Arkusz Ocen Szkolnych: Wzór i Zasady Wypełniania

Zbliża się okres sporządzania świadectw oraz arkuszy ocen, który co roku wiąże się ze wzmożoną pracą wychowawców, dyrekcji szkoły i administratorów dzienników elektronicznych. Aby usprawnić ten proces, warto wykorzystać możliwości systemu e-Świadectwa. Poniższy poradnik przedstawia krok po kroku, jak efektywnie korzystać z tego narzędzia, a także omawia ogólne zasady wypełniania arkuszy ocen.

Podstawy Prawne Prowadzenia Arkuszy Ocen

Arkusze ocen to dokumenty przebiegu nauczania uczniów obowiązujące we wszystkich typach szkół. Mają one niezwykle istotne znaczenie - to jedyne dokumenty, które zawierają informacje o całym przebiegu nauczania ucznia, od pierwszego do ostatniego dnia jego pobytu w szkole.

Zasady prowadzenia i wypełniania arkuszy ocen regulują następujące rozporządzenia:

• Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 26 kwietnia 2018 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych.
• Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 29 sierpnia 2014 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji.
• Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 10 czerwca 2015 r. w sprawie warunków i sposobu oceniania, klasyfikowania i promowania uczniów i słuchaczy w szkołach publicznych.
• Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 3 sierpnia 2017 r. w sprawie oceniania, klasyfikowania i promowania uczniów i słuchaczy w szkołach publicznych.
• Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 14 lutego 2017 r. w sprawie podstawy programowej wychowania przedszkolnego oraz podstawy programowej kształcenia ogólnego dla szkoły podstawowej, w tym dla uczniów z niepełnosprawnością intelektualną w stopniu umiarkowanym lub znacznym, kształcenia ogólnego dla branżowej szkoły I stopnia, kształcenia ogólnego dla szkoły specjalnej przysposabiającej do pracy oraz kształcenia ogólnego dla szkoły policealnej.

Szkoła prowadzi dla każdego ucznia oraz słuchacza przez okres jego nauki w danej szkole arkusz ocen ucznia albo słuchacza (zgodnie z § 15. ust. 1 Rozporządzenia w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji). Arkusze ocen trzeba założyć wraz z początkiem roku szkolnego dla wszystkich uczniów rozpoczynających naukę w szkole. Jeśli uczeń przyjmowany jest do szkoły w trakcie roku szkolnego, założenie arkusza powinno nastąpić bezpośrednio po przyjęciu go do szkoły. Dokument ten zakłada wychowawca klasy lub inna osoba wskazana przez dyrektora placówki. Kontroli wewnętrznej arkuszy ocen dokonuje w każdej szkole jej dyrektor lub jego zastępca.

System e-Świadectwa: Usprawnienie Pracy Szkoły

System e-Świadectwa jest dostępny w ramach planów rozwoju - Podstawowego, Rozszerzonego, Kompleksowego. W każdym z planów placówka ma dostęp do pełnej wersji systemu i wzorów świadectw dla wszystkich etapów edukacyjnych.

Korzyści dla dyrektora i administracji

System umożliwia przygotowanie arkuszy ocen (wersja do wypełniania w postaci elektronicznej) i świadectw oraz ich wydruk. Dyrektor ma możliwość nadzorowania całego procesu od początku do końca, a proces ten może odbywać się z dowolnego komputera podłączonego do Internetu, co gwarantuje możliwość bezpiecznego przygotowania dokumentów niezależnie od sytuacji.

• Monitorowanie procesu: Aplikacja zawiera moduł Monitorowanie procesu przygotowania świadectw, który umożliwia śledzenie postępów w uzupełnianiu świadectw przez poszczególnych nauczycieli. Dyrektor ma bieżący dostęp do informacji, ile świadectw zostało sporządzonych i wydrukowanych oraz który zestaw wzorów został wykorzystywany w poszczególnych oddziałach. Nie wymaga to od niego dodatkowego, czasochłonnego kontaktu z wychowawcami. Monitorowanie procesu jest też dostępne dla konta sekretariatu i administratora, co pozwala na edycję i wydruk świadectw oraz arkuszy ocen przygotowanych przez wychowawców.
• Bezpieczeństwo danych i zgodność z UODO: e-Świadectwa to także bezpieczeństwo przechowywania danych osobowych uczniów zgodnie z wymogami UODO i gwarancja, że dostępne wzory świadectw są zgodne z aktualnie obowiązującymi rozporządzeniami MEN.
• Automatyczne aktualizacje i statystyki: Automatyczne i bezpłatne aktualizacje aplikacji pozwalają mieć pewność, że przygotowywane dokumenty uwzględniają wszystkie najnowsze przepisy prawne. Ułatwieniem dla dyrekcji szkoły będą również statystyki ocen dla poszczególnych oddziałów, które mogą zostać w łatwy sposób sporządzone i wydrukowane przez wychowawców klas, oszczędzając godziny pracy.

