Fundacja ORLEN Dar Serca aktywnie wspiera Ochotnicze Straże Pożarne (OSP) poprzez programy darowizn. Kluczowym elementem efektywnej współpracy jest prawidłowe rozliczenie otrzymanych środków. Poniższy artykuł przedstawia zasady i najczęściej zadawane pytania dotyczące procesu rozliczania wniosków w ramach wsparcia dla OSP.
Statusy Sprawozdań i Ich Znaczenie
W procesie weryfikacji sprawozdań z Fundacji ORLEN Dar Serca można wyróżnić dwa główne statusy, które informują beneficjenta o stanie rozliczenia:
„Źle rozliczony”
Status „Źle rozliczony” oznacza, że sprawozdanie zostało zweryfikowane przez Fundację ORLEN i wymaga korekty. W takiej sytuacji Fundacja wysyła uwagi dotyczące dokumentów w ciągu kilku minut od zmiany statusu, aby beneficjent mógł wprowadzić niezbędne poprawki.
„Rozliczone”
Status „Rozliczone” potwierdza, że sprawozdanie zostało poprawnie złożone, a umowa dotycząca darowizny została rozliczona zgodnie z wymogami.
Kwestie Podatkowe w Rozliczeniu Darowizn
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, darowizny podlegają różnym podatkom. Ważne jest, aby beneficjent był świadomy ich implikacji w procesie rozliczania środków.
Podatek VAT
Jeżeli Twoja organizacja jest zarejestrowana jako czynny podatnik VAT, niestety podatek VAT zazwyczaj nie jest kosztem kwalifikowanym w ramach rozliczenia darowizny. Oznacza to, że Fundacja nie pokrywa kosztów VAT.
Podatek od umowy cywilnoprawnej
Jeżeli jako organizacja zatrudniasz kogoś np. na umowę zlecenie, podatek od umowy cywilnoprawnej możesz ująć po stronie zleceniodawcy w darowiźnie. Należy jednak pamiętać, że Fundacja nie pokrywa tzw. kosztów pracodawcy, takich jak składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
Wymogi Dotyczące Dokumentacji
Prawidłowe przechowywanie i przedstawianie dokumentów jest kluczowe dla poprawnego rozliczenia wniosku.
Obowiązek przechowywania dokumentów
Zgodnie z umową, każdy beneficjent ma obowiązek przechowywać wszystkie dokumenty związane z darowizną przez okres 5 lat.
Faktury zagraniczne
W przypadku faktur zagranicznych, musisz mieć ich tłumaczenie. Nie musi być ono przysięgłe - wystarczy, że poprosisz o pomoc osobę znającą dany język, np. nauczyciela języka niemieckiego.
Terminy wystawiania i płatności dokumentów
Zgodnie z regulaminem, dokumenty finansowo-księgowe muszą być wystawione na Beneficjenta po dacie zawarcia Umowy lub w terminie określonym w treści Umowy. Co więcej, wszystkie płatności muszą być wykonane z rachunku bankowego Beneficjenta.
Dodatkowe Uwagi
W przypadku ewentualnych opóźnień w płatnościach na rzecz dostawców, pamiętaj, że sprzedawca może naliczyć odsetki zgodnie z ustawą. Zaleca się zawczasu poprosić go o oświadczenie, że nie naliczył odsetek, aby uniknąć nieporozumień i dodatkowych kosztów.