Współpraca Ochotniczych Straży Pożarnych (OSP) z samorządami lokalnymi często opiera się na umowach użyczenia nieruchomości. Zrozumienie, czym jest umowa użyczenia, jakie są jej kluczowe elementy oraz jak przygotować stosowny wniosek do wójta, jest fundamentalne dla każdej jednostki OSP.
Czym jest umowa użyczenia?
Umowa użyczenia polega na tym, że użyczający pozwala biorącemu na używanie oddanej mu w tym celu rzeczy. Kluczową cechą, która różni ją od umowy najmu czy dzierżawy, jest jej bezpłatny charakter. Oznacza to, że użyczający nie uzyskuje z tego tytułu żadnych bezpośrednich korzyści majątkowych.
Przepisy dotyczące tej procedury określa Kodeks cywilny, stanowiąc podstawę prawną dla tego typu porozumień. Dla gminy, oddanie nieruchomości w użyczenie często ma na celu
Podstawowe elementy umowy użyczenia
Przy sporządzaniu wniosku o użyczenie, a następnie samej umowy, niezbędne jest uwzględnienie kilku fundamentalnych aspektów, które zapewniają klarowność i prawne zabezpieczenie obu stron.
Strony umowy (Użyczający i Biorący)
W każdej umowie bardzo ważne jest, aby precyzyjnie wskazać strony, które ją zawierają. W przypadku umowy użyczenia powinny się znaleźć następujące dane:
- nazwy stron,
- ich adresy,
- numer dowodu osobistego (w przypadku osób fizycznych),
- numer NIP (w przypadku firm i stowarzyszeń),
- numer wpisu do rejestru przedsiębiorców (jeśli dotyczy).
W profesjonalnym nazewnictwie użyczający to komodant (osoba, która zobowiązuje się pozwolić na bezpłatne używanie rzeczy), a biorący to komodatariusz (osoba, która przyjmuje rzecz do bezpłatnego używania).
Przedmiot użyczenia
W umowie należy szczegółowo wskazać rzecz, która jest użyczana. Przedmiotem umowy użyczenia może być praktycznie każda rzecz, w tym
Okres trwania umowy
Użyczenie może, ale nie musi być określone czasowo. Warto zawrzeć tę informację w umowie; jeżeli został ustalony czas użyczenia, należy go umieścić w dokumencie. Umowa użyczenia może być więc zawarta na czas oznaczony lub nieoznaczony.
Ograniczenia i odpowiedzialność
Jeśli użyczający nie chce, aby biorący przekazał użyczony przedmiot osobie trzeciej, taka informacja powinna znaleźć się w umowie. Nawet jeśli użyczający nie spisze tej uwagi, Kodeks Cywilny reguluje te czynności. Jeżeli kilka osób wspólnie wzięło rzecz do używania, ich odpowiedzialność jest solidarna.
Roszczenia z tytułu umowy użyczenia obejmują:
- naprawianie szkody za uszkodzenie lub pogorszenie rzeczy przez biorącego,
- zwrot nakładów na rzecz, które poczynił biorący,
- naprawienie szkody doznanej przez biorącego wskutek wady rzeczy.
Roszczenia te przedawniają się z upływem 1 roku od dnia zwrotu rzeczy.
Pokrycie kosztów bieżącej eksploatacji
Zazwyczaj koszty eksploatacji użyczonej rzeczy pokrywa biorący. Strony umowy mogą konkretnie wymienić, o jakie koszty chodzi, np. w przypadku użyczenia samochodu może to być zakup paliwa i wymiana opon. W przypadku nieruchomości będą to koszty mediów i bieżącego utrzymania.
Rozwiązanie umowy i warunki zwrotu
Umowa użyczenia zazwyczaj rozwiązuje się za porozumieniem stron, chyba że określono inną metodę lub wskazano określony czas użyczenia. Umowa użyczenia może być rozwiązana, gdy biorący uczynił użytek z rzeczy według umowy lub upłynął czas, kiedy biorący mógł używać rzecz. Ponadto, można wypowiedzieć umowę w terminie uwzględniającym interesy stron. Jeżeli ze zwrotem użyczonego przedmiotu wiąże się poniesienie dodatkowych kosztów, również należy zaznaczyć to w umowie. Warto mieć na uwadze, że wskazanie biorącego jako odpowiedzialnego za zwrot przedmiotu leży w interesie użyczającego.
