Biuletyn Informacji Publicznej dla Ochotniczych Straży Pożarnych – Kompletny Poradnik

Biuletyn Informacji Publicznej (BIP) to ustandaryzowany system stron internetowych, którego celem jest zapewnienie powszechnego dostępu do informacji publicznych. Jest to podstawowe źródło dla osób poszukujących wiedzy o funkcjonowaniu wybranych instytucji i sposobach załatwiania spraw. Zamieszczanie informacji w BIP jest priorytetem dla samych instytucji, ponieważ pozwala nie tylko spełnić nałożone obowiązki, ale także ograniczyć konieczność wielokrotnego udostępniania informacji na indywidualne wnioski. Jeżeli bowiem informacja publiczna została opublikowana w BIP, to nie udostępnia się jej na wniosek, co wynika z art. 10 ust. 1 Ustawy o dostępie do informacji publicznej.

Wprowadzenie do Biuletynu Informacji Publicznej (BIP)

Za BIP kryją się strona główna i poszczególne strony podmiotowe, prowadzone przez instytucje mające obowiązek udostępniać informacje publiczne. Najłatwiej rozpoznać je po charakterystycznym logo umieszczanym w górnej części strony.

Podmioty zobowiązane do prowadzenia BIP

Do tworzenia podmiotowych stron BIP zobowiązane są w szczególności (lista nie jest zamknięta) następujące podmioty:

• organy władzy publicznej;
• organy samorządów gospodarczych i zawodowych;
• podmioty reprezentujące zgodnie z odrębnymi przepisami Skarb Państwa;
• podmioty reprezentujące państwowe osoby prawne;
• podmioty reprezentujące osoby prawne samorządu terytorialnego;
• podmioty reprezentujące państwowe jednostki organizacyjne;
• podmioty reprezentujące jednostki samorządu terytorialnego;
• podmioty reprezentujące osoby lub jednostki organizacyjne wykonujące zadania publiczne;
• podmioty reprezentujące osoby lub jednostki organizacyjne dysponujące majątkiem publicznym;
• podmioty reprezentujące osoby prawne, w których Skarb Państwa, jednostki samorządu terytorialnego lub samorządu gospodarczego albo zawodowego mają pozycję dominującą w rozumieniu przepisów o ochronie konkurencji i konsumentów;
• związki zawodowe i ich organizacje;
• partie polityczne;
• inne podmioty wykonujące zadania publiczne.

W praktyce strona główna BIP zawiera m.in. wyszukiwarkę i spis podmiotów prowadzących BIP, a także odnośniki, które umożliwiają połączenie się ze stronami BIP tych podmiotów, zgodnie z art. 9 ust. 1 pkt 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej. Nie chodzi więc o odnośniki do stron prowadzonych przez wszystkie instytucje publiczne, a jedynie te wymienione w art. 4 ust. 1-2 wspomnianej ustawy.

Odpowiedzialność za prowadzenie BIP

Za stworzenie, utrzymanie i aktualizację treści zawartych w podmiotowych stronach BIP odpowiadają podmioty udostępniające informację publiczną. Z § 15 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej wynika, że każda instytucja prowadząca BIP ma obowiązek wyznaczyć osoby odpowiedzialne za dokonywanie zmian treści informacji publicznych udostępnianych w BIP.

Obowiązek Prowadzenia BIP przez Ochotnicze Straże Pożarne (OSP)

OSP jako jednostka ochrony przeciwpożarowej i stowarzyszenie

Ochotnicza Straż Pożarna (OSP) jest jednostką ochrony przeciwpożarowej będącą stowarzyszeniem (art. 1 ust. 1 ustawy o ochotniczych strażach pożarnych). OSP jest organizacją pozarządową w rozumieniu przepisów ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, dlatego stosuje się do niej art. 4b tej ustawy.

Kiedy OSP jest zobowiązane do prowadzenia BIP?

Jednostki Ochotniczej Straży Pożarnej, które otrzymują dotacje ze środków publicznych lub wykonują zadania zlecone przez samorząd, mogą być zobowiązane do prowadzenia Biuletynu Informacji Publicznej. Jeśli jednostka OSP otrzymuje dotacje z budżetu gminy lub powiatu, BIP staje się narzędziem transparentności w wykorzystaniu tych środków. Publikowanie informacji o otrzymanych dotacjach i ich przeznaczeniu buduje zaufanie i spełnia oczekiwania organów kontrolnych. Prowadzenie BIP może być obowiązkowe, jeśli jednostka OSP otrzymuje dotacje publiczne lub wykonuje zadania zlecone przez samorząd.

Możliwości publikacji dla OSP

Z art. 4b ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie wynika, że OSP może, ale nie musi prowadzić BIP. Oznacza to, że OSP może publikować informacje na oddzielnej stronie BIP lub na własnej stronie internetowej. Co do zasady strony BIP są prowadzone jako odrębne strony WWW, co wynika z § 9 ust. 1 rozporządzenia w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej.

