Napisanie profesjonalnego e-maila po angielsku to umiejętność, która przydaje się nie tylko w szkole, ale także w życiu codziennym i zawodowym. Tego typu wiadomości wymagają szczególnej staranności - zarówno pod względem językowym, jak i strukturalnym. W biznesie oraz sytuacjach formalnych gramatyka, pisownia i interpunkcja powinny zawsze być poprawne, a sam język musi być konkretny, uprzejmy i perswazyjny. Dobrze sformułowana wiadomość otwiera drzwi do kontaktów i buduje Twój profesjonalny wizerunek.
Ten przewodnik od Moose Centrum Języków Obcych przedstawi wszystkie zasady, gotowe zwroty i przykłady wiadomości, dzięki czemu zyskasz większą swobodę i łatwiej osiągniesz swój cel. Wystarczy znać kilka prostych reguł, żeby pisać pewniej i bez błędów. Liczy się układ treści, poprawne zwroty i uprzejmy ton. Nawet krótka wiadomość nabierze wtedy odpowiedniego charakteru.
Struktura formalnego e-maila
Formalna korespondencja pisemna charakteryzuje się określoną strukturą, na którą składają się nagłówek, wstęp, rozwinięcie, zakończenie i podpis. Jasny podział na akapity i stosowanie odpowiednich zwrotów jest niezmiernie ważne, ponieważ długa wiadomość może być odebrana jako mało konkretna i utrudnić zrozumienie intencji nadawcy. Dobra praktyka wskazuje, aby tekst podzielony był na krótkie akapity, nie dłuższe niż 4 wiersze.
1. Temat wiadomości (Subject Line)
Temat powinien krótko sygnalizować to, o czym chcemy napisać. Poświęć trochę czasu na przemyślenie tematu - to pierwsza rzecz, którą widzi odbiorca. Temat powinien być zwięzły, ale przede wszystkim powinien zapowiadać, czego dotyczy list lub jaki jest jego powód. Czytelny, jasny temat pozwala oszczędzić czas adresata i jest oznaką szacunku wobec niego.
Unikaj tematów typu: „Hi!”, „Important” lub „How are you?”, ponieważ są one nieprecyzyjne oraz brzmią przypadkowo. Naszą wiadomość możemy zatytułować np. „Fluentbe - Interview invitation”. W samym tytule odbiorca widzi, kto do nas napisał i w jakiej sprawie. W razie potrzeby użyj znaczników takich jak ‘Fwd’ (wiadomość przekazana), ‘Reply’ (odpowiedź) lub ‘Urgent’ (pilne), aby dodatkowo zawęzić temat.
Oto kilka przykładów tematów wiadomości po angielsku:
- Friday’s meeting cancelled
- Interview invitation
- Application for Marketing Specialist Position
2. Powitanie (Salutation)
Na początek powinniśmy przywitać naszego odbiorcę. W przypadku wiadomości formalnych kluczowe są uprzejme i oficjalne zwroty. Formalna konwencja wiadomości nie pozostawia miejsca na umieszczenie w niej zwrotów charakterystycznych dla języka mówionego. Pamiętaj, by po imieniu postawić przecinek, a także sprawdzić, jaki tytuł ma adresat (Mr, Mrs, Ms, Dr).
- Dear Mr. Johnson (Szanowny Panie Johnson)
- Dear Ms. Smith (Szanowna Pani Smith)
- Dear Dr. Kowalski (Szanowny Panie Doktorze Kowalski)
Użycie Dear razem z imieniem i nazwiskiem wydaje się najbezpieczniejszą opcją, jeśli zwracamy się do osoby, której nie znamy osobiście. Jeśli nie wiesz, czy dana Pani jest mężatką, stosuj bezpieczne Ms. (pani), a nie Mrs. (mężatka) czy Miss (panna).
