Obowiązek sporządzania sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej dotyczy każdej jednostki prowadzącej księgi rachunkowe, w tym organizacji pozarządowych takich jak Ochotnicze Straże Pożarne (OSP). Niezależnie od tego, czy organizacja prowadzi działalność gospodarczą, czy też nie, oraz czy była aktywna w poprzednim roku, czy miała jakieś przychody i koszty, sprawozdanie musi być sporządzone i podpisane elektronicznie.
Ogólne Zasady Obowiązku Sprawozdawczego
Kto ma obowiązek sporządzenia e-sprawozdania finansowego?
Organizacja pozarządowa, prowadząca pełną księgowość, ma obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego za miniony rok obrotowy. Obowiązek ten realizuje w odpowiednim terminie i formie. Nie ma znaczenia, czy organizacja prowadzi działalność gospodarczą, czy też nie, a także to, czy w ogóle była aktywna w poprzednim roku, czy miała jakieś przychody lub koszty. Sprawozdanie podpisywane jest elektronicznie.
Wymogi formalne i format e-sprawozdania
Sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej to sprawozdanie zapisane w formie pliku, zgodnie z zapisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 2247). Każde sprawozdanie finansowe musi być sporządzone w postaci elektronicznej oraz opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.
Pliki z rozszerzeniem XSD (od XML Schema Definition) zawierają definicje i zasady, jakimi należy się kierować przy tworzeniu pliku XML (od Extensible Markup Language). Sprawozdanie finansowe należy wytworzyć jako jeden plik XML, który będzie zgodny z regułami określonymi we właściwej strukturze XSD. Sprawozdanie to powinno zawierać wszystkie elementy, takie jak bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową. Obowiązek sporządzania sprawozdań w postaci elektronicznej, z zachowaniem ściśle określonej struktury logicznej oraz w ściśle określonym formacie wszedł w życie 1 października 2018 r. Od tej daty przepisy ustawy o rachunkowości nie przewidują żadnego rozróżnienia na okresy obrachunkowe zakończone przed 1 października 2018 r. Tym samym decydujące znaczenie ma wyłącznie data sporządzania sprawozdania finansowego.
W opublikowanych strukturach logicznych element sprawozdania finansowego „Dodatkowe informacje i objaśnienia”, z wyjątkiem informacji dotyczącej rozliczenia różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym, ma postać nieustrukturyzowaną. Oznacza to, że nieustrukturyzowana informacja dodatkowa może zostać dołączona jako element pliku XML sprawozdania finansowego w postaci binarnej, kodowanej w standardzie Base64 (np. plik PDF lub skan). W przypadku podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sprawozdanie z działalności jednostki sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Ustawa o rachunkowości nie określa wymogów co do formy i struktury danych tego sprawozdania, co oznacza, że sprawozdanie z działalności jednostki należy sporządzić w postaci elektronicznej nieustrukturyzowanej. Wyjątek stanowią emitenci papierów wartościowych dopuszczonych do obrotu na rynku regulowanym oraz jednostki stosujące MSR.
Proces Sporządzania i Podpisywania Sprawozdania
Narzędzia do tworzenia e-sprawozdań
Sprawozdanie finansowe można sporządzić w Aplikacji e-Sprawozdania Finansowe lub w programie księgowym. Ministerstwo Finansów, w celu umożliwienia sporządzenia sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej, przygotowało bezpłatne narzędzie - Aplikację e-Sprawozdania Finansowe. Jest ona przeznaczona dla jednostek, które chcą sporządzić sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej, zgodnej z formatem i strukturą logiczną opublikowaną przez Ministerstwo Finansów na stronach BIP. Należy jednak pamiętać, że przygotowana przez Ministerstwo Finansów aplikacja nie jest przeznaczona do wypełniania obowiązków przez jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS.
