Ochotnicze straże pożarne (OSP) oraz Związek Ochotniczych Straży Pożarnych RP funkcjonują jako stowarzyszenia na podstawie ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 r. - Prawo o stowarzyszeniach, ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej, a także w oparciu o przepisy ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Stowarzyszenie, które zamierza tworzyć terenowe jednostki organizacyjne, jest obowiązane określić w statucie strukturę organizacyjną i zasady ich tworzenia. Stowarzyszenie jest dobrowolnym, samorządnym, trwałym zrzeszeniem o celach niezarobkowych, podlegającym wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego (rejestracji) przez sąd rejestrowy. Stowarzyszenie uzyskuje osobowość prawną i może rozpocząć działalność z chwilą wpisania do Krajowego Rejestru Sądowego.
Status prawny i możliwość prowadzenia działalności gospodarczej przez OSP
Zgodnie z art. 2 ust. 1 ustawy - Prawo o stowarzyszeniach, stowarzyszenia (jakim jest też OSP) są zrzeszeniami o celach niezarobkowych, co oznacza, że ich statutowym celem nie może być prowadzenie działalności skierowanej na osiąganie zysku. Stowarzyszenie jest obowiązane posiadać zarząd i organ kontroli wewnętrznej. Terenowa jednostka organizacyjna stowarzyszenia może uzyskać osobowość prawną, jeżeli statut stowarzyszenia to przewiduje.
Stosownie zaś do art. 34 ustawy - Prawo o stowarzyszeniach, stowarzyszenie może prowadzić działalność gospodarczą według ogólnych zasad określonych w odrębnych przepisach. Dochód z działalności gospodarczej stowarzyszenia służy realizacji celów statutowych i nie może być przeznaczony do podziału między jego członków. Zatem, choć OSP z założenia mają cele niezarobkowe, prawo dopuszcza prowadzenie przez nie działalności gospodarczej jako działalności dodatkowej, a zyski z tej działalności muszą być przeznaczone na realizację celów statutowych.
Ewolucja i kluczowe kryteria definicji działalności gospodarczej
Pojęcie działalności gospodarczej ma bardzo istotne znaczenie dla funkcjonowania OSP, szczególnie dla tych, które nie prowadzą jej "na pełnych obrotach", ale sporadycznie wynajmują remizy, autokary, czy organizują imprezy. Przesądzenie, czy dana aktywność OSP jest działalnością gospodarczą, rodzi dla jednostki nowe zobowiązania w zakresie rejestracji, prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz odprowadzania podatków.
Definicja na gruncie Ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (do 2018 r.)
W polskim systemie prawa funkcjonowało kilka definicji działalności gospodarczej. Zgodnie z art. 2 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (obowiązującej do 30 kwietnia 2018 r.), działalnością gospodarczą była zarobkowa działalność wytwórcza, budowlana, handlowa, usługowa oraz poszukiwanie, rozpoznawanie i wydobywanie kopalin ze złóż, a także działalność zawodowa, wykonywana w sposób zorganizowany i ciągły.
Z tej definicji wynikały trzy podstawowe kryteria: cel zarobkowy, ciągłość działania i zorganizowanie działania.
- Zarobkowy charakter działalności gospodarczej oznaczał, że zamiarem (celem) jej podjęcia jest osiągnięcie zysku, czyli nadwyżki przychodów nad stratami. O zarobkowym charakterze nie decydowało faktyczne osiągnięcie zysku, lecz zamiar jego osiągnięcia.
- Ciągłość działalności oznaczała względną stałość jej wykonywania, przy założeniu, iż nie jest to aktywność okazjonalna, jednostkowa, sporadyczna. Istotny był zamiar powtarzalności określonych czynności w celu osiągnięcia dochodu, a nie konieczność wykonywania działalności bez przerwy.
- Zorganizowanie jako cecha działalności gospodarczej oznaczało, że jej wykonywanie jest zaplanowane pod względem prawnym i faktycznym, a podmiot wykonujący działalność podejmuje wiele czynności o charakterze organizacyjnym, zmierzających do jej podjęcia i wykonywania.
