Ochotnicza Straż Pożarna a status prawny stowarzyszenia w Krajowym Rejestrze Sądowym

Ochotnicza Straż Pożarna (OSP) to organizacja pozarządowa, która jest tworzona na takich samych zasadach jak stowarzyszenie. Jej specyfika polega na podejmowaniu działań w celu ochrony życia, zdrowia, mienia lub środowiska. OSP, podobnie jak inne stowarzyszenia, podlega określonym przepisom prawa, a jej status prawny jest ściśle związany z wpisem do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS).

Stowarzyszenie jest dobrowolnym, samorządnym, trwałym zrzeszeniem o celach niezarobkowych. Samodzielnie określa swoje cele, programy działania i struktury organizacyjne oraz uchwala akty wewnętrzne dotyczące jego działalności. Opiera swoją działalność na pracy społecznej członków.

Początki i osobowość prawna stowarzyszeń a KRS

Zgodnie z art. 17 ust. 1 Prawa o stowarzyszeniach, w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2000 r., stowarzyszenie uzyskiwało osobowość prawną i mogło rozpocząć działalność z chwilą uprawomocnienia się postanowienia o zarejestrowaniu. Oznacza to, że stowarzyszenia zarejestrowane przed 1 stycznia 2001 r. posiadają osobowość prawną, mimo braku ich rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym, który wszedł w życie 1 stycznia 2001 r.

Obecnie jednak, stowarzyszenie uzyskuje osobowość prawną i może rozpocząć działalność dopiero po wpisie do Krajowego Rejestru Sądowego. Za czynności niezbędne do rozpoczęcia działalności przez stowarzyszenie, dokonane na rzecz stowarzyszenia przed jego wpisem do KRS, członkowie zarządu odpowiadają wobec osób trzecich solidarnie. Po wpisie do Krajowego Rejestru Sądowego, za zobowiązania wynikające z tych czynności stowarzyszenie odpowiada tak jak za zaciągnięte przez siebie.

Wpis OSP do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS)

Ochotnicza Straż Pożarna podlega obowiązkowi wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Postępowanie w sprawach o wpis OSP do KRS jest wolne od opłat sądowych.

Procedura zakładania OSP przed nowelizacją 2015

Przed wprowadzeniem zmian w ustawie Prawo o stowarzyszeniach, osoby w liczbie co najmniej piętnastu, pragnące założyć OSP, uchwalały statut i wybierały komitet założycielski. Komitet założycielski składał do sądu rejestrowego wniosek o rejestrację wraz ze statutem, listą założycieli (zawierającą imiona i nazwiska, datę i miejsce urodzenia, miejsce zamieszkania oraz własnoręczne podpisy), protokołem z wyboru komitetu założycielskiego, a także informacją o adresie tymczasowej siedziby stowarzyszenia.

Sąd rejestrowy (sąd rejonowy, sąd gospodarczy) rozpoznawał wniosek niezwłocznie, a rozstrzygnięcie powinno nastąpić nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia złożenia wniosku. Sąd wydawał postanowienie o zarejestrowaniu OSP po stwierdzeniu, że jego statut jest zgodny z przepisami prawa, a założyciele spełniają wymagania określone ustawą.

Kluczowe zmiany w Prawie o stowarzyszeniach (2015/2016) dotyczące OSP

Ustawa z dnia 25 września 2015 r. o zmianie ustawy - Prawo o stowarzyszeniach oraz niektórych innych ustaw wprowadziła istotne zmiany, które mają wpływ na działalność Ochotniczych Straży Pożarnych. Te zmiany uprościły i ułatwiły procedurę tworzenia stowarzyszeń, czyniąc proces tworzenia OSP bardziej przystępnym.

