Prowadzenie dokumentacji w Ochotniczych Strażach Pożarnych (OSP) odgrywa ważną i często czasochłonną rolę, zwłaszcza w zakresie zarządzania sprzętem mechanicznym. Prawidłowe ewidencjonowanie i rozliczanie kart pracy oraz kart drogowych pojazdów jest kluczowe dla sprawnego funkcjonowania jednostki, jej rozliczeń finansowych oraz zapewnienia gotowości operacyjnej. Niniejszy artykuł przedstawia kompleksowe informacje dotyczące kart pracy i drogowych, a także wskazuje na nowoczesne rozwiązania ułatwiające te procesy.
Podstawy Prawne i Wymogi Dotyczące Dokumentacji Sprzętu w OSP
Obowiązki związane z dokumentacją sprzętu w OSP wynikają z szeregu przepisów. Na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tj. Dz. U. z 2020 r. poz. 713 z późn. zm.) oraz art. 32 ust. 2 ustawy o ochronie przeciwpożarowej z dnia 24 sierpnia 1991 r. (Dz. U. z 2020 r. poz. 713 z późn. zm.) wydawane są zarządzenia regulujące te kwestie. Przykładem jest Zarządzenie Nr 1 Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej z dnia 24 stycznia 2020 r., które określa zasady eksploatacji sprzętu.
Zgodnie z wymogami, rozruch kontrolowany stosuje się w pojazdach samochodowych i sprzęcie silnikowym raz w miesiącu. W przypadku wyjazdu do zdarzeń i używaniu urządzeń specjalnych lub wyjazdów w innych celach niż ratowniczo-gaśnicze w danym tygodniu nie wykonuje się rozruchu. Kierowca i konserwator samochodu ponosi odpowiedzialność za powierzony mu pojazd, dba o czystość i porządek w samochodzie.
Procedury Ewidencjonowania i Rozliczania Sprzętu
Prawidłowy obieg kart pracy i drogowych jest fundamentem ewidencji sprzętu w OSP. Miesięczne karty drogowe pojazdów pożarniczych kierowca/konserwator otrzymuje od pracownika zajmującego się sprawami OSP w Urzędzie Miejskim, po rozliczeniu za poprzedni okres użytkowania. Podobnie, okresowe karty pracy sprzętu silnikowego otrzymuje kierowca lub konserwator Ochotniczej Straży Pożarnej odpowiedzialny za utrzymanie sprzętu silnikowego, od pracownika zajmującego się sprawami OSP w Urzędzie Miejskim, po rozliczeniu się za poprzedni okres użytkowania.
Własność i Wydawanie Kart Pracy - OSP a Urząd Gminy
Wiele jednostek OSP zadaje sobie pytanie, czy mogą posiadać własne karty pracy sprzętu silnikowego, czy też muszą być one wydawane przez właściwy Urząd Miejski. Kwestia ta zależy od właściciela sprzętu - karty pracy wystawia właściciel sprzętu. Nic nie stoi na przeszkodzie, by posługiwać się wzorem kart drogowych, jakie obowiązują w Państwowej Straży Pożarnej (PSP) z rozporządzenia Komendanta Głównego PSP.
Jeśli OSP posiada swój własny program do prowadzenia ewidencji paliwowej, naczelnik może wydawać kierowcom i operatorom te karty, a następnie samodzielnie obliczać paliwo i na podstawie własnych kart rozliczać się z Urzędem Gminy. W PSP rozliczanie paliwa jest bardziej złożone niż w OSP. Przykładowo, w niektórych jednostkach OSP z paliwa do sprzętu silnikowego rozlicza się w okresie 6 miesięcy, a z pojazdów co 3 miesiące.
Cyfryzacja Zarządzania Sprzętem w OSP - Rola Aplikacji
Wprowadzenie nowoczesnych aplikacji, takich jak Strażak.Online, znacznie usprawnia obsługę spraw administracyjnych w jednostce. Aplikacja bardzo ułatwia i przyspiesza prowadzenie jednostki OSP. Dzięki niej udało się znacznie skrócić czas potrzebny na rozliczanie zdarzeń oraz ułatwić zarządzanie sprzętem, w tym przeglądy i naprawy. Sprawy takie jak wnioski o wypłatę ekwiwalentu dla strażaków, podsumowanie roku czy dokumentacja do zebrania sprawozdawczego przestały być problemem. Jest to jeden z nielicznych programów, który umożliwia pracę na więcej niż jednej jednostce.
Moduł statystyczny jest niezwykle przydatny, sprawiając, że przygotowanie argumentacji na potrzeby wnioskowania o dotacje zajmuje zaledwie kilka minut. Wiele jednostek korzysta z aplikacji drugi rok, podkreślając, że prowadzenie jednostki staje się prostsze i bardziej komfortowe, a wszystkie potrzebne informacje i dane są w jednym miejscu. Dla użytkowników najbardziej pomocne są moduły strażaków oraz pojazdów, a niektóre jednostki planują wdrożyć moduł ewidencji akcji do użytku w najbliższym czasie.
Aplikacja jest stale udoskonalana w oparciu o opinie różnych użytkowników, a jej twórcy są otwarci na sugestie. Dostępne tutoriale pomagają zrozumieć działanie programu i nauczyć osoby, które nie są biegłe w takich rzeczach. Wydaje się, że nie ma drugiej tak mocno rozwiniętej aplikacji dla Straży jak Strażak.Online, i każdy znajdzie tutaj coś dla siebie. Program jest polecany każdemu, kto lubi mieć uporządkowane sprawy jednostki.
Przykładowe Dokumenty i Formularze Ewidencji Sprzętu
Na rynku dostępne są różnorodne wzory dokumentów, które wspomagają ewidencjonowanie i rozliczanie sprzętu mechanicznego w OSP. Wiele z nich bazuje na formularzach Państwowej Straży Pożarnej.
Przykładowe druki związane z ewidencją pojazdów i sprzętu:
- PSP28 - Okresowa karta pracy pojazdu (A4/100k-2str. pap.)
- PSP29 - Wkładka uzupełniająca do karty pracy pojazdu (A4/100k-2str. pap.)
- PSP30 - Rozliczenie przebiegu i czasu pracy oraz zużycia paliwa (A4/100k pap.)
- PSP30A - Miesięczna karta drogowa pożarniczego pojazdu samochodowego (A4/100k-2str. pap.)
- PSP31 - Okresowa karta pracy sprzętu silnikowego (A4/100k pap.)
- PSP32 - Roczna karta eksploatacji pojazdu i sprzętu (A5/100k pap.)
- OSP06 - Książka działań ratowniczo-gaśniczych OSP (A4/50k opr.)
- OSP06A - Książka działań ratowniczo-gaśniczych OSP (A5/50k opr.)
- U43 - Książka paliw (A4/100k opr.)
Oprócz wymienionych, dostępne są również inne druki wspierające ogólne zarządzanie jednostką, takie jak książki skarbnika (OSP01), inwentarzowe (OSP02), naczelnika (OSP03), protokołów (OSP05) czy rejestr odznaczeń (OSP07), a także druki specyficzne dla działań ratowniczych, np. Karta zdarzenia (PSP22) czy Informacja ze zdarzenia (PSP23).
tags: #karta #sprzetu #mechanicznego #osp