Należy podkreślić, że tak rozumiana działalność gospodarcza jest faktem o charakterze obiektywnym, a wpis bądź jego brak do odpowiedniego rejestru nie jest jej konstytutywnym elementem.
Aktualna definicja w Prawie przedsiębiorców (od 2018 r.)
Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców zastąpiła ustawę o swobodzie działalności gospodarczej, wprowadzając nową definicję działalności gospodarczej w art. 3. Zgodnie z nim, działalnością gospodarczą jest zorganizowana działalność zarobkowa, wykonywana we własnym imieniu i w sposób ciągły.
Nowa definicja jest czytelniejsza, rezygnując ze wskazania rodzajów działalności i zawodowości. Wprowadziła natomiast czwarty kluczowy element - samodzielność.
- Zorganizowanie odnosi się do sposobu wykonywania działalności, przy wykorzystaniu konkretnych składników materialnych lub niematerialnych, łączonych w sensie funkcjonalno-gospodarczym w celu uczestnictwa w obrocie gospodarczym. Obejmuje zarówno przygotowanie do prowadzenia działalności, jak i jej zorganizowane wykonywanie.
- Zarobkowość oznacza przynajmniej nakierowanie na osiąganie zysku (dochodu) w postaci nadwyżki przychodów nad kosztami. Brak faktycznego zysku nie przesądza o braku tej determinanty.
- Ciągłość prowadzenia działalności gospodarczej to aktywność wykonywana regularnie, systematycznie, powtarzalnie, co sprawia, iż całość nabiera charakteru trwałego. Wyłącza ona czynności o charakterze jednorazowym.
- Samodzielność jest nową cechą, którą należy wiązać z działaniem we własnym imieniu, bez pozostawania pod kierownictwem innego podmiotu i bez wykonywania na jego rzecz pracy zależnej, charakterystycznej dla stosunku pracy. Oznacza prowadzenie działalności z ryzykiem i kosztami na własny rachunek.
Reasumując, działalność nieposiadająca łącznie wszystkich wyspecyfikowanych cech w art. 3 Prawa przedsiębiorców nie może być uznana za działalność gospodarczą. Przypomina się tu uchwałę Sądu Najwyższego z 1991 r. (III CZP 117/91), która wskazała specyficzne cechy działalności gospodarczej, tj.: zawodowy (stały) charakter, powtarzalność działań, podporządkowanie zasadzie racjonalnego gospodarowania, uczestnictwo w obrocie gospodarczym.
Kwalifikacja działań OSP jako działalności gospodarczej - analiza przypadków
Przesądzenie, czy dana aktywność OSP kwalifikuje się pod pojęcie działalności gospodarczej, wymaga zawsze indywidualnej analizy. Przepisy oraz nauka prawa i orzecznictwo wypracowały uogólnione kryteria rozumienia działalności gospodarczej, które są pomocne w zakwalifikowaniu danej działalności jako gospodarczej.
Przykład wynajmu sali remizy na imprezy okolicznościowe (kazus radnego R. G.)
W jednym z przypadków Wojewoda K.-P. stwierdził wygaśnięcie mandatu radnego R. G., który był Prezesem Zarządu OSP. Ustalono, że OSP w [...] prowadziła działalność polegającą na organizowaniu imprez okolicznościowych (wesela, 18-tki, przyjęcia, spotkania, stypy) w latach 2011-2012. Wojewoda uznał, że ta działalność ma znamiona działalności gospodarczej, mimo że należności za imprezy były wstępnie przekazywane na konto Urzędu Gminy.
Wojewoda wskazał, że radny nie ma prawnej możliwości prowadzenia działalności gospodarczej, jeśli w tej działalności wykorzystywane jest mienie komunalne gminy, w której radny uzyskał mandat. W przedmiotowej sprawie radny R. G., jako członek Zarządu OSP i Prezes, był osobą zarządzającą działalnością gospodarczą OSP, prowadzoną z wykorzystaniem mienia komunalnego gminy. Tym samym naruszył ustawowy zakaz łączenia mandatu radnego z wykonywaniem określonych funkcji lub działalności.
