Rola i Obowiązki Wiceprezesa w Ochotniczej Straży Pożarnej

Ochotniczą Strażą Pożarną, jak każdym stowarzyszeniem, kieruje zarząd wybrany na walnym zebraniu wszystkich członków. Zarządem kieruje z kolei wybrany spośród jego członków prezes, a jego „prawą ręką” jest naczelnik, statutowo odpowiedzialny za działalność ratowniczą. Jednak struktura zarządu OSP jest bardziej złożona, a rola wiceprezesa niezwykle istotna.

Wybór i Skład Zarządu OSP

Zgodnie ze związkowym wzorem statutu, walne zebranie członków wybiera osoby, które tworzyć będą zarząd, ale bez wskazywania konkretnych funkcji. Dopiero nowo powołany zarząd ustala, kto jakie obowiązki może wziąć na siebie w rozpoczynanej kadencji. Innymi słowy, to członkowie zarządu wybrani przez walne zebranie decydują o podziale funkcji w zarządzie, najczęściej podejmując tę decyzję w trakcie walnego zebrania.

Wzorcowy statut mówi o wyborze od 5 do 9 osób do zarządu. Wśród funkcji wskazanych jako obligatoryjne znajdują się: prezes, dwóch wiceprezesów, skarbnik, sekretarz oraz naczelnik (który pełni jednocześnie funkcję wiceprezesa). Dodatkowo, w razie potrzeby, wybierani są kronikarz, gospodarz czy zastępca naczelnika.

Ochotnicze straże różnią się między sobą zarówno liczebnością, jak i zakresem realizowanej działalności statutowej, a przede wszystkim tym, czy są włączone w system ratowniczo-gaśniczy. Mimo tradycji obsadzania licznego zarządu w OSP, w małych środowiskach wiejskich zdarzają się już minimalne, pięcioosobowe składy. Na to ma wpływ zarówno malejące zaangażowanie mieszkańców, jak i obawa członków stowarzyszenia przed wzięciem na siebie obowiązków na całą kadencję, szczególnie gdy brakuje im rozeznania, jakie konkretnie są to obowiązki.

Wszyscy członkowie zarządu mają równorzędny status; pomiędzy nimi nie ma podległości i nadrzędności, co oznacza brak hierarchii. Tryb pracy i szczegółowe kompetencje przypisane poszczególnym członkom mogą być ujęte w regulaminie pracy zarządu, przyjętym uchwałą zarządu (bez konieczności zatwierdzania go przez walne zebranie).

Rola i Podstawowe Obowiązki Wiceprezesa

Paragraf 24 statutu wzorcowego wskazuje, że poza prezesem i naczelnikiem, należy każdorazowo wybrać także dwóch wiceprezesów. Statut wzorcowy nic więcej nie mówi na ten temat, ale w indywidualnym statucie każdej OSP, uchwalanym przez walne zebranie członków, powinno się określić liczbę członków zarządu i wiceprezesów stosownie do potrzeb.

Podstawowym zadaniem wiceprezesa jest przejęcie obowiązków i uprawnień prezesa w czasie jego nieobecności. Wymaga to jednak stałej współpracy z prezesem i pozostałymi członkami zarządu w zakresie realizacji zadań statutowych - zarówno strategicznych, jak i codziennych.

Wiceprezes może zostać powołany do samodzielnego prowadzenia określonych działań, z których musi się wywiązywać i składać zarządowi okresowe sprawozdania z ich wykonywania. Może także, po otrzymaniu zgody prezesa, reprezentować zarząd OSP na zewnątrz w zakresie tych spraw, a także podpisywać dokumenty dotyczące zagadnień, którymi się zajmuje.