Najważniejsze nowelizacje

• Zmniejszenie liczby założycieli: Liczba osób niezbędnych do założenia stowarzyszenia została zmniejszona z 15 do 7, co w znacznym stopniu ułatwia zakładanie nowych OSP. Założyciele uchwalają statut oraz wybierają komitet założycielski albo władze stowarzyszenia.
• Reprezentacja interesów członków: Stowarzyszeniom przyznano uprawnienie do reprezentowania w zakresie swoich celów statutowych interesów swoich członków wobec organów władzy publicznej (art. 1 ust. 2 Prawa o stowarzyszeniach).
• Wynagrodzenia dla członków zarządu: Od 20 maja 2016 r. stowarzyszenie opiera działalność na pracy społecznej swoich członków (art. 2 ust. 3 Prawa o stowarzyszeniach). Jednakże, art. 10 ust. 5a wprowadził możliwość otrzymania przez członków zarządu wynagrodzenia za czynności wykonywane w związku z pełnioną funkcją. Ustawodawca wprowadził ten przepis z zamiarem wyjątkowości jego zastosowania, przede wszystkim w przypadku dużych stowarzyszeń.
• Terenowe jednostki organizacyjne: Dodano całkowicie nowe przepisy (art. 10a i 10b), regulujące zasady tworzenia terenowych jednostek organizacyjnych przez stowarzyszenia.
• Reprezentacja w umowach i sporach: W art. 11 dodano ust. 4, który stanowi, że w umowach między stowarzyszeniem a członkiem zarządu oraz w sporach z nim stowarzyszenie reprezentuje członek organu kontroli wewnętrznej wskazany w uchwale tego organu lub pełnomocnik powołany uchwałą walnego zebrania członków. W przypadku OSP organem kontroli wewnętrznej jest zazwyczaj komisja rewizyjna.
• Zmieniona procedura wpisu do KRS: Zgodnie z nowym stanem prawnym (art. 12), to zarząd, a nie tak jak do tej pory komitet założycielski, składa wniosek o wpis stowarzyszenia do Krajowego Rejestru Sądowego. Do wniosku należy dołączyć statut, listę założycieli (zawierającą imiona i nazwiska, datę i miejsce urodzenia, miejsce zamieszkania oraz własnoręczne podpisy), protokół z wyboru władz stowarzyszenia oraz adres siedziby. Uchylono przepisy (art. 13-15) dotyczące wcześniejszego postępowania rejestrowego.
• Postępowanie rejestrowe: Art. 16 został znacznie rozbudowany. Sąd rejestrowy wydaje postanowienie o wpisie stowarzyszenia do KRS po stwierdzeniu, że jego statut jest zgodny z przepisami prawa i założyciele spełniają wymagania określone ustawą. Sąd może wyznaczyć posiedzenie wyjaśniające, jeśli uzna to za niezbędne. Sąd oddala wniosek, jeżeli nie spełnia warunków. O wpisie sąd zawiadamia właściwy organ nadzorujący.
• Zmiana statutu: Art. 21 w nowym brzmieniu stanowi, że zarząd stowarzyszenia ma obowiązek niezwłocznie zawiadomić sąd rejestrowy o zmianie statutu. W sprawie wpisu zmiany statutu stosuje się odpowiednio zasady i tryb przewidziane dla wpisu stowarzyszenia do tego rejestru.
• Zakres nadzoru: W art. 25 dookreślono, iż organ nadzoru wykonuje swoje uprawnienia wyłącznie w zakresie legalności działalności stowarzyszenia, a w przypadku żądania wyjaśnień zobowiązany jest do uzasadnienia swojego żądania. W przypadku OSP organem tym jest starosta właściwy ze względu na siedzibę stowarzyszenia (art. 8 ust. 1 Prawo o stowarzyszeniach).

Konsekwencje braku aktualizacji wpisu w KRS

Brak aktualizacji danych w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych dla Ochotniczej Straży Pożarnej.

