Zarząd Ochotniczej Straży Pożarnej: Podstawowe informacje i funkcjonowanie

Rola i zadania Zarządu OSP

Zarząd kieruje całą bieżącą działalnością Ochotniczej Straży Pożarnej (OSP) pomiędzy walnymi zebraniami członków. Walne zebrania zwykle odbywają się raz w roku. W codziennej pracy zarząd natrafia na sytuacje wymagające podejmowania decyzji. Decyzje te powinny być podejmowane w sposób jak najbardziej korzystny dla OSP, zgodnie z przepisami, z dbałością o efektywność działań oraz o wizerunek organizacji.

Kierowanie działalnością OSP oznacza nie tylko podejmowanie szczegółowych czynności określonych w statucie, ale przede wszystkim reagowanie na codzienne sytuacje i nowe uwarunkowania.

Skład Zarządu OSP

Zarząd OSP wybierany jest podczas walnego zebrania członków. W większości jednostek co 5 lat odbywa się walne zebranie sprawozdawczo-wyborcze, podczas którego przeprowadzane są wybory. OSP funkcjonują jako stowarzyszenia, a walne zebranie jest najwyższą władzą. Zarząd stowarzyszenia powołuje się, aby uniknąć zwoływania walnego zebrania za każdym razem, gdy trzeba podjąć jakąś decyzję.

W skład zarządu OSP wchodzi zazwyczaj od 5 do 9 osób, zgodnie z zapisami statutu danej jednostki. Odpowiadają one zarówno za bieżące działania OSP, jak i za sprawy formalne.

Funkcje w Zarządzie OSP

Statut wzorcowy OSP określa pięć niezbędnych funkcji w zarządzie: prezes, naczelnik straży, jeden lub dwóch wiceprezesów, sekretarz i skarbnik. Naczelnik straży zazwyczaj pełni jednocześnie funkcję pierwszego wiceprezesa.

Oprócz tych podstawowych funkcji, statut wzorcowy dopuszcza utworzenie w zarządzie dodatkowych stanowisk, takich jak:

• Gospodarz
• Kronikarz
• Zastępca naczelnika straży
• Kapelmistrz
• Członek zarządu ds. sportu
• Członek zarządu ds. młodzieży lub kobiet
• Inne funkcje wynikające z potrzeb lokalnych

Statut określa minimalny skład zarządu na pięć osób i maksymalny na dziewięć osób. Zazwyczaj wybiera się nieparzystą liczbę członków zarządu.

Dokooptowanie nowych członków do Zarządu

Jeśli w trakcie kadencji niektórzy członkowie zarządu przestaną pełnić swoje funkcje, zarząd może dokooptować nowych członków na miejsce ustępujących. Liczba dokooptowanych członków nie może przekroczyć 1/3 ustalonego składu zarządu. Na przykład, przy pięcioosobowym składzie zarządu można dokooptować jednego członka, przy sześcioosobowym - dwóch, a przy dziewięcioosobowym - trzech.

Zadania i Obowiązki Zarządu OSP

Do głównych zadań zarządu OSP należy:

• Reprezentowanie interesów OSP.
• Realizowanie uchwał i wytycznych walnego zebrania.
• Zwoływanie walnych zebrań (sprawozdawczych, sprawozdawczo-wyborczych, a także nadzwyczajnych w razie potrzeby, zgodnie ze statutem).
• Opracowywanie projektów rocznego planu działalności i budżetu OSP, które następnie uchwala walne zebranie.
• Składanie walnemu zebraniu sprawozdań z wykonania planu i budżetu.
• Podejmowanie uchwał w sprawie przyjmowania i skreślania członków OSP.
• Przyznawanie dyplomów i nagród oraz występowanie z wnioskami o odznaczenia i odznaki.
• Koordynowanie ogółu przedsięwzięć związanych z wychowaniem dzieci i młodzieży, ze szczególnym uwzględnieniem wychowania dla bezpieczeństwa, w tym poprzez udział w organizacji Ogólnopolskiego Turnieju Wiedzy Pożarniczej.
• Podejmowanie, we współdziałaniu z samorządem gminnym i Komendą Powiatową/Miejską Państwowej Straży Pożarnej, przedsięwzięć dotyczących ochrony przeciwpożarowej.
• Nadzorowanie sprawności sprzętu, a także spowodowanie jego jak najszybszego przywrócenia do sprawności, prawidłowej eksploatacji i konserwacji.

Zarząd ma również prawo do zaciągania w imieniu OSP zobowiązań finansowych.

