Walne Zebranie Członków to najważniejszy organ władzy stowarzyszenia, jakim jest Ochotnicza Straż Pożarna (OSP), a tworzą go wszyscy jego członkowie. Oczywiście działalność OSP opiera się na pracy zarządu i to on podejmuje większość decyzji w bieżących sprawach. Prawidłowe zwołanie i przeprowadzenie Walnego Zebrania Członków (WZC) oraz rzetelne sporządzenie z niego dokumentacji, w tym protokołów z poszczególnych komisji, ma kluczowe znaczenie dla legalności podejmowanych uchwał i funkcjonowania jednostki.
Organizacja Walnego Zebrania Członków i powoływanie komisji
Walne Zebranie zwołuje zarząd w terminach określonych w statucie. Przed zwołaniem WZC warto zweryfikować listę członków uprawnionych do głosowania. Często zdarza się, że w raportach zarząd podaje ogólną liczbę członków zwyczajnych, która nijak się ma do rzeczywistej liczby osób „czynnych” w OSP, co powoduje trudność w zwołaniu prawomocnego zebrania, mającego zdolność podejmowania uchwał. Podstawą do uporządkowania spraw członkowskich jest sprawdzenie, czy poszczególne osoby w ostatnich latach wywiązywały się z obowiązków członka zwyczajnego (przede wszystkim z płacenia składek) i czy nie ma podstaw do zawieszenia lub skreślenia ich z listy członków. Zarząd przeprowadza weryfikację na tyle wcześnie, by zgodnie z trybem określonym w statucie dana osoba miała czas na uregulowanie zaległości lub w razie skreślenia na ewentualne odwołanie.
Kworum i prawomocność uchwał
Ustalenie ostatecznej liczby członków zwyczajnych uprawnionych do głosowania jest istotne ze względu na określenie kworum (wymaganej statutem liczby członków uprawnionych do głosowania, którzy muszą się stawić na obradach). Brak kworum może być przeszkodą w szybkim podjęciu ważnej dla OSP decyzji. Uchwały wszystkich władz OSP zapadają w głosowaniu jawnym zwykłą większością głosów, przy obecności co najmniej połowy członków uprawnionych do głosowania, chyba że dalsze postanowienia statutu stanowią inaczej.
Należy pamiętać, że najważniejsza do określenia, czy uchwały będą prawomocne, jest prawidłowo sporządzona lista obecnych. Biorąc pod uwagę, że są wśród nich członkowie o różnym statusie (zwyczajni, wspierający, honorowi, młodzież z MDP) oraz zaproszeni goście, bardzo ważne jest, by ktoś „wtajemniczony” czuwał nad zbieraniem podpisów, by nie było pomyłek. Dobrą praktyką, szczególnie w większych liczebnie strażach, jest wcześniejsze przygotowanie listy obecności z wpisanymi nazwiskami wszystkich członków OSP, z zaznaczeniem członków uprawnionych do głosowania (zwyczajnych). Ułatwi to pracę komisji mandatowej i szybkie ustalenie spełnienia warunku kworum.
Rola i zadania poszczególnych komisji
Walne zebranie zwykle otwiera prezes OSP i przeprowadza wybór przewodniczącego. Jeśli w WZC przewidziane są wybory lub zmiana statutu, do pracy włączają się odpowiednie komisje, które, działając z prowadzącym zebranie, organizują przypisane im czynności i głosowania.
Komisja Mandatowa
Z prac Komisji Mandatowej opracowywany zostaje protokół wraz ze sprawozdaniem. Jej zadaniem jest sprawdzić uprawnienia uczestników zgromadzenia, co jest kluczowe dla ustalenia kworum.
Komisja Uchwał i Wniosków
Powoływana na każdym zebraniu Komisja Uchwał i Wniosków zapisuje wnioski z dyskusji i przygotowuje treści uchwał, które przedstawia Walnemu Zebraniu Członków. Z prac tej komisji opracowywany zostaje protokół. Na zatwierdzonej na walnym zebraniu uchwale nr 1 w sprawie działalności organizacyjno-programowej podpisy składa cała komisja uchwał i wniosków oraz przewodniczący walnego zebrania (prowadzący).