Na końcu umowy strony zaznaczają, w jaki sposób mają zostać zgłaszane zmiany do umowy.
Wniosek Ochotniczej Straży Pożarnej (OSP) o Użyczenie Nieruchomości
Skuteczny wniosek do wójta o użyczenie nieruchomości powinien być klarowny, uzasadniony i zawierać wszystkie niezbędne informacje. Chociaż sam tekst nie zawiera gotowego wzoru wniosku, na podstawie omówionych elementów umowy użyczenia i kontekstu sprawy OSP Kruszyna, można określić kluczowe punkty.
Gmina, gospodarując swoimi nieruchomościami, występuje jako właściciel, jednakże działa w granicach obowiązującego prawa. Nieruchomości gminne są nieruchomościami publicznymi i mają służyć realizacji zadań, jakie gminie przypisuje ustawa. Dlatego też wójt, rozpatrując wniosek, będzie dążył do zgodności z prawem i interesem publicznym.
Co powinien zawierać wniosek o użyczenie?
Wniosek OSP do wójta o użyczenie nieruchomości powinien zawierać co najmniej:
- Dane wnioskodawcy: Pełna nazwa OSP, adres, numer NIP, dane kontaktowe prezesa/zarządu.
- Dane adresata: Wójt Gminy [Nazwa Gminy], adres urzędu.
- Określenie przedmiotu użyczenia: Dokładny adres nieruchomości, numer działki ewidencyjnej, opis obiektów (np. budynek garażowy, strażnica) lub ich części (np. konkretne pomieszczenia).
- Uzasadnienie wniosku: Wyraźne wskazanie, dlaczego nieruchomość jest potrzebna OSP (np. do prowadzenia działalności statutowej, przechowywania sprzętu, szkoleń, zbiórek). Warto podkreślić wkład strażaków i społeczeństwa w rozwój i utrzymanie obiektu, jeśli taki miał miejsce.
- Proponowany okres użyczenia: Na czas oznaczony (z datą początkową i końcową) lub nieoznaczony.
- Zobowiązania OSP: Oświadczenie o gotowości do pokrywania kosztów bieżącej eksploatacji (np. media, drobne naprawy), dbania o nieruchomość i używania jej zgodnie z przeznaczeniem.
- Informacje dodatkowe: Możliwe wzmianki o potrzebie remontów, modernizacji, czy plany inwestycyjne, które OSP chce realizować na użyczanej nieruchomości.
- Data i podpis: Data sporządzenia wniosku i podpisy uprawnionych przedstawicieli OSP.
Warto pamiętać, że gmina będąc właścicielem cały czas ponosiła i nadal ponosi nakłady na różne prace remontowo - modernizacyjne. Rolą i zadaniem wójta gminy nie jest likwidacja ochotniczej straży pożarnej, czy też odbieranie budynku niezbędnego do działalności strażaków, a uporządkowanie prawa własności tego obiektu. Celem jest zapewnienie realizacji zadań publicznych i statutowych w sposób transparentny i zgodny z prawem.
Wzór Umowy Użyczenia Nieruchomości (Ogólny)
Poniżej przedstawiono ogólny wzór umowy użyczenia, który może być adaptowany do specyficznych potrzeb. Został on przygotowany w oparciu o dostarczone klauzule i ogólne zasady prawa cywilnego.
UMOWA UŻYCZENIA
Zawarta w dniu [data zawarcia umowy] w [miejscowość] pomiędzy:
1. [Pełna nazwa Użyczającego, np. Gmina Kruszyna] z siedzibą w [adres], NIP: [numer NIP], reprezentowaną przez [imię i nazwisko, stanowisko, np. Wójt Gminy], zwanym dalej „Użyczającym”,
a
2. [Pełna nazwa Biorącego w użyczenie, np. Ochotnicza Straż Pożarna w Kruszynie] z siedzibą w [adres], NIP: [numer NIP], wpisaną do rejestru stowarzyszeń pod numerem [numer wpisu], reprezentowaną przez [imię i nazwisko, stanowisko, np. Prezesa OSP], zwanym dalej „Biorącym w użyczenie”.
§ 1 Przedmiot umowy
1. Użyczający oświadcza, że jest właścicielem/użytkownikiem wieczystym nieruchomości gruntowej zabudowanej/niezabudowanej, położonej w [miejscowość] przy ul. [ulica, numer], stanowiącej działkę ew. o nr [numer ewidencyjny działki], dla której Sąd Rejonowy w [miejscowość] prowadzi księgę wieczystą nr [numer księgi wieczystej].
