Kategoria "Druki i karty" to zbiór różnorodnych dokumentów, formularzy i kart, które są niezbędne dla każdej jednostki Ochotniczej Straży Pożarnej (OSP) i Państwowej Straży Pożarnej (PSP). Dostępne produkty to niezbędne narzędzia dla każdej jednostki straży pożarnej, które pomogą w codziennej pracy oraz w pełnieniu służby na najwyższym poziomie.
Najważniejszym zadaniem jednostek OSP jest udział w działaniach ratowniczo-gaśniczych. W Polsce co roku ma miejsce około pół miliona interwencji strażaków. W przypadku, gdy na miejscu zdarzenia są wyłącznie jednostki OSP, zadaniem dowódcy z OSP jest zgromadzenie niezbędnych informacji, które posłużą później do przygotowania informacji ze zdarzenia. Prawidłowe dokumentowanie akcji jest kluczowe dla efektywnego funkcjonowania jednostki, rozliczeń oraz analizy przyszłych działań.
Kluczowe Informacje do Zgromadzenia na Miejscu Zdarzenia
Kierujący działaniami na miejscu zdarzenia ma za zadanie zebranie istotnych informacji. Zebrane informacje wykorzystywane są między innymi do sporządzenia informacji ze zdarzenia.
Podstawowe dane akcji
- Nazwa, rodzaj, miejsce zdarzenia, czas trwania, notatka to podstawowe dane identyfikujące akcje.
- Określenie odpowiedniej nazwy akcji pozwoli w przyszłości na łatwe odnalezienie i sprawdzenie szczegółów zdarzenia.
- Rodzaj akcji będzie przydatny w różnego rodzaju raportach i zestawieniach.
- Czas trwania posłuży do wyliczenia należnego ekwiwalentu.
- Odpowiednio określona lokalizacja zdarzenia jednoznacznie wskaże, gdzie dana akcja miała miejsce. Warto rozważyć zapisanie współrzędnych geograficznych, dzięki którym w przyszłości będziemy mogli przygotować zobrazowanie na mapie.
- Notatka z akcji to miejsce, w którym możemy uwzględnić opis przebiegu działań. Z takim opisem chętnie zapoznają się ratownicy, którzy nie mogli uczestniczyć w danej akcji.
Uczestnicy działań ratowniczych
Żadna akcja nie mogłaby się odbyć bez strażaków. Oprócz imienia i nazwiska dobrym pomysłem jest określenie funkcji, jaką pełnił strażak. Lista uczestników akcji będzie niezbędna podczas przygotowywania wniosku o ekwiwalent. Wiele jednostek przygotowuje okresowe zestawienia (miesięczne, kwartalne) zawierające informacje o uczestnictwie poszczególnych strażaków w akcjach. Zestawienie takie zawiera zazwyczaj informację o liczbie akcji oraz czasie udziału. W papierowych raportach z akcji, które można jeszcze dzisiaj spotkać w wielu jednostkach, znajduje się tabela zatytułowana „Przybyli na alarm”. Wiele systemów pozwala dodać możliwość określenia strażaków, którzy przybyli na alarm. Wyobraźmy sobie sytuację, w której nasza jednostka wyjeżdża zastępem, a na alarm przybyło 9 strażaków. W takiej sytuacji nie wszyscy przybyli będą mogli uczestniczyć w akcji, dlatego ważne jest rozróżnienie.
Użyty sprzęt i zużyte środki
Jeżeli podczas działań używaliśmy specjalistycznego sprzętu, warto zanotować taką informację. Oprócz informacji, co to był za sprzęt, dobrym pomysłem jest dopisanie strażaka, który go używał. Podczas używania sprzętu spalinowego, podobnie jak w pojazdach, zalecamy uwzględnić czas pracy. Podczas prowadzenia działań oprócz paliwa zużywane są również inne środki. W przypadku pożaru może to być woda lub środek pianotwórczy, a podczas wypadku sorbent.
Rodzaje prowadzonych działań
Podawanie środków gaśniczych w natarciu, prace rozbiórkowe konstrukcji budowlanych, tamowanie krwotoków zewnętrznych i opatrywanie ran to tylko trzy z ponad 40 rodzajów prowadzonych działań ratowniczych, które możemy znaleźć we wzorze informacji ze zdarzenia. Informacje o prowadzonych działaniach są niezbędne dla stanowiska kierowania, jednak również w przypadku jednostek OSP warto przechowywać takie dane.