Korzyści dla nauczyciela

Dzięki wykorzystaniu e-Świadectw, nauczyciel zyskuje narzędzie, które usprawnia proces przygotowywania dokumentów.

• Integracja z LIBRUS Synergia: Integracja e-Świadectw z systemem Synergia sprawia, że nauczyciel nie musi ręcznie wypisywać świadectw. Oceny i przedmioty oraz dane uczniów mogą zostać zaimportowane z dziennika elektronicznego i z e-Sekretariatu. Administrator posiada możliwość zdefiniowania szablonów przedmiotów, które mogą zostać wykorzystane przez wychowawców.
• Wsparcie dla ocen opisowych: e-Świadectwa docenią także nauczyciele klas 1-3 szkół podstawowych. Aplikacja zapewnia wsparcie przy tworzeniu ocen opisowych - dynamiczny podgląd tekstu oceny na świadectwie, graficzne przedstawienie dostępnego na świadectwie miejsca (pasek postępu), ponad 1000 gotowych wyrażeń oceniających oraz możliwość dodawania nowych. Przygotowaną ocenę opisową można wyeksportować do systemu Synergia.
• Import ocen opisowych z Synergii: Integracja aplikacji z systemem Synergia daje również możliwość prostego zaimportowania do e-Świadectw śródrocznych oraz rocznych ocen opisowych przygotowanych w Synergii - wystarczy przejść do zakładki Oddział - Import oceny opisowej z LIBRUS Synergia w otwartym oddziale.
• Eksport i import danych: Eksport i import danych uczniów jest też możliwy do/z innych programów za pomocą pliku w formacie SOU. Gotowe świadectwa można wyeksportować do pliku PDF, a następnie wydrukować. Aplikacja umożliwia również wydruk kompletnych arkuszy ocen (wszystkie strony).
• Jeden login i hasło: Ułatwieniem będzie również jeden login i hasło zarówno do systemu Synergia, jak i e-Świadectw.

E-Świadectwa: Pierwsze Kroki i Proces Wypełniania

Automatyczne uzupełnianie i spójność danych

W aplikacji e-Świadectwa arkusze ocen uzupełniane są automatycznie na podstawie danych umieszczonych na świadectwach. Dzięki temu dane pomiędzy nimi są zawsze spójne. Wychowawca może utworzyć w aplikacji oddział dla swojej klasy, w ramach którego uzupełniane są świadectwa i arkusze ocen podczas całego etapu edukacyjnego.

Podczas wybierania wzoru arkusza ocen, system podpowie, który wzór należy zastosować - zarówno dla konkretnej klasy, jak i w szczególnych sytuacjach, np. gdy uczeń zmienia szkołę. Pomocne są specjalne oznaczenia widoczne przy każdym wzorze, dostosowane do aktualnego roku szkolnego i zawierające wskazówki ułatwiające właściwy wybór.

Import danych do systemu

System e-Świadectwa za pomocą opcji Oddział → Import ocen z LIBRUS Synergia umożliwia import następujących danych:

• Oceny: Importuje oceny roczne z przedmiotów wystawione z kategorii: ROCZNA w ramach wybranego roku szkolnego. Muszą one być dodane w LIBRUS Synergia.
• Frekwencja: Importuje do arkusza ocen liczbę opuszczonych godzin oraz godzin nieusprawiedliwionych z wybranego roku szkolnego.
• Szczególne osiągnięcia: Importuje szczególne osiągnięcia uczniów z wybranego roku szkolnego. Muszą mieć zaznaczony parametr “Zezwól na import do e-Świadectw” w widoku Dziennik → Widok Dziennika → Szczególne osiągnięcia.
• Oceny z zachowania: Importuje roczne oceny z zachowania uczniów dodane w widoku Dziennik → Zachowanie z zaznaczonym parametrem “Zezwól na import do e-Świadectw”.

