Protokół Posiedzenia Zarządu Ochotniczej Straży Pożarnej

Zarząd Ochotniczej Straży Pożarnej (OSP) kieruje całą bieżącą działalnością OSP pomiędzy walnymi zebraniami, które odbywają się zwykle raz w roku. Gdy w swej codziennej pracy zarząd natrafia na sytuację wymagającą decyzji, która leży w kompetencjach walnego zebrania, jest on odpowiedzialny za jej odpowiednie przygotowanie i przedstawienie.

Rola i Zakres Działalności Zarządu OSP

Kierowanie działalnością oznacza nie tylko podejmowanie szczegółowych czynności, które określają paragrafy statutu, ale tak naprawdę odpowiadanie na codzienne sytuacje i nowe uwarunkowania w sposób jak najbardziej korzystny dla OSP. Działania te muszą być zgodne z przepisami, z dbałością o efektywność działań, a także o wizerunek organizacji.

Obowiązki Zarządu OSP i Sposób Reprezentacji

Jednym z ważniejszych uprawnień i jednocześnie obowiązków zarządu jest składanie oświadczeń woli w imieniu OSP. Zwyczajowo większość OSP zachowuje zapis ze związkowego wzorca statutu. Uznaje się, co wskazują związkowe strony i artykuły branżowe, że proste pisma urzędowe może w imieniu OSP podpisywać samodzielnie prezes. Natomiast jeśli chodzi o składanie oświadczeń woli przed różnego rodzaju instytucjami, dotyczących umów, pełnomocnictw, dokumentów finansowych itp., należy stosować zasadę dwuosobowej reprezentacji.

Praktyka pokazuje, że podany powyżej sposób reprezentacji sprawia kłopot interpretacyjny. Z tego powodu, a przede wszystkim z uwagi na coraz większy brak dyspozycyjności, szczególnie młodych pracujących członków zarządu, OSP coraz częściej decydują się na zmianę w statucie reprezentacji na taką, która jest bardziej praktyczna. Uprawnia ona do podpisywania „dwóch członków zarządu działających łącznie, w tym prezesa lub wiceprezesa”. Każdy z pozostałych, niewymienionych z funkcji członków zarządu, może w pilnych sprawach podpisać dokument jako druga osoba reprezentująca.

Innym dokumentem, który mogą podpisywać wszyscy członkowie organu, jest uchwała zarządu. Sprawdza się to szczególnie w przypadku bardzo ważnych decyzji, np. dotyczących inwestycji.

Sprawozdawczość Finansowa i Obsługa Rachunku Bankowego

OSP, które prowadzą pełną księgowość, mają obowiązek sporządzania sprawozdania finansowego. Zgodnie z ustawą o rachunkowości zarząd jest „kierownikiem jednostki” i wszyscy członkowie zarządu mają obowiązek podpisania, z użyciem profilu zaufanego, specjalnego pliku sprawozdania przygotowanego w wersji elektronicznej.

Ważnym „wariantem” reprezentacji jest ta związana z obsługą rachunku bankowego. Bank musi mieć informacje, które osoby upoważnione są do obsługi rachunku i w jakim zakresie. Wybór właściwych osób musi wynikać oczywiście z określonego statutem sposobu reprezentacji oraz z przyjętego obiegu dokumentów księgowych. Warto dobrze przemyśleć, ile osób i kogo upoważnić do obsługi rachunku - dyspozycyjność wskazanych osób może mieć wpływ na terminowe opłacanie zobowiązań.

Regulamin Wewnętrzny

Regulamin wewnętrzny przyjmuje uchwałą sam zarząd, bez konieczności zatwierdzenia go przez walne zebranie. Oczywiście, da się go wprowadzić i przestrzegać w tych OSP, gdzie przydział zadań i wykonywanych czynności pokrywa się z kompetencjami poszczególnych funkcji.

Przebieg Posiedzeń Zarządu

Zwykle statut OSP określa, iż „posiedzenia zarządu odbywają się według potrzeb, co najmniej jednak raz na kwartał i są zwoływane przez prezesa”. Do ważności uchwał wymagana jest obecność co najmniej ½ ogólnej liczby członków zarządu, a uchwały zarządu są podejmowane zwykłą większością głosów.

Przygotowanie i Przebieg Posiedzenia

Prezes proponuje porządek posiedzenia, a wspólnie z sekretarzem przygotowuje projekty uchwał. Bardzo ważna jest komunikacja członków zarządu między posiedzeniami. Jeśli dzieją się sprawy istotne dla organizacji, to powinni o tym wiedzieć wszyscy. Warto wdrożyć sposób szybkiej komunikacji poprzez powiadomienia esemesowe lub poprzez komunikatory internetowe, które ułatwią także przesyłanie projektów pism, opisów spraw, linków do informacji na stronach internetowych, np. do konkursów.

Wszyscy członkowie zarządu jednakowo odpowiadają za jego prawidłową pracę i dlatego powinni mieć także równy udział w podejmowaniu decyzji. Nawet jeśli nie wszystkie osoby mogą uczestniczyć w posiedzeniu zarządu, to podjęcie na nim istotnej dla organizacji decyzji wymaga aktywnego udziału i akceptacji wszystkich.

Szczegółowy Protokół Posiedzenia Zarządu OSP w Lipnie (10 stycznia 2011 r.)

