Ochotnicza Straż Pożarna (OSP) i Związek Ochotniczych Straży Pożarnych funkcjonują w oparciu o przepisy ustawy Prawo o stowarzyszeniach. Zarówno OSP, jak i ZOSP są stowarzyszeniami zarejestrowanymi w Krajowym Rejestrze Sądowym, a szczegółowe zadania i organizację Ochotniczej Straży Pożarnej oraz ich związku określa statut. Władze poszczególnych OSP zostały określone w ich statutach i składają się z walnego zebrania członków, zarządu oraz komisji rewizyjnej. Struktura władz Ochotniczej Straży Pożarnej odpowiada demokratycznej strukturze władz państwa polskiego, gdzie walne zebranie członków jest władzą stanowiącą, zarząd władzą wykonawczą, a komisja rewizyjna władzą kontrolną.
Zarządzanie i struktura władz w OSP
Proces wyboru i skład Zarządu OSP
Aby tworzyć i obsadzać funkcje w zarządzie, należy go najpierw wybrać. Zgodnie ze związkowym wzorem statutu, walne zebranie członków wybiera osoby, które tworzyć będą zarząd, ale bez wskazania konkretnych funkcji. Nowo powołany zarząd ustala, kto jakie obowiązki może wziąć na siebie w rozpoczynanej kadencji. Innymi słowy, to członkowie zarządu wybrani przez walne zebranie decydują o podziale funkcji w zarządzie. W praktyce najczęściej zarząd podejmuje tę decyzję, oddalając się na chwilę w trakcie walnego zebrania. Wybory władz OSP odbywają się w głosowaniu tajnym lub jawnym, a kadencja władz OSP trwa zazwyczaj 4 lata i kończy się z chwilą powołania nowych władz.
Wzorcowy statut mówi o wyborze od 5 do 9 osób do zarządu. Zarząd OSP jest wybierany przez walne zgromadzenie członków spośród członków walnego zgromadzenia w liczbie ustalonej przez statut. Zarząd wybiera ze swego grona prezesa, naczelnika, dwóch wiceprezesów, sekretarza i skarbnika, a także może wybrać gospodarza, kronikarza i zastępcę naczelnika straży. Naczelnik pełni jednocześnie funkcję wiceprezesa.
Funkcje obligatoryjne i dodatkowe w Zarządzie OSP
Wzorcowy statut OSP wymienia skład zarządu, wskazując funkcje jako obligatoryjne: prezes, 2 wiceprezesów, skarbnik, sekretarz, naczelnik (który pełni jednocześnie funkcję wiceprezesa). Są także funkcje dodatkowe, wybierane w razie potrzeby, takie jak kronikarz, gospodarz czy zastępca naczelnika. Niektóre funkcje są wymagane przez prawo i bez ich obsadzenia organizacja nie zostanie zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym. Ochotnicze straże różnią się między sobą zarówno liczebnością, jak i zakresem realizowanej działalności statutowej, a przede wszystkim tym, czy są włączone w system ratowniczo-gaśniczy.
Mimo tradycji obsadzania licznego zarządu w OSP, w małych środowiskach wiejskich zdarzają się już minimalne, pięcioosobowe składy. Oprócz malejącego zaangażowania mieszkańców, ma na to wpływ obawa członków stowarzyszenia przed wzięciem na siebie obowiązków na całą kadencję, szczególnie że często brakuje im rozeznania, jakie konkretnie są to obowiązki.
Ogólne zasady działania Zarządu OSP
Wszyscy członkowie zarządu mają równorzędny status, pomiędzy nimi nie ma podległości i nadrzędności, czyli nie obowiązuje żadna hierarchia. Tryb pracy i szczegółowe kompetencje przypisane poszczególnym jego członkom mogą być ujęte w regulaminie pracy zarządu, przyjętym uchwałą zarządu (bez konieczności zatwierdzenia go przez walne zebranie). W rzeczywistości podział kompetencji zgodnie ze statutem nie jest taki prosty. W Polsce jest ponad 16,5 tysiąca OSP i trudno zakładać, że każdy zarząd wygląda tak samo.