Rola wiceprezesa wymaga wielkiej elastyczności myślenia i działania. Może on mieć powierzony nie tylko stały zakres obowiązków, ale także różne zagadnienia wynikające z bieżącej pracy zarządu. W wielu statutach można napotkać stwierdzenie: „Wiceprezes może także mieć czasowo powierzone inne obowiązki, wynikające z zaistniałych potrzeb”. Oznacza to, że właśnie wiceprezes w pierwszym rzędzie powinien być obciążany nadzorowaniem wykonywania konkretnych spraw (np. rozbudowa strażnicy), a także może - jeśli nie zabraniają tego przepisy - w części czy nawet w całości przejąć obowiązki innego członka zarządu, w przypadku gdy nie może on ich wykonywać osobiście (np. długotrwała choroba). Pewnym ograniczeniem jest tu jednak funkcja skarbnika, którego uprawnienia i odpowiedzialność są niezbywalne.

Wiceprezes a inne funkcje w zarządzie

Współpraca z Prezesem

Statut wzorcowy mówi, że prezes „reprezentuje OSP na zewnątrz oraz kieruje pracami zarządu”. To jedyne wskazane w dokumencie kompetencje przypisane tej funkcji. Prezes reprezentuje swoją organizację „na zewnątrz” w oficjalnych sytuacjach oraz kreuje aktywność i czuwa nad organizacją pracy zarządu: zwołuje posiedzenia, proponuje porządek obrad, przewodniczy zebraniom, przedstawia projekty uchwał. Prezes ma także obowiązek złożyć walnemu zebraniu sprawozdanie z działalności zarządu za dany rok. Statut ani inne przepisy nie zakładają, że prezes ma mieć konkretne kwalifikacje, nacisk stawia się zwykle raczej na predyspozycje osobiste. Wiceprezes jest kluczowy w zapewnieniu ciągłości działania w przypadku nieobecności prezesa.

Wiceprezes-Naczelnik i Współpraca z Naczelnikiem

Najczęściej spotykanym przypadkiem jest uprawnienie wiceprezesa naczelnika do samodzielnego prowadzenia spraw związanych z szeroko pojętym ratownictwem. W zasadzie inni wiceprezesi (tak jak i prezes) nie powinni ingerować w sprawy operacyjne prowadzone przez naczelnika. W razie jednak nieobecności naczelnika i jego zastępcy, inny wiceprezes, pomagając prezesowi, może i powinien czasowo przejąć obowiązki organizacyjne Jednostki Operacyjno-Technicznej (JOT).

Naczelnik powołany jest przez zarząd do dowodzenia jednostką, a jego najważniejszym zadaniem jest zorganizowanie JOT i nadzór nad jej działalnością. Zarząd, wybierając naczelnika ze swego grona, kieruje się jego doświadczeniem i predyspozycjami. Dobry naczelnik powinien cieszyć się zaufaniem, posiadać doświadczenie, odpowiedzialność, dyspozycyjność, zdolność kierowania ludźmi, konsekwencję i postępować zgodnie z zasadami, a także być gotowy do podnoszenia kompetencji w obliczu nowych zagrożeń (przyrodniczych, ekologicznych, chemicznych, komunikacyjnych, wodnych, pogodowych itp.).

Inne role w zarządzie OSP

• Sekretarz: W organizacjach sięgających po środki z dotacji, sekretarz, współpracując z koordynatorami projektów, może czuwać nad przygotowaniem lub sprawdzać prawidłowość dokumentów projektowych (wniosków, sprawozdań, umów) w części dotyczącej ogólnych informacji o OSP. Ważne, by posiadał podstawowe kompetencje cyfrowe.
• Skarbnik: Dba o prawidłowość wystawianych i przyjmowanych dokumentów księgowych, prowadzi raport kasowy, czuwa nad terminowym wypełnieniem obowiązku złożenia zeznania podatkowego CIT-8, a także opracowuje roczny plan finansowy i sprawozdanie z jego wykonania. Przynajmniej raz na dwa lata przeprowadza inwentaryzację wyposażenia, a raz na cztery lata inwentaryzację środków trwałych.
• Kronikarz: Obecnie często dokumentuje ważne wydarzenia w OSP na portalach społecznościowych, zakładając strony i grupy kontaktowe. Wykorzystuje różne narzędzia i technologie informatyczne, aby podawane informacje były atrakcyjne i wpływały na korzystny odbiór organizacji w społeczności.

