Ochotnicza Straż Pożarna (OSP) funkcjonuje jako stowarzyszenie posiadające osobowość prawną, a jej majątek jest wspólnym majątkiem wszystkich członków, powierzonym czasowo w kolegialne zarządzanie członkom zarządu, pod bacznym okiem komisji rewizyjnej. Nowo wybrany zarząd OSP staje przed szeregiem istotnych zadań i obowiązków, które są kluczowe dla prawidłowego funkcjonowania jednostki.
Rola i Zadania Zarządu OSP
Zarząd stowarzyszenia powoływany jest, aby uniknąć konieczności zwoływania walnego zebrania za każdym razem, gdy trzeba podjąć jakąś decyzję. Członkowie zarządu kierują pracą OSP, reprezentują i wypowiadają się w imieniu jednostki, dbają o majątek i nim zarządzają. Zarząd podejmuje decyzje w imieniu całego stowarzyszenia.
Podstawowe obowiązki i reprezentacja
- Pierwszym i najważniejszym obowiązkiem zarządu jest dbałość o działanie OSP w oparciu o statut.
- Zarząd zwołuje walne zebranie - sprawozdawcze i sprawozdawczo-wyborcze zgodnie ze statutem, a nadzwyczajne w razie potrzeby.
- Zarząd informuje sąd rejestrowy i organ nadzorujący (urząd gminy) o swoim składzie, miejscu zamieszkania członków, a także o adresie siedziby OSP lub jego zmianie. Dobrym zwyczajem jest zawiadamianie o zmianach także zarządu oddziału powiatowego Związku OSP RP (jeśli OSP jest członkiem Związku) i komendanta powiatowego PSP.
- Na życzenie organu nadzorującego zarząd udziela wszelkich wyjaśnień dotyczących działalności OSP oraz udostępnia wszystkie niezbędne dokumenty. Należy pamiętać, że udostępnianie oryginałów dokumentów może odbywać się tylko w lokalu OSP, co jest wyraźnym zapisem statutowym, nie obowiązującym jedynie prokuratury.
- Zarząd podejmuje uchwały w sprawie przyjmowania i skreślania z listy członków OSP, a także w sprawie przyznawania dyplomów i nagród oraz występowania z wnioskami o przyznanie odznaczeń i odznak.
Dostosowanie i aktualizacja Statutu
Zarząd dba, by statut OSP był zgodny z ustawą Prawo o stowarzyszeniach. Jeżeli w organizacji mają zajść zmiany, które obejmują zapisy zawarte w statucie (dodatkowe cele, formy działalności, zmiany reprezentacji, możliwość wynagradzania członków zarządu, status OPP, źródła przychodów itp.), statut musi być zaktualizowany i w nowej wersji zatwierdzony przez KRS (obowiązuje dopiero od momentu zatwierdzenia przez sąd). Zarząd inicjuje tylko takie działania, których zakres jest opisany w statucie. Jeśli widzi możliwość rozszerzenia zakresu działalności, zwraca się do walnego zebrania, proponując projekt statutu uwzględniający korzystne dla OSP zmiany. Najlepiej, by planując rozszerzenie zakresu działalności statutowej i formułując wprowadzane do statutu nowe cele działalności, odnieść się do zapisów art. 4 ust. Ustawy. Należy wybrać te obszary, które odpowiadają możliwościom organizacji i potrzebom środowiska, w którym działa (np. działalność na rzecz osób w wieku emerytalnym albo działalność na rzecz rozwoju przedsiębiorczości na wsi). Podobnie należy dostosować zapisy statutu, gdy nie przewiduje on wszystkich możliwych źródeł pochodzenia przychodów, np. nawiązek sądowych, albo nowych rodzajów działalności (odpłatnej lub gospodarczej), a pojawia się pomysł na ich rozwinięcie.