Reprezentacja OSP

Jednym z ważniejszych uprawnień i jednocześnie obowiązków zarządu jest składanie oświadczeń woli w imieniu OSP. Zwyczajowo większość OSP stosuje zapis dotyczący reprezentacji dwuosobowej.

Proste pisma urzędowe może w imieniu OSP podpisywać samodzielnie prezes. Jednakże w przypadku składania oświadczeń woli przed instytucjami, dotyczących umów, pełnomocnictw, dokumentów finansowych itp., zazwyczaj wymagana jest reprezentacja dwuosobowa.

Zmiany w sposobie reprezentacji

Praktyka pokazuje, że dwuosobowy sposób reprezentacji może sprawiać problemy interpretacyjne, szczególnie w kontekście braku dyspozycyjności członków zarządu. Z tego powodu wiele OSP decyduje się na zmianę statutu, wprowadzając bardziej praktyczne zasady reprezentacji, np. „dwóch członków zarządu działających łącznie, w tym prezesa lub wiceprezesa”. W takim przypadku każdy z pozostałych członków zarządu może podpisać dokument jako druga osoba reprezentująca w pilnych sprawach.

Reprezentacja w zakresie rachunku bankowego

Bank musi posiadać informacje o osobach upoważnionych do obsługi rachunku bankowego OSP i zakresie ich uprawnień. Wybór tych osób musi wynikać ze statutu i przyjętego obiegu dokumentów księgowych. Kluczowa jest dyspozycyjność osób upoważnionych, aby zapewnić terminowe opłacanie zobowiązań.

Podpisywanie dokumentów finansowych i sprawozdań

OSP prowadzące pełną księgowość mają obowiązek sporządzania sprawozdania finansowego. Zarząd, jako „kierownik jednostki”, ma obowiązek podpisania elektronicznej wersji sprawozdania finansowego za pomocą profilu zaufanego.

Innym ważnym dokumentem, który mogą podpisywać wszyscy członkowie organu, jest uchwała zarządu, szczególnie w przypadku bardzo ważnych decyzji.

Posiedzenia Zarządu OSP

Zgodnie z zapisami w statucie, posiedzenia zarządu odbywają się według potrzeb, co najmniej raz na kwartał. Są one zwoływane przez prezesa.

Do ważności uchwał wymagana jest obecność co najmniej połowy ogólnej liczby członków zarządu. Uchwały podejmowane są zwykłą większością głosów.

Prezes proponuje porządek posiedzenia, a wspólnie z sekretarzem przygotowuje projekty uchwał. Bardzo ważna jest komunikacja między członkami zarządu także poza posiedzeniami. Warto wdrożyć szybkie formy komunikacji, takie jak powiadomienia SMS czy komunikatory internetowe.

Regulamin pracy Zarządu

Niektóre jednostki OSP uchwalają regulamin pracy zarządu. Dokument ten doprecyzowuje podział obowiązków wewnątrz zarządu i może być uchwalony przez sam zarząd, aby polepszyć jakość pracy. Wprowadzenie i przestrzeganie regulaminu jest szczególnie istotne w OSP, gdzie podział zadań pokrywa się z kompetencjami poszczególnych funkcji.

Dokumentacja Zarządu OSP

Każda podjęta uchwała zarządu powinna zostać zapisana zgodnie z przyjętym wzorem i numeracją. Prowadzenie dokumentacji z zebrań zarządu pozwala na ustalenie, jak doszło do podjęcia konkretnych decyzji. Protokół z zebrania powinien być dostępny dla każdego członka zarządu.

Taka dokumentacja może być pomocna podczas walnych zebrań lub kontroli komisji rewizyjnej czy organu zewnętrznego. Dokumentację można przechowywać również elektronicznie, na przykład w aplikacji Strażak.Online.

Komisja Rewizyjna - organ kontroli wewnętrznej

Komisja rewizyjna jest organem kontroli wewnętrznej OSP. Jej zadania są określone w statucie. Komisja jest wybierana na walnym zebraniu sprawozdawczo-wyborczym i wybiera spośród siebie przewodniczącego.

Członkowie komisji mają za zadanie kontrolować działalność statutową OSP, w tym sprawy finansowe. Komisja powinna przeprowadzać kontrolę co najmniej raz w roku.

Obowiązki i uprawnienia Komisji Rewizyjnej

• Przeprowadzanie kontroli całokształtu działalności statutowej OSP, ze szczególnym uwzględnieniem gospodarki finansowej i opłacania składek członkowskich.
• Składanie sprawozdań z przeprowadzonych kontroli na walnych zebraniach, wraz z oceną działalności OSP, i wnioskowanie o udzielenie bądź nieudzielenie zarządowi absolutorium.
• Bieżące przedstawianie zarządowi uwag i wniosków dotyczących jego pracy.