Współpraca z innymi służbami
Często zdarza się, że na akcji nie działamy sami. Zapisanie informacji o wszystkich służbach będących na miejscu nie jest konieczne, ale może być cenną informacją, np. przy publikowaniu wiadomości w mediach społecznościowych.
Metody Dokumentowania Akcji
Wybór metody dokumentowania akcji zależy od preferencji i możliwości jednostki, ale zawsze powinien gwarantować kompletność i czytelność danych.
Dokumentacja papierowa: Gotowe szablony
Jeżeli podczas akcji pojawi się potrzeba zanotowania jakiejś informacji, prawdopodobnie dla większości z nas najwygodniejszą formą będzie papierowy notes. Sytuacja wygląda inaczej, gdy zakończymy działania i wrócimy do remizy. Jeżeli zdecydujemy się na papierowe dokumentowanie akcji, to warto mieć przygotowany szablon, który będziemy wypełniać. W szablonie możemy określić istotne dla naszej jednostki dane. Spisując dane na czystej kartce, bez należytej struktury, prawdopodobnie pominiemy niektóre z informacji, które chcemy gromadzić, a po dłuższym czasie może być nam trudno je uzupełnić. Przykładem takiego dokumentu jest karta ewidencji udziału w działaniu ratowniczo-gaśniczym.
Dokumentacja elektroniczna: Arkusze kalkulacyjne i dedykowane programy
W przypadku dokumentacji elektronicznej mamy więcej możliwości. Możemy wspomagać się programami, z których korzystamy na co dzień. Niektóre jednostki we własnym zakresie tworzą rozbudowane arkusze kalkulacyjne, które pozwalają zapisać dane i na ich podstawie przygotować potrzebne zestawienia. Na rynku są też dostępne programy opracowane specjalnie dla jednostek OSP. Niektóre z nich, np. Strażak.Online, pozwalają na uruchomienie zarówno na komputerze, jak i na tablecie lub telefonie. Zadaniem dedykowanego programu jest między innymi ułatwienie prowadzenia dokumentacji i przygotowywania raportów, zestawień i wniosków. Wybierając aplikację przeznaczoną dla strażaków, możemy szybko i wygodnie zacząć działać. Pamiętajmy, że korzystając z aplikacji, nie musimy rezygnować z formy papierowej.
Wykorzystanie Gromadzonych Danych
Gromadzimy dane po to, aby na ich podstawie przygotowywać raporty, zestawienia oraz wnioski. To tylko kilka podstawowych raportów, które przydadzą się w każdej jednostce OSP.
Raporty, zestawienia i wnioski
Podstawowym przykładem wniosku przygotowywanego na bazie informacji z akcji jest wniosek o ekwiwalent. Wielu strażaków OSP przeznacza środki z ekwiwalentu na rzecz jednostki, co nie zmienia faktu, że i tak jednostka musi przygotować odpowiedni dokument i złożyć go do urzędu. Wzór oraz częstotliwość jego składania zależna jest od ustaleń pomiędzy urzędem a OSP. Niektóre jednostki składają wniosek po każdej akcji, inne przygotowują zbiorczy wniosek. Jeżeli przygotowywanie wniosku o ekwiwalent zabiera zbyt dużo czasu, pomocne może być skorzystanie z programu.
Wnioski o dofinansowania i sprawozdania
Dane dotyczące akcji mogą być także przydatne podczas sporządzania wniosków o dofinansowania i sprawozdań. Potrzebne dane to np. liczba akcji w określonych latach, średnia liczba akcji za okres lub liczba uczestników w akcjach w roku sprawozdawczym. Aby móc w każdej chwili odpowiedzieć na takie pytania, jak: "W ilu akcjach w tym roku brała udział jednostka?", "Jakiego rodzaju były to akcje?", "Kiedy była ostatnia?", "Jaki jest średni czas wyjazdu?", wygodnie jest prowadzić ewidencję przy wykorzystaniu odpowiedniego programu komputerowego.
Analiza kondycji jednostki
Każda jednostka OSP powinna ewidencjonować udział w akcjach ratowniczo-gaśniczych. Zakres i sposoby ewidencji danych mogą być różne i są zależne od preferencji jednostki. Im więcej danych będziemy gromadzić, tym więcej możemy dowiedzieć się o kondycji naszej jednostki.
Dostępne Narzędzia i Wzory Dokumentów
Na rynku dostępne są różnorodne narzędzia, które ułatwiają prowadzenie kompleksowej dokumentacji w jednostkach OSP i PSP.