Planowanie działalności i budżetu
Zarząd opracowuje projekty rocznego planu działalności i budżetu OSP, które uchwala walne zebranie, oraz składa walnemu zebraniu sprawozdania z ich wykonania. Ma również prawo do zaciągania w imieniu OSP zobowiązań finansowych. Minimalną formą planowania w OSP jest wypełnienie związkowego wzoru planu finansowego, które zwykle odbywa się w oparciu o dane roku poprzedniego i obejmuje stałe przychody (składki członkowskie, gminne dotacje celowe na utrzymanie strażnic) oraz koszty (energii elektrycznej, podatków, składek do związku). Dobrze jest, gdy planowanie poprzedzone jest analizą poprzednich działań i rozważeniem wszystkich potrzeb oraz możliwości, a także szans na pozyskanie dodatkowych źródeł finansowania.
Komisja Rewizyjna - Organ Kontroli Wewnętrznej
Komisja rewizyjna to organ kontroli wewnętrznej OSP. Członkowie komisji mają za zadanie kontrolować działalność statutową OSP z uwzględnieniem spraw finansowych.
Skład i wybór
Komisja rewizyjna jest wybierana na walnym zebraniu sprawozdawczo-wyborczym i wybiera spośród siebie przewodniczącego, który ją później reprezentuje. Jeśli w trakcie kadencji któryś z członków komisji przestanie pełnić swe obowiązki, komisja rewizyjna OSP może dokooptować do swojego składu nowych członków, na miejsce ustępujących, w liczbie nieprzekraczającej 1/3 jej składu. Członek komisji rewizyjnej OSP nie może być jednocześnie członkiem zarządu tej OSP, współmałżonkiem członka tego Zarządu, ani pozostawać z członkami tego zarządu w stosunku pokrewieństwa, powinowactwa lub podległości z tytułu zatrudnienia. Nie może być również skazany prawomocnym wyrokiem sądowym za (jakiekolwiek) przestępstwo z winy umyślnej.
Zakres kontroli i obowiązki
- Komisja powinna przynajmniej raz w roku przeprowadzić kontrolę całokształtu działalności statutowej OSP, ze szczególnym uwzględnieniem gospodarki finansowej i opłacania składek członkowskich.
- Składa na walnych zebraniach sprawozdania z przeprowadzonych kontroli, wraz z oceną działalności OSP, i wnioskuje o udzielenie bądź nieudzielenie zarządowi absolutorium.
- Ma prawo i obowiązek bieżącego przedstawiania zarządowi uwag i wniosków, dotyczących jego pracy. Uwagi te powinny być przedstawiane w sposób rzeczowy, bez sprawiania wrażenia „polowania na czarownice”.
Relacje z Zarządem
Statut zapewnia komisji rewizyjnej, że jest każdorazowo informowana o posiedzeniach zarządu OSP i jej przedstawiciele mają prawo uczestniczyć (bez prawa głosu stanowiącego, jedynie z głosem doradczym) w obradach. W praktyce najczęściej na zebraniu sprawozdawczym przedstawiane jest sprawozdanie komisji. W wielu jednostkach komisja rewizyjna zapraszana jest na spotkania zarządu z głosem doradczym. W odróżnieniu od innych stowarzyszeń, członek komisji rewizyjnej OSP - inaczej niż inni członkowie OSP - nie ma prawa do otrzymywania wynagrodzenia w jakiejkolwiek formie ze strony macierzystej OSP. Nie dotyczy to przypadków, gdy członek komisji rewizyjnej jest jednocześnie ratownikiem i otrzymuje ekwiwalent za udział w akcjach czy szkoleniach, a także gdy jest konserwatorem sprzętu.
Proces Wyboru i Rejestracji Nowego Zarządu
Zarząd OSP wybierany jest podczas walnego zebrania członków OSP, które jest najwyższą władzą stowarzyszenia. W większości jednostek co 5 lat odbywa się walne zebranie sprawozdawczo-wyborcze, podczas którego przeprowadzane są wybory.
