Komisja Rewizyjna jest kluczowym organem kontrolnym w strukturze Ochotniczych Straży Pożarnych (OSP), zapewniającym przejrzystość i prawidłowość działań statutowych oraz finansowych. Jej rola, choć często niedoceniana, jest niezwykle istotna dla prawidłowego funkcjonowania każdej jednostki OSP.
Rola i Powołanie Komisji Rewizyjnej w OSP
Wybór członków komisji rewizyjnej odbywa się zazwyczaj podczas zebrań wyborczych, tuż po wyłonieniu członków zarządu. Często, niesłusznie, postrzegany jest jako etap mniejszej istotności, co może prowadzić do powoływania osób mniej doświadczonych.
Statut OSP określa tryb powołania i liczbę członków Komisji Rewizyjnej (KR). Walne zebranie członków powołuje skład komisji, a na pierwszym posiedzeniu jej członkowie wybierają spośród siebie przewodniczącego. Zwykle odbywa się to jeszcze w trakcie walnego zebrania, a nazwisko przewodniczącego KR podawane jest już w protokołach z zebrania wyborczego.
Najrozsądniejszy i najbardziej przydatny byłby wybór na członków KR osób, które posiadają odpowiednie kompetencje, z racji wykonywanych zawodów (np. ekonomicznych) lub osobistych predyspozycji, albo doświadczenie we wcześniejszej pracy w zarządach organizacji. Zawsze warto postawić na szkolenia i uzupełnianie wiedzy o prawidłowym zarządzaniu organizacją również przez członków KR.
Organem kontroli wewnętrznej OSP jest komisja rewizyjna. Jej zadania opisane są w obowiązującym statucie. Komisja jest wybierana na walnym zebraniu sprawozdawczo-wyborczym i wybiera spośród siebie przewodniczącego, który ją później reprezentuje. O ile w trakcie kadencji któryś z członków komisji przestanie pełnić swe obowiązki, o tyle komisja rewizyjna OSP może dokooptować do swojego składu nowych członków, na miejsce ustępujących, w liczbie nieprzekraczającej 1/3 jej składu.
Podstawowe Zadania Komisji Rewizyjnej OSP
Zakres kompetencji komisji rewizyjnej wynika bezpośrednio z jej kontrolnej roli w organizacji. W statucie czytamy, że Komisja Rewizyjna jest organem kontrolnym OSP i do jej zadań należy:
- Przeprowadzenie co najmniej raz w roku kontroli całokształtu działalności statutowej OSP ze szczególnym uwzględnieniem gospodarki finansowej i opłacania składek członkowskich.
- Składanie na walnym zebraniu sprawozdań z przeprowadzonych kontroli wraz z oceną działalności OSP.
- Przedstawienie Zarządowi uwag i wniosków dotyczących jego działalności.
- Wnioskowanie o udzielenie absolutorium ustępującemu Zarządowi.
Praca komisji rewizyjnej to nie tylko kontrole. Komisja ma prawo i obowiązek bieżącego przedstawiania zarządowi uwag i wniosków, dotyczących jego pracy. Oczywiście uwagi te powinny być przedstawiane w sposób rzeczowy, bez sprawiania wrażenia „polowania na czarownice”.
Komisja rewizyjna ma obowiązek kontroli sprawozdania finansowego w sytuacji, gdy OSP ma obowiązek jego sporządzenia (czyli gdy prowadzi księgowość zgodnie z ustawą o rachunkowości, a nie uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów) i opiniowania w tej sprawie. Wzór sprawozdania komisji rewizyjnej OSP na walne zebranie sprawozdawcze zawiera ocenę prowadzenia (jeśli są prowadzone): książki kasowej, książki pracy OSP, książki naczelnika oraz książki gospodarza.