Prawne aspekty i odpowiedzialność

• Domniemanie prawdziwości Rejestru: Zgodnie z art. 17 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym (KRSU), domniemywa się, że dane wpisane do Rejestru są prawdziwe.
• Odpowiedzialność wobec osób trzecich: Podmiot obowiązany do złożenia wniosku o wpis do Rejestru nie może powoływać się wobec osób trzecich działających w dobrej wierze na dane, które nie zostały wpisane do Rejestru lub uległy wykreśleniu z Rejestru (art. 14 KRSU). Niezgłoszenie zmiany w składzie władz stowarzyszenia może spowodować, że np. umowa zostanie zawarta z osobą, która już nie jest uprawniona do reprezentacji, a stowarzyszenie nie będzie mogło się na to powołać.
• Ryzyko grzywny: Sąd rejestrowy nie nakłada kary za samo niezłożenie wniosku, ale jeśli stwierdzi niezgodność rejestru z rzeczywistością, może wyznaczyć dodatkowy 7-dniowy termin na złożenie wniosku, pod rygorem zastosowania grzywny (art. 24 KRSU). Sąd rejestrowy może ponawiać grzywnę. W razie niewykonania obowiązków w tym terminie, sąd rejestrowy nakłada grzywnę na OSP.
• Wykreślenie wpisu z urzędu: Jeśli wpis nie zostanie dokonany pomimo wezwań Sądu i postanowień o nałożeniu grzywny, Sąd rejestrowy może wykreślić wpis z urzędu albo dokonać wpisu w szczególnie uzasadnionym przypadku, jeżeli dokumenty stanowiące podstawę wpisu znajdują się w aktach rejestrowych.
• Brak ustanowienia kuratora: Zgodnie z art. 49 ust. 3 KRSU, dla OSP, która nie zgłasza wniosku o wpis do KRS, nie ustanawia się kuratora.
• Odpowiedzialność za szkodę: OSP wpisana do KRS ponosi odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną zgłoszeniem do KRS nieprawdziwych danych, jeżeli podlegały obowiązkowi wpisu na jego wniosek, a także niezgłoszeniem danych podlegających obowiązkowi wpisu do KRS w ustawowym terminie, chyba że szkoda nastąpiła wskutek siły wyższej albo wyłącznie z winy poszkodowanego lub osoby trzeciej, za którą nie ponosi odpowiedzialności (art. 18 KRSU).
• Utrata osobowości prawnej dla OSP sprzed 2016 roku: Zgodnie z art. 9 ust. 2a ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. - Przepisy wprowadzające ustawę o Krajowym Rejestrze Sądowym, Ochotnicze Straże Pożarne, które do dnia 31 grudnia 2015 r. nie złożyły wniosku o wpis do KRS, uznaje się za wykreślone z tego rejestru z dniem 1 stycznia 2016 r., a tym samym pozbawione osobowości prawnej.

Nadzór i sankcje ze strony organów

Oprócz odpowiedzialności cywilnej i ryzyka grzywny ze strony sądu rejestrowego, OSP z nieaktualnym wpisem lub jego brakiem może spotkać się z działaniami ze strony organów nadzorczych.

Starosta jako organ nadzorujący

Starosta, jako organ nadzorujący właściwy ze względu na siedzibę stowarzyszenia, może podjąć następujące kroki:

• Wystąpić do stowarzyszenia o usunięcie nieprawidłowości w określonym terminie.
• Udzielić ostrzeżenia władzom stowarzyszenia.
• Wystąpić do sądu o zastosowanie środka określonego w art. 29 Prawa o stowarzyszeniach. Trzecie wyjście jest najbardziej dotkliwe i może zakończyć się nawet rozwiązaniem stowarzyszenia.

Organ nadzoru bada działania OSP wyłącznie co do ich zgodności z prawem, a w przypadku żądania wyjaśnień zobowiązany jest do uzasadnienia swojego żądania.

