tu jednak skarbnik powinien dbać o to, by spoczywała w bezpiecznym miejscu - np. w sejfie czy stabilnie zamocowanej kasecie, od której klucz posiada wyłącznie on. Zaleca się również, by zarząd podjął uchwałę określającą, jaka jest górna granica środków, jakie można przechowywać w kasie podręcznej. To porządkuje sprawę i zapobiega przechowywaniu większej ilości pieniędzy „w skarpecie”. Jako strażnik finansów OSP skarbnik powinien też być odporny na pokusy szybkiego pomnożenie zasobów poprzez umieszczanie środków na okazyjnych, podejrzanie wysoko oprocentowanych kontach w różnych bankach i parabankach. Przy ewentualnej „wpadce” niesłychanie trudno będzie skarbnikowi wytłumaczyć właścicielowi tych środków (a więc wszystkim członkom stowarzyszenia), że działał w dobrej wierze.

Planowanie Finansowe i Sprawozdawczość

Do skarbnika należy również opracowanie rocznego planu finansowego OSP. Nie ma tu znaczenia, jak wielkie są obroty finansowe. Publiczne pieniądze zawsze powinny pochodzić z legalnych źródeł i zawsze w równie legalny sposób powinny być wydawane. Dlatego po zakończeniu okresu finansowego, skarbnik powinien sporządzić sprawozdanie z wykonania planu. Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych z 15 lutego 1992 r. (z późniejszymi zmianami) nakazuje, aby sprawozdanie finansowe po jego przegłosowaniu i zatwierdzeniu przez walne zebranie członków było dołączone do rocznego zeznania podatkowego (CIT-8), które OSP jako płatnik tego podatku powinien złożyć w urzędzie skarbowym w ciągu 10 dni od daty odbycia walnego zebrania. Ponieważ skarbnik prowadzi zazwyczaj także bezpośrednią obsługę kasową, wymagane jest, aby złożył oświadczenie o odpowiedzialności materialnej. Spotkałem się z przypadkami, gdy oświadczenia takie składali wszyscy członkowie zarządu. Moim zdaniem jest to dobry zwyczaj, gdyż uzmysławia wszystkim, że zespołowo kierują i odpowiadają za powierzony im majątek OSP. Odpowiedzialność prawna wynika zresztą także z przepisów ogólnych i nawet przy braku podpisanego oświadczenia, odpowiedzialność skarbnika nie ulega zmniejszeniu.

Składki Członkowskie i Relacje z Związkiem OSP RP

Pełniąc obsługę kasową, skarbnik z jednej strony proponuje zarządowi wysokość rocznej składki członkowskiej, zatwierdzanej później na walnym zebraniu, a z drugiej - przyjmuje wpłaty tych składek. Prowadzi też rejestr członków z zaznaczeniem aktualności wniesienia składek członkowskich. Jest to o tyle ważne, że zbyt długie zaleganie z wpłaceniem należnych składek skutkuje zawieszeniem, a później utratą praw członkowskich w OSP. Na ogół przyjmuje się, że tylko członkowie z aktualnie opłaconymi składkami mają prawo głosu na walnym zebraniu. Przy zaległości większej niż rok zarząd może podjąć decyzję o skreśleniu z listy członków. O ile nasza OSP jest członkiem Związku OSP RP, o tyle skarbnik ma jeszcze jeden obowiązek składkowy. Co roku wpłaca zbiorową składkę członkowską OSP na rzecz Związku OSP RP. Wysokość tej składki powinna być określona przez Zarząd Oddziału Gminnego (lub równorzędnego) Związku OSP RP. Składkę wpłaca się na rzecz tegoż oddziału. Spotyka się także przypadki (zazwyczaj gdy oddziały gminne nie prowadzą działalności finansowej), gdy OSP wpłacają składki bezpośrednio na rzecz oddziału powiatowego, a nawet wojewódzkiego. Rola skarbnika nie ogranicza się jedynie do zliczania wpływów i wydawaniu pieniędzy na polecenie zarządu, musi prowadzić na bieżąco księgowość zgodną z wymaganiami władzy skarbowej, w porę odprowadzać należne podatki, wskazywać na możliwe źródła dochodów i ograniczenia w wydatkach, a także planować strategię finansową stowarzyszenia, aby zachować możliwość jego działania i rozwoju.

Organizacja Młodzieżowych Drużyn Pożarniczych (MDP) przy OSP

MDP funkcjonowały już przed wejściem w życie ustawy o OSP. Przy Zarządzie Głównym Związku Ochotniczych Straży Pożarnych Rzeczypospolitej Polskiej jest zorganizowana właściwa komisja problemowa, zajmująca się sprawami dzieci, młodzieży i sportu. Przewodniczącą tej komisji jest dh. Teresa Tiszbierek - wiceprezes Zarządu Głównego ZOSP RP, członek zespołu tworzącego projekt „Stawiam na MDP”. Komisja wypracowała przed laty wzór regulaminu organizacyjnego MDP, w którym zostały opisane podstawowe sprawy związane z organizacją drużyny pożarniczej.