Import danych jest możliwy w każdym momencie i może zostać przeprowadzony kilkukrotnie. Podczas importu istnieje możliwość zaznaczenia opcji powodującej nadpisanie aktualnie znajdujących się na świadectwach danych, dzięki czemu na świadectwie znajdą się tylko aktualne informacje.

W przypadku konieczności zaktualizowania danych osobowych uczniów, zaimportowania nowych uczniów do oddziału w e-Świadectwach oraz uzupełnienia informacji o praktykach lub opiekunach uczniów, system umożliwia pobranie tego typu danych z LIBRUS Synergia lub aplikacji e-Sekretariat w widoku Oddział → Import danych z LIBRUS Synergia. Wskazany widok umożliwia pobranie:

• danych osobowych ucznia,
• danych opiekunów prawnych na pierwszą stronę arkusza ocen (możliwe jest wybranie jako źródła danych LIBRUS Synergia lub e-Sekretariatu, należy również zaznaczyć opcję Wyczyść aktualne informacje o uczniach, w celu uniknięcia duplikatów),
• informacji dotyczących praktyk (aby mieć pewność, że na arkusz ocen zostaną zaimportowane aktualne dane, należy zaznaczyć opcję Wyczyść aktualne wpisy z arkusza; możliwe jest również zaimportowanie praktyk z poprzednich lat).

Konfiguracja nazw szkół i szablonów przedmiotów

Aby zachować spójne nazewnictwo, przed utworzeniem oddziałów przez wychowawców, administrator szkolny powinien uzupełnić nazwy szkoły mające znajdować się na świadectwie i arkuszu ocen. Może to zrobić w widoku Szkoła → Nazwy jednostek szkoły. Z tej funkcji mogą korzystać także zespoły szkół, dodając oddzielne nazwy (np. liceum oraz technikum) i powiązując je z odpowiednim zestawem wzorów świadectw. Dzięki takiej operacji nazwa szkoły na świadectwie i arkuszu ocen będzie pojawiać się automatycznie podczas tworzenia oddziałów przez wychowawców. Jeśli oddział został utworzony przed wprowadzeniem danych przez administratora, wychowawca może zaktualizować nazwę szkoły po przejściu w widoku edycji oddziału do menu Oddział → Aktualizuj nazwę szkoły.

Administrator szkolny posiada również możliwość dodawania gotowych szablonów z przedmiotami, które będą mogły zostać wykorzystane w poszczególnych oddziałach, w ramach wybranych wzorów świadectw. Tego rodzaju szablony mogą zostać dodane po przejściu do modułu e-Świadectwa z poziomu konta administratora oraz skorzystaniu z zakładki Szkoła → Szablony przedmiotów. Jeżeli szkoła nie korzysta z rozwiązania LIBRUS Synergia, wówczas przed stworzeniem szablonu należy uzupełnić listę przedmiotów w widoku Szkoła → Baza nazw przedmiotów.

Kreator tworzenia oddziałów - przewodnik krok po kroku

Kreator tworzenia oddziałów składa się z czterech kroków:

Krok 1: Import danych, wybór zestawu wzorów świadectw i arkuszy ocen

Wychowawca może zaimportować dane swojej klasy z LIBRUS Synergia bądź z pliku SOU (dostępny dla większości programów, które przechowują dane uczniów). Jeżeli plik zawiera oceny końcowe, wówczas system e-Świadectwa pozwoli na ich zaimportowanie do odpowiednich przedmiotów na świadectwie. W tym kroku należy wybrać odpowiedni zestaw wzorów świadectw i arkuszy ocen. System jest systematycznie aktualizowany, dzięki czemu wszystkie dostępne wzory świadectw i arkuszy ocen są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa. Podczas tworzenia nowego oddziału możliwe jest wybranie wyłącznie zestawów wzorów zawierających dopisek „2023 r.”. Jeśli źródłem importu danych jest LIBRUS Synergia, to lista dostępnych świadectw jest automatycznie zawężona do odpowiedniego etapu edukacyjnego. Analogicznie na liście arkuszy ocen dostępne są tylko wzory powiązane z wybranym wcześniej świadectwem. Co więcej, na końcu nazwy wzoru świadectwa znajduje się informacja, dla jakich klas standardowo wykorzystywany jest dany szablon. Podobne oznaczenia znajdują się przy arkuszach ocen. Dzięki temu, wychowawca, będzie w stanie odpowiednio dobrać wzór. Wybrane wzory arkuszy ocen można zmienić także po utworzeniu oddziału w widoku Oddział → Edytuj. Wprowadzone dotychczas dane i oceny zostaną automatycznie przeniesione do nowego wzoru, jednakże konieczne będzie ponowne dodanie stron arkuszy ocen.

