Wstąpienie w szeregi Ochotniczej Straży Pożarnej (OSP) to decyzja, która kształtuje charakter, uczy odpowiedzialności i daje ogromną satysfakcję z niesienia pomocy. Droga ta często prowadzi przez przynależność do Związku Ochotniczych Straży Pożarnych Rzeczypospolitej Polskiej (ZOSP RP), co niesie ze sobą wiele korzyści zarówno dla pojedynczych strażaków, jak i dla całej jednostki. Ten artykuł przybliża temat wpisywania i ewidencjonowania informacji o przynależności do OSP oraz związane z tym aspekty prawne i organizacyjne.
Podstawy prawne funkcjonowania OSP i ZOSP RP
Ochotnicze straże pożarne oraz Związek Ochotniczych Straży Pożarnych RP funkcjonują jako stowarzyszenia na podstawie ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 r. - Prawo o stowarzyszeniach oraz ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej. Dodatkowo, działają w oparciu o przepisy ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. - Przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
Stowarzyszenie jest dobrowolnym, samorządnym, trwałym zrzeszeniem o celach niezarobkowych, podlegającym wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) przez sąd rejestrowy. Stowarzyszenie uzyskuje osobowość prawną i może rozpocząć działalność z chwilą wpisania do Krajowego Rejestru Sądowego. Powyższy przepis stosuje się odpowiednio do zmian w składzie zarządu i adresie siedziby stowarzyszenia. W przypadku niezastosowania się stowarzyszenia do wymagań, sąd na wniosek starosty może nałożyć grzywnę w wysokości nie wyższej niż 5 000 zł.
Ustawa z 17 grudnia 2021 r. o ochotniczych strażach pożarnych (ustawa OSP) określa OSP jako umundurowane, wyposażone w specjalistyczny sprzęt jednostki ochrony przeciwpożarowej, przeznaczone do walki z pożarami, klęskami żywiołowymi lub innymi miejscowymi zagrożeniami, w tym prowadzące działania w zakresie ratownictwa specjalistycznego. OSP odgrywają służebną rolę wobec społeczności lokalnej, wykonując swoje zadania z poszanowaniem godności i praw obywateli. Szczegółowe zadania OSP są określone w art. 3 ustawy OSP.
Statut OSP - wewnętrzna konstytucja jednostki
Statut to najważniejszy dokument (akt wewnętrzny) jednostki, będący pisemnie potwierdzoną informacją o zasadach działania OSP. Jest to "konstytucja", którą warto znać i przestrzegać, gdyż wszelkie aktywności podejmowane przez OSP muszą być z nim zgodne i nie mogą mu zaprzeczać. Statut zawiera nie tylko informacje o tym, co może robić OSP, ale także wszelkie wewnętrzne zasady działania, takie jak zasady dotyczące nowych członków, władz, podziału funkcji, sposobu podpisywania dokumentów czy powoływania młodzieżowych lub dziecięcych drużyn pożarniczych.
Co musi zawierać statut OSP?
Wytyczne co musi zawierać statut OSP zawarte są w art. 10 ust. 1 ustawy - Prawo o stowarzyszeniach. OSP działają również na podstawie szeregu innych ustaw, np. o ochronie ludności, o ochronie przeciwpożarowej, o rachunkowości oraz o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. W statucie zazwyczaj odwołuje się do tych dwóch podstawowych: Ustawy z dnia 17 grudnia 2021 r. o ochotniczych strażach pożarnych oraz Ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 r. - Prawo o stowarzyszeniach.
Rozdział I: Informacje ogólne
Początek statutu to "wizytówka", w której przedstawia się ochotniczą straż pożarną, podając jej nazwę, siedzibę, teren działania. Zwykle do nazwy dodawana jest informacja o miejscowości, w której znajduje się siedziba OSP, a także nazwa gminy, aby uniknąć niejasności w przypadku powtarzających się nazw miejscowości.
Wśród informacji ogólnych warto wyróżnić zapisy o drużynach pożarniczych. Tworzenie dziecięcych i młodzieżowych drużyn pożarniczych jest wpisane jako możliwość w ustawie o OSP. Zasady funkcjonowania, w tym wiek osób przyjmowanych do MDP, mogą być doprecyzowane w odrębnym dokumencie, np. regulaminie MDP.
Rozdział II: Cele i sposoby ich realizacji
Celem Ochotniczej Straży Pożarnej jest ochrona życia, zdrowia, mienia lub środowiska i zadania określone w art. 3 ustawy OSP. Cele, które zostały wymienione w par. 10 w ppkt 1) do 12), nie są obowiązkowe i mogą być różne dla każdej jednostki OSP. Warto je ustalać, biorąc pod uwagę art. 4 ust. 1 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Sposoby realizacji celów (sposób działania) są powiązane z celami, dlatego zawsze należy je analizować łącznie. Można także określić, czy OSP będzie prowadziło działalność nieodpłatną (co robi zawsze każda jednostka) oraz odpłatną pożytku publicznego. Aby prowadzić działalność odpłatną, trzeba spełnić warunki określone w ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, w tym wpisać taką możliwość do statutu organizacji.
