Skład i Wybór Zarządu OSP
Zarząd OSP jest jedną z władz OSP. Jest wybierany przez walne zgromadzenie członków spośród członków walnego zgromadzenia, w liczbie ustalonej przez statut. Zgodnie ze związkowym wzorem statutu, walne zebranie członków wybiera osoby, które tworzyć będą zarząd, ale bez wskazania funkcji. Nowo powołany zarząd ustala, kto jakie obowiązki może wziąć na siebie w rozpoczynanej kadencji. Innymi słowy, to członkowie zarządu wybrani przez walne decydują o podziale funkcji w zarządzie. W praktyce najczęściej zarząd podejmuje tę decyzję, oddalając się na chwilę w trakcie walnego zebrania.
Zarząd wybiera ze swego grona prezesa, naczelnika, dwóch wiceprezesów, sekretarza i skarbnika, a także może wybrać gospodarza, kronikarza i zastępcę naczelnika straży. Naczelnik sprawuje funkcję wiceprezesa. Statut wzorcowy mówi o wyborze od 5 do 9 osób do zarządu. Są funkcje wskazane jako obligatoryjne: prezes, 2 wiceprezesów, skarbnik, sekretarz, naczelnik (który pełni jednocześnie funkcję wiceprezesa), a także dodatkowe, wybierane w razie potrzeby: to kronikarz, gospodarz czy zastępca naczelnika.
Ochotnicze straże różnią się między sobą zarówno liczebnością, jak i zakresem realizowanej działalności statutowej, a przede wszystkim tym, czy są włączone w system ratowniczo-gaśniczy. Mimo tradycji obsadzania licznego zarządu w OSP, w małych środowiskach wiejskich zdarzają się już minimalne, pięcioosobowe składy.
Kwestia Dwóch Zastępców Naczelnika w OSP
Paragraf 24 statutu wzorcowego OSP jasno wskazuje, że zarząd może wybrać jednego zastępcę naczelnika straży. Zapis ten, powtarzany w § 24, mówi o wyborze "zastępcy naczelnika", w liczbie pojedynczej. Oznacza to, że statut wzorcowy przewiduje obsadzenie tylko jednej takiej funkcji.
Obserwacje zdjęć z uroczystości i akcji Ochotniczych Straży Pożarnych czasami pokazują sytuacje, gdzie w niektórych jednostkach OSP wydaje się, że jest dwóch, a czasami nawet więcej naczelników. Może to wynikać z nieporozumień w nazewnictwie lub różnic w nadawaniu dystynkcji funkcyjnych, a nie z faktycznego posiadania wielu statutowych "naczelników" czy "zastępców naczelnika" w zarządzie.
Statut wzorcowy nic więcej nie mówi na temat liczby wiceprezesów poza tym, że powinno ich być dwóch, i że naczelnik jest jednocześnie wiceprezesem. W indywidualnym statucie każdej OSP, uchwalanym przez walne zebranie członków, powinno się określić liczbę zarówno członków zarządu, jak i liczbę wiceprezesów - stosownie do potrzeb. W małych OSP może wystarczyć jeden wiceprezes naczelnik, a w dużych, zwłaszcza z rozwiniętą działalnością poza ratowniczą, wiceprezesów może być więcej. Można na przykład ustalić, że rangę wiceprezesa będzie miał opiekun Młodzieżowej Drużyny Pożarniczej (MDP), organizator sportu czy kapelmistrz orkiestry. Skoro ustalamy konkretną liczbę zastępców prezesa (wiceprezesów), równie konkretnie powinny zostać określone także ich obowiązki. Natomiast funkcja zastępcy naczelnika jest w statucie wzorcowym określona jako jedna.
Podział Kompetencji i Odpowiedzialności w Zarządzie
Wszyscy członkowie zarządu mają równorzędny status, pomiędzy nimi nie ma podległości i nadrzędności, czyli nie obowiązuje żadna hierarchia. Tryb pracy i szczegółowe kompetencje przypisane poszczególnym jego członkom mogą być ujęte w regulaminie pracy zarządu, przyjętym uchwałą zarządu (bez konieczności zatwierdzenia go przez walne zebranie). Warto dążyć do realizowania modelu podziału kompetencji i do przypisania odpowiednich ról odpowiednim osobom.