Kto odpowiada za BIP w OSP?

Za aktualizację i zarządzanie Biuletynem Informacji Publicznej w OSP najczęściej odpowiada Prezes, Naczelnik lub wyznaczony druh.

Dostępne Rozwiązania i Wsparcie dla OSP w Prowadzeniu BIP

Uproszczone systemy BIP dla OSP

Wiele jednostek OSP nie dysponuje informatykami ani rozbudowaną administracją, a także często brakuje czasu na naukę skomplikowanych systemów informatycznych. Zgodnie z przepisami ustawy o dostępie do informacji publicznej, minister właściwy do spraw informatyzacji udostępnia nieodpłatnie scentralizowany system dostępu do informacji publicznej, który umożliwia tworzenie stron BIP (art. 9 ust. 4 pkt 3 i ust. 4a ustawy). Korzystanie z systemu nie jest obowiązkowe, a podmioty zobowiązane do publikacji w BIP mają możliwość wyboru innego systemu. Istnieją absolutnie najprostsze rozwiązania BIP dla jednostek OSP, oferujące gotową strukturę i zerową obsługę techniczną, z wdrożeniem możliwym tego samego dnia.

Koszty i zakres wsparcia

Prowadzenie BIP nie musi obciążać budżetu jednostki. Przykładowe plany, takie jak "Plan BIP Szkoła", dostępne są za około 150 zł netto miesięcznie i w zupełności wystarczą. W cenie często zawarte są: wdrożenie, certyfikat SSL, wsparcie, backup i aktualizacje. Zazwyczaj oferowane są bez umów długoterminowych, co umożliwia rezygnację w dowolnym momencie. Wystarczy przesłać statut, dane zarządu i kilka podstawowych informacji, aby zewnętrzny podmiot umieścił je w BIP. Potem aktualizacja to kwestia kilku minut raz na pół roku.

Budowa i Funkcjonalność Strony BIP

Na główną stronę podmiotową Biuletynu Informacji Publicznej dostać się można poprzez odpowiedni adres URL.

Ogólna struktura strony BIP

Rozporządzenie w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej określa strukturę tzw. stron podmiotowych BIP, prowadzonych odrębnie przez każdą instytucję, która ma obowiązek udostępniać informacje publiczne (§ 11). Istnieją ogólne wytyczne, jednak podmioty zobowiązane do publikacji w BIP mają dość dużą swobodę i mogą różnorako kształtować swój BIP.

Stałe elementy i nawigacja

Elementy takie jak nagłówek, pasek z nazwą, menu przedmiotowe oraz menu podmiotowe są stałymi elementami strony. Poprzez odpowiednie wywołania linków z menu przedmiotowego lub podmiotowego zmiany będą następować w głównej części strony. Element, który otwiera stronę z podstawowymi informacjami na temat podmiotu, który jest właścicielem biuletynu. Dział "ORGANY PST" (podmiotów samorządu terytorialnego) zawiera takie elementy jak: Wojewoda/Starosta/Burmistrz/Wójt, Przewodniczący Rady, Rada, Zarząd, Komisje, Referaty, Jednostki, Stowarzyszenia i związki członkowskie (w zależności jakiego podmiotu dotyczy serwis).

Kolejnym działem serwisu jest menu przedmiotowe. Po kliknięciu na daną kategorię z tego działu w głównym oknie strony pokażą się strony z opublikowanymi dokumentami przez dany podmiot. W tabelce znajduje się nazwa dokumentu oraz data publikacji, a dokumenty są posegregowane według daty publikacji. Po kliknięciu na nazwę dokumentu otwiera się tabelka ze szczegółami dokumentu takimi jak nazwa dokumentu, tekst (np. uchwały), nazwa kategorii, data publikacji i nazwa podmiotu publikującego.

Wyszukiwarka

W części górnej serwisu znajduje się Wyszukiwarka, przeszukująca zasoby biuletynu po słowie kluczowym wpisanym w polu formularza. Jeśli dane słowo zostanie znalezione w tekstach (tytułach) publikowanych przez dany podmiot, zostanie wyświetlona lista znalezionych informacji z dopiskiem w jakiej kategorii znajduje się dany dokument i jego nazwą.

Rejestr Zmian i instrukcja obsługi

Jednym z elementów BIP jest Rejestr Zmian, gdzie można dowiedzieć się o dokonanych zmianach na stronach biuletynu. Ważnym elementem jest także instrukcja obsługi.