Rozdział III: Członkostwo
OSP jest stowarzyszeniem, które tworzą ludzie - członkowie. W statucie muszą znaleźć się zapisy dotyczące tego, jak można zostać członkiem OSP, ale także jak taki przywilej można utracić. Przynależność do stowarzyszenia jest dobrowolna. Ważną informacją jest zapis o tym, kto może zostać członkiem OSP i jaka jest procedura, np. złożenie deklaracji. Sposób składania deklaracji oraz jej wzór powinien zostać opracowany przez zarząd OSP. Ślubowanie, choć nie jest obowiązkowym zapisem, może być elementem budowania tożsamości i przynależności do grupy.
Członkiem wspierającym może być osoba fizyczna lub prawna bez względu na jej miejsce zamieszkania i siedzibę w kraju lub za granicą, która zadeklaruje wspomaganie działalności OSP finansowo lub w innej formie. Członkiem honorowym może być każda osoba fizyczna, bez względu na miejsce zamieszkania, szczególnie zasłużona dla ochrony przeciwpożarowej.
Rozdział IV: Władze OSP
W OSP, podobnie jak w każdym stowarzyszeniu, istnieje trójpodział władzy:
- Walne zebranie członków - najwyższa władza, podejmująca najważniejsze, kluczowe decyzje, w tym o rozwiązaniu jednostki.
- Zarząd - organ wykonawczy, realizujący uchwały walnego zebrania członków. W praktyce to zarząd, a w szczególności prezes/prezeska, są osobami najbardziej zapracowanymi.
- Komisja Rewizyjna - wewnętrzny organ kontrolny, sprawdzający zarząd i wspierający go w działaniach.
Długość trwania kadencji wybieralnych władz (zarządu i komisji rewizyjnej) zależy od decyzji OSP. W statucie warto przewidzieć zapisy pozwalające na uzupełnienie składu zarządu i komisji rewizyjnej w drodze kooptacji, ograniczonej do np. połowy lub 1/3 składu danego organu.
Walne zebranie obraduje najczęściej w dwóch trybach: zwyczajnym (związanym z corocznymi obowiązkami sprawozdawczymi lub długością kadencji) i nadzwyczajnym. W statucie należy określić terminy informowania członków o zebraniu, zwykle minimalnie 14 dni przed spotkaniem dla trybu zwyczajnego i krócej dla trybu nadzwyczajnego.
Zasady podejmowania decyzji przez władze OSP to jedne z najważniejszych zapisów statutowych. Uchwały wszystkich władz OSP zapadają w głosowaniu jawnym zwykłą większością głosów, przy obecności co najmniej połowy członków uprawnionych do głosowania (kworum), chyba że statut stanowi inaczej. W przypadku walnego zebrania członków, w statucie warto przewidzieć tzw. drugi termin spotkania, który pozwala na podejmowanie decyzji nawet przy mniejszej liczbie obecnych.
Sposób reprezentacji określa, kto w imieniu zarządu będzie podpisywał dokumenty, np. umowy czy wnioski do KRS. Dobrą praktyką jest wpisanie dwóch osób wymaganych do podpisów. Członkinie i członkowie zarządu nie mogą być osobami skazanymi.
Rozdział VI: Zmiana statutu i rozwiązanie OSP
Zmiana statutu oraz rozwiązanie OSP zawsze należą do kompetencji walnego zebrania członków. Są to decyzje ważne dla wszystkich należących do OSP, dlatego podejmowane są innym trybem niż "zwykła większość", np. większością 2/3 głosów. Zwykle też inny jest termin zwoływania walnego zebrania członków w tych sprawach. Sam sposób likwidacji OSP jest taki sam jak innych stowarzyszeń: podjęcie decyzji, wybranie likwidatora i przeprowadzenie likwidacji. W statucie pojawia się także zapis o tym, gdzie zostanie przekazany majątek po likwidacji jednostki.
Członkostwo OSP w ZOSP RP - korzyści i wsparcie
Przynależność do Związku Ochotniczych Straży Pożarnych Rzeczypospolitej Polskiej (ZOSP RP) to strategiczne wsparcie, które pozwala jednostce OSP działać sprawniej i z większym poczuciem bezpieczeństwa. ZOSP RP jest fundamentem prawnym i formalnym, oferującym doradztwo prawne w ważnych dla OSP sprawach oraz reprezentującym interesy zrzeszonych jednostek na poziomie ogólnopolskim.
