Walne zebranie członków to najważniejszy organ władzy stowarzyszenia, a tworzą go wszyscy jego członkowie. Działalność OSP opiera się na pracy zarządu, który podejmuje większość decyzji w bieżących sprawach. Walne zebranie zwołuje zarząd w terminach określonych w statucie.
Wzory Dokumentów ZOSP RP jako Pomoc w Prowadzeniu Walnego Zebrania
Bardzo pomocnym i dla wielu zarządów wystarczającym „przewodnikiem” jest opracowany przez ZOSP RP komplet wzorów kilkunastu dokumentów związanych z przebiegiem Walnego Zebrania Członków (WZC), aktualizowanych rokrocznie na stronie Związku w zakładce „Kampania sprawozdawcza”. Z tego kompletu należy wybierać te formularze, które odpowiadają przebiegowi konkretnego zebrania.
Każdy taki dokument można edytować, czyli można go wypełniać elektronicznie i w razie czego poprawiać wielokrotnie przed wydrukiem, co zaoszczędzi wiele czasu.
Przygotowanie do Walnego Zebrania Członków
Weryfikacja Listy Członków i Znaczenie Kworum
Przed zwołaniem WZC warto zweryfikować listę członków uprawnionych do głosowania. Często zdarza się, że w raportach zarząd podaje ogólną liczbę członków zwyczajnych, która nijak ma się do rzeczywistej liczby osób „czynnych” w OSP. To może powodować trudność w zwołaniu prawomocnego zebrania, mającego zdolność podejmowania uchwał.
Podstawą do uporządkowania spraw członkowskich jest sprawdzenie, czy poszczególne osoby w ostatnich latach wywiązywały się z obowiązków członka zwyczajnego (przede wszystkim z płacenia składek) i czy nie ma podstaw do zawieszenia lub skreślenia ich z listy członków. Zarząd przeprowadza weryfikację na tyle wcześnie, by zgodnie z trybem określonym w statucie dana osoba miała czas na uregulowanie zaległości lub w razie skreślenia na ewentualne odwołanie.
Ustalenie ostatecznej liczby członków zwyczajnych uprawnionych do głosowania jest istotne ze względu na określenie kworum (wymaganej statutem liczby członków uprawnionych do głosowania, którzy muszą się stawić na obradach). Brak kworum może być przeszkodą w szybkim podjęciu ważnej dla OSP decyzji.
Uchwały wszystkich władz OSP zapadają w głosowaniu jawnym zwykłą większością głosów, przy obecności co najmniej połowy członków uprawnionych do głosowania, chyba że dalsze postanowienia statutu stanowią inaczej.
Prawidłowość Zwołania Zebrania i Lista Obecności
Zebranie jest prawidłowo zwołane, gdy zawiadomiono wszystkich członków o terminie i miejscu zebrania oraz porządku obrad. Należy pamiętać, że najważniejsza do określenia, czy uchwały będą prawomocne, jest prawidłowo sporządzona lista obecnych.
Biorąc pod uwagę, że są wśród nich członkowie o różnym statusie (zwyczajni, wspierający, honorowi, młodzież z MDP) oraz zaproszeni goście, bardzo ważne jest, by ktoś „wtajemniczony” czuwał nad zbieraniem podpisów, by nie było pomyłek. Dobrą praktyką, szczególnie w większych liczebnie strażach, jest też wcześniejsze przygotowanie listy obecności z wpisanymi nazwiskami wszystkich członków OSP, z zaznaczeniem członków uprawnionych do głosowania (zwyczajnych). Ułatwi to pracę komisji mandatowej i szybkie ustalenie spełnienia warunku kworum.
Powoływanie i Zadania Komisji podczas Walnego Zebrania
Trudno powiedzieć, jak w rzeczywistości udaje się powoływanie wszystkich przewidzianych komisji, skoro są sygnały, że w części OSP trudno nawet zwołać prawomocne zebranie. W małych OSP jest możliwe łączenie komisji, np. mandatowej i skrutacyjnej.
Rola Komisji Skrutacyjno-Wyborczej
W przypadku zebrania sprawozdawczo-wyborczego ważne jest obsadzenie w komisji skrutacyjno-wyborczej osób, które nie będą kandydowały do organów. Osoba licząca głosy nie może uczestniczyć w przygotowywaniu wyborów i obliczaniu głosów za i przeciw swojej kandydaturze. Ta sama zasada będzie dotyczyła mniej liczebnych walnych zebrań (w małych OSP, gdy trudno powołać składy komisji), których członkowie na początku obrad zdecydowali, że głosowanie będzie jawne, a sam przewodniczący będzie obliczał głosy.
Inne Komisje i Przebieg Zebrania
Walne zebranie zwykle otwiera prezes OSP i przeprowadza wybór przewodniczącego. Jeśli w WZC przewidziane są wybory lub zmiana statutu, do pracy włącza się odpowiednie komisje (skrutacyjno-wyborcza, statutowa), które działając z prowadzącym zebranie organizują przypisane im czynności i głosowanie. Natomiast powoływana na każdym zebraniu komisja uchwał i wniosków zapisuje wnioski z dyskusji i przygotowuje treści uchwał, które przedstawia WZC.
W obradach zebrania sprawozdawczo-wyborczego przewodniczący zwykle przewiduje przerwę następującą po wyborach organów, w tym czasie mają one okazję przeprowadzić swoje pierwsze zebrania dla ukonstytuowania się składu.
Dokumentacja Walnego Zebrania i Wymogi dla KRS
Sprawozdanie finansowe, przygotowane według wzoru OSP, jest jednym z kluczowych dokumentów. Należy pamiętać, że na wzorach uchwał przygotowanych przez ZOSP RP jest miejsce tylko na podpis przewodniczącego zebrania, ale taki sposób potwierdzania może być niewystarczający dla tych uchwał, które dotyczą zmian zgłaszanych do sądu.
Pozostałe dokumenty uzupełniające to załączniki do uchwał, takie jak:
- sprawozdania z działalności,
- sprawozdania finansowe,
- sprawozdania organów,
- raporty,
- plany finansowe,
- wykaz zmian w statucie itp.
Jeśli podczas zebrania podejmowane były decyzje, których skutkiem jest konieczność wniesienia zmian w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), to do sądu należy przygotować komplet dokumentów z WZC (w oryginale) składający się z: protokołu, listy obecności, uchwał (tylko tych dotyczących zgłaszanych zmian) i np. statutu (2 egzemplarze).
Archiwizacja Dokumentacji
Dokumentacja walnych zebrań powinna być zarchiwizowana i przechowywana w OSP. Nie ma terminu granicznego dla przechowywania tych dokumentów, ponieważ stanowią one udokumentowanie historii organizacji.
tags: #protokol #komisji #skrutacyjnej #osp