W kontekście funkcjonowania Ochotniczej Straży Pożarnej (OSP), zagadnienie stosowania pieczątek na dokumentach budzi wiele pytań. Chociaż w polskim prawie brakuje jednoznacznych przepisów prawnych nakazujących posiadanie i używanie pieczątek firmowych przez podmioty gospodarcze, w praktyce ich obecność jest często nieodzowna. Niniejszy artykuł przedstawia ogólne zasady dotyczące pieczątek, ich rolę w dokumentacji OSP oraz aspekty kryminalistyczne związane z ich autentycznością.
Ogólne zasady prawne dotyczące pieczątek
W Polsce nie ma zapisu prawnego, który nakazywałby stosowanie pieczątek firmowych przez właścicieli działalności gospodarczych - niezależnie od tego, czy ma być to pieczątka firmy jednoosobowej, czy też pieczątka firmowa spółki komandytowej. W praktyce jednak brak pieczątki może okazać się uciążliwy, np. podczas dopełniania procedur bankowych czy urzędowych, a także w obrocie handlowym. Na wielu dokumentach widnieje bowiem miejsce przeznaczone na podpis i pieczęć firmową. Gdy przedsiębiorca nie posiada pieczątki firmowej, zdarza się, że konieczne jest wypełnienie oświadczenia o braku firmowego stempla lub ręczne wpisanie na dokumencie informacji: „Nie posiadam pieczątki firmowej”.
Ponadto istnieje prawo, które nakazuje ujawnianie określonych danych w obrocie gospodarczym, a za niestosowanie się do niego, przedsiębiorca może być ukarany grzywną nawet 5 000 zł. Dane te można zawrzeć na pieczątce i dzięki temu odbić na dokumentach jednym ruchem ręki.
Co powinna zawierać pieczątka firmowa?
Wzory pieczątek firmowych mogą być przeróżne. Ponieważ nie istnieją regulacje prawne na temat ich zawartości, koloru odbicia czy rozmiaru, przedsiębiorcy mają pełną dowolność w wyborze produktów. Poniżej przedstawiono najbardziej popularne i funkcjonalne wzory odbić pieczęci firmowych:
- Wzór pieczątki firmy jednoosobowej: W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej wzór pieczątki firmowej powinien zawierać nazwę działalności, adres i NIP. Nazwa firmy jednoosobowej to często imię i nazwisko jej właściciela, poszerzone czasem o dodatkowe elementy. W zależności od tego, jakie dane podano we wniosku CEIDG-1, takie same dane powinny znaleźć się na pieczątce.
- Pieczątka firmowa - spółka komandytowa i spółka z ograniczoną odpowiedzialnością: Przedsiębiorcy, którzy działają w formie spółek, w dokumentach skierowanych do organów lub osób, muszą przedstawiać następujące dane:
- nazwę firmy,
- oznaczenie formy prawnej działalności,
- siedziba i adres,
- NIP,
- oznaczenie sądu rejestrowanego i numer KRS.
Pieczątki w Ochotniczej Straży Pożarnej
W kontekście funkcjonowania Ochotniczej Straży Pożarnej (OSP), pojawia się pytanie o stosowanie pieczątek imiennych dla członków zarządu. Przykładowo, czy sekretarz OSP powinien posiadać własną imienną pieczątkę, tak jak naczelnik czy prezes? Sekretarz czasami pisze i wysyła pisma w imieniu OSP, a taka pieczątka mogłaby się przydać.
Posiadanie imiennej pieczątki przez członka zarządu OSP jest uznawane za praktyczne rozwiązanie. Pieczątka jest przydatna, ponieważ podpisy osób mogą być nieczytelne. Poza tym wszelkie protokoły z zebrań i inne dokumenty wyglądają bardziej autentycznie, gdy widnieje na nich podpis z pieczęcią. Przykładowa pieczątka dla sekretarza może zawierać "Sekretarz OSP [imię i nazwisko]".
Ważne jest, aby w OSP prowadzona była ewidencja pieczątek. Cała dyskusja na temat zasad stosowania pieczątek świadczy o tym, że jest pewien bałagan i nie wszystko jest uregulowane. Takie sprawy jak wzory dokumentów i pieczęci powinny być określone odgórnie i ujednolicone, aby wszędzie było jednakowo.
Badania kryminalistyczne pieczęci i stempli
Pieczątki i stemple od czasów historycznych odgrywają bardzo dużą rolę w potwierdzaniu autentyczności dokumentów i nadawaniu im wiarygodności. Badania identyfikacyjne odbitek, pieczątek, pieczęci, stempli itp. wymagają dysponowania przez biegłego materiałem porównawczym. Jedną z grup kompletowanego materiału komparatywnego powinny stanowić dokumenty bezwpływowe, zawierające odbitki przedmiotowej pieczątki i sporządzone w okresie zbliżonym do datowania dowodowego dokumentu.
Materiał ten jest szczególnie ważny w przypadku, gdy od przypuszczalnej daty sporządzenia dowodowego odcisku do dnia pobrania wzorów z danej pieczątki upłynęło co najmniej kilka miesięcy. W wyniku dalszej eksploatacji pieczątki (tj. po wykonaniu zakwestionowanego odcisku) mogą bowiem powstać nowe cechy, a istniejące wcześniej zmienić swój obraz. Wskazane jest przekazanie biegłemu pieczątki wraz z postanowieniem o dopuszczeniu dowodu z opinii biegłego i materiałem dowodowym, który samodzielnie pobiera odpowiednie wzory odbitek.