Komisja Skrutacyjna
Zadaniem Komisji Skrutacyjnej jest policzenie głosów oddawanych za, przeciw lub wstrzymujących się podczas głosowań na zebraniu. Członkowie Komisji Skrutacyjnej nie mogą kandydować w wyborach. Z jej prac opracowywany zostaje protokół wraz ze sprawozdaniem.
Komisja Statutowa
Zarząd OSP na swoich obradach przygotowuje projekt zmian treści statutu. Na walnym zebraniu Komisja Statutowa przedstawia zebranym ten projekt. Z prac Komisji Statutowej opracowywany zostaje protokół wraz ze sprawozdaniem.
Komisja Rewizyjna
Po szczegółowym zapoznaniu się z dokumentacją poprzedniego Walnego Zebrania, Komisja Rewizyjna w przypadku pozytywnego (lub nie) wyniku tego sprawdzenia, wnioskuje na Walnym Zebraniu o udzielenie (lub nie) absolutorium Zarządowi. W przypadku nieudzielenia absolutorium powinny być wyciągnięte dalsze konsekwencje w stosunku do członków zarządu OSP.
Komisja Wyborcza
Komisja Wyborcza potrzebna jest na dużych zgromadzeniach, na przykład Zjazdach, gdzie zebrani nie znają się wzajemnie, więc muszą polegać na przygotowanych propozycjach. Członkowie komisji wyborczej mają prawo uczestniczyć w tajnych obradach podziału funkcji w zarządzie i komisji rewizyjnej, tzw. ukonstytuowaniu się zarządu i komisji rewizyjnej. W obrębie małych lokalnych społeczności podczas wyborów kandydatury padają bezpośrednio z sali od przybyłych druhów. W takim przypadku praca członków komisji ogranicza się do wypisania dokumentacji, tj. protokołu ze sprawozdaniem. Protokół podpisują wszyscy członkowie komisji.
Łączenie komisji w małych jednostkach
Obowiązujące przepisy prawa określają jako minimum 15 osób członków OSP. Obsadzenie wszystkich wymaganych komisji w jednostkach o małej liczbie członków może prowadzić do konfliktów i trudności organizacyjnych. W małych OSP jest możliwe łączenie komisji, na przykład komisji skrutacyjnej i wyborczej w Komisję Skrutacyjno-Wyborczą. W przypadku zebrania sprawozdawczo-wyborczego ważne jest obsadzenie w komisji skrutacyjno-wyborczej osób, które nie będą kandydowały do organów. Osoba licząca głosy nie może uczestniczyć w przygotowywaniu wyborów i obliczaniu głosów za i przeciw swojej kandydaturze. Ta sama zasada będzie dotyczyła mniej liczebnych walnych zebrań (w małych OSP, gdy trudno powołać składy komisji), których członkowie na początku obrad zdecydowali, że głosowanie będzie jawne, a sam przewodniczący będzie obliczał głosy.
Dokumentacja po Walnym Zebraniu: gdzie i co wysłać
Dokumentacja walnych zebrań powinna być zarchiwizowana i przechowywana w OSP, stanowiąc udokumentowanie historii organizacji bez terminu granicznego. Związek Ochotniczych Straży Pożarnych Rzeczypospolitej Polskiej (ZOSP RP) opracował komplet wzorów kilkunastu dokumentów związanych z przebiegiem Walnego Zebrania Członków, aktualizowanych rokrocznie na stronie Związku w zakładce „Kampania sprawozdawcza”. Z tego kompletu należy wybierać te formularze, które odpowiadają przebiegowi konkretnego zebrania.
Obieg dokumentów po zebraniu sprawozdawczym
Protokół wraz z załącznikami powinien być odpowiednio dystrybuowany:
- Jeden egzemplarz protokołu wraz z załącznikami pozostaje w aktach OSP.
- Drugi egzemplarz przekazuje się do Zarządu Oddziału Gminnego (równorzędnego) ZOSP RP w terminie 7 dni po odbyciu zebrania.
- Do Zarządu Powiatowego również należy wysłać wszystkie dokumenty.