Warto jednak dążyć do realizowania modelu podziału kompetencji i do przypisania odpowiednich ról odpowiednim osobom, myśląc o tym na długo przed walnym zebraniem wyborczym. Zarząd może dokooptować do swego składu nowych członków na miejsce ustępujących, w liczbie nieprzekraczającej 1/3 ustalonego składu.
Rola Gospodarza w OSP: Szczegółowy zakres obowiązków
Status funkcji Gospodarza
Funkcja gospodarza jest funkcją dodatkową, nieobligatoryjną. Jeżeli jest taka wola uczestników walnego zebrania, gospodarz nie musi być członkiem zarządu. Moim zdaniem gospodarz powinien być w każdej OSP, która chce dobrze pracować i rozwijać się.
Kluczowe obszary odpowiedzialności Gospodarza
Wydawałoby się, że zakres obowiązków gospodarza jest prosty - dbać o porządek. Jednak takie myślenie jest błędne. Może kiedyś tak było, ale obecnie z funkcją tą związane są znacznie szersze obowiązki. Gospodarz - tak jak i wszyscy inni funkcyjni - odpowiada przed zarządem OSP za wiele spraw. Najogólniej określając, gospodarz odpowiada za całość mienia OSP, to znaczy za jego właściwy stan oraz za nadzór nad jego zabezpieczeniem i właściwym użytkowaniem.
Utrzymywanie porządku i czystości
Gospodarz odpowiada za utrzymywanie strażnicy i jej otoczenia w należytym porządku i czystości. Zwłaszcza przy obiektach większych, oznacza to, że organizuje system utrzymania porządku i czystości. Sam może oczywiście chwycić za miotłę, ale nie jest to jego kluczowy obowiązek. On ma zorganizować system, to znaczy zaproponować zarządowi sposób - sprzątanie przez druhów we własnym zakresie, zlecenie sprzątania podmiotowi zewnętrznemu (co jednak pociąga za sobą dodatkowe koszty) czy też inne rozwiązanie.
Zabezpieczenie mienia OSP
Jedną z poważniejszych spraw jest zabezpieczenie strażnicy. To do gospodarza należy piecza nad tym, aby mienie stowarzyszenia było odpowiednio zabezpieczone przed kradzieżą i innymi stratami. Oznacza to przemyślenie i przedstawienie zarządowi propozycji wykonania działań. Dotyczy to zarówno zabezpieczenia przed kradzieżą z włamaniem, jak i niedopuszczenia do zbędnego niszczenia pomieszczeń i sprzętu, a także właściwego ubezpieczenia majątku OSP. Stąd też do niego należy dbałość o terminowe zawieranie i przedłużanie umów na ubezpieczenie budynków i sprzętu posiadanego przez straż.
Eksploatacja obiektu i udostępnianie mienia
Ponieważ gospodarz zajmuje się obiektem, w którym siedzibę ma OSP, naturalną sprawą jest, że to właśnie on powinien odpowiadać za jego bieżącą eksploatację. Inaczej mówiąc, to w jego ręku powinny być sprawy wypożyczania sali (jeśli takową dysponujemy) i udostępnianie innego mienia OSP podmiotom zewnętrznym. To on powinien prowadzić rozmowy na ten temat i zgłaszać sprawę zarządowi do kolektywnego podjęcia decyzji. W porozumieniu z zarządem gospodarz odpowiada też za terminowe prowadzenie przeglądów (kominiarskich, elektrycznych itp.) i konserwację budynku OSP oraz terenów przyległych.
