Ochotnicza Straż Pożarna (OSP) to organizacja pozarządowa, funkcjonująca na podobnych zasadach jak stowarzyszenie, z wyróżniającym się celem podejmowania działań w celu ochrony życia, zdrowia, mienia lub środowiska. Prawidłowe zarządzanie OSP wymaga starannego prowadzenia dokumentacji, skrupulatnego planowania działalności oraz finansów, a także wywiązywania się z licznych obowiązków sprawozdawczych. Odwiecznym problemem wielu jednostek są ciągłe pytania dotyczące tego, gdzie i jakie dokumenty wysyłać po zebraniu sprawozdawczym.
Walne Zebranie Sprawozdawcze i Jego Dokumentacja
Walne Zebranie Członków (WZC) jest najwyższą władzą w OSP. Może podejmować decyzje we wszystkich sprawach poddanych pod obrady, zwykle jednak w tych najważniejszych dla sprawnego działania i rozwoju organizacji. Zarząd dokumentuje swoją pracę, działania organizacji i odpowiada za prawidłowe dokumentowanie posiedzeń walnego zebrania członków. Wszystkie dokumenty, jakie powstają w kadencji danego zarządu, nie są dokumentami tego zarządu, ale organizacji, należy dbać o ich właściwe przygotowywanie, przechowywanie i archiwizowanie.
Kluczowe Dokumenty po Walnym Zebraniu Sprawozdawczym
Zgodnie ze wzorami druków na kampanię sprawozdawczą udostępnianymi przez ZOSP RP, szereg dokumentów jest kluczowy po walnym zebraniu sprawozdawczym. Wśród nich znajdują się zarówno sprawozdanie finansowe i plan finansowy, jak i plan działalności OSP.
Kopia ze strony ZOSP RP wskazuje następujące druki obowiązujące:
- Protokół z walnego zebrania sprawozdawczego (3 strony)
- Zał. nr 1 do protokołu: Lista obecności członków OSP i MDP na walnym zebraniu sprawozdawczym (1 strona)
- Zał. nr 2 do protokołu: Sprawozdanie z działalności ochotniczej straży pożarnej (2 strony)
- Zał. nr 3 do protokołu: Sprawozdanie finansowe i plan finansowy ochotniczej straży pożarnej (3 strony)
- Zał. nr 3a do protokołu: Sprawozdanie finansowe OSP prowadzącej działalność statutową (2 strony)
- Zał. nr 4: Raport ochotniczej straży pożarnej
- Zał. nr 5 do protokołu: Plan działalności ochotniczej straży pożarnej (2 strony)
- Zał. nr 6 do protokołu: Uchwała nr 1 z walnego zebrania sprawozdawczego (1 strona)
- Sprawozdanie z działalności Komisji Rewizyjnej OSP (3 strony)
- Lista obecności osób zaproszonych do udziału w walnym zebraniu sprawozdawczym OSP (1 strona)
- Protokół Komisji Mandatowej walnego zebrania sprawozdawczego (1 strona)
Druki uzupełniające obejmują między innymi:
- Protokół Komisji Uchwał i Wniosków walnego zebrania sprawozdawczego (1 strona)
- Protokół Komisji Skrutacyjnej walnego zebrania sprawozdawczego (1 strona)
- Protokół Komisji Statutowej walnego zebrania sprawozdawczego (1 strona)
- Uchwała nr 2 walnego zebrania sprawozdawczego OSP (1 strona)
- Wykaz zmian w Statucie OSP (1 strona)
Obowiązki Sprawozdawcze i Miejsca Wysyłki Dokumentów
Zrozumienie, gdzie należy wysłać poszczególne dokumenty, jest kluczowe dla prawidłowego funkcjonowania OSP. Oryginały dokumentów zawsze pozostają w OSP.
Gdzie wysyłać dokumenty po zebraniu sprawozdawczym?
Fragment kopii wskazuje, że:
- Protokół wraz z załącznikami (punkt XII) - jeden egzemplarz pozostaje w aktach OSP, a drugi przekazuje się do Zarządu Oddziału Gminnego (równorzędnego) ZOSP RP w terminie 7 dni po odbyciu zebrania.
- Do zarządu gminnego i powiatowego należy wysłać wszystkie dokumenty.
