Komisja Rewizyjna (KR) jest organem kontrolnym w strukturze Ochotniczych Straży Pożarnych (OSP), której zadaniem jest nadzór nad działalnością Zarządu. Mimo jej kluczowej roli, wybór członków komisji rewizyjnej odbywa się podczas zebrań wyborczych zazwyczaj tuż po wyłonieniu członków zarządu, czyli po opadnięciu największych emocji. Często - niesłusznie - ma to miejsce w poczuciu mniejszej istotności, co powoduje, że do organu kontroli trafiają osoby mniej doświadczone i czasem wybrane "z łapanki".
Zakres kompetencji komisji rewizyjnej wynika bezpośrednio z jej kontrolnej roli w organizacji. Warto pamiętać, że praca komisji rewizyjnej to nie tylko kontrole, a jej głównym zadaniem nie jest wyłącznie wytykanie popełnionych błędów.
Proces wyboru członków Komisji Rewizyjnej
Statut OSP precyzyjnie określa tryb powołania i liczbę członków Komisji Rewizyjnej. Walne zebranie członków powołuje skład komisji, a na pierwszym posiedzeniu jej członkowie wybierają spośród siebie przewodniczącego. Zwykle odbywa się to jeszcze w trakcie walnego zebrania - komisja oddala się na jakiś czas i dokonuje wyboru. Nazwisko przewodniczącego KR podawane jest już w protokołach z zebrania wyborczego.
Najrozsądniejszy i najbardziej przydatny byłby wybór na członków KR osób, które posiadają odpowiednie kompetencje. Mogą to być osoby z racji wykonywanych zawodów (np. ekonomicznych) lub osobistych predyspozycji. Cennym atutem jest również doświadczenie we wcześniejszej pracy w zarządach organizacji, choć nie zawsze jest to możliwe, z uwagi na odmładzające się szeregi OSP. Zawsze warto postawić na szkolenia i uzupełnianie wiedzy o prawidłowym zarządzaniu organizacją również przez członków Komisji Rewizyjnej.
Kluczowe kompetencje i zadania Komisji Rewizyjnej
Do kluczowych zadań komisji rewizyjnej należy:
- Kontrola sprawozdania finansowego (w sytuacji, gdy OSP ma obowiązek jego sporządzenia, czyli gdy prowadzi księgowość zgodnie z ustawą o rachunkowości, a nie uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów) i opiniowanie w sprawie jego zatwierdzenia.
- Nadzorowanie sytuacji, w której z członkiem zarządu należałoby podpisać umowę (np. o pracę, umowę zlecenie, umowę o dzieło czy umowę sprzedaży/zakupu). W praktyce art. 11 ust. 4 statutu OSP oznacza, że w takich okolicznościach komisja rewizyjna sprawuje nadzór.
Komisja Rewizyjna nie tylko kontroluje, ale również doradza i wspomaga Zarząd w prawidłowym funkcjonowaniu organizacji.
Częstotliwość i tryb spotkań
Komisja Rewizyjna zbiera się przynajmniej raz w roku, zwykle jest to zebranie poświęcone kontroli działalności OSP. Z pewnością nie zaszkodziłoby spotykać się częściej, szczególnie gdy wymagają tego przełomowe momenty w działaniach organizacji. Przykłady takich momentów to konieczność zaciągnięcia zobowiązań, podjęcie decyzji o ważnych inwestycjach czy sprzedaży majątku, np. pojazdów. Zebranie zwołuje przewodniczący Komisji Rewizyjnej.
Działy wolontariatu są teraz zobowiązane do posiadania komisji audytowych
Dokumentacja pracy Komisji Rewizyjnej: Protokoły i przechowywanie
Dokumenty sporządzane przez Komisję Rewizyjną, podobnie jak w przypadku Zarządu, powinny być odpowiednio przechowywane. Z jednej strony muszą być chronione przed zniszczeniem, z drugiej - dostępne dla członków organizacji lub zarządu. Same sprawozdania (protokoły) ze spotkań nie muszą być jawne dla osób spoza komisji. Dobrą praktyką jest jednak przekazanie protokołu ze spotkania wszystkim członkom stowarzyszenia, na przykład poprzez umieszczenie go na serwerze stowarzyszenia i udostępnienie członkom na wirtualnym dysku w tzw. "chmurze".
Wzór sprawozdania (protokołu) Komisji Rewizyjnej OSP
Przykładowy wzór sprawozdania komisji rewizyjnej OSP na walne zebranie sprawozdawcze, dostępny na stronie zosprp.pl (zakładka "Kampania sprawozdawcza"), zawiera ocenę prowadzenia następujących dokumentów (jeśli są prowadzone):
- książki kasowej,
- książki pracy OSP,
- książki naczelnika,
- książki gospodarza.
Takie sprawozdanie stanowi podstawę do rzetelnej oceny funkcjonowania jednostki OSP przez Walne Zebranie Członków.