Współpraca z Naczelnikiem
Niekiedy zachodzi różnica zdań co do tego, czy gospodarz ma prawo ingerować w sprawy garaży, gdzie stoją wozy pożarnicze, czyli w obszar będący domeną naczelnika. Odpowiedź jest prosta: tak. Gospodarz ma nie tylko prawo, ale i obowiązek doglądania porządku wszędzie, na całym terenie należącym do OSP. Tyle że na obszarze, gdzie obowiązuje gotowość bojowa, działa w porozumieniu z naczelnikiem, żeby ta gotowość nie poniosła uszczerbku. Zasada współdziałania dotyczy prawie całej działalności członków zarządu i innych funkcyjnych OSP.
Do gospodarza należy więc także pilnowanie utrzymywania w należytej czystości i porządku posiadanego przez członków JOT sprzętu ratowniczego oraz wszystkich urządzeń łączności i sygnalizacji alarmowej. Wszelkie nieprawidłowości w tej dziedzinie powinien zgłaszać bezpośrednio naczelnikowi. Możliwe jest również rozwiązanie, w którym to naczelnik osobiście odpowiada za pomieszczenia garażowe i znajdujący się w nich sprzęt, ale w takim przypadku musi to być wyraźnie przez zarząd ustalone.
Zarządzanie magazynami
Ponieważ gospodarz odpowiada za stan mienia OSP, do niego też należy sprawa magazynu (czy magazynów). W małej jednostce, gdzie wystarczy jeden niewielki magazyn, gospodarz może być osobiście magazynierem. W OSP dużych, dysponujących zróżnicowanym mieniem o znacznej nieraz wartości, może zajść konieczność podzielenia magazynu na kilka części. I tak może być oddzielny magazyn sprzętu, oddzielny mundurowy, a także wydzielony magazyn materiałów pędnych (paliwa i smary).
Wówczas gospodarz kontroluje i koordynuje działalność magazynierów i odpowiada za ich poprawną pracę. Podobnie jak w innych obszarach, część obowiązków gospodarza i w tym zakresie może przejąć np. naczelnik, zwłaszcza w przypadku magazynu sprzętu i paliwa.
Odpowiedzialność finansowa i rozliczenia
Zaleca się, żeby gospodarz złożył na ręce prezesa OSP pisemne oświadczenie o odpowiedzialności finansowej w zakresie pełnionych czynności, podobne do oświadczenia, jakie obligatoryjnie składa skarbnik. Takie oświadczenie powinni także złożyć magazynierzy. W praktyce, żeby uniknąć nieporozumień, korzystne jest, aby oświadczenia takie złożyli wszyscy członkowie zarządu, zapobiega to wrażeniu, że tylko część członków władz jest odpowiedzialna za to, co robi, a część nie.
W zasadzie wszystkie przychody i wydatki powinny mieć akceptację zarządu OSP. Praktycznym rozwiązaniem jest upoważnienie gospodarza do samodzielnych zakupów do wysokości kwoty określonej przez zarząd. Ze swych działań gospodarz rozlicza się przed zarządem na jego posiedzeniach. Stąd, jeżeli nawet gospodarz nie jest formalnie członkiem zarządu, powinien być na zebraniach stałym gościem. Przy konieczności wydatku przekraczającego określony limit, gospodarz powinien zgłosić zarządowi taką potrzebę, a zarząd po ustaleniu jej konieczności - akceptować bądź odrzucić propozycję.
Księga Majątkowa OSP - narzędzie Gospodarza
W celu prawidłowego wypełniania swych obowiązków i właściwego ich dokumentowania, gospodarz powinien prowadzić „Księgę majątkową OSP”, zwaną też księgą inwentarzową. Służy ona do bieżącej ewidencji środków trwałych i nietrwałych oraz ich użytkowania. Nie istnieje jeden, obowiązkowy wzór takiej księgi. Można ją kształtować odpowiednio do potrzeb OSP.
„Księga majątkowa OSP” składa się z czterech części, które - w przypadku większej OSP - mogą stać się oddzielnie prowadzonymi księgami. Księga majątkowa ma sens tylko w przypadku jej prowadzenia na bieżąco. Odpowiada za nią gospodarz, ale praktyczne jest powierzenie prowadzenia każdej z jej czterech części innej osobie. Może to być magazynier, może inny druh lub druhna. Właściwe prowadzenie ewidencji majątku OSP jest dość czasochłonne i pracochłonne, tym niemniej jest konieczne. Gospodarowanie majątkiem powierzonym, z czego musimy się okresowo rozliczać, jest sprawą odpowiedzialną, a większość zatargów na tym tle wynika ze złego prowadzenia dokumentacji.