Programy do zarządzania jednostką
Program mOSP z systemem bazodanowym MS SQL Server ułatwia kompleksową obsługę jednostek straży pożarnych. Dzięki niemu można łatwo edytować wprowadzone dane i organizować pracę jednostki. W ofercie dostępny jest program mOSP o intuicyjnej obsłudze. Oprogramowanie do prowadzenia jednostki OSP dostępne jest w przedstawionej ofercie.
Gotowe bloczki i druki OSP/PSP
Wygodne bloczki z gotowymi wzorami dokumentów oraz książki strażackie są dostępne w przedstawionej ofercie. Gotowe bloczki z dokumentacją ratowniczo-gaśniczą przystosowane są do złożenia szczegółowego raportu z miejsca zdarzenia. Prezentowane druki OSP składają się z samokopiującego papieru, redukując czas pracy zespołu nad uzupełnianiem dokumentów. Bloczki w formacie A4 to nawet kilkadziesiąt kompletów dokumentów, których układ zgodny jest z rozporządzeniem MSWiA z dnia 3 lipca 2017 roku.
Poniżej przedstawiamy wybrane typy dokumentów i książek, które są kluczowe w pracy jednostek ratowniczych:
- PSP01 - Karta udzielonej kwalifikowanej pierwszej pomocy (A4/150k-3skł)
- PSP02 - Potwierdzenie przekazania terenu, obiektu lub mienia objęt. dział. ratown.
- PSP02A - Potwierdzenie przekazania terenu, obiek. lub mienia objęt. dział. ratown.
- PSP10 - Protokół ustaleń z czynn. kontr.-rozp. w zakr. ochrony przeciwpoż.
- PSP16 - Informacja o działan. ratown. przepr. przez oddział/pododdział cz.
- PSP17 - Informacja o działaniach grupy poszukiwawczo-ratown. cz.
- PSP18 - Informacja o działaniach grupy ratown. wysokościowego cz.
- PSP19 - Informacja o działaniach grupy ratown. wodno-nurkowego cz.
- PSP20 - Informacja o działan. grupy ratown. chemiczno-ekologiczn. cz.
- PSP22 - Karta zdarzenia (A4/100k-2 str. pap.)
- PSP23 - Informacja ze zdarzenia (A4/100k-2 str. pap.)
- PSP24 - Meldunek o wypadku /kolizji/ pojazdu (A4/100k-2 str. pap.)
- PSP25 - Meldunek o wypadku lekkim ratownika (A4/100k pap.)
- PSP26 - Meldunek o wypadkach śmiert., ciężkich i zbior. ratowników (A4/100k pap.)
- PSP27 - Zestawienie dobowe zdarzeń na dzień (A4/100k pap.)
- PSP28 - Okresowa karta pracy pojazdu (A4/100k-2str. pap.)
- PSP29 - Wkładka uzupełniająca do karty pracy pojazdu (A4/100k-2str. pap.)
- PSP30 - Rozliczenie przebiegu i czasu pracy oraz zużycia paliwa (A4/100k pap.)
- PSP30A - Miesięczna karta drogowa pożarniczego pojazdu samochod. (A4/100k-2str. pap.)
- PSP31 - Okresowa karta pracy sprzętu silnikowego (A4/100k pap.)
- PSP32 - Roczna karta eksploatacji pojazdu i sprzętu (A5/100k pap.)
- PSP33D - Książka podziału bojowego - (A4/100k opr.twarda)
- PSP33AD - Książka podziału bojowego - (A4/200k opr.twarda)
- PSP50 - Książka ewidencji napełn. butli powietrz.
- OSP01 - Książka skarbnika (A4/50k opr.)
- OSP02 - Książka inwentarzowa (gospodarza) OSP (A4/50k opr.)
- OSP03 - Książka Naczelnika OSP (A4/50k opr.)
- OSP04 - Książka pracy OSP (A4/50k opr.)
- OSP05 - Książka protokołów OSP (A4/100k opr.)
- OSP06 - Książka działań ratowniczo-gaśniczych OSP (A4/50k opr.)
- OSP06A - Książka działań ratowniczo-gaśniczych OSP (A5/50k opr.)
- OSP07 - Rejestr odznaczeń OSP (A4/100k opr.)
- U43 - Książka paliw (A4/100k opr.)
Książka skarbnika OSP, w której można rejestrować wszystkie transakcje finansowe, zapewnia przejrzystość i kontrolę nad budżetem. W asortymencie prezentujemy również obejmujące pożarnictwo książki i wiele innych.