Komisja rewizyjna ma prawo i obowiązek uczestniczyć w posiedzeniach zarządu z głosem doradczym.

Ograniczenia dla członków Komisji Rewizyjnej

Członek komisji rewizyjnej OSP nie może być jednocześnie członkiem zarządu tej OSP, ani być z członkami zarządu powiązanym stosunkiem pokrewieństwa, powinowactwa lub podległości z tytułu zatrudnienia. Nie może być również skazany prawomocnym wyrokiem sądowym za przestępstwo umyślne.

W odróżnieniu od innych członków OSP, członek komisji rewizyjnej nie otrzymuje wynagrodzenia od OSP, chyba że pełni dodatkowo funkcję ratownika (ekwiwalent za akcje/szkolenia) lub konserwatora sprzętu.

Nowy Zarząd - pierwsze kroki i dobre praktyki

Po wyborach nowego zarządu OSP ważne jest podjęcie szeregu działań, które zapewnią sprawne funkcjonowanie jednostki.

1. Aktualizacja danych i podział pracy

Każda zmiana we władzach stowarzyszenia wymaga aktualizacji w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) oraz w innych instytucjach. Ustępujący zarząd ma obowiązek przekazania całej dokumentacji nowemu zarządowi.

Odpowiedni podział obowiązków jest kluczowy dla dobrze funkcjonującej jednostki. Funkcje, na jakie zostali wybrani członkowie zarządu, determinują ich zadania. Ważne jest angażowanie wszystkich strażaków w pracę jednostki.

2. Plan działania

Nowo wybrany zarząd powinien opracować i przedstawić całej jednostce jasny plan działania. Wskazywanie istotnych informacji z zebrań organów zarządu i komisji rewizyjnej jest kluczowe dla transparentności.

3. Informowanie o pracy Zarządu i planowanych przedsięwzięciach

Po każdym zebraniu zarządu warto przygotować podsumowanie dla wszystkich członków OSP, opierając się na protokole. Upublicznienie protokołu pozwala strażakom na świadomość podejmowanych problemów i decyzji.

O planowanych wydarzeniach warto informować z dużym wyprzedzeniem, wpisując je do wspólnego kalendarza. Po zakończeniu wydarzenia należy przesłać sprawozdanie wszystkim strażakom.

4. Dbanie o zdrowie strażaków

Strażacy biorący czynny udział w działaniach ratowniczo-gaśniczych są narażeni na niebezpieczeństwa. Nowy zarząd powinien skontrolować stan środków ochrony indywidualnej i wyznaczyć priorytety zakupowe. Ważne jest również wydzielenie w jednostce strefy brudnej i czystej jako elementu profilaktyki przeciwnowotworowej.

5. Komunikacja z członkami OSP

Warto usprawnić komunikację z członkami OSP. Przygotowanie i ustawienie w remizie skrzynki „Do zarządu” pozwala na anonimowe przekazywanie informacji. Prowadzenie strony internetowej i profili w mediach społecznościowych umożliwia bieżące informowanie o wydarzeniach i docieranie do lokalnej społeczności.

6. Monitorowanie gotowości bojowej i sprawozdania z akcji

Warto rozważyć wprowadzenie monitorowania gotowości bojowej strażaków, umożliwiając im deklarowanie dostępności w przypadku alarmu. Sprawozdania z akcji pozwalają na dzielenie się cennym doświadczeniem ze wszystkimi strażakami.

7. Organizacja wydarzeń integrujących

Organizacja pikników strażackich, festynów, dni dziecka czy zbiórek krwi to świetne inicjatywy budujące wizerunek jednostki i integrujące strażaków. Dzień otwarty to okazja do zaprezentowania jednostki społeczności lokalnej, a szkolenia otwarte, np. z pierwszej pomocy, mogą być atrakcyjne dla mieszkańców.

Podstawy prawne funkcjonowania OSP

Ochotnicze straże pożarne oraz Związek Ochotniczych Straży Pożarnych RP funkcjonują jako stowarzyszenia na podstawie Ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 r. - Prawo o stowarzyszeniach, Ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej, a także Ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

Stowarzyszenie jest dobrowolnym, samorządnym, trwałym zrzeszeniem o celach niezarobkowych, podlegającym wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego. Uzyskuje osobowość prawną z chwilą wpisania do KRS.

Zarząd OSP ponosi odpowiedzialność prawną za prawidłowe funkcjonowanie jednostki, w tym przed władzami samorządowymi i państwowymi, co reguluje Kodeks karny.

tags: #czlonek #zarzadu #osp #grafika