W aplikacji e-Sprawozdania finansowe jednostka może sporządzić oraz wygenerować sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej, tj. w pliku XML. Aplikacja umożliwia zapisanie utworzonego pliku XML w wybranej przez użytkownika lokalizacji. Sprawozdanie finansowe w 2026 r. (i kolejnych latach) musi być zrobione w tzw. postaci elektronicznej ustrukturyzowanej. Technicznie oznacza to wpisanie po kolei w poszczególne pola aplikacji informacji o przychodach, kosztach, wyniku, aktywach, pasywach itp.
Kto podpisuje sprawozdanie finansowe?
Sprawozdanie finansowe podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (najczęściej księgowy/księgowa) oraz kierownik jednostki. Jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy (np. zarząd), sprawozdanie powinno być podpisane przez wszystkich członków tego organu. Istnieje jednak możliwość, że przynajmniej jedna osoba z zarządu podpisuje sprawozdanie, a pozostali członkowie składają stosowne oświadczenia, także w wersji papierowej. Wszystkie osoby, które będą podpisywały sprawozdanie finansowe, muszą posiadać podpis elektroniczny.
W strukturze logicznej oraz formacie, określonych dla sprawozdań finansowych i udostępnionych w BIP MF, przewidziano, że data sporządzenia sprawozdania finansowego wpisana będzie w odrębnym polu formularza. Data ta będzie traktowana jako oświadczenie wiedzy, potwierdzające występowanie określonego stanu majątkowego i finansowego na konkretny dzień bilansowy, według stanu tej wiedzy na dzień sporządzenia sprawozdania finansowego. Równocześnie data ta, w zakresie oświadczenia wiedzy, będzie obowiązywać wszystkie osoby wchodzące w skład organu, będącego kierownikiem jednostki, niezależnie od faktycznego terminu złożenia wymaganego podpisu lub oświadczenia przez poszczególne, odpowiedzialne osoby. Aby sprawozdanie finansowe zostało sporządzone kompletnie w rozumieniu przepisów ustawy o rachunkowości, tj. nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego, powinno zostać podpisane również w tym przedziale czasowym przez kierownika jednostki.
Typy podpisów elektronicznych
- Kwalifikowany podpis elektroniczny
- Podpis zaufany (zwany dotychczas podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP) - to podpis elektroniczny, którego autentyczność i integralność są zapewniane przy użyciu pieczęci elektronicznej ministra właściwego do spraw informatyzacji, zawierający dane identyfikujące osobę, obejmujące: imię (imiona), nazwisko, numer PESEL.
- Podpis osobisty
Obowiązujące od 1 października 2018 r. przepisy w zakresie elektronicznej postaci sprawozdań finansowych nie ograniczają możliwości podpisania sprawozdania wyłącznie do kwalifikowanego podpisu elektronicznego wydanego przez polskie centra certyfikacji. Oznacza to, że sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej może zostać podpisane przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego zgodnie z algorytmem XAdES, bez konieczności zaszyfrowania numeru PESEL osoby podpisującej.
Wizualizacja pliku XML
Plik .xml jest „nieczytalny”, a warto, żeby przed podpisaniem sprawozdania osoby z zarządu mogły się z nim zapoznać. Dlatego warto wygenerować plik z wersji „czytanej”. W tym celu można skorzystać z funkcji "Wizualizacje sprawozdań” dostępnej w aplikacji e-Sprawozdania. Technicznie trzeba wczytać plik .xml ze sprawozdaniem, po czym zapisać ten plik w formacie PDF. Plik sprawozdania w PDF nie jest sprawozdaniem finansowym w rozumieniu przepisów, służy jedynie do odczytania informacji zawartych w sprawozdaniu.
Zatwierdzanie Sprawozdania Finansowego
Znaczenie uchwały zatwierdzającej
Wysyłanie e-sprawozdania finansowego odbywa się dopiero po jego zatwierdzeniu. Nie można bezpośrednio po podpisaniu go elektronicznie rozpocząć wysyłki sprawozdania bez podjęcia wcześniej uchwały w sprawie zatwierdzenia sprawozdania. Oznacza to, że konieczne jest zwołanie zgromadzenia, które będzie odpowiedzialne za zatwierdzenie sprawozdania.