Skarżący (Gmina B. i R. G.) wnieśli skargi, argumentując, że OSP, będąc posiadaczem budynku remizy, wynajmowała salę, ale wszystkie uzyskane środki finansowe przekazywała w całości na rachunek Gminy, nie otrzymując z tego tytułu wynagrodzenia i nie uzyskując zysków. Ich zdaniem, działalność ta nie miała charakteru zarobkowego, zorganizowanego i ciągłego w rozumieniu przepisów prawa, gdyż nie była nakierowana na osiągnięcie dochodu.
Wójt Gminy [...] potwierdził, że imprezy te nie generowały dochodu dla OSP, ponieważ OSP nie była ich organizatorem, a jedynie udostępniała obiekt. Uiszczane opłaty były zwrotem kosztów za udostępnienie obiektu i przekazywane były na konto Gminy, nie były wykazywane w sprawozdaniach finansowych OSP. W ocenie Wójta, Wojewoda wadliwie ocenił incydentalne i niezarobkowe udostępnianie sali jako prowadzenie działalności gospodarczej.
Wnioski z orzecznictwa sądowego
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Bydgoszczy, kontrolując zarządzenie zastępcze, wyjaśnił, że przez pojęcie działalności gospodarczej rozumie się działalność gospodarczą, o której mowa w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej (a obecnie w Prawie przedsiębiorców). Sąd podkreślił, że dla uznania działalności za gospodarczą konieczne jest łączne spełnienie warunku zarobkowego charakteru działalności oraz prowadzenia jej w sposób zorganizowany i ciągły. O zarobkowym charakterze działalności decyduje zamiar osiągnięcia zysku, a nie jego faktyczne osiągnięcie. Także w przypadku ciągłości, istotny jest zamiar powtarzalności czynności w celu osiągnięcia dochodu.
W jednym z orzeczeń sąd uznał, że działalność OSP polegająca na trzykrotnym zorganizowaniu zabaw tanecznych z wyszynkiem piwa na przestrzeni ponad 3 lat nie miała charakteru ciągłego, ze względu na minimalną ilość zdarzeń i znaczne odstępy czasowe między nimi. W innym orzeczeniu wskazano, że nie jest działalnością gospodarczą sporadyczne wynajmowanie garażu, jeżeli nie jest prowadzone w sposób ciągły i w celu zarobkowym.
Przykłady aktywności OSP, które mogą być kwalifikowane jako działalność gospodarcza, to np. stałe wynajmowanie pomieszczeń w remizie, powtarzalne świadczenie odpłatnych usług związanych z wypompowywaniem wody, odśnieżaniem dróg, przewozem towarów i ludzi, czy parkowaniem pojazdów.
Implikacje prowadzenia działalności gospodarczej i obowiązki OSP
Wymogi statutowe i rejestracyjne
Jeżeli ochotnicza straż pożarna (OSP) prowadzi działalność, którą można zakwalifikować jako działalność gospodarczą w rozumieniu art. 3 Prawa przedsiębiorców, jest traktowana jako przedsiębiorca (art. 4 ust. 1 Prawa przedsiębiorców) i w związku z treścią art. 36 pkt 13 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, musi być zarejestrowana w KRS jako przedsiębiorca.
Planując rozwój organizacji, w tym rozpoczęcie działalności gospodarczej, zarząd OSP musi dążyć do wprowadzenia odpowiednich zmian w statucie. Statut musi być zgodny z ustawą Prawo o stowarzyszeniach, a jeśli w organizacji mają zajść zmiany, które obejmują zapisy zawarte w statucie (np. nowe cele działalności, rodzaje działalności - odpłatna lub gospodarcza), to statut musi być zaktualizowany i w nowej wersji zatwierdzony przez KRS. Zaleca się, aby zapisy w statucie dotyczące działalności gospodarczej były jak najbardziej ogólne ("Im ogólniej tym lepiej"), aby uniknąć konieczności częstych zmian statutu w przypadku rozszerzania zakresu usług.
