Ochotnicza Straż Pożarna (OSP), jako stowarzyszenie posiadające osobowość prawną, kierowana jest przez zarząd wybrany na walnym zebraniu wszystkich członków. Zarząd kieruje całą bieżącą działalnością OSP pomiędzy walnymi zebraniami członków, które zwykle odbywają się raz w roku. W codziennej pracy zarząd natrafia na sytuacje wymagające podejmowania decyzji, które powinny być jak najbardziej korzystne dla OSP, zgodne z przepisami, z dbałością o efektywność działań oraz o wizerunek organizacji. Kierowanie działalnością OSP oznacza nie tylko podejmowanie szczegółowych czynności określonych w statucie, ale przede wszystkim reagowanie na codzienne sytuacje i nowe uwarunkowania.
Skład i Funkcje w Zarządzie OSP
Zarząd OSP wybierany jest podczas walnego zebrania członków. W większości jednostek co pięć lat odbywa się walne zebranie sprawozdawczo-wyborcze, podczas którego przeprowadzane są wybory. Zarząd stowarzyszenia powołuje się, aby uniknąć zwoływania walnego zebrania za każdym razem, gdy trzeba podjąć jakąś decyzję.
Zgodnie ze wzorcowym statutem OSP, walne zebranie członków wybiera osoby, które tworzyć będą zarząd, ale bez wskazania funkcji. Nowo powołany zarząd ustala, kto jakie obowiązki może wziąć na siebie w rozpoczynanej kadencji. Innymi słowy, to członkowie zarządu wybrani przez walne zebranie decydują o podziale funkcji w zarządzie. Statut wzorcowy mówi o wyborze od 5 do 9 osób, zazwyczaj wybiera się nieparzystą liczbę członków zarządu.
Kluczowe role w Zarządzie OSP
Statut wzorcowy OSP określa pięć niezbędnych funkcji w zarządzie:
- Prezes
- Naczelnik Straży
- Jeden lub dwóch Wiceprezesów
- Sekretarz
- Skarbnik
Wzorcowy statut przewiduje powołanie w każdej OSP jednego naczelnika, który sprawuje jednocześnie funkcję wiceprezesa (zazwyczaj przyjmuje się, że pierwszego, najważniejszego). Oprócz wymienionych, statut wzorcowy dopuszcza utworzenie w zarządzie także dodatkowych funkcji, takich jak:
- Gospodarz
- Kronikarz
- Zastępca naczelnika straży
- Kapelmistrz
- Członek zarządu ds. sportu, kobiet czy młodzieży
- Inne, konieczne z punktu widzenia potrzeb lokalnych
Można na przykład ustalić, że rangę wiceprezesa będzie miał opiekun Młodzieżowej Drużyny Pożarniczej (MDP), organizator sportu czy kapelmistrz prężnej orkiestry. Liczba i uprawnienia wiceprezesów OSP zależą jedynie od istniejących potrzeb. Statut określa, że minimalny skład zarządu to pięć osób, a maksymalny - dziewięć osób.
Walne zebranie członków OSP – jak przeprowadzić?
Dokooptowanie nowych członków do Zarządu
Jeśli w trakcie kadencji niektórzy członkowie zarządu z różnych powodów przestali pełnić swe funkcje, zarząd może dokooptować do swego składu nowych członków na miejsce ustępujących. Liczba dokooptowanych członków nie może przekroczyć 1/3 ustalonego na zebraniu składu. A więc przy składzie pięcioosobowym - jednego, sześcioosobowym - dwóch, a przy składzie dziewięcioosobowym - trzech.
Rola i Uprawnienia Wiceprezesa OSP
Podstawowym zadaniem Wiceprezesa jest przejęcie obowiązków i uprawnień Prezesa podczas jego nieobecności. Wymaga to stałej współpracy z prezesem i pozostałymi członkami zarządu w zakresie realizacji zadań statutowych - strategicznych i codziennych. Skoro ustala się konkretną liczbę zastępców prezesa, równie konkretnie powinny zostać określone także ich obowiązki. Należy unikać zasiadania w zarządzie figurantów, którzy niby są, ale jakby ich nie było.
Zastępowanie Prezesa i Samodzielne Działania
Wzorcowy statut OSP (§ 26) mówi, że „Prezes zarządu reprezentuje OSP na zewnątrz i kieruje pracami zarządu”. Statutowy zapis o prawie do zwoływania zebrań zarządu jedynie przez prezesa może niekiedy zbytnio krępować działalność zarządu. Korzystne bywa rozszerzenie w statucie tego zapisu i upoważnienie także np. wiceprezesa do zwoływania posiedzeń zarządu w nadzwyczajnych sytuacjach. Mogłoby to mieć miejsce w przypadku nieobecności prezesa lub jego chwilowej niezdolności do pełnienia funkcji (np. choroba uniemożliwiająca osobiste uczestnictwo w pracach OSP). Powinno to być jednak uprawnienie nadzwyczajne, stosowane w przypadku konieczności, a nie - jak się to czasem spotyka - oręż do przeciwstawiania się osobie prezesa.