Organ zatwierdzający przygotowuje uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego. Uchwała może mieć wersję papierową (z odręcznymi podpisami) albo elektroniczną (z elektronicznymi podpisami). Uchwałę warto zapisać np. w formacie PDF lub zeskanować do .jpg (ten format często wczytuje się bez problemu w systemach).
Termin zatwierdzenia i jego konsekwencje
Na złożenie sprawozdania masz 15 dni od daty jego zatwierdzenia. W stowarzyszeniach, co do zasady sprawozdania zatwierdza walne zgromadzenie członków, a w fundacjach rada, zarząd lub inny organ. Jeżeli składasz sprawozdanie po raz pierwszy i jesteś fundacją, musisz sprawdzić w swoim statucie, kto to robi i jak skonstruować uchwałę zatwierdzającą.
Przepisy nie nakładają finansowych sankcji za niedotrzymanie sześciomiesięcznego terminu na akceptację rocznego sprawozdania przez uprawniony organ. Wystąpią natomiast kary za niezwołanie zgromadzenia i nieudostępnienie dokumentów w wymaganym terminie. Jeżeli nie „zmieścisz się” w 15 dniach, urząd skarbowy nie nałoży kary dnia 16. Sprawdzanie dokumentacji w urzędzie trochę trwa, więc należy złożyć sprawozdanie jak najszybciej. Nie oznacza to jednak, że zachęca się do nieprzestrzegania terminów.
Wyjątki od wymogu zwołania zgromadzenia
W przypadku spółek osobowych lub cywilnych zatwierdzenie sprawozdania powinno odbyć się w formie podpisu pod uchwałami bez konieczności zwoływania zgromadzenia. Jednak również w tych przypadkach uchwały podejmowane mogą być na posiedzeniach wspólników.
Terminy i Adresaci Wysyłki
Wysyłka do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS)
Organizacje prowadzące działalność gospodarczą składają sprawozdania do KRS. Elektronicznie zrobione i podpisane sprawozdanie finansowe wraz z uchwałą o zatwierdzeniu oraz (jeśli były robione) z oświadczeniami o prawidłowości sprawozdania trzeba przekazać do Krajowego Rejestru Sądowego.
Prowadzący pełną rachunkowość powinni wysłać sprawozdanie oraz uchwały w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania do Krajowego Rejestru Sądowego. Jeżeli sprawozdanie zostało zatwierdzone przed terminem ostatecznym, termin 15 dni liczy się od terminu zatwierdzenia, co skraca okres oczekiwania.
Jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS składają JPK_SF. Pozostałe podmioty muszą wysłać elektronicznie na skrzynkę podawczą KRS przygotowane i podpisane elektronicznie sprawozdanie finansowe w formie nieustrukturyzowanej (np. skan, Excel) - czyli nie potrzebują korzystać z JPK_SF. Roczne sprawozdanie finansowe należy złożyć w rejestrze sądowym w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania. Sprawozdanie, które nie zostało terminowo zatwierdzone, należy złożyć mimo to, w ciągu 15 dni od upływu 6 miesięcy po zamknięciu roku obrotowego - czyli do 15 lipca, jeśli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym.
Wysyłka do Krajowej Administracji Skarbowej (KAS)
Organizacje pozarządowe nieprowadzące działalności gospodarczej do 15 lipca muszą złożyć sprawozdanie finansowe do Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Sprawozdanie składa się online i można je podpisać profilem zaufanym (przez bank lub mObywatela). Jeżeli nie zdążyłeś przygotować i podpisać sprawozdania finansowego do 31 marca (termin ustawowy), można jeszcze nadrobić tę stratę, wchodząc na stronę e-sprawozdań i tworząc nowe sprawozdanie.
