Każda organizacja pozarządowa, w tym Ochotnicza Straż Pożarna (OSP), prowadząca pełną księgowość, ma ustawowy obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego za miniony rok obrotowy. Obowiązek ten dotyczy wszystkich jednostek, niezależnie od tego, czy prowadziły one aktywną działalność w danym roku, czy osiągały przychody lub ponosiły koszty.
Sprawozdanie finansowe to kluczowy dokument dla członków zarządu fundacji, stowarzyszeń oraz osób odpowiedzialnych za księgi rachunkowe. Wymaga ono zachowania określonej formy oraz terminów.
1. Przygotowanie sprawozdania w strukturze logicznej
Od 2020 roku forma elektroniczna sprawozdania jest ściśle określona. Organizacje muszą sporządzać dokumenty w tzw. strukturze logicznej (plik w formacie .xml).
- Osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (księgowy/księgowa), przygotowuje sprawozdanie według załącznika nr 6 do ustawy o rachunkowości. Dokument ten składa się z trzech części: bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej.
- Aplikacja e-Sprawozdania służy jedynie jako narzędzie techniczne. Należy samodzielnie wpisywać do niej dane finansowe, ponieważ system nie dokonuje automatycznych obliczeń.
- Przed podpisaniem pliku .xml warto wygenerować tzw. wersję czytelną (w formacie PDF) za pomocą funkcji "Wizualizacje sprawozdań" w aplikacji, aby zarząd mógł zapoznać się z treścią dokumentu.
2. Podpisanie sprawozdania finansowego
Zgodnie z ustawą, sprawozdanie musi zostać podpisane elektronicznie. Wymagane są podpisy:
- Osoby, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.
- Co najmniej jednej osoby z zarządu (zgodnie z ustawą o rachunkowości).
Wszystkie osoby podpisujące dokument muszą posiadać podpis elektroniczny lub Profil Zaufany. Warto ustalić w gronie zarządu kolejność podpisywania pliku. Po każdym podpisaniu dokumentu warto zapisać plik z nową nazwą (np. dodając inicjały), aby łatwiej było zidentyfikować wersję z kompletem podpisów.
3. Zatwierdzenie sprawozdania
Sprawozdanie finansowe musi zostać zatwierdzone przez właściwy organ organizacji, co zazwyczaj określa statut (najczęściej jest to walne zebranie członków). Organ zatwierdzający podejmuje w tej sprawie stosowną uchwałę.
Termin zatwierdzenia sprawozdania przypada na koniec szóstego miesiąca od dnia bilansowego (dla organizacji, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, jest to 30 czerwca).
4. Wysyłka do odpowiednich organów
Po zatwierdzeniu sprawozdanie należy przekazać do właściwych instytucji w formie elektronicznej:
| Instytucja | Termin wysyłki |
|---|---|
| Szef Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) | 15 dni od daty zatwierdzenia |
| Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) | 15 dni od daty zatwierdzenia |
Choć przepisy nie nakazują wysyłki uchwały o zatwierdzeniu do KAS, zaleca się jej dołączenie jako dokumentu potwierdzającego dopełnienie formalności. W przypadku organizacji posiadających status OPP, sprawozdanie należy umieścić w bazie sprawozdań organizacji pożytku publicznego najpóźniej do 15 lipca.