Wiceprezes, jeżeli został powołany w celu samodzielnego prowadzenia określonych działań, musi się wywiązywać z powierzonych mu obowiązków i składać zarządowi okresowe sprawozdania z ich wykonywania. Może także, po otrzymaniu zgody prezesa, reprezentować zarząd OSP na zewnątrz w zakresie tych spraw, a także podpisywać dokumenty dotyczące zagadnień, którymi się zajmuje. W wielu statutach można napotkać stwierdzenie: „Wiceprezes może także mieć czasowo powierzone inne obowiązki, wynikające z zaistniałych potrzeb”. Oznacza to, że właśnie wiceprezes w pierwszym rzędzie powinien być obciążany nadzorowaniem wykonywania konkretnych spraw (np. rozbudowa strażnicy), a także może - jeśli nie zabraniają tego przepisy - w części czy nawet w całości przejąć obowiązki innego członka zarządu, w przypadku gdy nie może on ich wykonywać osobiście (np. długotrwała choroba). Pewnym ograniczeniem jest tu funkcja skarbnika, którego uprawnienia i odpowiedzialność są niezbywalne.
Rola Wiceprezesa w Kontekście Naczelnika Straży
Najbliższym współpracownikiem prezesa jest jego pierwszy zastępca - wiceprezes tradycyjnie będący naczelnikiem straży. Naczelnik jest jedynym członkiem zarządu, którego obowiązki i uprawnienia zostały potraktowane w statucie dość szczegółowo i są przypisane tylko jemu. Wynika to z jego głównej roli - dowódcy ratowników. Naczelnik kieruje jednostką operacyjno-techniczną jednoosobowo w formie rozkazów i poleceń. W zasadzie inni wiceprezesi (tak jak i prezes) nie powinni ingerować w sprawy operacyjne prowadzone przez naczelnika. W razie jednak nieobecności naczelnika i jego zastępcy, inny wiceprezes, pomagając prezesowi, może i powinien czasowo przejąć obowiązki organizacyjne Jednostki Operacyjno-Technicznej (JOT).
Najczęściej spotykanym przypadkiem jest uprawnienie wiceprezesa naczelnika do samodzielnego prowadzenia spraw związanych z szeroko pojętym ratownictwem.
Wiceprezes jako Opiekun Młodzieżowej Drużyny Pożarniczej (MDP)
Statut wzorcowy OSP nie przewiduje konieczności powoływania MDP ani jej opiekuna. Jest to, zdaniem niektórych, niedopatrzenie, które poszczególne OSP rozwiązują we własnym zakresie. Często spotykanym przypadkiem jest przypisanie wiceprezesowi funkcji opiekuna młodzieżowej drużyny pożarniczej. Jest to dowód znaczenia, jakie dla każdej OSP powinna mieć praca z młodzieżą.
Nadanie opiekunowi MDP statusu wiceprezesa umożliwia zapewnienie mu pewnej autonomii działania i prowadzenie w tym zakresie samodzielnych działań zewnętrznych, zastrzeżonych statutowo dla prezesa (reprezentowanie OSP na zewnątrz). Wiceprezes opiekun MDP jako równoprawny partner może we współpracy z naczelnikiem organizować i prowadzić szkolenia i ćwiczenia MDP. Do jego niezbywalnych obowiązków należy prowadzenie dokumentacji MDP - ewidencji stanu osobowego, stanu wyszkolenia i ewidencji zajęć. Tak więc opiekun MDP zajmuje się zarówno sprawami organizacyjnymi drużyny, jak i sprawami wychowawczymi i przeciwpożarowymi.
Powierzenie obowiązków opiekuna MDP jednemu z wiceprezesów upraszcza sprawę, gdyż można rozszerzyć pole jego działalności i dać mu uprawnienie i odpowiedzialność także za kontakty zewnętrzne w obszarze działalności młodzieżowej, podobne do uprawnień i odpowiedzialności naczelnika w sferze ratownictwa.
Wiceprezes jako Kapelmistrz Orkiestry
Jeżeli w OSP istnieje prężnie działająca orkiestra, którą chcemy rozwijać i doskonalić, można także zastosować podobne rozwiązanie. Wiceprezes kapelmistrz może i powinien mieć dużą autonomię działania, co ułatwia dość skomplikowane zagadnienie (także logistyczne), jakim jest prowadzenie orkiestry.