Rola i kompetencje Prezesa
Statut wzorcowy mówi, że prezes „reprezentuje OSP na zewnątrz oraz kieruje pracami zarządu”. Jest to jedyne wskazane w dokumencie kompetencje przypisane tej funkcji. Z jednej strony zatem prezes ma reprezentować swoją organizację „na zewnątrz”, zarówno w oficjalnych sytuacjach. Z drugiej strony prezes kreuje aktywność i czuwa nad organizacją pracy zarządu: zwołuje posiedzenia zarządu, proponuje porządek obrad, przewodniczy zebraniom, przedstawia projekty uchwał. Prezes ma także obowiązek złożyć walnemu zebraniu sprawozdanie z działalności prowadzonej przez zarząd za dany rok. Statut ani inne przepisy nie zakładają, że prezes ma mieć jakieś konkretne kwalifikacje, nacisk stawia się zwykle raczej na predyspozycje osobiste.
Rola i kompetencje Naczelnika
Naczelnik powołany jest przez zarząd do dowodzenia jednostką. Najważniejszym zadaniem naczelnika jest zorganizowanie Jednostki Operacyjno-Technicznej (JOT) i nadzór nad jej działalnością. Zarząd, wybierając ze swego grona osobę, której powierzy funkcję naczelnika, kieruje się jego doświadczeniem i predyspozycjami. Dobry naczelnik ma się cieszyć zaufaniem, a zatem powinien posiadać takie cechy, jak doświadczenie, odpowiedzialność, dyspozycyjność, zdolność kierowania ludźmi, konsekwencja, postępowanie zgodne z zasadami. Powinien być także gotowy do podnoszenia kompetencji w obliczu nowych zagrożeń przyrodniczych, ekologicznych, chemicznych, komunikacyjnych, wodnych, pogodowych itp.
Rola i kompetencje Sekretarza
Sekretarz, współpracując z koordynatorami projektów, może czuwać także nad przygotowaniem lub sprawdzać prawidłowość dokumentów projektowych (wniosków, sprawozdań, umów związanych z realizacją zadań) w części dotyczącej ogólnych informacji o OSP. Dobrze, by sekretarz posiadał podstawowe kompetencje cyfrowe, by móc współuczestniczyć np. w przygotowaniu wniosków.
Rola i kompetencje Skarbnika
Skarbnik dba o prawidłowość wystawianych i przyjmowanych dokumentów (dowodów) księgowych (faktur, rachunków, not księgowych, KP/KW itp.) i kompletuje je w chronologii (w podziale na bank i kasę). Prowadzi na bieżąco raport kasowy. Czuwa nad terminowym wypełnieniem przez zarząd obowiązku złożenia rokrocznie zeznania podatkowego CIT-8, a w przypadku pełnej księgowości także sprawozdania finansowego. Opracowuje we współpracy z zarządem roczny plan finansowy na dany rok oraz sprawozdanie z wykonania planu. Przynajmniej raz na dwa lata przeprowadza inwentaryzację wyposażenia, a raz na cztery lata inwentaryzację środków trwałych. Skarbnik - jako członek zarządu - odpowiada za prawidłowe prowadzenie dokumentacji finansowej OSP, co wynika bezpośrednio z przepisów ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości. Nawet jeżeli prowadzenie księgowości zarząd powierzy „zewnętrznej” księgowej, za jej pracę odpowiada skarbnik (dzieląc tę odpowiedzialność z prezesem). Niezbywalnym prawem i obowiązkiem skarbnika jest prawo podpisu na dokumentach finansowych. Zapisano to zresztą we wzorcowym statucie w § 44: „Umowy, akty oraz pełnomocnictwa i dokumenty finansowe podpisują w imieniu OSP prezes lub wiceprezes i skarbnik”. Skarbnik powinien również parafować przyjęcie dokumentu do odpowiedniego rejestru. Jest on także najbardziej predysponowany do wyszukiwania sposobów zwiększenia wpływów do strażackiej kasy. Odpowiada również za właściwe przechowywanie środków pieniężnych i powinien dbać o ich bezpieczeństwo. Odpowiada także za opracowanie rocznego planu finansowego OSP oraz sporządzenie sprawozdania z jego wykonania. Ponieważ skarbnik prowadzi zazwyczaj także bezpośrednią obsługę kasową, wymagane jest, aby złożył oświadczenie o odpowiedzialności materialnej. Pełniąc obsługę kasową, skarbnik proponuje zarządowi wysokość rocznej składki członkowskiej, a także przyjmuje wpłaty tych składek i prowadzi rejestr członków. Ma również obowiązek wpłacania zbiorowej składki członkowskiej OSP na rzecz Związku OSP RP.