Poniżej przedstawiono przykład protokołu posiedzenia zarządu, które rozpoczęło się o godzinie 12.00. Przewodniczący Zarządu K. w Lipnie przedstawił proponowany porządek obrad. Po zgłoszeniu ewentualnych uwag do przedstawionego porządku obrad, porządek obrad został podjęty jednogłośnie.

1. Ewentualna lokalizacja remizy strażackiej

   Prezes Zarządu OSP w Lipnie przedstawił propozycje dotyczące ewentualnej lokalizacji remizy strażackiej. Omówiono posiadany przez OSP w Lipnie teren przy basenie oraz działkę o powierzchni 6 arów przy ulicy Sanitarnego, która została zbyta za 105 tys. zł. Dyskutowano o problemach lokalowych, z którymi boryka się OSP. Wspomniano, że dawna siedziba OSP, będąca własnością Powiatu Lipnowskiego, została sprzedana. Rozważano możliwość ubiegania się o pomoc zewnętrzną oraz potrzebę budowy placu manewrowego. Dyskutowano o zamianie gruntów na cele wskazane przez Zarząd Powiatu oraz zwiększeniu działki przy ul. Sanitarnego na cele OSP. Członek Zarządu Powiatu w Lipnie, po wysłuchaniu Zarządu OSP w Lipnie, opuścił obrady.

   

2. Rozpatrzenie pisma firmy BPI REDAN Sp. z o.o.

   Przedmiotem obrad było rozpatrzenie pisma firmy BPI REDAN Sp. z o.o. w sprawie budowy nowej drogi krajowej nr 10 na odcinku Wyrzysk-Bydgoszcz-Toruń-Blinno. Przedstawiciel Zarządu Dróg Powiatowych w Lipnie, W. Inżynierskie REDAN Sp. z o.o., omówił projekt budowy drogi gruntowej o długości 5,5 km, w oddaleniu od obszarów miejsko-gminnych, np. Blinno.

3. Uchwalenie budżetu Powiatu Lipnowskiego na 2011 r.

   Sekretarz Powiatu Z. Chmielewski przedstawił informacje dotyczące uchwalenia budżetu Powiatu Lipnowskiego na 2011 rok. Sesja budżetowa odbyła się 20 stycznia 2011 r. o godzinie 10.00 w Nowej Wsi. Dyskusja dotyczyła uchwał kierowanych na V sesję Rady Powiatu w Lipnie, w tym uchwały w sprawie Programu współpracy Powiatu Lipnowskiego z organizacjami pozarządowymi na 2011 rok. Sekretarz Powiatu podkreślił, że brak uchwały spowoduje brak możliwości dofinansowania organizacji pozarządowych, w tym wspierających kulturę i dziedzictwo narodowe.

4. Projekt „Integracji społecznej seniorów pn. zdrowie”

   Naczelnik Wydziału OKSZ A. Smużewska przedstawiła projekt uchwały w sprawie realizacji projektu „Integracji społecznej seniorów pn. zdrowie” w okresie od 20.06.2011 do 22.06.2011 r.

5. Akcje antyalkoholowe i antynarkotykowe

   Naczelnik Wydziału OKSZ A. Smużewska przedstawiła informacje dotyczące akcji antyalkoholowych i antynarkotykowych. Koncert profilaktyczny dla uczniów szkół ponadgimnazjalnych planowany był na dzień 28 stycznia 2010 r. w Zespole Szkół Technicznych w Lipnie, z udziałem gwiazd takich jak Agnieszka Chylińska, Kayah. Koszt akcji określono na 2,5 tys. zł.

6. Zmiana siedziby Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w Lipnie

   Rozważano zmianę siedziby Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w Lipnie z ul. Piłsudskiego na ul. Sanitarnego. Przewidywano, że na ten cel można pozyskać 500-700 tys. zł z oświatowej subwencji ogólnej. Dyskutowano o planowanej nowej siedzibie.

7. „Roczny plan działań promocyjnych na 2011 rok”

   Kierownik Zespołu ds. RLiP A. Szafrańska przedstawiła projekt uchwały w sprawie „Rocznego planu działań promocyjnych na 2011 rok”. Projekt, po drobnych modyfikacjach, został przyjęty. Uchwała stanowi załącznik nr 5 do protokołu.

8. Dofinansowanie prowadzenia działań statutowych

   Kierownik Zespołu ds. RLiP A. Szafrańska omówiła sprawę dofinansowania Stowarzyszenia Edukacyjno-Rozwojowego im. T. na prowadzenie działań statutowych. Prezes stowarzyszenia przedstawił potrzeby finansowe niezbędne do realizacji tych działań.

9. Sprawozdanie z realizacji projektu „Drogi dla życia”

   Kierownik Referatu adm.-gospodarczego A. Linkowski przedstawił sprawozdanie z realizacji projektu „Drogi dla życia” w gminach Chrostkowo i Tłuchowo. Projekt polegał na instalacji paneli fotowoltaicznych w ramach tegoż projektu. Sprawozdanie przygotowały A. Szafrańska, Kierownik Zespołu ds. RLiP, oraz E. Ofmańska, Podinspektor ds. PO.

10. Sprawy różne

    W ramach spraw różnych poruszono temat kosztów egzaminu maturalnego, które wynoszą około 10 tys. zł. Dyskutowano o możliwości realizacji kursów maturalnych w 2011 r. w Zespole Szkół w Skępem i Zespole Szkół w Dobrzyniu n/W. Zakończono dyskusję na temat planowanej rozbudowy Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w Lipnie. Na tym protokół posiedzenia zakończono.

tags: #protokol #posiedzenia #zarzadu #osp