Ewidencja materiałowa
Ewidencja materiałowa dotyczy zapisu zakupów i zużycia materiałów, to znaczy materiałów budowlanych, pędnych itp. Każdy rodzaj materiału powinien mieć wykaz na oddzielnej stronie. Ewidencję środków o małej wartości jednostkowej (np. materiały kancelaryjne czy środki utrzymania czystości) można zapisywać na podstawie rachunków zbiorczo, np. raz na kwartał.
Ewidencja środków o małej wartości jednostkowej (nietrwałych)
Ewidencja środków nietrwałych dotyczy przedmiotów trwałego użytku o wartości jednostkowej do 3500 zł. Są to np. odzież, węże, elementy wyposażenia bojowego, artykuły administracyjne, sportowe czy świetlicowe. Przedmioty, zaliczone do środków nietrwałych, powinny być oznakowane symbolami inwentarzowymi, w skład których zaleca się, by wchodziły: numer inwentarzowy, rok wprowadzenia do użytku i oznaczenie OSP. Zdjęcie środka nietrwałego z ewidencji może nastąpić tylko na podstawie odpowiedniego protokołu zniszczenia.
Ewidencja środków trwałych
Ewidencja środków trwałych dotyczy gospodarki przedmiotami trwałymi. Według obowiązujących obecnie przepisów finansowych ich wartość jednostkowa jest większa niż 3500 zł. Są to np. budynki czy samochody, ale także i drobniejszy sprzęt (np. motopompy czy agregaty prądotwórcze). Od kilku lat sygnalizuje się - ze względu na inflację oraz wzrost cen i podatku VAT ‒ potrzebę podniesienia minimalnej księgowej wartości środków trwałych, ale nic nie wskazuje na to, by w możliwej do przewidzenia przyszłości coś się pod tym względem zmieniło.
Ewidencja wyposażenia osobistego
Ewidencja wyposażenia osobistego jest ostatnią częścią księgi majątkowej OSP. Dotyczy ona wyposażenia osobistego wszystkich członków OSP (w tym członków JOT).
Inne kluczowe funkcje w Zarządzie OSP
Prezes
Wzorcowy statut mówi, że prezes „reprezentuje OSP na zewnątrz oraz kieruje pracami zarządu”. To jedyne wskazane w dokumencie kompetencje przypisane tej funkcji. Z jednej strony zatem prezes ma reprezentować swoją organizację „na zewnątrz”, zarówno w oficjalnych sytuacjach. Z drugiej strony prezes kreuje aktywność i czuwa nad organizacją pracy zarządu: zwołuje posiedzenia zarządu, proponuje porządek obrad, przewodniczy zebraniom, przedstawia projekty uchwał. Prezes ma także obowiązek złożyć walnemu zebraniu sprawozdanie z działalności prowadzonej przez zarząd za dany rok. Statut ani inne przepisy nie zakładają, że prezes ma mieć jakieś konkretne kwalifikacje, nacisk stawia się zwykle raczej na predyspozycje osobiste.
Naczelnik
Naczelnik powołany jest przez zarząd do dowodzenia jednostką. Najważniejszym zadaniem naczelnika jest zorganizowanie jednostki operacyjno-technicznej (JOT) i nadzór nad jej działalnością. Zarząd, wybierając ze swego grona osobę, której powierzy funkcję naczelnika, kieruje się jego doświadczeniem i predyspozycjami. Dobry naczelnik ma się cieszyć zaufaniem, a zatem powinien posiadać takie cechy, jak doświadczenie, odpowiedzialność, dyspozycyjność, zdolność kierowania ludźmi, konsekwencja, postępowanie zgodne z zasadami. Powinien być także gotowy do podnoszenia kompetencji. Naczelnik kieruje jednostką operacyjno-techniczną jednoosobowo w formie rozkazów i poleceń.