Rola i kompetencje Wiceprezesów (innych niż naczelnik)
Głównym zadaniem wiceprezesa jest wspomaganie i, w razie potrzeby, zastępowanie prezesa. Przede wszystkim jest to umiejętność przejęcia obowiązków i uprawnień prezesa w czasie jego nieobecności. Wymaga to stałej współpracy z prezesem i pozostałymi członkami zarządu. Wiceprezes, jeżeli został powołany w celu samodzielnego prowadzenia określonych działań, musi się wywiązywać z powierzonych mu obowiązków i składać zarządowi okresowe sprawozdania z ich wykonywania. Może także, po otrzymaniu zgody prezesa, reprezentować zarząd OSP na zewnątrz w zakresie tych spraw, a także podpisywać dokumenty dotyczące zagadnień, którymi się zajmuje. Najczęściej spotykanym przypadkiem jest uprawnienie wiceprezesa naczelnika do samodzielnego prowadzenia spraw związanych z szeroko pojętym ratownictwem.
Wiceprezes może mieć powierzony nie tylko stały zakres obowiązków, ale także różne zagadnienia, które wynikają z bieżącej pracy zarządu. Często spotykanym przypadkiem jest przypisanie wiceprezesowi także funkcji opiekuna młodzieżowej drużyny pożarniczej, co umożliwia mu zapewnienie pewnej autonomii działania i prowadzenie samodzielnych działań zewnętrznych. Podobnie, jeśli w OSP działa orkiestra, wiceprezes kapelmistrz może mieć dużą autonomię działania. Liczba i uprawnienia wiceprezesów OSP zależą jedynie od istniejących potrzeb.
Specyficzne Wyzwania i Rozwiązania
Podpisywanie dokumentów w przypadku nieobecności Prezesa
W sytuacji, gdy prezes zmarł lub jest nieobecny, naczelnik (jako druga osoba w OSP, będąca jednocześnie wiceprezesem) może przejąć obowiązki prezesa. Zazwyczaj dokumenty urzędowe i skarbowe podpisuje prezes lub wiceprezes i skarbnik. Jeśli naczelnik pełni funkcję wiceprezesa, może podpisywać dokumenty. Aby potwierdzić nieobecność prezesa, należy zazwyczaj przedstawić akt zgonu lub inne stosowne potwierdzenie.
W przypadku śmierci prezesa konieczne jest uzupełnienie składu zarządu. Wiceprezes i naczelnik mogą tymczasowo podpisywać dokumenty, ale trzeba dobrać jedną osobę do zarządu, na nowo podzielić się rolami i wysłać całość protokołu wraz z uzasadnieniem i kopią aktu zgonu prezesa do odpowiednich urzędów.
Pełnienie dwóch funkcji przez jedną osobę w Zarządzie
Pytanie, czy jedna osoba może w zarządzie pełnić dwie funkcje (np. sekretarza i skarbnika), jest częste. Zazwyczaj w statucie wzorcowym OSP mamy zapis, że dokumenty finansowe podpisuje prezes lub naczelnik i skarbnik. W przypadku, gdy skarbnik zrezygnuje, a jego obowiązki przejmie sekretarz, pojawia się problem. Nie ma większego problemu, jeśli zarząd składa się z 5-9 członków. Ważne jest, aby nie dopuścić do sytuacji, w której funkcje wymagające współpracy i wzajemnej kontroli (jak np. prezes/naczelnik i skarbnik przy podpisywaniu dokumentów finansowych) są pełnione przez tę samą osobę. Jeżeli statut pozwala na to, by jedna osoba pełniła dwie funkcje, to KRS może to dopuścić, pod warunkiem zachowania minimalnej i maksymalnej liczby członków zarządu (zazwyczaj 5-9).
Film Instruktażowy dla OSP odc. 1 - Content Marketing
Uzupełnianie składu Zarządu w trakcie kadencji
Statut może przewidywać możliwość dokooptowania do zarządu 1/3 ustalonego składu w trakcie kadencji, w miejsce ustępujących członków. Jeżeli statut wzorcowy został przyjęty, możliwość dokooptowania dotyczy jedynie sytuacji, gdy ktoś zrezygnuje z funkcji w zarządzie. Oznacza to, że jeśli nikt nie zrezygnuje, nie można nikogo dokooptować. Możliwa jest natomiast zamiana ról między istniejącymi członkami zarządu, np. ustępujący skarbnik zostaje sekretarzem, a dotychczasowy sekretarz - skarbnikiem, pod warunkiem zgodności z zapisami statutu i zapewnienia prawidłowego podziału odpowiedzialności.
W przypadku rezygnacji kilku osób z członkostwa w zarządzie podczas zebrania sprawozdawczego i następujących wyborów, osoby te mogą być członkami nowo wybranego zarządu, o ile są członkami walnego zgromadzenia i zostaną ponownie wybrane.