Zarządzanie finansami i rozliczenia
Prowadzenie działalności gospodarczej wymaga odpowiedniego zarządzania finansami. Zarząd OSP powinien zapewnić, że większość operacji finansowych odbywa się poprzez rachunek bankowy. W przypadku operowania gotówką, należy prawidłowo prowadzić kasę (miesięczne/roczne raporty kasowe) i na każdą operację posiadać dowód księgowy.
Ważne jest ustalenie obiegu dokumentów księgowych, z zatwierdzaniem faktur i rachunków przez wskazane osoby (np. skarbnika pod względem rachunkowym, osobę z zarządu merytorycznie, prezesa do wypłaty). Dokumenty powinny być układane chronologicznie, z podziałem na bank i kasę.
Kluczowe jest prawidłowe opisywanie kosztów na fakturach i rachunkach, wskazujące na źródło ich pochodzenia oraz zgodność z celami statutowymi. Koszt niezgodny z zakresem działalności statutowej, powinien być opodatkowany. Środki z dotacji muszą być wydatkowane zgodnie z ich przeznaczeniem, podobnie jak środki ze zbiórek publicznych czy odpisów 1% podatku. Nawet darowizny, jeśli nie mają określonego celu, muszą służyć celom statutowym OSP. Zarząd powinien prowadzić roboczy bilans darowizn i w miarę możliwości przedstawiać darczyńcom rozliczenia wydatków.
Jeśli OSP prowadzi pełną księgowość (co jest wymagane przy prowadzeniu działalności gospodarczej "na pełnych obrotach"), sporządzenie CIT-8 (roczne zeznanie podatkowe o przychodach i kosztach) poprzedzone jest przygotowaniem sprawozdania finansowego zgodnie z ustawą o rachunkowości. OSP jest również zobowiązana do składania sprawozdań i raportów, np. do GUS (SOF-1).
Odpowiedzialność zarządu
Zarząd OSP jest rozliczany z prawidłowości i efektywności zarządzania organizacją, a w szczególności z dbałości o majątek i płynność finansową. Walne zebranie członków udziela (lub nie udziela) zarządowi absolutorium, akceptując lub odrzucając jego działania i decyzje.
Zarząd ma obowiązek terminowego zgłaszania wszystkich zmian do KRS (siedem dni od daty uchwały o zmianie w składzie organów lub zmianie statutu). Wszystkie dokumenty organizacji (protokoły, uchwały, sprawozdania) powinny być właściwie przygotowywane, przechowywane i archiwizowane, często przez wiele lat (np. dokumenty księgowe minimum 5 lat, zatrudnieniowe nawet 50 lat).
OSP, jako administrator danych osobowych, musi przestrzegać zasad RODO. Należy poinformować zainteresowane osoby o przetwarzaniu danych, zbierać minimalną ilość danych tylko wtedy, gdy jest to konieczne, oraz przechowywać je w sposób bezpieczny. Wymagana jest analiza ryzyka.
Odpowiedzialność osobista członków zarządu: W sytuacji, gdy egzekucja z majątku stowarzyszenia (OSP) okaże się w całości lub części bezskuteczna, każdy członek zarządu ponosi całym swoim majątkiem solidarną odpowiedzialność (czyli wszyscy członkowie zarządu odpowiadają wspólnie) za zaległości podatkowe. Ten przepis dotyczy także odpowiedzialności za nierozliczone dotacje ze środków publicznych, a także zaległości za składki na ubezpieczenia społeczne, zgodnie z przepisami ordynacji podatkowej (art. 116 oraz 116a) i ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
tags: #dzialalnosc #gospodarcza #w #rozumieniu #prawa #finansowego