Jednostka Ochotniczej Straży Pożarnej (OSP) działa w oparciu o pracę społeczną swoich członków. To dzięki zaangażowaniu strażaków jednostka może wypełniać swoje obowiązki i realizować stawiane cele. W niniejszym artykule przybliżymy temat ewidencji danych związanych z działalnością strażaka w ramach OSP, skupiając się na praktycznych aspektach dokumentacji działań ratowniczo-gaśniczych oraz danych indywidualnych strażaków.
Podstawy Funkcjonowania Ochotniczej Straży Pożarnej
Ochotnicza Straż Pożarna (OSP), funkcjonując na zasadach organizacji pozarządowej zbliżonej do stowarzyszenia, uzyskuje osobowość prawną z chwilą wpisania do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Statut OSP stanowi jego „konstytucję”, regulując zasady działania i ułatwiając zarządzanie. Wszelkie aktywności podejmowane przez OSP muszą być zgodne ze statutem i nie mogą mu zaprzeczać.
OSP działają również na podstawie szeregu innych ustaw, w tym ustawy o ochronie przeciwpożarowej, ustawy o rachunkowości oraz ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. OSP ma również możliwość prowadzenia działalności gospodarczej, pod warunkiem przestrzegania odpowiednich regulacji prawnych i przeznaczania uzyskanych z niej dochodów na cele statutowe organizacji. Władze OSP obejmują Walne Zebranie Członków (WZC), Zarząd oraz Komisję Rewizyjną. W OSP działają także Młodzieżowe Drużyny Pożarnicze (MDP) i Dziecięce Drużyny Pożarnicze (DDP).
Główne Zadania Strażaka w OSP
Najważniejszym zadaniem jednostek OSP jest udział w działaniach ratowniczo-gaśniczych. W Polsce co roku ma miejsce około pół miliona interwencji strażaków. Bezpośredni udział w działaniach ratowniczych mogą brać członkowie OSP, którzy ukończyli 18 lat i nie przekroczyli 65. Oprócz bezpośredniego udziału w akcjach ratowniczych, członkowie OSP angażują się w inne kluczowe działania, takie jak:
- Insprowanie i współdziałanie w zakresie podejmowania działań na rzecz wychowania dzieci i młodzieży, ze szczególnym uwzględnieniem wychowania dla bezpieczeństwa, m.in. poprzez udział w organizacji Ogólnopolskiego Turnieju Wiedzy Pożarniczej.
- Podejmowanie we współdziałaniu z samorządem gminnym i Komendą Powiatową/Miejską Państwowej Straży Pożarnej przedsięwzięć dotyczących ochrony przeciwpożarowej.
- Nadzorowanie sprawności, eksploatacji i konserwacji sprzętu oraz wyposażenia jednostki.
Ewidencja Działań Ratowniczo-Gaśniczych
Efektywne funkcjonowanie OSP wymaga szczegółowej dokumentacji wszystkich prowadzonych działań. W przypadku, gdy na miejscu zdarzenia są wyłącznie jednostki OSP, zadaniem dowódcy jest zgromadzenie niezbędnych informacji, które posłużą później do przygotowania informacji ze zdarzenia.
Dane Kluczowe do Raportu
Zebrane informacje wykorzystywane są między innymi do sporządzenia informacji ze zdarzenia. Podstawowe dane identyfikujące akcję to:
- Nazwa, rodzaj i miejsce zdarzenia: Określenie odpowiedniej nazwy akcji pozwoli w przyszłości na łatwe odnalezienie i sprawdzenie szczegółów zdarzenia. Rodzaj akcji jest przydatny w różnego rodzaju raportach i zestawieniach. Odpowiednio określona lokalizacja zdarzenia jednoznacznie wskaże, gdzie dana akcja miała miejsce. Warto rozważyć zapisanie współrzędnych geograficznych, dzięki którym w przyszłości będzie można przygotować zobrazowanie na mapie.
- Czas trwania: Posłuży do wyliczenia należnego ekwiwalentu.
- Notatka z akcji: Jest to miejsce, w którym można uwzględnić opis przebiegu działań. Z takim opisem chętnie zapoznają się ratownicy, którzy nie mogli uczestniczyć w danej akcji.