Walne Zebranie Sprawozdawczo-Wyborcze
Podczas takiego zebrania druhowie dokonują wyboru nowego zarządu na kolejną, pięcioletnią kadencję. Udzielają także absolutorium dotychczasowemu zarządowi, co oznacza akceptację jego działań i decyzji podejmowanych w określonym czasie, po uzyskaniu opinii komisji rewizyjnej.
Wymogi dotyczące składu Zarządu
Statut wzorcowy OSP określa skład zarządu i opisuje zadania komisji rewizyjnej. Wymienionych jest pięć niezbędnych funkcji w zarządzie: prezes, naczelnik straży, jeden lub dwóch wiceprezesów, sekretarz i skarbnik. Naczelnik sprawuje jednocześnie funkcję wiceprezesa. Oprócz wymienionych, można - według statutu wzorcowego - utworzyć w zarządzie także funkcje gospodarza, kronikarza i zastępcy naczelnika straży, zapewniając dla nich odpowiednią liczbę miejsc w składzie zarządu na walnym zebraniu. Minimalny skład zarządu to pięć osób, maksymalny opisany - dziewięć. Można utworzyć również inne ważne funkcje, np. kapelmistrza, członka zarządu ds. sportu, kobiet czy młodzieży. Zazwyczaj wybiera się nieparzystą liczbę członków zarządu. Sąd rejestrowy może zażądać przesłania oświadczeń członków zarządu, że nie są powiązani z członkami komisji rewizyjnej w sposób opisany w statucie (nie mogą być małżonkami, pozostawać w stosunku pokrewieństwa, powinowactwa lub podległości z tytułu zatrudnienia).
Zmiany w składzie Zarządu w trakcie kadencji
Jeśli w czasie kadencji okaże się, że niektórzy członkowie zarządu, z różnych powodów, przestali pełnić swe funkcje, zarząd może dokooptować do swego składu nowych członków na miejsce ustępujących w liczbie nieprzekraczającej 1/3 ustalonego na zebraniu składu. Oznacza to, że przy składzie pięcioosobowym można dokooptować jednego członka, sześcioosobowym - dwóch, a przy dziewięcioosobowym - trzech.
Zgłaszanie zmian do KRS i procedura
Zarząd OSP musi pamiętać, iż na zgłoszenie informacji do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) ma siedem dni od zaistniałej zmiany (od daty uchwały o zmianie w składzie organów lub zmianie statutu). Zgłoszeniom do KRS podlegają wszystkie zmiany dotyczące informacji ujawnianych w KRS, także tych, które nie wymagają zmian w statucie, jak np. Zmiany informacji ujawnionych w KRS wymagają wypełnienia wniosku KRS-Z20, a jeśli zmiana wymaga także załącznika (np. KRS-ZK dotyczącego zmian w organach, KRS-W-OPP do zgłoszenia zakresu działalności pożytku itp.), to składane są także te załączniki. Do tego załączane są dokumenty potwierdzające zmiany (protokoły, listy, uchwały, ew. rezygnacje, oświadczenia itp.) - wszystkie w oryginale. Nie trzeba osobiście jechać do sądu; wystarczy wypełnić druki KRS-Z20 i dodatkowo załączniki KRS-ZK i wysłać je pocztą do odpowiedniego sądu ze względu na siedzibę OSP. W drukach KRS-ZK należy wypisać "stary zarząd" i jednocześnie zarejestrować "nowy" skład. Druki są do pobrania na stronie ZG ZOSPRP w dziale "kampania..." lub na stronie www.ms.gov.pl w zakładce KRS. OSP jest zwolniona z opłaty sądowej za zgłoszenie zmian, pod warunkiem, że nie prowadzi działalności gospodarczej. Jeśli sąd przesyła postanowienie o wniesieniu poprawek, określa w nim termin złożenia nowych dokumentów, którego należy się trzymać.