2. Przedmiotem użyczenia jest [dokładny opis nieruchomości/części nieruchomości, np. budynek garażowy, ubikacja, lokal użytkowy (strażnica) bez pomieszczenia centrali telefonicznej i pomieszczenia izby historii / urządzenie/część urządzenia], położone/y na terenie działki o nr ew. [numer ewidencyjny działki].
§ 2 Cel użyczenia
Niniejszą umowę użyczenia zawiera się z przeznaczeniem na cele: [cel powinien być określony na podstawie działalności statutowej OSP, np. prowadzenie działalności statutowej Ochotniczej Straży Pożarnej, w tym szkoleń, przechowywania sprzętu i pojazdów, pełnienia dyżurów].
§ 3 Okres obowiązywania umowy
Umowa zawarta jest na okres [określony czas, np. 5 lat], tj. od dnia jej zawarcia [data] do dnia [data]. [Tu można opisać świadczenie ekwiwalentne, które chcemy uzyskać, np. zapewnienie dyżurów lub współorganizacja imprez gminnych].
§ 4 Wydanie i odbiór przedmiotu użyczenia
1. Użyczający oddaje, a Biorący w użyczenie przyjmuje w użyczenie nieruchomość opisaną w § 1 umowy/urządzenie opisane (część urządzenia opisanego) w § 1 umowy na cele opisane w jej § 2.
2. Użyczający wyda Biorącemu w użyczenie przedmiot użyczenia, o którym mowa w § 1, w terminie ustalonym na dzień rozpoczęcia obowiązywania niniejszej umowy.
3. Biorący w użyczenie oświadcza, iż przedmiot użyczenia określony w § 1 znajduje się w jego posiadaniu i będzie w jego posiadaniu w momencie rozpoczęcia obowiązywania niniejszej umowy.
4. Z czynności wydania przedmiotu umowy sporządza się protokół zdawczo-odbiorczy z dnia rozpoczęcia obowiązywania umowy. Protokół dokumentuje m.in. stan przedmiotu użyczenia w dniu jego wydania i jest równoznaczny z oświadczeniem, iż Biorący w użyczenie zapoznał się ze stanem nieruchomości/obiektu. Do protokołu dołącza się sporządzoną dokumentację fotograficzną wykonaną w dniu sporządzenia protokołu. [Jeśli przedmiot umowy znajduje się w posiadaniu Biorącego w użyczenie] Na dzień rozpoczęcia obowiązywania umowy sporządza się protokół dokumentujący stan przedmiotu użyczenia w dniu rozpoczęcia obowiązywania umowy i jest równoznaczne z oświadczeniem, iż Biorący w użyczenie zapoznał się ze stanem nieruchomości/obiektu.
5. Odmowa podpisania protokołu zdawczo-odbiorczego oznacza, iż zawarta umowa wygasła z dniem zaprotokołowania odmowy podpisania protokołu. Wzór protokołu zdawczo-odbiorczego stanowi załącznik nr 1 do niniejszej umowy.
§ 5 Obowiązki i odpowiedzialność Biorącego
1. Biorący w użyczenie nie ma uprawnień do oddawania przedmiotu umowy osobom trzecim do używania pod jakimkolwiek tytułem prawnym.
2. Biorący w użyczenie ponosi pełną odpowiedzialność cywilno-prawną za wszelkie szkody i straty poniesione przez Użyczającego i osoby trzecie, od momentu przejęcia przedmiotu użyczenia.
3. Biorący w użyczenie zobowiązuje się do ponoszenia wszelkich ciężarów i świadczeń publiczno-prawnych związanych z przedmiotem użyczenia (np. podatek od nieruchomości, opłaty za media, koszty bieżącej eksploatacji i konserwacji).
4. Biorący jest zobowiązany do przedstawienia szczegółowego raportu o podjętych działaniach w zakresie realizacji obowiązków wskazanych w § 5 ust. 3, w terminie do [termin, np. 31 stycznia] każdego roku obowiązywania umowy.
§ 6 Prawo kontroli Użyczającego
1. Użyczający ma prawo kontroli wykonywania umowy użyczenia pod kątem zgodności celu działań Biorącego z umową, realizacji postanowień umowy.