Uczestnicy Akcji
Żadna akcja nie mogłaby się odbyć bez strażaków. Oprócz imienia i nazwiska, dobrym pomysłem jest określenie funkcji, jaką pełnił strażak. Lista uczestników akcji będzie niezbędna podczas przygotowywania wniosku o ekwiwalent. Wiele jednostek przygotowuje okresowe zestawienia (miesięczne, kwartalne) zawierające informacje o uczestnictwie poszczególnych strażaków w akcjach. Zestawienie takie zawiera zazwyczaj informację o liczbie akcji oraz czasie udziału. Warto również notować, którzy strażacy przybyli na alarm, nawet jeśli nie wszyscy mogli wziąć udział w wyjeździe.
Użyty Sprzęt i Zużyte Środki
Jeżeli podczas działań używano specjalistycznego sprzętu, warto zanotować taką informację. Oprócz informacji o rodzaju sprzętu, dobrym pomysłem jest dopisanie strażaka, który go używał. Podczas używania sprzętu spalinowego, podobnie jak w pojazdach, zaleca się uwzględnienie czasu pracy. Podczas prowadzenia działań oprócz paliwa zużywane są również inne środki. W przypadku pożaru może to być woda lub środek pianotwórczy, a podczas wypadku sorbent.
Rodzaje Prowadzonych Działań
Podawanie środków gaśniczych w natarciu, prace rozbiórkowe konstrukcji budowlanych, tamowanie krwotoków zewnętrznych i opatrywanie ran to tylko trzy z ponad 40 rodzajów prowadzonych działań ratowniczych, które można znaleźć we wzorze informacji ze zdarzenia. Informacje o prowadzonych działaniach są niezbędne dla stanowiska kierowania, jednak również w przypadku jednostek OSP warto przechowywać takie dane.
Współdziałanie z Innymi Służbami
Często zdarza się, że na akcji OSP nie działa sama. Zapisanie informacji o wszystkich służbach będących na miejscu nie jest konieczne, ale może być wykorzystywane np. przy publikowaniu informacji w mediach społecznościowych.
Ewidencja Danych Indywidualnych Strażaków
Wszystko w jednostce zaczyna się od strażaka, dlatego dane strażaków są potrzebne praktycznie każdego dnia - od skierowań na szkolenia, przez listy strażaków uprawnionych do działań, po karty zgłoszeń na zawody. W tym artykule nie skupiamy się na wymaganiach prawnych dotyczących ewidencji danych strażaków. Powinniśmy przechowywać tylko takie dane, które są potrzebne do realizacji celów.
Wymagane Dane Osobowe
Zgodnie z przepisami RODO (Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych), każda organizacja, w tym OSP, w związku ze swoją działalnością zbiera dane osobowe, dlatego musi stosować się do przepisów RODO i wynikających z nich obowiązków. Powinno się gromadzić tylko takie dane osobowe, które są potrzebne do realizacji celów działalności. Będą to na pewno: imię, nazwisko, data urodzenia, PESEL. Natomiast dane takie jak np. numer dowodu osobistego z reguły nie są potrzebne i nie powinny być przechowywane.
Dodatkowe Informacje
Oprócz podstawowych danych, podczas prowadzenia ewidencji strażaków można gromadzić inne potrzebne informacje:
- Dane dotyczące członkostwa w OSP.
- Dane antropologiczne, niezbędne podczas zakupu umundurowania.
- Dane o przebiegu służby, w tym ukończone szkolenia, kursy (np. kat C, kurs płetwonurka, KPP, mł. rat. wysokościowy GOPR) i posiadane uprawnienia.
- Informacje o zaangażowaniu strażaka w różne przedsięwzięcia jednostki, opłacone składki członkowskie, otrzymane umundurowanie i sprzęt.
Jeżeli ewidencjonowane są inne dziedziny działalności OSP, to praktycznie w każdym miejscu dane będą miały związek ze strażakiem.
Narzędzia i Metody Dokumentacji
Każda jednostka OSP powinna ewidencjonować udział w akcjach ratowniczo-gaśniczych oraz dane dotyczące strażaków. Zakres i sposoby ewidencji danych mogą być różne i są zależne od preferencji jednostki.