Elastyczność Zakresu Obowiązków Wiceprezesa

W małych OSP może wystarczyć jeden wiceprezes naczelnik, natomiast w dużych jednostkach, zwłaszcza z rozwiniętą działalnością poza ratowniczą, wiceprezesów może być więcej. Można na przykład ustalić, że rangę wiceprezesa będzie miał opiekun Młodzieżowej Drużyny Pożarniczej (MDP), organizator sportu czy kapelmistrz prężnej orkiestry.

Trzeba unikać sytuacji, w której członkowie zarządu są figurantami. Jedynym wyjątkiem może być chęć uhonorowania wiekowego i wielce zasłużonego druha, często wieloletniego prezesa czy naczelnika, którego siły czy wiek nie pozwalają na sprostanie rosnącym obowiązkom. Wówczas można takiego druha wybrać do zarządu jako postać w pewnej mierze symboliczną i reprezentacyjną, bez określonych obowiązków, a nawet powierzyć mu funkcję wiceprezesa. Należy pamiętać, że statut nie przewiduje funkcji „honorowego prezesa”; istnieje jedynie pojęcie „członka honorowego OSP” (z głosem doradczym, ale bez prawa głosu stanowiącego i bez praw wyborczych).

Wiceprezes jako Opiekun Młodzieżowej Drużyny Pożarniczej (MDP)

Choć wzorcowy statut OSP nie przewiduje konieczności powoływania komisji młodzieżowych ani opiekuna MDP (w przeciwieństwie do Statutu Związku OSP RP), jest to niedopatrzenie, które poszczególne OSP rozwiązują we własnym zakresie. Często spotykanym przypadkiem jest przypisanie wiceprezesowi funkcji opiekuna MDP, co jest dowodem znaczenia pracy z młodzieżą dla każdej OSP.

Nadanie opiekunowi MDP statusu wiceprezesa umożliwia zapewnienie mu pewnej autonomii działania i prowadzenie samodzielnych działań zewnętrznych, zastrzeżonych statutowo dla prezesa (reprezentowanie OSP na zewnątrz). Wiceprezes opiekun MDP jako równoprawny partner może we współpracy z naczelnikiem organizować i prowadzić szkolenia oraz ćwiczenia MDP. Do jego niezbywalnych obowiązków należy prowadzenie dokumentacji MDP - ewidencji stanu osobowego, stanu wyszkolenia i ewidencji zajęć. Opiekun MDP zajmuje się zarówno sprawami organizacyjnymi drużyny, jak i sprawami wychowawczymi oraz przeciwpożarowymi.

Powierzenie obowiązków opiekuna MDP jednemu z wiceprezesów upraszcza sprawę, gdyż można rozszerzyć pole jego działalności i dać mu uprawnienie oraz odpowiedzialność także za kontakty zewnętrzne w obszarze działalności młodzieżowej, podobne do uprawnień i odpowiedzialności naczelnika w sferze ratownictwa. Przypadek wiceprezesa opiekuna MDP nie jest obowiązkowy, lecz wynika ze stosowanej z dobrym skutkiem praktyki.

Wiceprezes jako Kapelmistrz Orkiestry OSP

Podobne rozwiązanie można zastosować, jeśli w OSP istnieje prężnie działająca orkiestra, którą chcemy rozwijać i doskonalić. Wiceprezes kapelmistrz może i powinien mieć dużą autonomię działania, co ułatwia dość skomplikowane zagadnienie (także logistyczne), jakim jest prowadzenie orkiestry.

Liczba i uprawnienia wiceprezesów w OSP zależą zatem jedynie od istniejących potrzeb. Do funkcji tej można przypisać dowolny zakres obowiązków, ale nigdy nie należy zapominać, że głównym zadaniem wiceprezesa jest wspomaganie i, w razie potrzeby, zastępowanie prezesa.

tags: #druch #wiceprezes #osp