Zakres Informacji Podlegających Publikacji w BIP

Ogólne kategorie informacji obowiązkowych

Nie istnieje zamknięty katalog informacji, które muszą znaleźć się w BIP. Jedyną wiążącą wskazówką jest art. 8 ust. 3 Ustawy o dostępie do informacji publicznej oraz § 11 ust. 1 Rozporządzenia w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej. Zgodnie z art. 8 ust. 3 wspomnianej ustawy instytucje mają obowiązek udostępniać w BIP informacje:

• o polityce wewnętrznej i zagranicznej (art. 6 ust. 1 pkt 1 ustawy);
• o podmiotach zobowiązanych (czyli o sobie), w tym o ich organizacji, strukturze i majątku (art. 6 ust. 1 pkt 2 ustawy);
• o zasadach funkcjonowania podmiotów zobowiązanych, w tym o prowadzonych rejestrach i naborach na stanowiska (art. 6 ust. 1 pkt 3 ustawy);
• o danych publicznych, w tym dokumentach z kontroli, ocenach i wystąpieniach, informacjach o stanie państwa i samorządu (art. 6 ust. 1 pkt 4 lit. a tiret drugie oraz lit. c-d ustawy);
• o majątku publicznym, w tym o długu publicznym i pomocy publicznej (art. 6 ust. 1 pkt 5 ustawy).

Co istotne, instytucje mogą udostępniać w BIP również inne informacje publiczne (zdanie drugie art. 8 ust. 3 ustawy), co w § 11 ust. 1 pkt 5 lit. i Rozporządzenia potwierdza. Katalog informacji zamieszczanych w BIP może być bardzo szeroki. Przykłady pomysłów na zawartość BIP można znaleźć choćby w ogólnodostępnym raporcie Fundacji Batorego ,,Polska Samorządów’’ (s. 152-159).

Specyficzne informacje dla Ochotniczych Straży Pożarnych

Podstawowe informacje o OSP

• Statut OSP: Jest podstawowym wymaganym dokumentem w każdej jednostce, jej „konstytucją”. Reguluje zasady działania i ułatwia sprawne zarządzanie. Podstawowe informacje konieczne w statucie są takie same dla wszystkich, ale szczegółowe zapisy mogą być różne.
• Władze OSP: W OSP, jak w każdym stowarzyszeniu, władze to: walne zebranie członków, zarząd, komisja rewizyjna. Walne zebranie członków (WZC) jest najwyższą władzą w OSP. Komisja rewizyjna jest organem obowiązkowym, kontrolującym wewnętrzne działanie OSP.
• Informacje o zespołach: OSP tworzą ludzie, są role i zadania określone ustawowo (np. zarząd, naczelnik), ale są też takie tworzone tylko w danej jednostce. Są Młodzieżowe Drużyny Pożarnicze (MDP), Dziecięce Drużyny Pożarnicze (DDP) czy też po prostu zespoły od konkretnych zadań.
• Wolontariusze: W OSP wolontariuszki i wolontariusze są angażowani na takich samych zasadach jak w innych stowarzyszeniach.

Finanse i majątek

• Księgowość OSP: Ochotnicza Straż Pożarna musi prowadzić księgowość. Może to być pełna księgowość albo prowadzenie księgowości w ramach Uproszczonej Ewidencji Przychodów i Kosztów (UEPiK). Zasady są takie same jak dla pozostałych organizacji pozarządowych.
• Budżet: Umieszczony jest tu budżet danego podmiotu, zawierający informacje na temat uchwały budżetowej (jednolity tekst budżetu, uchwały okołobudżetowe, poprawki itp.). Zasada działania i prezentacji informacji budżetowych jest identyczna jak w przypadku informacji z innych działów. W przypadku OSP dotyczy to w szczególności informacji o otrzymanych dotacjach i ich przeznaczeniu.
• Przetargi i oferty inwestycyjne: W BIP może być umieszczona lista przetargów oraz ofert inwestycyjnych opublikowanych przez dany podmiot, posegregowanych według daty publikacji. W tabelce znajduje się nazwa przetargu, data publikacji, skrót opisu przetargu i opcjonalnie miniatura zdjęcia.
• Oświadczenia majątkowe: Wiele aktów prawnych nakłada na różnego rodzaju podmioty obowiązek składania oświadczeń majątkowych. Obowiązek publikacji oświadczeń majątkowych dotyczy np. radnych, wójtów, czy skarbników gminy, a w przypadku OSP może dotyczyć osób pełniących funkcje publiczne w jednostkach współpracujących z samorządem. Informacje zawarte w oświadczeniu majątkowym są jawne, z wyłączeniem adresu zamieszkania składającego oświadczenie oraz miejsca położenia nieruchomości.