Kroki Formalne w Tworzeniu MDP

1. Uchwała Zarządu OSP: Formalne funkcjonowanie każdej MDP rozpoczyna uchwała zarządu stowarzyszenia w sprawie utworzenia Młodzieżowej Drużyny Pożarniczej. Ważne jest, by przed podjęciem przez zarząd OSP uchwały w przedmiotowej sprawie przeanalizować zapisy statutu stowarzyszenia. Bywa, że w statucie OSP znajdują się zapisy stwierdzające, że członkiem MDP może być osoba w określonym wieku (jednak zawsze maksymalnie do 18 roku życia). Chodzi tutaj o wskazanie w statucie dolnej granicy wiekowej. UWAGA: Przy OSP działa tylko jedna MDP.
2. Regulamin Organizacyjny MDP: Należy przyjąć regulamin organizacyjny MDP. Regulamin organizacyjny MDP to zbiór podstawowych zapisów dookreślający funkcjonowanie każdej MDP przy OSP. Wzór dokumentu można znaleźć w zakładce „bank wiedzy” lub w podstronie „dokumenty organizacyjne”. Regulamin jest bardzo ważnym dokumentem. To właśnie w regulaminie organizacyjnym MDP znajdują się wszystkie podstawowe zasady zorganizowania MDP przy OSP.
3. Wyznaczenie Opiekuna MDP: Drużyna musi mieć opiekuna. W MDP zorganizowane są dzieci i młodzież niepełnoletnia. Dlatego należy podejść odpowiedzialnie do organizowania aktywności członków MDP. Żeby zostać opiekunem MDP trzeba posiadać odpowiednie predyspozycje do pracy z dziećmi i młodzieżą. Wskazane jest powoływanie do pełnienia tej funkcji osób, które mają lub miały do czynienia z organizowaniem pracy, aktywności młodzieży. Dobrze jest, jeśli opiekun MDP posiada również przeszkolenie podstawowe strażaka ratownika OSP, jednak formalnie nie ma żadnego dokumentu prawnego, który stwierdza, kto może być wyznaczony do pełnienia funkcji opiekuna MDP w OSP. Oczywiście opiekunów MDP może być kilku. Bardzo często organizacja pracy drużyny przy danej OSP wymusza wyznaczenie kilku opiekunów, w celu sprawnego prowadzenia szkoleń itd. Grupę opiekunów OSP może zrzeszyć np. w formie komisji ds. młodzieży przy OSP, którą może powołać zarząd OSP. Taka komisja przy zarządzie OSP może stanowić odpowiednik komisji ds. dzieci, młodzieży i sportu.
4. Zgoda Rodziców i Dokumentacja Członków: Do młodzieżowej drużyny pożarniczej lub dziecięcej drużyny pożarniczej mogą należeć osoby w wieku do 18 lat - za zgodą jednego z rodziców, opiekunów prawnych albo opiekunów faktycznych (art. 4 ust. 2 ustawy o ochotniczych straży pożarnych, Dz. U. 2023, poz. 194). O tym, że rodzic, opiekun prawny lub opiekun faktyczny zgadza się na uczestniczenie dziecka mówi zacytowany przepis ustawy. Tak więc opiekun drużyny powinien posiadać w dokumentacji członków MDP dokument, który stwierdza, że rodzice, opiekunowie prawni lub opiekunowie faktyczni zgadzają się na uczestniczenie dziecka w aktywnościach podejmowanych przez MDP. Do innych zadań opiekuna MDP należy między innymi prowadzenie dokumentacji personalnej członków MDP w postaci kart ewidencyjnych.
5. Ubezpieczenie Członków MDP: Kiedy już wszystkie formalności będą wykonane, tzn. zostanie zorganizowana MDP na podstawie podjętej uchwały przez zarząd OSP, zarząd OSP zatwierdzi (uchwali) również regulamin organizacyjny MDP oraz zostanie wyznaczony opiekun MDP (również na podstawie uchwały zarządu), można przejść do kolejnego kroku, jakim jest zachęcenie młodzieży do wstąpienia w szeregi MDP. Art. 10. ust. 1 pkt 2 ustawy o OSP (Dz. U. 2023, poz. 194) oznacza, że późniejsi członkowie MDP powinni zostać ubezpieczeni przez gminę. Warto pamiętać, by po przyjęciu młodzieży w poczet członków MDP, zgłosić ten fakt do miejscowego urzędu gminy, by zatroszczyć się o ubezpieczenie adeptów pożarnictwa MDP.

Dofinansowanie Działalności Młodzieżowych Drużyn Pożarniczych

W 2026 roku Zarząd Główny ZOSP RP przeznaczył pulę aż 3 000 000 złotych na dofinansowanie obozów szkoleniowych. Pieniądze te pochodzą ze środków z ubezpieczenia od ognia. Aby ułatwić przebrnięcie przez formalności, przygotowano zestawienie najważniejszych zasad ubiegania się o to wsparcie, opierając się na oficjalnym dokumencie wydanym przez Związek. Nowe przepisy dotyczące wypoczynku dzieci i młodzieży są w procesie zmian. Minister Edukacji rozpoczęła proces zmian w przepisach regulujących organizację wypoczynku dzieci i młodzieży. Projekt rozporządzenia trafił do konsultacji publicznych i uzgodnień międzyresortowych, a jego głównym celem jest zwiększenie poziomu bezpieczeństwa uczestników kolonii, obozów i biwaków. W ramach dotacji na realizację zadania publicznego pn. „Przygotowanie jednostek Ochotniczych Straży Pożarnych do działań ratowniczo - gaśniczych” w 2026 r. zaplanowano dofinansowanie organizacji obozów Młodzieżowych/Dziecięcych Drużyn Pożarniczych.

tags: #czydla #mdp #przy #osp #nalezy #wyodrebnic