Konsekwencje braku rejestracji i opłaty
Brak rejestracji lub opóźnienie w zgłoszeniu zmian w KRS nie wiąże się z sankcjami karnymi. Jedyne konsekwencje to cywilnoprawne. Do momentu braku rejestracji zarząd nie może reprezentować straży w czynnościach cywilnoprawnych (umowy, porozumienia, oświadczenia). Może to skutkować nawet brakiem możliwości korzystania z konta bankowego, co jest szczególnie problematyczne przy pozyskiwaniu środków pieniężnych na konto (np. z 1% podatku).
Kluczowe Aspekty Funkcjonowania Zarządu
Zarządzanie dokumentacją i archiwizacja
Zarząd dokumentuje swoją pracę, działania organizacji i odpowiada za prawidłowe dokumentowanie posiedzeń walnego zebrania członków. Wszystkie dokumenty, jakie powstają w kadencji danego zarządu, nie są dokumentami tego zarządu, ale organizacji, należy dbać o ich właściwe przygotowywanie, przechowywanie i archiwizowanie. Okres przechowywania dokumentów najczęściej wykracza poza okres kadencji. Większość dokumentów księgowych przechowuje się przez minimum 5 lat (sprawozdań finansowych nie niszczy się wcale), dokumenty zatrudnieniowe nawet 50 lat. Czas przechowywania dokumentacji projektów określony jest w umowach dotacji, zwykle nie krótszy niż 5 lat. Wiele pozostałych dokumentów to historia organizacji, jej działań, wkładu pracy różnych osób, prawidłowości podejmowanych decyzji, dlatego trudno jednoznacznie odpowiedzieć, co i kiedy niszczyć.
Obieg dokumentów księgowych i rozliczanie środków
Najlepiej, by większość operacji finansowych odbywała się poprzez rachunek bankowy, nie tylko te dotyczące dotacji. Jeśli zarząd zakłada operowanie gotówką, należy prawidłowo prowadzić kasę (miesięczne raporty kasowe) i na każdą operację mieć dowód księgowy. Zarząd powinien mieć ustalony obieg dokumentów księgowych; faktury i rachunki zatwierdzają na odwrocie podpisem wskazane osoby. Dokumenty są układane w chronologii, z podziałem na bank i kasę. Takie opisy są szczególnie ważne dla księgowego, który nie powinien domyślać się, czy dany koszt jest prawidłowo zrealizowany, tzn. czy jest kosztem statutowym. Koszt niezgodny z zakresem działalności statutowej powinien być opodatkowany. Wydatkując środki, należy zwracać uwagę na źródło ich pochodzenia (i uwzględniać je w opisie faktury).
- Pieniądze z dotacji są rozpisane na konkretne koszty opisane we wniosku, na które donator wyraził zgodę.
- Ściśle określone jest także wydatkowanie środków ze zbiórek publicznych, których cel podajemy w zgłoszeniu, albo z odpisów 1% podatku - zgodnie z zakresem OPP i ewentualnie wskazanym przez podatnika celem.
- O finansowaniu zakupów pieniędzmi ze składek można w OSP zadecydować z większą dowolnością, np. przygotować poczęstunek na walne zebranie członków.
- Środki z darowizn muszą być wydane wyłącznie na cele statutowe, nawet jeśli darczyńca przekazuje pieniądze bez wskazania celu. Zarząd powinien prowadzić roboczy bilans darowizn (ile pieniędzy w danym roku weszło z darowizn, a ile wydano), nie tylko tych, których cel został przez darczyńcę określony.
Rozliczenia podatkowe i sprawozdawczość
- Wszystkie organizacje, bez względu na wielkość obrotów danego roku (także te, które prowadzą uproszczoną rachunkowość, i nawet jeśli nie miały żadnych przychodów i kosztów), mają obowiązek złożenia do urzędu skarbowego rokrocznie CIT-8 (do 31 marca). Jest to zeznanie podatkowe o przychodach i kosztach poprzedniego roku podatkowego.