W przypadku osób, których nie znasz lub nie znasz ich nazwiska, użyj:
- To Whom It May Concern (Do wszystkich zainteresowanych)
- Dear Sir/Madam (Szanowny Panie/Pani)
Warto również pamiętać, że w amerykańskiej angielszczyźnie po powitaniu często stawia się dwukropek (np. Dear Mr. Smith:), natomiast w brytyjskiej angielszczyźnie zazwyczaj używa się przecinka (np. Dear Mr. Smith,).
3. Wstęp (Opening)
Wstęp powinien być rozwinięciem tematu i sygnalizować kwestię, którą chcemy rozwiązać, bądź nawiązywać do wcześniejszej korespondencji, którą otrzymaliśmy. W pierwszej części wiadomości konieczne jest wyjaśnienie celu, dla którego postanowiliśmy ją napisać. Jeśli adresat i Ty nie znacie się osobiście, uprzejmość nakazuje przedstawić się.
Jako wstęp możesz napisać na przykład:
- My name is Jan Kowalski. I am writing to enquire about your English courses available in Warsaw. (Nazywam się Jan Kowalski. Piszę, aby zapytać o Państwa kursy angielskiego dostępne w Warszawie.)
- I am writing in response to your advertisement for the post of teaching assistant placed at indeed.com. (Piszę w odpowiedzi na Państwa ogłoszenie o stanowisko asystenta nauczyciela umieszczone na indeed.com.)
- I am writing to express my dissatisfaction with… (Piszę, żeby wyrazić moje niezadowolenie z powodu…)
- I am writing in reference to our last conversation. (Piszę w odniesieniu do naszej ostatniej rozmowy.)
40 angielskich zwrotów potrzebnych do spotkań online
4. Rozwinięcie (Body)
Rozwinięcie jest główną częścią korespondencji, która zawiera więcej szczegółów sprawy wyjaśnionej we wstępie. Zacznij od najważniejszej informacji. Po przedstawieniu się i podaniu przyczyny wiadomości możesz rozpocząć pracę nad jej treścią. Bądź bezpośredni i uprzejmy. Zawsze staraj się sprawnie przejść do meritum i uważaj, aby nie stracić uwagi odbiorców.
Jeśli wiadomość to skarga, opisujemy jej przyczynę oraz problem, z jakim się zmagamy. Gdy mamy do czynienia z ofertą, w rozwinięciu doprecyzujmy korzyści z niej płynących. Pamiętaj, aby zawsze używać pełnych zdań i uprzejmych zwrotów. Unikaj skrótów typu "don’t", "didn’t", "aren’t"; zamiast tego pisz pełne formy, np. "do not", "did not", "are not".
Przydatne zwroty w rozwinięciu:
Wyrażanie prośby lub zapytania:
- Could you please let me know if…? (Czy mogliby Państwo dać nam znać czy…?)
- Would you be so kind as to…? (Czy byliby Państwo tak uprzejmi…?)
- I would be (most) grateful if you could… (Byłbym wdzięczny gdybyście Państwo…)
- Could we possibly arrange a meeting? (Czy moglibyśmy umówić się na spotkanie?)
- Would it be possible for you to send me…? (Czy byłoby możliwe, aby Państwo mi wysłali…?)
- I would appreciate it if you could send me a sample. (Byłbym wdzięczny za przesłanie próbki.)
- Can you tell me more about…? (Czy możesz powiedzieć mi więcej na temat…?)
- I wondered if you could help me. (Zastanawiałem się, czy mógłbyś mi pomóc.)
Informowanie i załączniki:
Częstym błędem jest brak informacji o załączonych dokumentach czy plikach. Dzięki temu odbiorca dowie się o dołączonym pliku i go nie przeoczy. Pamiętaj również o używaniu typowych lub zgodnych typów plików.
- Attached please find… (W załączeniu przesyłam…)
- Please find enclosed… (W załączeniu znajdą Państwo…)
- I am sending you the documents as an attachment. (Przesyłam Państwu dokumenty w załączniku.)
- Please find the attached file. (W załączeniu przesyłam plik.)
- I’m attaching the document you requested. (Załączam dokument, o który prosiłeś.)