- Do sądu należy wysłać dokumenty tylko wtedy, gdy nastąpiła zmiana zarządu lub statutu OSP. W przypadku każdorazowych zmian w składzie Zarządu OSP i Komisji Rewizyjnej OSP, powiadamia się o nich Krajowy Rejestr Sądowy (KRS). Jeśli podczas zebrania podejmowane były decyzje, których skutkiem jest konieczność wniesienia zmian w KRS, to do sądu należy przygotować komplet dokumentów z WZC (w oryginale) składający się z protokołu, listy obecności, uchwał (tylko tych dotyczących zgłaszanych zmian) i np. statutu (2 egzemplarze).
- Starostwo powiatowe również wymaga kopii dokumentacji.
- Jeżeli OSP nie prowadzi działalności gospodarczej, wystarczy zwykłe sprawozdanie finansowe, a bilans OSP wysyła się tylko wtedy, kiedy OSP prowadzi działalność gospodarczą. Według wyjaśnień urzędniczki Urzędu Skarbowego, OSP, które nie prowadzą działalności gospodarczej i wszystkie środki przeznaczają na działalność statutową, nie muszą wysyłać bilansu.
Wzory druków na kampanię sprawozdawczą (przykłady)
Wzory druków, takie jak te z kampanii sprawozdawczej ZOSP RP, zawierają następujące elementy:
- Druki obowiązujące:
- Protokół z walnego zebrania sprawozdawczego.
- Zał. nr 1 do protokołu: Lista obecności członków OSP i MDP na walnym zebraniu sprawozdawczym.
- Zał. nr 2 do protokołu: Sprawozdanie z działalności ochotniczej straży pożarnej.
- Zał. nr 3 do protokołu: Sprawozdanie finansowe i plan finansowy ochotniczej straży pożarnej.
- Zał. nr 3a do protokołu: Sprawozdanie finansowe OSP prowadzącej działalność statutową.
- Zał. nr 4: Raport ochotniczej straży pożarnej.
- Zał. nr 5 do protokołu: Plan działalności ochotniczej straży pożarnej.
- Zał. nr 6 do protokołu: Uchwała nr 1 z walnego zebrania sprawozdawczego (w sprawie działalności organizacyjno-programowej).
- Sprawozdanie z działalności Komisji Rewizyjnej OSP.
- Lista obecności osób zaproszonych do udziału w walnym zebraniu sprawozdawczym OSP.
- Protokół Komisji Mandatowej walnego zebrania sprawozdawczego.
- Druki uzupełniające:
- Protokół Komisji Uchwał i Wniosków walnego zebrania sprawozdawczego.
- Protokół Komisji Skrutacyjnej walnego zebrania sprawozdawczego.
- Protokół Komisji Statutowej walnego zebrania sprawozdawczego.
- Uchwała nr 2 walnego zebrania sprawozdawczego OSP.
- Wykaz zmian w Statucie OSP.
- Inne dokumenty (np. sprawozdania finansowe OSP prowadzących księgowość zgodnie z ustawą o rachunkowości i sporządzających sprawozdanie finansowe wg zał. 6 do ustawy, które na zebraniu sprawozdawczym muszą przyjąć uchwałę w tej sprawie).
Na wzorach uchwał przygotowanych przez ZOSP RP jest miejsce tylko na podpis przewodniczącego zebrania, ale trzeba pamiętać, że taki sposób potwierdzania może być niewystarczający dla tych uchwał, które dotyczą zmian zgłaszanych do sądu.
Konsekwencje braku wyboru zarządu OSP
Jeżeli zarząd nie zostanie wybrany, organ nadzorujący (wojewoda, starosta powiatowy) zgłosi sprawę do sądu o ustanowienie kuratora nad stowarzyszeniem. Sąd przydzieli kuratora, który będzie prowadził sprawy OSP, a jego wynagrodzenie pokrywane jest z majątku OSP. Kurator w ciągu 6 miesięcy od jego powołania musi zwołać Walne Zebranie Członków, na którym zostaną wybrane nowe władze. Jeżeli sytuacja taka będzie trwała powyżej jednego roku (brak powołania zarządu), to kurator złoży wniosek do sądu o rozwiązanie stowarzyszenia. Podkreśla to krytyczne znaczenie prawidłowego przebiegu Walnych Zebrań i powołania organów OSP.