Działania Urzędu Skarbowego

Urząd Skarbowy może stosować, w przypadku stwierdzenia wykroczenia skarbowego albo przestępstwa skarbowego, dotkliwe kary w postaci grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności, zależnie od popełnionego czynu, a także środki karne i środki zabezpieczające wymienione w art. 22 Kodeksu karnego skarbowego. Należy jednak zaznaczyć, że samo niezłożenie wniosku o wpis nie rodzi odpowiedzialności karnej, ponieważ nie wypełnia znamion przestępstwa ani wykroczenia skarbowego (art. 1 KKS). Niemniej jednak, brak aktualnego KRS może skutkować problemami przy składaniu sprawozdań rocznych i kontrolach.

Stowarzyszenie zwykłe jako alternatywa dla OSP bez KRS

Ustawa Prawo o stowarzyszeniach wyróżnia dwa rodzaje stowarzyszeń: tzw. stowarzyszenia rejestrowe (wpisane do KRS) i stowarzyszenia zwykłe. Czasami zdarzają się OSP, które przybrały formę stowarzyszenia zwykłego, co oznacza, że nie posiadają osobowości prawnej i nie są zarejestrowane w KRS, choć sytuacje takie występują bardzo rzadko.

Charakterystyka stowarzyszenia zwykłego

• Uproszczona forma: Założenie stowarzyszenia zwykłego jest prostsze i mniej czasochłonne niż utworzenie stowarzyszenia zarejestrowanego w KRS. By je powołać, wystarczą już trzy osoby.
• Rejestracja: Stowarzyszenia zwykłe rejestrują się w ewidencji stowarzyszeń zwykłych prowadzonej przez starostę powiatu.
• Ułomna osobowość prawna: Nowelizacja przyznaje stowarzyszeniom zwykłym tzw. ułomną osobowość prawną. Na podstawie art. 33¹ Kodeksu cywilnego, do stowarzyszeń zwykłych odpowiednie zastosowanie znajdą przepisy dotyczące osób prawnych. Odtąd stowarzyszenie zwykłe może we własnym imieniu nabywać prawa, w tym własność i inne prawa rzeczowe, zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozywane.
• Odpowiedzialność: Każdy członek stowarzyszenia zwykłego odpowiada za jego zobowiązania bez ograniczeń, całym swoim majątkiem solidarnie z pozostałymi członkami oraz ze stowarzyszeniem.
• Ograniczenia finansowe: Stowarzyszenia zwykłe mogą pozyskiwać środki finansowe, np. ze składek członkowskich czy dotacji, ale nie mogą prowadzić działalności ekonomicznej (odpłatnej albo gospodarczej).
• Możliwość przekształcenia: Warto również wspomnieć o możliwości przekształcenia stowarzyszenia zwykłego w stowarzyszenie rejestrowe, wprowadzonej również ustawą z dnia 25 września 2015 r. Zostały stworzone całkowicie nowe przepisy, które zostały usytuowane w art. 42a-42e Prawa o stowarzyszeniach.

Władze, statut i finanse w OSP

W Ochotniczych Strażach Pożarnych, podobnie jak w każdym stowarzyszeniu, funkcjonują określone organy i obowiązują zasady zarządzania, które są regulowane przez statut.

Władze OSP

Władze w OSP to:

• Walne Zebranie Członków (WZC): Jest najwyższą władzą w OSP. Może podejmować decyzje we wszystkich sprawach poddanych pod obrady, zwykle jednak w tych najważniejszych dla sprawnego działania i rozwoju organizacji.
• Zarząd: Jest obligatoryjnym organem stowarzyszenia.
• Komisja Rewizyjna: Jest organem kontroli wewnętrznej OSP, obowiązkowym w ochotniczych strażach pożarnych. Jej rolą jest kontrola wewnętrzna działania OSP. To taki wewnętrzny "policjant", który jest wspierający, życzliwy i służy radą.