- OSP jako organizacja związkowa zobowiązana jest do składania sprawozdań i raportów OSP, których wzory zamieszczone są zawsze na początku roku na stronie związku (www.zosprp.pl) w zakładce „kampania sprawozdawczo-wyborcza”.
- Niektóre OSP dostają wezwanie z Głównego Urzędu Statystycznego do wypełnienia sprawozdania SOF-1 (sprawozdanie o działalności fundacji, stowarzyszeń i innych organizacji społecznych) i zgodnie z przepisami ustawy o statystyce publicznej mają obowiązek jego złożenia.
- Jeśli OSP planuje zbiórkę publiczną, zgłasza ją na portalu www.zbiorki.gov.pl (zgłoszenie elektroniczne z użyciem podpisu zaufanego lub możliwe jest pobranie formularzy do wypełnienia i przesłania w wersji papierowej). Portal służy do kontrolowania terminów składania sprawozdań z przebiegu zbiórki publicznej, a następnie sprawozdań z wydatkowania środków ze zbiórki.
- Ważnym obowiązkiem jest terminowe składanie sprawozdań z wydatkowania dotacji, w terminie określonym umową dotacji (dla projektów realizowanych ze środków publicznych jest to zwykle 30 dni od terminu zakończenia realizacji zadania). Sprawozdanie musi odpowiadać na pytanie, czy osiągnięto założone wskaźniki i rezultaty. Jeśli nie wydatkowano kwoty dotacji w całości, należy trzymać się określonych w umowie terminów wyznaczonych na zwrot pozostałych środków.
Ochrona Danych Osobowych (RODO)
OSP jest administratorem danych osobowych, które w trakcie prowadzonych działań zbiera, przechowuje i przetwarza. Bardzo ważnym obowiązkiem, który wynika z RODO, jest poinformowanie o tym zainteresowane osoby. OSP przetwarza także dane swoich członków i rzadko ma na to ich zgodę. Łatwo to naprawić, przygotowując nowy wzór deklaracji członkowskiej/aktualizacyjnej, w której „starzy” członkowie wypełnią część aktualizacyjną, podając tylko konieczne do kontaktu dane, wyrażając zgodę na ich przetwarzanie i dodatkowo wyrażając (lub nie) zgodę na wykorzystanie wizerunku, np. w celach promocji. Najważniejsze jest trzymanie się zasady zbierania minimalnej ilości danych i tylko wtedy, gdy jest to konieczne, a jeśli już jest, to przechowywanie ich w sposób bezpieczny. Do oceny, czy warunki są bezpieczne, służy analiza ryzyka, drugi dokument obowiązkowy, który organizacja powinna mieć.
Odpowiedzialność Zarządu
Zarząd rozliczany jest z prawidłowości i efektywności zarządzania organizacją, a w szczególności z dbałości o majątek i płynność finansową organizacji. Walne zebranie członków - po uzyskaniu opinii komisji rewizyjnej - udziela (lub nie udziela) zarządowi absolutorium. W sytuacji, gdy egzekucja z majątku stowarzyszenia okaże się w całości lub części bezskuteczna, wówczas każdy członek zarządu ponosi całym swoim majątkiem solidarną odpowiedzialność za zaległości podatkowe oraz za nierozliczone dotacje ze środków publicznych i zaległości za składki na ubezpieczenia społeczne. Władze OSP mają zarówno duże uprawnienia organizacyjne, jak i ogromną odpowiedzialność - zarówno przed członkami OSP, jak i przed władzami samorządowymi i państwowymi. Mówi o tym wprost art. 296 kodeksu karnego. Majątek OSP jest majątkiem wspólnym wszystkich członków, powierzonym czasowo w kolegialne zarządzanie członkom zarządu. Skarbnik ma obowiązek podpisać oświadczenie o odpowiedzialności finansowej; dobrze byłoby, gdyby takie oświadczenia złożyli także i inni członkowie zarządu. We władzach OSP powinni się znaleźć druhowie nie tylko oddani sprawom ratownictwa, ale i tacy, którzy potrafią zarządzać mieniem znacznej nieraz wartości.