Elektronicznie zrobione i podpisane sprawozdanie finansowe oraz (jeśli były robione) oświadczenia o prawidłowości sprawozdania trzeba przekazać do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Termin na przesłanie to 15 dni od daty zatwierdzenia. Zgodnie z przepisami nie trzeba wysyłać uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego do KAS, jednak zaleca się jej przesłanie, gdyż jest to dokument potwierdzający zatwierdzenie sprawozdania wraz z datą zatwierdzenia. Do KAS przekazać należy wyłącznie sprawozdanie finansowe (w wersji zatwierdzonej lub w przypadku nieterminowego zatwierdzenia - w wersji pierwotnie niezatwierdzonej, a następnie zatwierdzonej).
Oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia sprawozdania
Oświadczenie o braku obowiązku sporządzania rocznego sprawozdania finansowego należy złożyć w ciągu 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy. Jeśli jednostka nie ma obowiązku jego sporządzania, należy złożyć drogą elektroniczną tylko takie oświadczenie.
Aspekty Techniczne Składania Sprawozdań do KRS
Portal eKRS: RDF i S24
Do złożenia sprawozdania finansowego do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) lub przez system S24, powinno być ono wytworzone jako jeden plik XML, który zawiera wszystkie elementy sprawozdania (bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową). Plik ten powinien być dodatkowo zgodny ze schematem XSD opisującym strukturę danych w sprawozdaniu.
Zakładanie konta i weryfikacja danych
Po pierwsze, należy założyć konto w portalu eKRS. Będzie ono niezbędne do skorzystania zarówno z trybu zgłoszenia bezpłatnego (RDF), jak i płatnego (S24). Do założenia konta potrzebny jest podpis kwalifikowany albo profil zaufany. Jeśli masz założone konto i chcesz dokonać bezpłatnego zgłoszenia, zaloguj się w zakładce "Bezpłatne zgłoszenie dokumentów finansowych" i przejdź do zakładki „Przygotowanie i składanie zgłoszeń”. W tym kroku system zweryfikuje, czy są osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu i czy ujawniono ich numery PESEL. Jeśli nie znajdzie takiej osoby, nie będzie możliwości kontynuowania procesu.
Dodawanie dokumentów i ich podpisywanie
Wpis jako reprezentujący musi być aktualny na chwilę składania sprawozdania i dokumentów. Nie ma możliwości przekazywania pełnomocnictwa do przekazania sprawozdań finansowych (podpisania wysyłki takiego sprawozdania). Prokurent, pełnomocnik rodzajowy nie podpisze takiej wysyłki - zostanie ona odrzucona bez wezwania do uzupełnienia braków przez sąd rejestrowy. Wyjątkiem od zakazu pełnomocnictwa jest możliwość dokonania zgłoszenia przez adwokata, radcę prawnego lub prawnika zagranicznego, których dane Naczelna Rada Adwokacka i Krajowa Rada Radców Prawnych udostępniła sądom i Ministrowi Sprawiedliwości za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, o ile w systemie tym ujawniony jest ich numer PESEL i są oni umocowani do dokonania zgłoszenia.
W systemie należy wskazać okres, za który zgłaszane są dokumenty finansowe (zgodnie ze wskazaniem roku obrotowego dla podmiotu) oraz rodzaj zgłoszenia. Następnie dodaj dokumenty po przejściu do akcji: „Dodaj dokument”. Dokumenty zgłaszane w tym kroku załącza się w oddzielnych plikach, a ich lista zależy od formy prawnej podmiotu. Dodawany plik dokumentu (za pomocą akcji „Plik dokumentu”) może być opatrzony podpisem kwalifikowanym; jeśli nie jest, należy podpisać go profilem zaufanym (w 4 kroku dodawania zgłoszenia). Maksymalna wielkość dodawanego pliku, niezależnie od tego, czy jest podpisany, czy niepodpisany, nie może przekraczać 5 MB.