Komisja zbiera się przynajmniej raz w roku (zwykle jest to zebranie poświęcone kontroli działalności OSP), ale z pewnością nie zaszkodziłoby spotykać się częściej, szczególnie gdy wymagają tego przełomowe momenty w działaniach organizacji (np. konieczność zaciągnięcia zobowiązań, podjęcie decyzji o ważnych inwestycjach czy sprzedaży mienia). Zebranie zwołuje przewodniczący.
Dokumenty, podobnie jak w przypadku zarządu, powinny być odpowiednio przechowywane, z jednej strony chronione przed zniszczeniem, z drugiej - dostępne dla członków organizacji lub zarządu. Same sprawozdania (protokoły) ze spotkań nie muszą być jawne dla osób spoza komisji. Dobrą praktyką jest jednak przekazanie protokołu ze spotkania wszystkim członkom stowarzyszenia, np. przez umieszczenie na serwerze stowarzyszenia i udostępnienie członkom na wirtualnym dysku.
Zakres Kontroli a Odpowiedzialność Naczelnika
Często pojawia się pytanie, czy komisja rewizyjna może kontrolować kierowców OSP w kwestii odpowiedniej konserwacji sprzętu oraz wymagać prowadzenia książki serwisowej samochodu i sprzętu. Zgodnie z pierwszym punktem statutowych zadań ("Przeprowadzenie co najmniej raz w roku kontroli całokształtu działalności statutowej OSP"), komisja rewizyjna może i powinna to robić.
Oczywiście, na bieżąco nadzór nad przeglądami sprzętów, wypełnianiem stosownych wymaganych dokumentów przez gminę (w zakresie działalności Jednostki Operacyjno-Technicznej - JOT) ma czuwać naczelnik. Naczelnik sprawuje jednocześnie funkcję wiceprezesa i odpowiada za JOT.
W związku z tym, jedyną kontrolę nad stanem prawidłowego wypełniania dokumentacji kierowców oraz prawidłowej konserwacji sprzętu komisja rewizyjna może wymagać od naczelnika. W razie nieprawidłowości roszczenia powinny być kierowane do niego, ponieważ naczelnik odpowiada za JOT, może np. wyznaczyć do tego gospodarza, ale nadal to on odpowiada za prawidłowe wykonanie tego zadania.
Prawne Podstawy Funkcjonowania OSP i Komisji Rewizyjnej
Ochotnicze Straże Pożarne oraz Związek Ochotniczych Straży Pożarnych RP funkcjonują jako stowarzyszenia na podstawie ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 r. - Prawo o stowarzyszeniach, ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej, a także w oparciu o przepisy ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
OSP jest stowarzyszeniem mającym osobowość prawną, podlegającym wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego. Stowarzyszenie uzyskuje osobowość prawną i może rozpocząć działalność z chwilą wpisania do KRS. Władze OSP mają zarówno duże uprawnienia organizacyjne, jak i ogromną odpowiedzialność, zarówno przed członkami OSP, jak i przed władzami samorządowymi i państwowymi.
Stowarzyszenie jest obowiązane posiadać zarząd i organ kontroli wewnętrznej, którym jest właśnie komisja rewizyjna. Statut wzorcowy OSP określa skład zarządu i opisuje zadania komisji rewizyjnej.
Wymogi i Ograniczenia dla Członków Komisji Rewizyjnej
Nie każdy członek OSP może zostać wybrany w skład komisji rewizyjnej. Tak więc, członek komisji rewizyjnej OSP:
- nie może być jednocześnie członkiem zarządu tej OSP,
- nie może być współmałżonkiem członka zarządu ani pozostawać z członkami zarządu w stosunku pokrewieństwa, powinowactwa lub podległości z tytułu zatrudnienia,
- nie może być również skazany prawomocnym wyrokiem sądowym za jakiekolwiek przestępstwo z winy umyślnej.
