Prowadząc stowarzyszenie lub fundację zarejestrowaną w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), w tym Ochotniczą Straż Pożarną (OSP), należy pamiętać o obowiązku dbania o aktualność zgłoszonych tam danych. Dotyczy to między innymi adresu siedziby, statutu, składu władz czy sposobu reprezentacji. Zgłoszenia zmian w KRS wymagają odpowiedniego udokumentowania i złożenia na właściwych formularzach.
Obowiązek Zgłaszania Zmian
Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) jest organem, w którym stowarzyszenia i fundacje zyskują osobowość prawną poprzez rejestrację. Oprócz tego, KRS zajmuje się także aktualizacją danych organizacji, a każda zmiana kluczowych informacji, w tym statutu, powinna być zgłoszona. Zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym z dnia 20 sierpnia 1997 r., zarząd OSP ma obowiązek niezwłocznie zawiadomić sąd rejestrowy, w którym zarejestrowana jest OSP, o zmianie statutu. Zgłoszenia trzeba dokonać na odpowiednich formularzach w ciągu 7 dni od daty dokonania zmiany (art. 11 ust. 2 ustawy o KRS). Zmiany w statucie będą obowiązywać dopiero po zarejestrowaniu ich przez sąd.
Podstawy Prawne Działania OSP i Zmiany Statutu
Zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej, ochotnicza straż pożarna funkcjonuje w oparciu o przepisy ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 r. Prawo o stowarzyszeniach. Artykuł 17 ust. 1 ustawy Prawo o stowarzyszeniach stanowi, że statut może zostać zmieniony, jeśli wcześniej zawierał postanowienia o tym, kto i w jakim zakresie statut może zmienić. W sprawie wpisania do rejestru zmiany statutu stowarzyszenia stosuje się odpowiednio zasady i tryb przewidziane dla rejestracji stowarzyszenia.
Procedura Zmiany Statutu OSP w KRS
Warto pamiętać, że statut można zmieniać i prawie każda organizacja po 2-3 latach swojego działania widzi taką potrzebę. Aby zgłosić zmianę statutu OSP w Krajowym Rejestrze Sądowym, należy sporządzić odpowiedni wniosek.
Wymagane Dokumenty i Formularze
Do najczęściej wykorzystywanych dokumentów potwierdzających zmiany należą protokoły, uchwały oraz oświadczenia składane przez osoby pełniące odpowiedzialne funkcje w organizacji. Podstawą wniosku o zmianę są dokumenty potwierdzające zmianę. Wniosek o zmianę danych podmiotu w Krajowym Rejestrze Sądowym - fundacja, stowarzyszenie, inna organizacja społeczna lub zawodowa - to wzór formularza oznaczony symbolem KRS-Z20, stanowiący załącznik nr 24 do Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 21 grudnia 2000 r. w sprawie określenia wzorów urzędowych formularzy wniosków o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego.
Do wniosku dotyczącego zmiany statutu podmiotu wpisanego do KRS, działającego na podstawie statutu, dołącza się także tekst jednolity statutu, z uwzględnieniem wprowadzonych zmian. "Tekst jednolity powinien odzwierciedlać wszystkie zmiany wprowadzone do danego aktu w drodze jego nowelizacji".
Opłaty Sądowe
Wniosek należy właściwie wypełnić i opłacić. Opłatę stałą w kwocie 150 złotych pobiera się od wniosku o dokonanie zmiany wpisu dotyczącego podmiotu wpisanego tylko w rejestrze stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej, niewpisanego do rejestru przedsiębiorców. Opłata stała w kwocie 250 złotych dotyczy wniosku o dokonanie zmiany wpisu dotyczącego podmiotu wpisanego do rejestru przedsiębiorców.
Dodatkowe Oświadczenia
Przy składaniu pierwszego wniosku po 15 marca 2018 r., organizacje mają obowiązek złożyć oświadczenie o adresach do doręczeń członków zarządu. Takie oświadczenie jest wymagane od 2018 roku, a okres przejściowy zakładał, że powinno być dołączone przy pierwszym składanym do KRS wniosku, nie później niż do 15.09.2019 r. Nawet w przypadku zmiany funkcji w zarządzie, gdy osoby pozostają te same, sąd może wymagać dosłania zgody i oświadczeń.
Sposoby Składania Dokumentów
Dokumenty muszą być złożone w oryginale lub jako poświadczone notarialnie kopie.
- Tradycyjnie: Wysyłając dokumenty pocztą tradycyjną lub składając osobiście w sądzie.
- Elektronicznie: Istnieje możliwość składania dokumentów poprzez Portal Rejestrów Sądowych. Wniosek w Portalu Rejestrów Sądowych można wypełnić elektronicznie, a Prezes jednostki może podpisać dokumenty elektronicznie swoim profilem zaufanym. Należy jednak pamiętać, że po złożeniu wniosku elektronicznie, sąd może wezwać do dosłania oryginałów dokumentów, takich jak uchwała i lista obecności.
Terminy i Potencjalne Problemy
Teoretycznie wpisy w KRS powinny trwać maksymalnie 7 dni. Jednak w praktyce czas oczekiwania może być dłuższy, co potwierdzają liczne doświadczenia organizacji. Przy braku uwag Sądu, wpis może zająć około 3 tygodni. W przypadku konieczności poprawek lub uzupełnień, proces może wydłużyć się o kolejne tygodnie. Zdarza się, że jednostki składające dokumenty w tym samym czasie do tego samego wydziału otrzymują postanowienia w różnym terminie. Jeśli czas oczekiwania się przedłuża, można wysłać pismo z żądaniem dotrzymania ustawowego terminu.
Przypadek Dwóch Statutów w Aktach Rejestrowych
W swojej historii OSP mogła mieć już wiele zarządów i wielokrotnie składać wnioski o rejestrację zmian w KRS. Czasami sąd odrzuca wniosek, argumentując to tym, że w dokumentach sądu znajdują się dwa różne statuty. Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o KRS, dla podmiotu wpisanego do KRS prowadzi się odrębne akta rejestrowe obejmujące w szczególności dokumenty stanowiące podstawę wpisu, w tym statut OSP. W związku z tym w aktach rejestrowych danej OSP będzie znajdował się statut, który był załączony do wniosku o wpisanie OSP do Krajowego Rejestru Sądowego. Drugi statut mógł znaleźć się tam prawdopodobnie przez błędnie przeprowadzoną procedurę rejestracji zmienionego statutu.
W takiej sytuacji należy udać się do sądu rejestrowego, w którym znajdują się akta rejestrowe OSP, i złożyć wniosek o dokonanie bezpłatnych fotokopii obu statutów lub zamówić kserokopie statutów (za opłatą zgodnie z art. 78 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych). Posiadając dwa teksty statutu, należy sporządzić tekst jednolity statutu, co jest wymogiem przy zgłaszaniu zmiany statutu do KRS.