- W przypadku każdorazowych zmian w składzie Zarządu OSP i Komisji Rewizyjnej OSP, a także zmian statutu OSP, należy powiadomić o nich Krajowy Rejestr Sądowy (KRS). Zgłoszenia do KRS podlegają wszystkie zmiany dotyczące informacji ujawnianych w KRS, także tych, które nie wymagają zmian w statucie, jak np. adres siedziby. Zarząd OSP musi pamiętać, iż na zgłoszenie informacji do KRS ma siedem dni od zaistniałej zmiany (od daty uchwały o zmianie w składzie organów lub zmianie statutu). Wnioski KRS-Z20 oraz stosowne załączniki (np. KRS-ZK dotyczące zmian w organach) wraz z dokumentami potwierdzającymi zmiany (protokoły, listy, uchwały itp.) należy złożyć w oryginale.
Niektóre sprawozdania finansowe mają specyficzne wymagania:
- Bilans OSP wysyła się tylko wtedy, kiedy OSP prowadzi działalność gospodarczą. Jeżeli OSP nie prowadzi działalności gospodarczej, wystarczy zwykłe sprawozdanie finansowe.
- Wszystkie organizacje, bez względu na wielkość obrotów danego roku (także te, które prowadzą uproszczoną rachunkowość, i nawet jeśli nie miały żadnych przychodów i kosztów), mają obowiązek złożenia do urzędu skarbowego rokrocznie CIT-8 (do 31 marca). Jest to zeznanie podatkowe o przychodach i kosztach poprzedniego roku podatkowego. W wersji papierowej mogą je składać organizacje, które miały wszystkie dochody zwolnione z podatku dochodowego od osób prawnych i nie składały za dany rok podatkowy żadnego PIT. Jeśli OSP prowadzi pełną księgowość, to sporządzenie CIT-8 poprzedzone jest przygotowaniem sprawozdania finansowego zgodnie z ustawą z dn. 29 września 1994 r. o rachunkowości na wzorze według załącznika nr 6 do tej ustawy.
- Niektóre OSP dostają wezwanie z Głównego Urzędu Statystycznego (GUS) do wypełnienia sprawozdania SOF-1 (sprawozdanie o działalności fundacji, stowarzyszeń i innych organizacji społecznych) z podaniem terminu granicznego. Zgodnie z przepisami ustawy o statystyce publicznej mają obowiązek złożenia sprawozdania. Formularz zawiera część dotyczącą sprawozdania finansowego organizacji oraz sprawozdanie merytoryczne.
- OSP jako organizacja związkowa zobowiązana jest do składania sprawozdań i raportów OSP, których wzory zamieszczone są zawsze na początku roku na stronie związku (www.zosprp.pl) w zakładce „kampania sprawozdawczo-wyborcza”.
Planowanie Działalności i Finansów w OSP
Minimalną formą planowania w OSP jest wypełnienie związkowego wzoru planu finansowego, które zwykle odbywa się w oparciu o dane roku poprzedniego i obejmuje stałe przychody (składki członkowskie, gminne dotacje celowe na utrzymanie strażnic) oraz koszty (energii elektrycznej, podatków, składek do związku). Dobrze jest, gdy planowanie poprzedzone jest analizą poprzednich działań i rozważeniem wszystkich potrzeb oraz możliwości, a także szans na pozyskanie dodatkowych źródeł finansowania.
Zarząd powinien przygotowywać się nie tylko do powtórzenia planu „rok do roku”, ale czynić wysiłki, by zdiagnozować potrzeby członków OSP oraz środowiska, w którym działa, i rozważać możliwości poszerzania działań w oparciu o nowe źródła przychodów. Przykładowo, jeśli brak jest środków na sfinansowanie działania Młodzieżowej Drużyny Pożarniczej (MDP), można zaplanować zbiórkę publiczną na ten cel i z jej środków zakupić sprzęt do ćwiczeń albo opłacić instruktora.
Zarządzanie Finansami i Dokumentacja Księgowa
Zarząd jest rozliczany z prawidłowości i efektywności zarządzania organizacją, a w szczególności z dbałości o majątek i płynność finansową organizacji. Walne zebranie członków - po uzyskaniu opinii organu kontroli (komisji rewizyjnej) - udziela (lub nie udziela) zarządowi absolutorium, czyli podejmuje uchwałę o tym, że akceptuje (lub nie akceptuje) działania i decyzje podejmowane w określonym czasie przez zarząd.