Statut OSP

Statut OSP jest podstawowym wymaganym dokumentem w każdej jednostce, jej „konstytucją”. Reguluje zasady działania i ułatwia sprawne zarządzanie. Podstawowe informacje konieczne w statucie są takie same dla wszystkich, ale szczegółowe zapisy mogą być różne. Statut OSP określa w szczególności:

• nazwę stowarzyszenia, odróżniającą je od innych stowarzyszeń, organizacji i instytucji,
• teren działania i siedzibę stowarzyszenia,
• cele i sposoby ich realizacji,
• sposób nabywania i utraty członkostwa, przyczyny utraty członkostwa oraz prawa i obowiązki członków,
• władze stowarzyszenia, tryb dokonywania ich wyboru, uzupełniania składu oraz ich kompetencje,
• sposób reprezentowania stowarzyszenia oraz zaciągania zobowiązań majątkowych, a także warunki ważności jego uchwał,
• sposób uzyskiwania środków finansowych oraz ustanawiania składek członkowskich,
• zasady dokonywania zmian statutu,
• sposób rozwiązania się stowarzyszenia.

Prawo do utworzenia OSP jako stowarzyszenia przysługuje obywatelom polskim mającym pełną zdolność do czynności prawnych i nie pozbawionym praw publicznych. Małoletni w wieku od 16 do 18 lat, którzy mają ograniczoną zdolność do czynności prawnych, mogą należeć do OSP i korzystać z czynnego i biernego prawa wyborczego, z tym że w składzie zarządu większość muszą stanowić osoby o pełnej zdolności do czynności prawnych. Małoletni poniżej 16 lat mogą, za zgodą przedstawicieli ustawowych, należeć do OSP według zasad określonych w ich statutach, bez prawa udziału w głosowaniu na walnych zebraniach członków oraz bez korzystania z czynnego i biernego prawa wyborczego do władz OSP. Jeżeli jednostka organizacyjna OSP zrzesza wyłącznie małoletnich, mogą oni wybierać i być wybierani do władz tej jednostki. Cudzoziemcy mający miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej mogą zrzeszać się w OSP, zgodnie z przepisami obowiązującymi obywateli polskich.

Finanse i kadry

Ochotnicza Straż Pożarna ma obowiązek prowadzić księgowość. Może to być pełna księgowość albo prowadzenie księgowości w ramach Uproszczonej Ewidencji Przychodów i Kosztów (UEPiK). Zasady są takie same jak dla pozostałych organizacji pozarządowych. OSP ma różne obowiązki do spełnienia, związane z różnymi sferami działania, np. ZUS, jeśli zatrudnia osoby.

W OSP działają ludzie - lider, zespół, wolontariusze, młodzież, dzieci. Są role i zadania określone ustawowo, np. zarząd, naczelnik, ale są też takie tworzone tylko w danej jednostce. Istnieją Młodzieżowe Drużyny Pożarnicze (MDP), Dziecięce Drużyny Pożarnicze (DDP) czy po prostu zespoły od konkretnych zadań. Całym tym zasobem trzeba zarządzać.

Wolontariuszki i wolontariusze w OSP są angażowani na takich samych zasadach jak w innych stowarzyszeniach, stanowiąc bezcenną pomoc, bez której wiele organizacji nie mogłoby prowadzić swoich działań.

Obowiązek zgłoszenia do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR)

Od 31 października 2021 r., zgodnie z ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz niektórych innych ustaw, Ochotnicze Straże Pożarne mają obowiązek dokonania zgłoszenia do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR). Termin pierwszego zgłoszenia dla podmiotów objętych rozszerzonym katalogiem upłynął 31 stycznia 2022 r.

Przy ustalaniu osób, które są beneficjentami rzeczywistymi w OSP, pod uwagę należy wziąć przede wszystkim osoby, które są członkami zarządu (reprezentują OSP na zewnątrz, posiadają uprawnienia umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na działalność OSP). Należy również przeanalizować zakres uprawnień np. członków komisji rewizyjnej OSP jako organu nadzorczego. Zgłoszenie jest bezpłatne.