- Please be informed that… (Uprzejmie informujemy, że…)
- We are able to confirm that… (Możemy potwierdzić, że…)
Wyrażanie przeprosin i żalu:
- We would like to apologize for any inconvenience caused. (Chcielibyśmy przeprosić za powstałe niedogodności.)
- Please accept our apologies for the delay. (Proszę przyjąć nasze przeprosiny za opóźnienie.)
- I am writing to offer my sincerest apologies. (Piszę, aby wyrazić moje najszczersze przeprosiny.)
- Please accept our sincerest apology. (Proszę przyjąć nasze najszczersze przeprosiny.)
- It was not our intention to… (Nie było naszą intencją, żeby…)
- We will make sure that this won’t happen again. (Upewnimy się, że to się więcej nie powtórzy.)
- I admit that it was my fault. (Przyznaję, że to była moja wina.)
Wyrażenia stosowane w przypadku reklamacji lub niezadowolenia:
- I am writing to express my dissatisfaction with… (Piszę, żeby wyrazić moje niezadowolenie z powodu…)
- I regret to say that I’m not fully satisfied with… (Z przykrością stwierdzam, że nie jestem w pełni usatysfakcjonowany/a z…)
- I would like to draw your attention to… (Chciałbym/Chciałabym zwrócić Państwa uwagę na…)
- I’m writing to express my concern about the fact that… (Piszę, aby wyrazić swoje obawy na temat…)
- I would be grateful if you could send me a full refund as soon as possible. (Będę wdzięczny/wdzięczna gdybyście mogli Państwo wysłać mi pełny zwrot kosztów tak szybko, jak to tylko możliwe.)
- I feel that you should consider an appropriate refund. (Uważam, że powinniście Państwo rozważyć odpowiedni zwrot kosztów.)
- We look forward to dealing with this matter with no delay. (Oczekujemy, że zajmą się Państwo tą sprawą bezzwłocznie.)
- Please note that the goods we ordered have not yet arrived. (Proszę zauważyć, że zamówione przez nas towary jeszcze nie dotarły.)
- As a regular customer of yours, I feel disappointed with the way I have been treated. (Jako stały klient, jestem rozczarowany sposobem, w jaki mnie potraktowano.)
- I assume you will provide me with a justification for this situation. (Oczekuję uzasadnienia tej sytuacji.)
- I believe this entitles me to a full refund. (Uważam, że mam prawo do pełnego zwrotu kosztów.)
- I hope I will not be forced to take any further action. (Mam nadzieję, że nie będę zmuszony do podejmowania dalszych kroków.)
- To solve this problem I require you to replace the faulty device. (Aby rozwiązać ten problem, proszę o wymianę wadliwego urządzenia.)
5. Zakończenie (Closing)
Zakończenie powinno być podsumowaniem kwestii, które zawarliśmy w poprzedzających je paragrafach, oraz treścią dotyczącą oczekiwań wobec odbiorcy. Zanim napiszesz formę zamknięcia, uprzejmie jest jeszcze raz podziękować czytelnikowi i dodać kilka uwag. Często będziesz też oczekiwał odpowiedzi lub działania w konkretnym czasie - nie zaszkodzi zatem dodać np.: ‘I would be grateful if you get back to me by ……….’ (Będę wdzięczny za odpowiedź do ….). Jeśli nie masz czasu na odpowiedź, poinformuj o tym. Nikt nie lubi być pozostawiony bez informacji zwrotnej.
Możliwe zwroty na zakończenie:
Wyrażanie nadziei na dalszy kontakt:
- I look forward to hearing from you. (Czekam na Państwa odpowiedź.)
- Please reply at your earliest convenience. (Proszę o odpowiedź w najbliższym dogodnym terminie.)
- We hope you can settle this matter to our satisfaction. (Mamy nadzieję na pomyślne rozwiązanie tej sprawy.)
- Hope to hear from you soon. (Mam nadzieję, że szybko się odezwiesz.)
Propozycja dalszego kontaktu:
- Should you have any questions, do not hesitate to contact me. (Jeśli mają Państwo jakieś pytania, proszę się ze mną skontaktować.)