Wsparcie finansowe i organizacyjne
ZOSP RP aktywnie wspiera jednostki OSP w pozyskiwaniu środków z różnorodnych źródeł, co jest kluczowe dla ciągłego modernizowania sprzętu. Pomoc ta dotyczy dotacji m.in. z MSWiA, programów unijnych i rządowych (jak np. „Mały Strażak” czy FLORIAN), a także funduszy gminnych i wojewódzkich oraz KSRG. Związek wspiera także jednostki w organizacji wydarzeń, takich jak zawody sportowo-pożarnicze, oraz umożliwia korzystanie z rozbudowanych struktur (gmina-powiat-województwo-kraj).
Rozwój osobisty i zawodowy
Członkowie OSP należący do ZOSP RP uczestniczą w regularnych szkoleniach z zakresu pierwszej pomocy, ratownictwa technicznego i pożarnictwa. Ten rozwój osobisty pozwala na zdobycie nowych, cennych umiejętności, co przekłada się na profesjonalizm i szersze horyzonty zawodowe. ZOSP RP prowadzi również specjalistyczne kursy dla młodzieżowych drużyn pożarniczych (MDP), dostarczając im materiały edukacyjne i programy szkoleniowe.
Satysfakcja i więzi społeczne
Najważniejszą korzyścią jest satysfakcja z pomagania i poczucie spełnienia. Przynależność do OSP i bycie częścią ogólnopolskiej struktury ZOSP RP buduje dumę, szacunek do munduru i ogromną motywację do doskonalenia. Działając w grupie, strażacy zacieśniają więzi międzyludzkie, uczą się współpracy i nawiązują nowe, trwałe znajomości - zarówno lokalnie, jak i w całym kraju.
Ewidencjonowanie danych strażaków w OSP
Ochotnicza Straż Pożarna, jako każda inna organizacja pozarządowa, zbiera dane osobowe w związku ze swoją działalnością i musi stosować się do przepisów RODO oraz wynikających z nich obowiązków. Ewidencja danych związanych z działalnością strażaka w ramach jednostki jest kluczowa dla jej sprawnego funkcjonowania.
Zakres danych do ewidencji
Powinno się przechowywać tylko takie dane, które są potrzebne do realizacji celów działalności OSP. Będą to na pewno: imię, nazwisko, data urodzenia, PESEL. Dane takie jak numer dowodu z reguły nie są potrzebne, dlatego nie powinny być przechowywane. Ważne są również dane dotyczące członkostwa w OSP, dane antropologiczne (niezbędne podczas zakupu umundurowania) oraz dane o przebiegu służby.
Dodatkowo, strażak angażuje się w różne przedsięwzięcia, opłaca składki członkowskie, otrzymuje umundurowanie i sprzęt. Te informacje również powinny być ewidencjonowane, gdyż są związane z działalnością jednostki.
Sposoby prowadzenia ewidencji
Ewidencję danych strażaków można prowadzić w formie papierowej lub elektronicznej. Ewidencja papierowa, choć tradycyjna, ma wiele ograniczeń - jest pracochłonna, a przygotowywanie na jej podstawie statystyk jest bardzo utrudnione. Warto wtedy przygotować szablony, które będą wypełniane, aby uniknąć pominięcia istotnych informacji.
Dokumentacja elektroniczna oferuje więcej możliwości. Jednostki mogą tworzyć rozbudowane arkusze kalkulacyjne lub korzystać z dedykowanych programów, takich jak Strażak.Online. Tego typu aplikacje ułatwiają prowadzenie dokumentacji, przygotowywanie raportów, zestawień i wniosków, a także umożliwiają dostęp do danych z różnych urządzeń z dostępem do internetu. Strażak.Online pozwala na zaangażowanie całej jednostki w proces ewidencji danych dzięki elastycznemu systemowi uprawnień, co jest zgodne z przepisami RODO. Program oferuje również kreator dokumentów, który automatycznie generuje potrzebne wnioski (np. skierowanie na szkolenie, wniosek o ekwiwalent, wniosek o nadanie odznaki „Za wysługę lat”).
Zaświadczenia i dokumentacja dla członków OSP
Członkowie OSP często potrzebują zaświadczeń o czynnej służbie, udziale w zawodach pożarniczych czy szkoleniach, np. do złożenia dokumentów do Państwowej Straży Pożarnej (PSP). Standardowe zaświadczenie od Prezesa OSP powinno zawierać dane identyfikacyjne członka (imię, nazwisko, data urodzenia) oraz informację o czynnym członkostwie, posiadanych przeszkoleniach i udziale w akcjach ratowniczych.