Krok 2: Nazwa oddziału i lata szkolne

Jeśli dane są importowane z LIBRUS Synergia, nazwa oddziału oraz lata szkolne są uzupełniane automatycznie przez system e-Świadectwa. Aby potwierdzić ich poprawność, wystarczy kliknąć opcję Dalej.

Krok 3: Lista uczniów

W kolejnym kroku na ekranie pojawia się lista uczniów, których dane zostaną zaimportowane na podstawie wybranego w pierwszym kroku źródła danych. Wystarczy potwierdzić ich poprawność, klikając opcję Dalej.

Krok 4: Import ocen i przedmiotów

W ostatnim kroku wyświetlany jest panel, w którym można wprowadzić nazwy przedmiotów oraz zaimportować ich oceny z systemu LIBRUS Synergia. Aktualne wzory świadectw wynikające z rozporządzenia z 2023 roku nie zawierają predefiniowanych nazw przedmiotów. Zalecamy skorzystanie z funkcji Pobierz przedmioty z szablonu, dostępnej w menu Oddział, już po utworzeniu oddziału w module e-Świadectwa. Pozwoli to na szybkie uzupełnienie listy przedmiotów zgodnie z obowiązującymi ramowymi planami nauczania, z szablonów przygotowanych przez szkolnego administratora. Przy poszczególnych przedmiotach dostępna jest opcja Powiąż indywidualnie, dzięki której można zdefiniować różne przedmioty dla wskazanych uczniów, np. w przypadku języków obcych.

Jeżeli szkoła korzysta z LIBRUS Synergia, może skorzystać dodatkowo z funkcji Podpowiedź w widoku Powiąż indywidualnie. Po kliknięciu w funkcję wystarczy wybrać z listy dane przedmioty, które w wybranym polu mają zostać przypisane poszczególnym uczniom. Następnie aplikacja, na podstawie wystawionych ocen końcowych w LIBRUS Synergia, automatycznie przypisze dla każdego ucznia odpowiedni przedmiot.

Ważne: Jeżeli administrator szkolny dokonał wcześniejszej konfiguracji szablonów przedmiotów, to samo uzupełnianie nazw przedmiotów w Kroku 4 kreatora nie jest konieczne. Po pominięciu wspomnianego kroku przygotowane w szablonie przedmioty mogą zostać zaimportowane na świadectwo przez nauczyciela, za pomocą widoku Oddział → Pobierz przedmioty z szablonu. Przedmioty z szablonu zostaną automatycznie powiązane podczas importu z przedmiotami z systemu Synergia, tylko jeśli mają identyczną nazwę. Dodatkowo w przypadku pobierania szablonów przedmiotów do istniejącego w systemie oddziału, należy oznaczyć wszystkie świadectwa z poprzednich lat jako Gotowe do wydruku w widoku Opcje wydruków → Edytuj status świadectwa.

Ogólne Zasady Prawidłowego Wypełniania Arkuszy Ocen

Niezależnie od tego, czy arkusze ocen są wypełniane ręcznie, czy za pomocą systemu elektronicznego, należy przestrzegać ogólnych zasad ich prawidłowego sporządzania.

• Integralność dokumentu: Każdy arkusz ocen składa się z kilku stron, które stanowią nierozłączną całość. Nie wolno ich rozdzielać ani usuwać pustych, niewykorzystanych stron, gdyż w sytuacji ich braku mogłoby zaistnieć podejrzenie, że zostały usunięte wraz z zapisanymi na nich danymi.
• Poprawność wypełnienia: Niezapisane pola należy wypełnić poziomymi kreskami. Wszystkie pola należy wypełniać zgodnie z ich przeznaczeniem. W drukach arkuszy nie wolno niczego zmieniać: skreślać ani dopisywać brakujących danych. Jeśli brakuje np. rubryk czy innych informacji, nie należy dokonywać samodzielnych modyfikacji druku.

tags: #arkusz #ocen #osp