- Please let me know if I can be of assistance. (Proszę dać mi znać, jeśli mogę w czymś pomóc.)
- Please contact me if you need any more information. (Proszę o kontakt, jeśli potrzebują Państwo więcej informacji.)
- Let me know if you need anything. (Proszę dać mi znać, jeśli czegoś Państwo potrzebują.) - mniej formalne, ale często spotykane w biznesie
Podziękowania:
- Thank you in advance for all the information. (Dziękuję z góry za wszystkie informacje.)
- Thank you for your help. (Dziękuję za pomoc.)
- Thank you for your attention to this matter. (Dziękuję za uwagę poświęconą tej sprawie.)
6. Podpis (Signature)
Forma zamknięcia jest podobna do formy pozdrowienia. Pamiętaj, aby używać tytułu, imienia i nazwiska lub innego podpisu. Jeśli list zaczyna się od “Dear Sir or Madam”, należy napisać “Yours faithfully”. Jeśli napisałeś nazwisko odbiorcy, na przykład “Dear Mr Kowalski”, zamknięcie powinno brzmieć “Yours sincerely”.
Możliwe zwroty do podpisu:
- Yours faithfully (Z poważaniem) - gdy nie znamy nazwiska odbiorcy
- Yours sincerely (Z poważaniem) - gdy znamy nazwisko odbiorcy
- Best regards (Pozdrawiam serdecznie)
- Regards (Pozdrawiam)
- Respectfully yours (Z wyrazami szacunku)
- Kind regards (Z poważaniem)
Po tym stawiamy nasz podpis. I gotowe!
Styl i ton w formalnej korespondencji
W języku angielskim podział na ton formalny i nieformalny ma ogromne znaczenie. W wiadomościach formalnych możesz używać neutralnego stylu. Bądź konkretny, ale jednocześnie perswazyjny. Twoja wiadomość musi spełniać oczekiwania dotyczące tonu, stylu i formatowania. Unikaj emotikonek i emocjonalnych wypowiedzi.
Rozwinięte formy
Zamiast skrótów typu "I’m happy", napisz "I am glad". To samo tyczy się skrótów "don’t", "didn’t", "aren’t" i innych. Wszystkie z nich powinny być rozwinięte do pełnej formy - "do not", "did not", "are not".
Formalne słownictwo
Spróbuj używać synonimów z wyższej półki. Zamiast "I can’t wait for your answer", napisz "I’m looking forward to hearing from you". Pamiętaj, że w wielu firmach używa się skrótów, np. FYI (For Your Information) albo ASAP (As Soon As Possible). Takie skróty są naturalne w komunikacji zawodowej i warto je znać, żeby lepiej rozumieć wiadomości od współpracowników.
Skomplikowane słownictwo
Nie trzeba używać bardzo skomplikowanego słownictwa. Najważniejsza jest poprawność i uprzejmość. W Moose Centrum Języków Obcych uczymy praktycznego języka - takiego, który przyda Ci się w realnych sytuacjach.
Dodatkowe wskazówki
Formatowanie wiadomości
- Używaj konserwatywnych stylów czcionek, takich jak „Arial” lub „Times New Roman”.
- Pamiętaj, aby użyć odpowiedniego rozmiaru czcionki, na przykład 12-punktowego.
Korekta
Nie polegaj wyłącznie na automatycznym sprawdzaniu gramatyki lub pisowni za pomocą aplikacji lub funkcji poczty. Możesz poprosić kogoś o korektę, skorzystać z forów lub usług internetowych. Możesz także spróbować samodzielnie przeczytać wiadomość na głos przed jej wysłaniem.
Bezpieczeństwo informacji
Pamiętaj, że każdy serwer może zostać zhakowany, co oznacza, że ktoś może ukraść informacje z Twojej wiadomości. Niektóre osoby mogą udostępniać je umyślnie lub nieumyślnie, dlatego zawsze należy pamiętać, aby nie przekazywać żadnych poufnych informacji, które mogłyby zostać później wykorzystane przeciwko Tobie.