Sekretarz
W organizacjach sięgających po środki z dotacji sekretarz, współpracując z koordynatorami projektów, może czuwać także nad przygotowaniem lub sprawdzać prawidłowość dokumentów projektowych (wniosków, sprawozdań, umów związanych z realizacją zadań) w części dotyczącej ogólnych informacji o OSP. Dobrze, by sekretarz posiadał podstawowe kompetencje cyfrowe, by móc współuczestniczyć np. w przygotowywaniu prezentacji.
Skarbnik
Skarbnik dba o prawidłowość wystawianych i przyjmowanych dokumentów (dowodów) księgowych (faktur, rachunków, not księgowych, KP/KW itp.) i kompletuje je w chronologii (w podziale na bank i kasę). Prowadzi na bieżąco raport kasowy. Czuwa nad terminowym wypełnieniem przez zarząd obowiązku złożenia rokrocznie zeznania podatkowego CIT-8, a w przypadku pełnej księgowości także sprawozdania finansowego. Opracowuje we współpracy z zarządem roczny plan finansowy na dany rok oraz sprawozdanie z wykonania planu. Przynajmniej raz na dwa lata przeprowadza inwentaryzację wyposażenia, a raz na cztery lata inwentaryzację środków trwałych.
Kronikarz
Dzisiaj najczęściej dokumentowanie ważniejszych wydarzeń w OSP prowadzone jest na portalach społecznościowych, organizacje zakładają swoje strony i grupy kontaktowe. Kronikarz lub inna osoba prowadząca taką stronę wykorzystuje różne narzędzia i technologie informatyczne, by podawane informacje były atrakcyjne i wpływały na korzystny odbiór organizacji w społeczności.
Różnorodność interpretacji i praktyk w OSP
Funkcja gospodarza w OSP, choć nie zawsze obligatoryjna, jest często obecna i odgrywa ważną rolę w codziennym funkcjonowaniu jednostki. Co kraj, to obyczaj - w Polsce jest ponad 16,5 tysiąca OSP i trudno zakładać, że każdy zarząd wygląda tak samo, a podział kompetencji jest identyczny.
Przykłady lokalnych rozwiązań
- W niektórych OSP funkcje Skarbnik-Gospodarz pełni jedna osoba. Taki Skarbnik-Gospodarz zajmuje się finansami i zakupami, dba o umundurowanie i sprzęt, pozyskuje środki finansowe od sponsorów, ale nie ma nic wspólnego ze sprzątaniem, jedynie dopilnowaniem, żeby było posprzątane.
- Gospodarz może być wybrany, a jego zadania mogą być związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, np. wynajmem sali. W takim przypadku gospodarz w imieniu zarządu zawiera umowy na wynajem, rozlicza je, przekazuje i odbiera salę, kuchnię i sprzęty, wydaje naczynia na imprezy, wykonuje drobne naprawy oraz prowadzi książkę rezerwacji sali. Może również ustalać komu i kiedy wynająć salę, a także kontaktować się w sprawie awarii i remontów (np. w przypadku obecności oddziału przedszkolnego w remizie). Poza tym może nadzorować centralne ogrzewanie w okresie grzewczym.
- W innych jednostkach gospodarz nie ma specjalnie określonych obowiązków. Jeżeli jest również kierowcą, głównie zajmuje się samochodem i sprzętem, jego stałym utrzymaniem w gotowości. W razie potrzeby wypierze mundury, włączy ogrzewanie czy zajmie się sprzątaniem.
Te różnorodne praktyki pokazują elastyczność w adaptacji funkcji gospodarza do specyficznych potrzeb i możliwości danej jednostki OSP, podkreślając jego znaczenie w codziennym zarządzaniu majątkiem i infrastrukturą.
tags: #gospodarz #osp #oznaczenie