Ważne: Niezgłoszenie beneficjenta rzeczywistego do Rejestru zagrożone jest karą pieniężną do 1 000 000 zł.

Studium przypadku: OSP z nieaktualnym wpisem KRS

Przeanalizujmy sytuację, w której stowarzyszenie OSP posiada nieaktualny wpis w KRS z 2003 roku. Walne Zebrania Członków tej OSP dokonały zmian w składzie organów w 2007 i 2011 roku, jednak nie dokonano odpowiednich zmian w KRS. Urząd Skarbowy, przy złożeniu sprawozdania rocznego, poprosił o dostarczenie aktualnego KRS. Członkowie OSP obecnie chcą zgłosić zmiany, które dokonali w 2011 roku.

Pytanie: Czy sąd rejestrowy nałoży karę za niedotrzymanie terminu zgłoszenia zmian?

Formularze z wnioskiem o wpis do KRS składane do Sądu rejestrowego podpisują osoby wyznaczone do reprezentacji stowarzyszenia, czyli członkowie zarządu zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w statucie, a nie Walne Zebranie Członków OSP. Zarząd jest obligatoryjnym organem stowarzyszenia.

Sąd rejestrowy nie nakłada kary za samo niezłożenie wniosku, ale jeśli stwierdzi niezgodność rejestru z rzeczywistością, czyli że taki wniosek nie został złożony, może wyznaczyć dodatkowy 7-dniowy termin pod rygorem zastosowania grzywny (art. 24 KRSU). Jeśli wpis nie zostanie dokonany pomimo wezwań Sądu i postanowień o nałożeniu grzywny, Sąd rejestrowy może wykreślić wpis z urzędu albo dokonać wpisu w szczególnie uzasadnionym przypadku, jeżeli dokumenty stanowiące podstawę wpisu znajdują się w aktach rejestrowych, a dane te są istotne. W przedstawionej sytuacji dokumenty takie nie zostały dostarczone, co sugeruje, że Sąd rejestrowy może uznać, iż zarząd nie zmienił się od 2003 r.

Pytanie: Jakie kroki mogą podjąć Urząd Skarbowy i Starosta wobec OSP?

• Konsekwencje prawne niedotrzymania terminu: Najważniejszą konsekwencją prawną jest odpowiedzialność za powstałe szkody w wyniku niezłożenia wniosku o wpis do KRS po zaistnieniu okoliczności zobowiązujących do złożenia tego wniosku, związane z reprezentacją stowarzyszenia w stosunku do osób trzecich (art. 14 KRSU). OSP nie może powoływać się wobec osób trzecich działających w dobrej wierze na dane, które nie zostały wpisane do Rejestru lub uległy wykreśleniu z Rejestru. Niezgłoszenie zmiany w składzie władz stowarzyszenia może spowodować, że np. umowa zostanie zawarta z osobą, która już nie jest uprawniona do reprezentacji.
• Działania Starosty: Starosta, jako organ nadzorujący, może wystąpić do stowarzyszenia o usunięcie nieprawidłowości w określonym terminie, udzielić ostrzeżenia władzom stowarzyszenia, wystąpić do sądu o zastosowanie środka określonego w art. 29 Prawa o stowarzyszeniach. Trzecie wyjście jest najbardziej dotkliwe i może zakończyć się nawet rozwiązaniem stowarzyszenia.
• Działania Urzędu Skarbowego: Urząd Skarbowy może stosować, w przypadku stwierdzenia wykroczenia skarbowego albo przestępstwa skarbowego, dotkliwe kary w postaci grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności, zależnie od popełnionego czynu, a także środki karne i środki zabezpieczające wymienione w art. 22 Kodeksu karnego skarbowego. Samo niezłożenie wniosku o wpis nie rodzi odpowiedzialności karnej, ponieważ nie wypełnia znamion przestępstwa ani wykroczenia skarbowego.

tags: #czy #osp #bez #wpisu #do #krs