2. Użyczający zastrzega sobie prawo wstępu w każdym czasie na użyczony teren w celu kontroli, o której mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu oraz w celu realizacji niezbędnych czynności służbowych związanych z administrowaniem terenem/mieniem, oraz w celu realizacji zadań statutowych.
§ 7 Rozwiązanie umowy
1. Strony umowy mogą rozwiązać umowę przed upływem terminu, na jaki została zawarta, w każdym czasie z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia liczonego na koniec miesiąca kalendarzowego.
2. Użyczający posiada prawo rozwiązania umowy bez wypowiedzenia w przypadku istotnego naruszenia jej postanowień, w szczególności oddania przedmiotu użyczenia osobie trzeciej. Uprawnienie to przysługuje również w sytuacji, gdy wymaga tego uzasadniony interes publiczny (np. gospodarki wodnej, jak w oryginalnym tekście), czego nie dało się przewidzieć w momencie zawierania umowy.
3. Strony postanawiają, że wypowiedzenie bez zachowania okresu wypowiedzenia z przyczyn określonych w ust. 2 następuje ze skutkiem natychmiastowym.
§ 8 Zwrot przedmiotu użyczenia
1. Z chwilą wygaśnięcia lub rozwiązania umowy Biorący w użyczenie zwraca Użyczającemu przedmiot umowy w stanie niepogorszonym, gwarantującym prawidłową eksploatację oraz usuwa wszelkie nienależące do Użyczającego przedmioty bądź dokonane przez siebie naniesienia, po konsultacji z Użyczającym.
2. Użyczający zobowiązany jest zwrócić Biorącemu wartość nakładów, które nie wynikają z normalnego utrzymania i używania nieruchomości w stanie niepogorszonym i zostały poniesione za zgodą Użyczającego.
3. Biorący w użyczenie po rozwiązaniu lub wygaśnięciu umowy zwraca Użyczającemu przedmiot umowy na podstawie pisemnego protokołu zdawczo-odbiorczego, który jest jednocześnie dokumentem świadczącym o zapoznaniu się ze stanem przedmiotu umowy po zakończeniu łączącego strony stosunku.
4. W protokole zdawczo-odbiorczym strony opisują zmiany w przedmiocie umowy względem stanu pierwotnego, co może stanowić podstawę ewentualnych późniejszych roszczeń. Na dowód opisanego w protokole stanu sporządza się dokumentację fotograficzną.
5. W sytuacji nie stawienia się jednej ze stron umowy w wyznaczonym terminie, protokół, o którym mowa w ust. 3 niniejszego paragrafu, sporządza strona obecna. W sytuacji odmowy podpisania protokołu wzmiankę o tym fakcie oraz o przyczynach odmowy umieszcza się w protokole.
§ 9 Postanowienia końcowe
1. Spory mogące powstać w związku z wykonaniem przedmiotowej umowy strony poddają rozstrzygnięciu sądowi właściwemu ze względu na siedzibę Użyczającego.
2. W kwestiach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie m.in. przepisy ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1145 ze zm.).
3. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
Podpisy stron:
_________________________
(Użyczający)
_________________________
(Biorący w użyczenie)
Przygotowanie dokumentów z wykorzystaniem aplikacji Strażak.Online
W dzisiejszych czasach technologia znacznie ułatwia proces przygotowywania dokumentów. Na podstawie gromadzonych w aplikacji danych możesz przygotowywać dokumenty, takie jak wnioski czy umowy użyczenia. Proces ten jest prosty i składa się z kilku kroków:
- Krok 1: Przygotowanie pliku wzoru. Plik z wzorem dokumentu musi być w formacie
docx . Jeżeli posiadasz wzór w takim formacie, wystarczy, że w odpowiednie miejsca wstawisz znaczniki (tagi), które zostaną automatycznie zastąpione danymi znajdującymi się w aplikacji Strażak.Online. - Krok 2: Wgranie wzoru do aplikacji. Odpowiednio przygotowany wzór należy wgrać do aplikacji Strażak.Online. Podczas generowania dokumentu będziesz mógł wybrać ten wzór lub skorzystać z domyślnego.
Dzięki zastosowaniu tagów w wzorze, dane takie jak nazwy stron, adresy czy numery wpisu do rejestru zostaną automatycznie uzupełnione, co znacznie przyspieszy proces tworzenia dokumentów. Jeżeli napotkasz na trudności podczas przygotowywania własnego wzoru dokumentu, zawsze możesz skontaktować się z obsługą aplikacji.