Ochotnicza Straż Pożarna musi prowadzić księgowość. Może to być pełna księgowość albo prowadzenie księgowości w ramach Uproszczonej Ewidencji Przychodów i Kosztów (UEPiK). Zasady są takie same jak dla pozostałych organizacji pozarządowych.
Najlepiej, by większość operacji finansowych odbywała się poprzez rachunek bankowy, nie tylko te dotyczące dotacji. Jeśli zarząd zakłada operowanie gotówką, należy prawidłowo prowadzić kasę (miesięczne raporty kasowe) i na każdą operację mieć dowód księgowy. Zarząd powinien mieć ustalony obieg dokumentów księgowych, faktury i rachunki zatwierdzają na odwrocie podpisem wskazane w nim osoby. Dokumenty są układane w chronologii, z podziałem na bank i kasę.
Trzeba pamiętać, że koszt niezgodny z zakresem działalności statutowej, powinien być opodatkowany. Wydatkując środki, należy zwracać uwagę na źródło ich pochodzenia (i uwzględniać je w opisie faktury). Pieniądze z dotacji są rozpisane na konkretne koszty opisane we wniosku. Ściśle określone jest także wydatkowanie środków ze zbiórek publicznych, których cel podajemy w zgłoszeniu, albo z odpisów 1% podatku - zgodnie z zakresem OPP i ew. wskazanym przez podatnika celem. Środki z darowizn muszą być wydane wyłącznie na cele statutowe, nawet jeśli darczyńca nie wskazał konkretnego celu. Zarząd powinien prowadzić roboczy bilans darowizn i w miarę możliwości przedstawiać darczyńcom rozliczenie wydatku.
Obowiązki Prawne i Zarządcze OSP
Pierwszym i najważniejszym obowiązkiem zarządu jest dbałość o działanie OSP w oparciu o statut. Jest on podstawowym wymaganym dokumentem w każdej jednostce, jej „konstytucją”. Reguluje zasady działania, ułatwia sprawne zarządzanie. Podstawowe informacje konieczne w statucie są takie same dla wszystkich, ale szczegółowe zapisy mogą być różne. Zarząd dba, by statut OSP był zgodny z ustawą Prawo o stowarzyszeniach (do 20 maja 2018 roku należało dostosować statuty stowarzyszeń do znowelizowanej ustawy).
Jeżeli w organizacji mają zajść zmiany, które obejmują zapisy zawarte w statucie, to statut musi być zaktualizowany i w nowej wersji zatwierdzony przez KRS (obowiązuje dopiero od momentu zatwierdzenia przez sąd). Zarząd inicjuje tylko takie działania, których zakres jest opisany w statucie, a jeśli widzi możliwość rozszerzenia zakresu działalności, to zwraca się do walnego zebrania, proponując projekt statutu uwzględniający korzystne dla OSP zmiany.
Ochrona Danych Osobowych (RODO)
OSP jest administratorem danych osobowych, które w trakcie prowadzonych działań zbiera, przechowuje i przetwarza. Bardzo ważnym obowiązkiem, który wynika z RODO, jest poinformowanie o tym zainteresowane osoby. OSP przetwarza także dane swoich członków i rzadko ma na to ich zgodę. Można to naprawić, przygotowując nowy wzór deklaracji członkowskiej/aktualizacyjnej, w której „starzy” członkowie wypełnią część aktualizacyjną, podając tylko konieczne do kontaktu dane, wyrażając zgodę na ich przetwarzanie i dodatkowo wyrażając (lub nie) zgodę na wykorzystanie wizerunku, np. w celach promocji. Najważniejsze jest trzymanie się zasady zbierania minimalnej ilości danych i tylko wtedy, gdy jest to konieczne, a jeśli już jest, to przechowywanie ich w sposób bezpieczny. Do oceny, czy warunki są bezpieczne, służy analiza ryzyka - drugi dokument obowiązkowy, który organizacja powinna mieć.
Przechowywanie Dokumentów
Okres przechowywania dokumentów najczęściej wykracza poza okres kadencji. Większość dokumentów księgowych przechowuje się przez minimum 5 lat (ale np. sprawozdań finansowych nie niszczymy wcale), dokumenty zatrudnieniowe nawet 50 lat. Czas przechowywania dokumentacji projektów określony jest w umowach dotacji, zwykle nie krótszy niż 5 lat. Wiele pozostałych dokumentów to tak naprawdę historia organizacji, jej działań i podejmowanych decyzji.