Działalność i zarządzanie

• Nabor na stanowiska: W BIP powinny znaleźć się informacje o wolnych stanowiskach urzędniczych, naborze kandydatów i wynikach naborów, co wynika z przepisów ustawy o pracownikach samorządowych (art. 13 ust. 1 oraz art. 15 ust. 1-2 ustawy). Także z przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej wynika, że publikacji w BIP podlega kategoria informacji publicznej o naborze kandydatów do zatrudnienia na wolne stanowiska, w zakresie określonym w przepisach odrębnych (art. 8 ust. 3 w zw. z art. 6 ust. 1 pkt 3 lit. g ustawy).
• Petycje: W BIP publikowane są petycje, zawierające w szczególności imię i nazwisko albo nazwę podmiotu wnoszącego petycję lub grupy podmiotów, datę złożenia petycji, a także, w przypadku petycji wielokrotnych, liczbę podmiotów wnoszących petycję. Informacja ta powinna być dodatkowo niezwłocznie aktualizowana o dane dotyczące przebiegu postępowania, w szczególności dotyczące zasięganych opinii, przewidywanego terminu oraz sposobu załatwienia petycji (art. 8 ust. 3a i 3b ustawy o dostępie do informacji publicznej). W art. 14 ustawy o petycjach przewidziano również obowiązek corocznego (do 30 czerwca) umieszczania zbiorczej informacji o petycjach rozpatrzonych w roku poprzednim.
• Uchwały i zarządzenia: Choć nie istnieje bezpośrednio określony obowiązek publikacji wszystkich zarządzeń i uchwał, to z pewnością można je publikować w BIP i w praktyce bardzo często ma to miejsce. Zamieszczanie uchwał i zarządzeń organów gminy jest zgodne z art. 11b ustawy o samorządzie gminnym, według którego działalność organów gminy jest jawna.
• Transmisje obrad: Obowiązek publikowania nagrań z obrad rady gminy wynika z art. 20 ust. 1b ustawy o samorządzie gminnym. W przypadku OSP podobne praktyki mogą dotyczyć Walnego Zebrania Członków.

Zasady Zarządzania Treścią w BIP

Aktualizacja informacji

Informacja powinna być niezwłocznie aktualizowana. Jeżeli opublikowaną informacją jest dokument, który został następnie uzupełniony, to po uzupełnieniu powinna pojawić się informacja o dacie aktualizacji.

Oznakowanie publikowanych informacji

Odpowiednie oznaczenie informacji publikowanej w BIP wynika z art. 8 ust. 6 Ustawy o dostępie do informacji publicznej. Oznacza to, że pod każdą informacją zamieszczoną w BIP powinno pojawić się co najmniej imię i nazwisko autora informacji, imię i nazwisko osoby publikującej informację, data utworzenia informacji, data jej publikacji oraz informacje o ewentualnych zmianach dokonanych w publikacji.

Usuwanie danych z BIP

Przepisy nie określają minimalnego ani maksymalnego czasu, w jakim informacje powinny pozostać dostępne w BIP, stąd pojawiają się wątpliwości, po jakim czasie informacje powinny być usunięte. Mowa rzecz jasna o dokumentach dotyczących konkretnych danych osobowych, nie natomiast takich dokumentów, jak akty prawa miejscowego czy zarządzenia wójta. Obowiązek stworzenia procedur dotyczących usuwania informacji z BIP, określenia celu przetwarzania i okresu udostępniania danych w BIP spoczywa na administratorze, czyli podmiocie, który dysponuje ww. danymi. Ustalając ów okres, administrator powinien kierować się zasadą celowości oraz brać pod uwagę art. 5 ust. 1 Lit. e RODO, zgodnie z którym: „dane osobowe muszą być przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane”.

Postępowanie w przypadku braku lub zaniedbania BIP

Niejednokrotnie zdarza się, że instytucje mające obowiązek prowadzić BIP nie uzupełniają go nawet w tej części, która jest wymagana przepisami ustawy. Co zrobić w takiej sytuacji? W pierwszej kolejności najlepiej sięgnąć po skargę z art. 227 i n. Kodeksu postępowania administracyjnego. Można też zdecydować się na złożenie zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa z art. 207 Kodeksu karnego.

Przydatne Zasoby i Poradniki

Poradnik „OSP - działaj sprawnie” to skarbnica wiedzy dla członków zarządów, opiekunów MDP oraz działaczy i działaczek Ochotniczych Straży Pożarnych, którym zależy na tworzeniu przyjaznego środowiska formalno-prawnego w każdej jednostce. W jednym miejscu zostały zebrane i wyjaśnione zagadnienia związane z prawem i formalnościami w OSP, fachowym zarządzaniem w jednostkach oraz sposobami na pozyskiwanie funduszy na działalność. Mamy nadzieję, że publikacja będzie wsparciem dla zarządów i działaczy, działaczek Ochotniczych Straży Pożarnych, w Waszym codziennym działaniu.

Dostępny jest również pakiet startowy dla organizacji pozarządowych, który zawiera podstawowe, proste informacje o realiach działania organizacji pozarządowych w Polsce.

tags: #biuletyn #informacyjny #osp