W przypadku zagubienia świadectwa szkolenia, można załatwić zaświadczenie potwierdzające jego ukończenie w jednostce, gdzie odbywał się kurs. Jednostki powinny przechowywać informacje o osobach, które ukończyły kursy, co eliminuje konieczność powtarzania szkolenia. Kombinowanie i wpisywanie w dokumencie posiadania kursu bez możliwości udokumentowania jest ryzykowną sprawą, podchodzącą pod poświadczenie nieprawdy.
Punkty za przynależność do OSP w naborach do PSP
W naborach do PSP często przyznawane są punkty za udokumentowane członkostwo i aktywność w OSP. Przykładowo, z jednego z ogłoszeń PSP wynika:
- udokumentowane członkostwo w OSP powyżej 3 lat: 3 pkt
- udokumentowany udział w zawodach pożarniczych OSP: 3 pkt
- udokumentowane szkolenia dla członków OSP: 3 pkt
Warto jednak pamiętać, że ostateczna punktacja i uznanie dokumentów zależą od komendanta/komisji prowadzącej nabór. W przypadku problemów z dokumentami (np. zniszczenie/zagubienie), warto o tym wspomnieć w podaniu i być przygotowanym do wyjaśnienia sytuacji przed komisją. Często wystarcza zaświadczenie z OSP, a szczegółowe dokumenty szkoleniowe nie są wymagane, ponieważ przyjęty kandydat i tak przejdzie kurs PSP.
Obowiązki gminy i ekwiwalent pieniężny
Gminy mają obowiązek wypłacać ekwiwalent członkom Ochotniczych Straży Pożarnych za udział w działaniach ratowniczych i akcjach ratowniczych, szkoleniach lub ćwiczeniach. W związku z tym straże składają listę - wykaz wszystkich strażaków, którzy uczestniczyli w akcjach pożarowych. Lista zawiera takie dane osobowe jak: imię i nazwisko, adres, datę urodzenia oraz numer rachunku.
Przetwarzanie tych danych odbywa się w wykonaniu obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (gminie), zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO (przetwarzanie jest niezbędne dla wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze) lub lit. e RODO (przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi). W związku z tym, nie jest konieczne pozyskiwanie zgody strażaków na przetwarzanie ich danych osobowych w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązku wypłaty ekwiwalentu.
Ekwiwalent ma charakter obligatoryjny w przypadku strażaka ratownika OSP. Przepisy te oznaczają, że strażakowi ratownikowi OSP za czas działań, akcji, szkoleń i ćwiczeń przysługują wynagrodzenie (uposażenie), ekwiwalent oraz inne świadczenia związane ze stosunkiem pracy lub służby.
Policjanci w OSP - zasady i ograniczenia
Ustawa o OSP w art. 12 zobowiązuje pracodawcę do zwalniania od świadczenia pracy strażaka ratownika OSP biorącego udział w działaniach ratowniczych i akcjach ratowniczych, szkoleniach lub ćwiczeniach organizowanych przez gminę, Państwową Straż Pożarną lub inne uprawnione podmioty na czas ich trwania, a także na czas niezbędny do odpoczynku zgodnie z art. 132 § 1 kodeksu pracy (co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdej dobie).
Brak jest przepisów, które wykluczałyby możliwość zrzeszania się policjantów w OSP. Wręcz przeciwnie, z art. 63 ust. 3 ustawy o Policji wynika, że policjanci mają prawo zrzeszania się, jednak są obowiązani do poinformowania przełożonego o przynależności do stowarzyszeń krajowych działających poza służbą. Przynależność do organizacji lub stowarzyszeń międzynarodowych wymaga zezwolenia komendanta głównego Policji lub upoważnionego przez niego przełożonego (art. 63 ust. 4).
W przypadku policjantów będących jednocześnie strażakami OSP, priorytet zawsze powinna mieć służba w Policji. W razie konfliktu interesu policjant musi zdawać sobie sprawę, że w pierwszej kolejności jest związany rotą ślubowania, a sprzeniewierzenie się jej prowadzi do odpowiedzialności dyscyplinarnej. Naruszenie ważnego interesu służby nie zawsze wiąże się z zawinionym zachowaniem funkcjonariusza.
Art. 62 ust. 1 ustawy o Policji stanowi, że policjant nie może podejmować zajęcia zarobkowego poza służbą bez pisemnej zgody przełożonego ani wykonywać czynności lub zajęć sprzecznych z obowiązkami wynikającymi z ustawy lub podważających zaufanie do Policji. Przepis ten wprowadza ograniczenia w zakresie podejmowania dodatkowych zajęć poza służbą, bez względu na to, czy mają one formę odpłatną, czy też nie. Służba w Policji korzysta z pierwszeństwa realizacji wobec wszelkich innych zobowiązań, jakie przyjął na siebie policjant.