W odróżnieniu od innych stowarzyszeń, członek komisji rewizyjnej OSP - inaczej niż inni członkowie OSP - nie ma prawa do otrzymywania wynagrodzenia w jakiejkolwiek formie ze strony macierzystej OSP. Nie dotyczy to, oczywiście, przypadków, gdy członek komisji rewizyjnej jest jednocześnie ratownikiem i otrzymuje ekwiwalent za udział w akcjach czy szkoleniach, a także gdy jest konserwatorem sprzętu.
Dla zapewnienia właściwych warunków do pełnienia obowiązków statut zapewnia komisji rewizyjnej, że jest każdorazowo informowana o posiedzeniach zarządu OSP i jej przedstawiciele mają prawo uczestniczyć (bez prawa głosu stanowiącego, jedynie z głosem doradczym) w obradach. Na posiedzenia zarządu OSP należy zapraszać przewodniczącego komisji rewizyjnej OSP.
Odpowiedzialność Władz OSP
Majątek OSP jest majątkiem wspólnym wszystkich członków, powierzonym czasowo w kolegialne zarządzanie (pod bacznym okiem komisji rewizyjnej) członkom zarządu. Dlatego skarbnik ma obowiązek podpisać oświadczenie o odpowiedzialności finansowej. Dobrze byłoby, gdyby takie oświadczenia złożyli także i inni członkowie zarządu, dla przypomnienia i pełnej jasności dotyczącej ciążącej na nich odpowiedzialności.
We władzach OSP powinni się znaleźć druhowie nie tylko oddani sprawom ratownictwa, ale i tacy, którzy potrafią zarządzać mieniem znacznej nieraz wartości. Trudno może w to uwierzyć, ale mienie małej nawet OSP to co najmniej kilkaset tysięcy złotych, częściowo własne, częściowo użyczone przez gminę. Wystarczy policzyć wartość strażnicy, pojazdów i sprzętu. Członkowie zarządu (poza naczelnikiem) nie muszą nawet być czynnymi ratownikami. Za to niezbędna jest wiedza i umiejętności oraz choćby niewielkie talenty menadżerskie. Najlepiej, gdy doświadczeni druhowie współpracują z mniej doświadczonymi, ale obdarzonymi energią i talentami organizacyjnymi.
Specyfika Komisji Rewizyjnej Oddziału Gminnego ZOSP RP
Komisja Rewizyjna Oddziału Gminnego zgodnie z postanowieniem § 67 ust. 1 Statutu jest organem kontroli wewnętrznej oddziału gminnego i wykonuje następujące zadania:
- Kontrola działalności Zarządu Oddziału Gminnego w zakresie:
- realizacji zadań statutowych oraz wynikających z uchwał Zjazdów Oddziału Gminnego i wyższego stopnia, uchwał Zarządów Oddziału Gminnego, Powiatowego, Wojewódzkiego, Zarządu Głównego Związku OSP RP oraz ich Prezydiów,
- prowadzenia działalności finansowo - gospodarczej, w tym struktur wymienionych w § 5 statutu Związku,
- kontroli opłacania składek członkowskich.
- Współdziałanie z Komisjami Rewizyjnymi OSP.
- Udzielanie Komisjom Rewizyjnym OSP niezbędnej pomocy instruktażowej, dotyczącej ich pracy i zasad działania.
- Przeprowadzanie kontroli w jednostkach OSP na pisemną prośbę odpowiednich władz statutowych OSP.
Gminna komisja rewizyjna kontroluje zarząd gminny w zakresie określonym przez statut i tylko zarząd gminny. Oczywiście może kontrolować OSP na pisemną prośbę odpowiednich władz statutowych OSP, czyli na wniosek walnego zebrania, zarządu OSP lub komisji rewizyjnej OSP, ponieważ to te trzy organy są władzami statutowymi w OSP.
Komisja Rewizyjna Oddziału Związku Ochotniczych Straży Pożarnych RP dowolnego szczebla nie ma żadnych uprawnień do kontroli innej organizacji, jaką jest Ochotnicza Straż Pożarna, bez formalnego wniosku od władz OSP.