Następnie należy uzupełnić oświadczenie, że oryginały załączonych dokumentów sprawozdania finansowego, z działalności i z płatności na rzecz administracji publicznej, zostały podpisane przez kierownika jednostki i osobę prowadzącą księgi rachunkowe. Jeżeli dokumenty nie posiadają wszystkich wymaganych podpisów, należy odznaczyć pole, które tego dotyczy, a następnie uzupełnić pola: „Kto nie podpisał” i „Powód braku podpisu”.
Podpisanie zgłoszenia rozpoczyna się od wybrania z wyświetlonej tabeli osoby, która będzie składała podpis pod zgłoszeniem. Podpis powinna złożyć osoba, na komputerze której rejestrowane jest zgłoszenie. Zgłoszenie można podpisać podpisem kwalifikowanym, profilem zaufanym lub podpisem osobistym. Jeśli do zgłoszenia został dodany chociaż jeden dokument niepodpisany podpisem kwalifikowanym, zgłoszenie może być podpisane tylko profilem zaufanym. System podpowie krok po kroku, co należy zrobić, aby złożyć podpis w każdym z trybów. Aby wysłać zgłoszenie, należy kliknąć przycisk "Wyślij zgłoszenie do repozytorium".
Opłaty i weryfikacja zgłoszenia
Bezpłatne złożenie sprawozdania finansowego jest dostępne dla wszystkich przedsiębiorców wpisanych do KRS pod warunkiem, że zgłoszenia dokona osoba uprawniona do reprezentacji, której numer PESEL jest ujawniony w KRS. Jeśli do rejestru nie wpisano żadnego reprezentanta z numerem PESEL, otrzymasz automatyczny komunikat, że dokonanie zgłoszenia w trybie bezpłatnym nie jest możliwe.
Płatne złożenie sprawozdania finansowego oznacza złożenie płatnego (140 zł), elektronicznego wniosku na formularzu KRS-Z30, o wpis w rejestrze przedsiębiorców wzmianki o złożeniu dokumentów finansowych. Jeśli korzystasz z systemu S24, za zgłoszenie zapłacisz 140 zł. Opłatę w systemie S24 zapłacisz bezgotówkowo. Po naciśnięciu przycisku „Opłać i wyślij” system S24 przekieruje na stronę e-Płatności, gdzie można dokonać przelewu z konta bankowego, zapłacić kartą kredytową albo kartą płatniczą. Płatności można dokonać tylko z banku wymienionego na stronie e-Płatności.
System weryfikuje dokonane zgłoszenie pod kątem kompletności i formalnej poprawności. Jeśli automatyczna weryfikacja wykaże braki w zgłoszeniu, otrzymasz powiadomienie o kolejnych krokach do podjęcia.
Status sprawozdania po wysyłce
Po wysłaniu sprawozdania w systemie RDF, znajdzie się ono w Repozytorium Dokumentów Finansowych, najszybciej, jak to możliwe. Przy dużym obciążeniu systemu dokumenty są zamieszczane w ciągu 24 godzin. Sprawozdanie finansowe złożone w systemie S24 pojawi się w Repozytorium Dokumentów Finansowych po rozpoznaniu wniosku KRS-Z30 przez sąd rejestrowy. Informacja o tym pojawi się w zakładce "Korespondencja".
Konsekwencje Niewywiązania się z Obowiązków
Sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie Ministerstwa Finansów. Niemniej jednak, kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym udostępnianie sprawozdania finansowego.
W sytuacji zatwierdzania obiegowego (np. w przypadku podatników CIT niezarejestrowanych w rejestrze przedsiębiorców), sprawozdanie finansowe musi zostać przekazane do Szefa KAS wraz ze sprawozdaniem z badania (o ile był obowiązek jego badania), w terminie 10 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.
tags: #elektroniczna #wysylka #bilansu #osp