Dokumentacja Papierowa
Jeżeli zdecydujemy się na prowadzenie papierowej ewidencji danych strażaków, warto odpowiednio to zorganizować. Ewidencja papierowa ma wiele ograniczeń, jest pracochłonna, a przygotowywanie na jej podstawie statystyk jest bardzo utrudnione. Taką ewidencję można zacząć od przygotowania szablonów, które będą wypełniane. W szablonie można określić istotne dla jednostki dane. Spisywanie danych na czystej kartce, bez należytej struktury, prawdopodobnie spowoduje pominięcie niektórych informacji i utrudni ich późniejsze uzupełnienie.
Dokumentacja Elektroniczna
W przypadku dokumentacji elektronicznej możliwości są znacznie większe. Jednostki mogą wspomagać się programami, z których korzystają na co dzień, np. tworzyć rozbudowane arkusze kalkulacyjne. Na rynku dostępne są również programy opracowane specjalnie dla jednostek OSP, takie jak Strażak.Online. Niektóre z nich pozwalają na uruchomienie zarówno na komputerze, jak i na tablecie czy telefonie. Zadaniem dedykowanego programu jest ułatwienie prowadzenia dokumentacji oraz przygotowywania raportów, zestawień i wniosków. Wybierając aplikację przeznaczoną dla strażaków, można szybko, bezpiecznie i wygodnie zacząć działać. Pamiętajmy, że korzystając z aplikacji nie trzeba rezygnować z formy papierowej.
Znaczenie i Korzyści z Prawidłowej Ewidencji
Gromadzenie danych jest kluczowe dla przygotowywania raportów, zestawień oraz wniosków, co przyczynia się do efektywnego zarządzania jednostką. Jeżeli naszym celem byłoby tylko zapisywanie danych, to moglibyśmy opierać się na dokumentacji papierowej. Natomiast naszym celem jest przygotowywanie różnych zestawień i raportów, co przy zastosowaniu papierowej ewidencji jest bardzo pracochłonne.
Raporty i Zestawienia
Im więcej danych będziemy gromadzić, tym więcej możemy dowiedzieć się o kondycji naszej jednostki. Ewidencja pozwala na szybkie uzyskanie odpowiedzi na pytania takie jak: w ilu akcjach w danym roku brała udział jednostka, jakiego rodzaju były to akcje, kiedy była ostatnia akcja, czy jaki jest średni czas wyjazdu. Tworzenie wyłącznie papierowej dokumentacji jest bardzo pracochłonne i nie umożliwia szybkiego przygotowywania zestawień.
Wnioski o Ekwiwalent i Dofinansowania
Podstawowym przykładem wniosku przygotowywanego na bazie informacji z akcji jest wniosek o ekwiwalent. Wielu strażaków OSP przeznacza środki z ekwiwalentu na rzecz jednostki, jednak OSP musi przygotować odpowiedni dokument i złożyć go do urzędu. Dane dotyczące akcji oraz dane strażaków są także przydatne podczas sporządzania wniosków o dofinansowania i sprawozdań. Potrzebne dane to np. liczba akcji w określonych latach, średnia liczba akcji za okres lub liczba uczestników w akcjach w roku sprawozdawczym. Kreator dokumentów dostępny w niektórych aplikacjach (np. Strażak.Online) umożliwia szybkie generowanie potrzebnych wniosków, bazując na wprowadzonych danych, np. skierowań na szkolenie czy wniosku o nadanie odznaki „Za wysługę lat”, którego przygotowanie może okazać się bardzo pracochłonne.
Zgodność z RODO i Udział Członków
Każda jednostka OSP powinna ewidencjonować dane dotyczące strażaków. Zakres i sposoby ewidencji danych mogą być różne i są zależne od preferencji jednostki. Elastyczny system uprawnień w dedykowanych aplikacjach pozwala na optymalny podział obowiązków i zapewnienie zgodności z RODO. Warto spojrzeć na korzyści wynikające z zaangażowania całej jednostki w proces ewidencji danych. Takie podejście umożliwia wgląd strażaków w swoje dane, a także zaangażowanie się w inne obszary działalności.