Dobre Praktyki i Rozwój Jednostki
Planowanie strategiczne i pozyskiwanie środków
Zarząd powinien czynić wysiłki, by zdiagnozować potrzeby członków OSP oraz środowiska, w którym działa, i rozważać możliwości poszerzania działań w oparciu o nowe źródła przychodów. Jeśli np. brak jest środków na sfinansowanie działania Młodzieżowej Drużyny Pożarniczej (MDP), można zaplanować zbiórkę publiczną na ten cel i z jej środków zakupić sprzęt do ćwiczeń albo opłacić instruktora. Warto zapoznać się z krajowymi programami dotacyjnymi oraz stałymi programami grantowymi wielu fundacji, których cele są często zbieżne z celami statutowymi OSP, co otwiera drogę do pozyskiwania tych środków.
Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna
Odpowiedni podział obowiązków to klucz do dobrze funkcjonującej jednostki. Funkcje, na jakie zostali wybrani członkowie zarządu, determinują zadania, za które będą odpowiedzialni. Posiedzenia zarządu zwoływane są zgodnie z zapisami w statucie. Dobrą praktyką są regularne zebrania zarządu. Niektóre jednostki uchwalają regulamin pracy zarządu, dokument doprecyzowuje podział obowiązków. Jeśli podczas zebrania została podjęta uchwała, powinna zostać zapisana zgodnie z przyjętym wzorem i numeracją. Do protokołów z zebrań powinien mieć dostęp każdy członek zarządu. Dodatkowo tak prowadzona dokumentacja może być pomocna podczas walnych zebrań lub podczas kontroli. Zarząd może usprawnić komunikację wewnętrzną poprzez:
- Informowanie o pracy zarządu: Po każdym zebraniu warto napisać podsumowanie do wszystkich członków OSP, a nawet upublicznić cały protokół z zebrania.
- Informowanie o planowanych przedsięwzięciach: Warto wpisać wydarzenia do wspólnego kalendarza, aby strażacy mogli zaplanować czas. Po zakończeniu wydarzenia warto napisać sprawozdanie i przesłać je wszystkim strażakom.
- Skrzynka „Do zarządu”: Przygotowanie i ustawienie w remizie skrzynki z otworem na wrzucenie kartek z informacjami do zarządu to dobry pomysł na usprawnienie anonimowej komunikacji.
- Strona internetowa i portale społecznościowe: Posiadanie kont w mediach społecznościowych i/lub strony internetowej pozwala na publikowanie bieżących i archiwalnych wydarzeń z życia jednostki, docierając do lokalnej społeczności i prezentując historię oraz bieżące wydarzenia jednostki.
Inicjatywy dla nowego zarządu
- Zadbanie o zdrowie strażaków: Nowy zarząd powinien skontrolować stan środków ochrony indywidualnej strażaków i wyznaczyć priorytety zakupowe. Ważna jest również kwestia wydzielenia w jednostce strefy brudnej i czystej, co jest elementem profilaktyki zapobiegania nowotworom.
- Monitorowanie gotowości bojowej: Wprowadzenie monitorowania gotowości bojowej strażaków, aby mogli deklarować swoją dostępność w przypadku wystąpienia alarmu.
- Sprawozdania z akcji: Każda akcja to cenne doświadczenie, którym warto dzielić się ze wszystkimi strażakami tworzącymi zespół wyjazdowy.
- Integracja jednostki: Organizowanie pikników strażackich, zbiórek krwi czy dni otwartych to świetne inicjatywy, które budują dobry wizerunek jednostki w społeczności lokalnej, poszerzają zdolności organizacyjne i integrują jednostkę.
- Szkolenia otwarte: Przygotowanie szkoleń, np. z zakresu pierwszej pomocy, dla okolicznych mieszkańców może podnieść gotowość bojową społeczności i promować OSP.