Tak więc rola wiceprezesa wymaga wielkiej elastyczności myślenia i działania. Wiceprezes może bowiem - w razie zaistnienia takiej sytuacji - mieć powierzony nie tylko stały zakres obowiązków, ale także różne zagadnienia, które wynikają z bieżącej pracy zarządu. Jedynym wyjątkiem od aktywnego pełnienia funkcji może być sytuacja, gdy chcemy uhonorować wiekowego i wielce zasłużonego druha, często wieloletniego prezesa czy naczelnika, który pół życia oddał OSP, a siły czy wiek nie pozwalają mu na sprostanie rosnącym obowiązkom. Wówczas można takiego druha wybrać do zarządu jako postać w pewnej mierze symboliczną i reprezentacyjną, bez określonych obowiązków, powierzając mu nawet funkcję wiceprezesa. Należy jednak pamiętać, że statut nie przewiduje funkcji „honorowego prezesa”, a jedynie „członka honorowego OSP”.
Współpraca Prezesa i Wiceprezesa (Naczelnika) w OSP
Rola prezesa i naczelnika jest tak ważna, że statut jednoznacznie je rozdziela. Dobra współpraca jest tu koniecznością. Wydaje się, że optymalny podział obowiązków między nimi zachodzi, gdy prezes jest w stałym kontakcie organizacyjnym z gminą, a naczelnik - w kontakcie operacyjnym z JRG, z którą współpracuje OSP. Ten przykład wskazuje też, jak ważne jest, by tandem prezes-naczelnik pracował w miarę jednomyślnie i z pełnym wzajemnym zrozumieniem.
Podległość podczas działań ratowniczych
Jednym z napotykanych problemów jest sytuacja, gdy prezes jest jednocześnie czynnym ratownikiem. W czasie akcji dowodzi naczelnik, jego zastępca lub w razie ich nieobecności - inna wyznaczona przez naczelnika osoba. W OSP nie ma wojskowego pojęcia „rangi” czy „stopnia”, jest pojęcie funkcji, którą się pełni kadencyjnie. Tak więc, będąc członkiem zarządu, nie przestaje się być ratownikiem podporządkowanym dowodzącemu akcją.
Może więc zajść sytuacja, że prezes (pod warunkiem posiadania odpowiednich uprawnień) będzie np. zastępcą naczelnika. Oznaczenia funkcji w OSP są trwale przypisane do pełniących je osób i powinny być stosowane niezależnie od sytuacji - takie same na mundurze wyjściowym i bojowym. Stosowanie na mundurze wyjściowym oznaczeń członka zarządu, a na bojowym oznaczenia funkcji, pełnionej w JOT, jest niewłaściwe, bo może wprowadzać w błąd. W opisanym przypadku nie ma żadnego naruszenia godności czy uprawnień prezesa albo innego członka władz OSP. Taka jest po prostu pragmatyka postępowania ratowniczego.
Walne zebranie członków OSP – jak przeprowadzić?
Odpowiedzialność Zarządu i Rola Komisji Rewizyjnej
Zarząd, w tym wiceprezes, ma zarówno duże uprawnienia organizacyjne, jak i ogromną odpowiedzialność - zarówno przed członkami OSP, jak też przed władzami samorządowymi i państwowymi. OSP działa na podstawie m.in. ustawy Prawo o stowarzyszeniach. Jej majątek jest majątkiem wspólnym wszystkich członków, powierzonym czasowo w kolegialne zarządzanie (pod bacznym okiem komisji rewizyjnej) członkom zarządu. Skarbnik ma obowiązek podpisać oświadczenie o odpowiedzialności finansowej, i dobrze byłoby, gdyby takie oświadczenia złożyli także i inni członkowie zarządu - dla przypomnienia i pełnej jasności dotyczącej ciążącej na nich odpowiedzialności. Mienie małej nawet OSP to co najmniej kilkaset tysięcy złotych, częściowo własne, częściowo użyczone przez gminę.
Organem kontroli wewnętrznej OSP jest Komisja Rewizyjna, której zadania są określone w statucie. Komisja przeprowadza kontrolę co najmniej raz w roku, ze szczególnym uwzględnieniem gospodarki finansowej. Składa sprawozdania na walnych zebraniach i wnioskuje o udzielenie bądź nieudzielenie zarządowi absolutorium. Komisja ma również prawo i obowiązek bieżącego przedstawiania zarządowi uwag i wniosków, dotyczących jego pracy, a jej przedstawiciele mają prawo uczestniczyć (z głosem doradczym) w posiedzeniach zarządu.
Członek komisji rewizyjnej OSP nie może być jednocześnie członkiem zarządu tej OSP, ani być z członkami zarządu powiązanym stosunkiem pokrewieństwa, powinowactwa lub podległości z tytułu zatrudnienia. Nie może być również skazany prawomocnym wyrokiem sądowym za przestępstwo umyślne. Dodatkowo, członek komisji rewizyjnej nie ma prawa do otrzymywania wynagrodzenia w jakiejkolwiek formie ze strony macierzystej OSP, chyba że pełni dodatkowo funkcję ratownika lub konserwatora sprzętu.