W praktyce jednak najczęściej okoliczności sprawy wymagają sporządzenia tych wzorów przez prowadzącego postępowanie policjanta. Naczelną zasadą, którą należy przestrzegać przed przystąpieniem do czynności pobierania wzorów, jest zachowanie urządzeń pieczętnych w nienaruszonym stanie - nie wolno pieczątek myć, czyścić, podklejać, ani wprowadzać jakichkolwiek zmian w ich układzie, zabezpieczając należycie przed przypadkowym uszkodzeniem. Pobieranie wzorów odcisków pieczątki, podobnie jak pozostałe analogiczne czynności dotyczące wzorów pisma ręcznego i maszynowego, jest czynnością procesową i wymaga udokumentowania w formie protokołu.
Metody fałszowania pieczątek i ich wykrywanie
Druga część syntetycznego materiału o badaniach nad pieczęciami i odciskami wskazuje na metody transferu odręcznego - przenoszenie autentycznych odbitek pieczątek drogą kopiowania przez kalkę techniczną lub ołówkową z użyciem odręcznego odwzorowania rysunku napieczętnego. Jako ciekawostkę dotyczącą przedmiotowego tematu, można wskazać, że podczas kwerendy w aktach o sygn. „1. podrobienia pieczątki (...) dokonałem w następujący sposób - do starej książeczki lekarskiej pod kartę z pieczątką (...) włożyłem papier kredowy, a pod papier kalkę ołówkową parafinowaną stroną na wierzch, czyli w kierunku papieru kredowego, a pod kalkę płytkę z twardego materiału. Następnie odcisnąłem pieczątką niepiszącym wkładem do długopisu. Pozwoliło to na otrzymanie na papierze kredowym lustrzanego odbicia wzoru pieczątki (...). Dalej papier kredowy przyłożyłem w nowej książeczce (...) w miejsce, gdzie miała być odbita pieczęć (...), a następnie poprzez nacisk zewnętrzny długopisu na drugą stronę papieru kredowego przeniosłem treść pieczątki (...), 2. - odrysowanie wzoru pieczęci na kalce tuszem danego koloru i odbicie tego rysunku na papier, dzięki czemu uzyskiwano pieczęcie na papierze nieróżniące się od oryginału.” Korzystanie z tak wytworzonych dokumentów w procederze przestępczym powoduje częste zapotrzebowanie na badania techniczne dokumentów.
Wprowadzenie do kryminalistyki: nauka o przestępczości
Możliwości kryminalistycznych badań dokumentów są dość szerokie, gdyż pozwalają one dokonać m.in. ustaleń, czy do sygnowania dokumentu w kilku miejscach wykorzystano tę samą pieczątkę. W badaniach takich dokonuje się analizy treści oraz właściwości topograficznych i mierzalnych poszczególnych elementów graficznych, tworzących odbitki pieczątek, jak również - w miarę możliwości - cech indywidualnych lub indywidualizujących związanych z zakładanym uszkodzeniem lica pieczątki. Przy stwierdzeniu różnic w takich cechach, możliwe jest wykluczenie tożsamości pieczątek użytych do ostemplowania dokumentu, natomiast brak odmienności nie wyklucza użycia tej samej pieczątki, chociaż zarazem - przy współczesnych możliwościach technicznych ich produkcji - nie daje też takiej pewności.
Pieczęć a dokument w świetle prawa
Dokonując omówienia przedmiotowej tematyki, należy dokonać także analizy, która pozwoli odpowiedzieć na pytanie, czy pieczątkę albo stempel można określić mianem dokumentu. Bardzo dobrym narzędziem do badania tego zagadnienia jest wyrok Sądu Najwyższego z dnia 14 października 1991 r. (sygn. akt. II KRN 302/91, OSP 1992/6, poz. 140), w którym wskazano, że: „Czyn polegający na zniszczeniu pieczątki Związku nie wypełnia znamion art. 268 kk. Pieczęć nie może być uznana za dokument w rozumieniu art. 120 § 13 kk, gdyż nie jest przedmiotem, który samoistnie stanowi dowód prawa, stosunku prawnego lub okoliczności mogącej mieć znaczenie prawne. Pieczęć lub stempel mogą, a w pewnych wypadkach muszą być użyte jako nośnik znaku będącego istotnym elementem dokumentu, samoistnie jednak nie stanowią dokumentu”.
Wykładnię powyższą potwierdza brzmienie art. 265 § 3 kk, w którym ustawodawca uznał podrobienie, przerobienie lub nabywanie m.in. pieczęci lub stempla jedynie za czynność przygotowawczą do podrobienia lub przerobienia dokumentów. Z przepisu tego wyraźnie wynika, że podrobienie lub przerobienie pieczęci nie jest tożsame z przerobieniem lub podrobieniem dokumentu. Mając na uwadze powyższy wyrok SN i jego uzasadnienie, należy wskazać, że pieczęć i stempel nie mogą być uznane za dokument, ponieważ nie są przedmiotem, który samoistnie stanowi dowód prawa, stosunku prawnego lub okoliczności mogącej mieć znaczenie prawne, tym samym nie spełniają definicji dokumentu wskazanej w art. 115 § 14 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r.
Podsumowując, trzeba stwierdzić, że pieczątki i stemple od czasów historycznych odgrywają bardzo dużą rolę w potwierdzaniu autentyczności dokumentów i nadawaniu im wiarygodności. Jednakże należy wyraźnie podkreślić, że o ile do XX w. wartość dowodowa pieczątek i stempli była olbrzymia, ponieważ większość instytucji dysponowała własną, spersonalizowaną pieczęcią na produkcję, której miała wyłączność, o tyle obecnie rozwój technologii, a także obowiązujące przepisy prawa pozwalają na powszechny dostęp do każdego rodzaju oraz wzoru pieczątki i stempla. Dlatego też należy wskazać, że badania identyfikacyjne pieczęci, stempli i ich odcisków są bardzo skomplikowane i mają swoje ograniczenia badawcze.