Powołanie i funkcjonowanie Ochotniczej Straży Pożarnej

Ochotnicza Straż Pożarna (OSP) jest organizacją pozarządową utworzoną na takich samych zasadach jak stowarzyszenie. Tym, co odróżnia OSP od innych stowarzyszeń, jest podejmowanie działań w celu ochrony życia, zdrowia, mienia lub środowiska. Jednostki OSP odgrywają kluczową rolę w społecznościach lokalnych, zapewniając pomoc w sytuacjach kryzysowych i wspierając działania na rzecz bezpieczeństwa. W niniejszym poradniku zostały zebrane i wyjaśnione zagadnienia związane z prawem i formalnościami w OSP, fachowym zarządzaniem w jednostkach oraz sposobami na pozyskiwanie funduszy na działalność.

Podstawy Prawne i Formalne Utworzenia OSP

Ochotnicze straże pożarne (OSP) to jednostki ochrony przeciwpożarowej będące jednocześnie stowarzyszeniami w rozumieniu ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 r. - Prawo o stowarzyszeniach. Szczegółowe zadania i organizację ochotniczej straży pożarnej określa statut. OSP jest stowarzyszeniem, co oznacza, że podlega ogólnym przepisom dotyczącym zakładania i funkcjonowania organizacji pozarządowych w Polsce. Proces powołania OSP wymaga zaangażowania i znajomości kilku kluczowych kroków, które zaczynają się od ludzi i dokumentów.

Wymogi Wstępne i Grupa Założycielska

Aby w ogóle myśleć o powołaniu OSP, potrzebnych jest co najmniej 15 osób zainteresowanych. Każdy z założycieli powinien być zaangażowany w działalność stowarzyszenia, aby zapewnić jego prawidłowe funkcjonowanie. Wszyscy założyciele muszą być pełnoletni.

Aby skutecznie zebrać członków do założenia OSP, warto zastosować różne strategie rekrutacyjne:

• Media społecznościowe - w obecnych czasach to bardzo dobre źródło dotarcia do przeróżnych osób.
• Spotkania na żywo - organizowanie tego typu zgromadzeń to świetny sposób na to, aby odpowiedzieć o tym, jakie korzyści może dawać jednostka OSP.
• Lokalne ogłoszenia - można próbować zachęcić ludność za pomocą ulotek czy plakatów, które najlepiej zostawić w często odwiedzanych miejscach.

Statut OSP - Fundamentalny Dokument

Statut OSP to jeden z najważniejszych punktów formalnych, bez którego nie da się działać. Jest podstawowym wymaganym dokumentem w każdej jednostce, jej „konstytucją”. Reguluje zasady działania, ułatwia sprawne zarządzanie. Statut powinien zawierać wszystkie niezbędne informacje dotyczące celu działalności, zasad funkcjonowania oraz praw i obowiązków członków. Ważne jest również, aby statut był zgodny z obowiązującymi przepisami prawa.

Należy zawrzeć w nim informacje o:

• celach i sposobach działania,
• prawach i obowiązkach członków,
• zasadach wyboru i funkcjonowania władz stowarzyszenia,
• organach zarządzających,
• procedurach podejmowania decyzji,
• zasadach przyjmowania nowych członków.

Podstawowe informacje konieczne w statucie są takie same dla wszystkich, ale szczegółowe zapisy mogą być różne. Opracowując statut, warto uwzględnić przepisy dotyczące finansów OSP, w tym zasady gospodarowania funduszami oraz obowiązki sprawozdawcze. Należy obowiązkowo ściągnąć ze strony związku projekt statutu OSP i ewentualnie dopasować go do własnych potrzeb, pamiętając o ostrożności z poprawkami, aby nie przedobrzyć.

Wybór Władz Stowarzyszenia

W OSP, jak w każdym stowarzyszeniu, władze to: walne zebranie członków, zarząd i komisja rewizyjna. Wybór zarządu OSP to kluczowy krok, który wpłynie na skuteczność działania stowarzyszenia. Proces ten powinien być przeprowadzony w sposób transparentny i zgodny z zapisami w statucie.

• Walne Zebranie Członków (WZC) jest najwyższą władzą w OSP. Może podejmować decyzje we wszystkich sprawach poddanych pod obrady, zwykle jednak w tych najważniejszych dla sprawnego działania i rozwoju organizacji.
• Zarząd OSP jest odpowiedzialny za kierowanie pracami jednostki, reprezentowanie jej na zewnątrz oraz realizację celów statutowych. W jego skład wchodzą prezes, wiceprezes, skarbnik, sekretarz, naczelnik, zastępca naczelnika. Przewodniczący zarządu odpowiada za kierowanie pracami OSP i reprezentowanie jej na zewnątrz. Skarbnik zajmuje się sprawami finansowymi, a sekretarz odpowiedzialny jest za dokumentację i organizację spotkań.
• Komisja rewizyjna to organ obowiązkowy w ochotniczych strażach pożarnych, którego rolą jest wewnętrzna kontrola działania OSP. To taki wewnętrzny "policjant", ale ten dobry, wspierający, życzliwy, służący radą.

Rejestracja OSP w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS)

Ostatnim formalnym krokiem do założenia OSP jest rejestracja stowarzyszenia w sądzie rejonowym (wydziale gospodarczym KRS). Rejestracja w Krajowym Rejestrze Sądniczym (KRS) jest obowiązkowa dla Ochotniczych Straży Pożarnych, aby mogły uzyskać osobowość prawną, co jest niezbędne do pozyskiwania dotacji i pełnoprawnego funkcjonowania. Rejestracja w KRS wymaga różnorakich sprawozdań i informacji finansowych, a także opłat, jednak po spełnieniu odpowiednich warunków można być zwolnionym z niektórych opłat. Pogląd, że wystarczy rejestracja w Starostwie, odnosi się do stowarzyszeń zwykłych, które nie mogą otrzymywać dotacji i działają wyłącznie w oparciu o własne składki członkowskie.

Aby zarejestrować OSP, należy przygotować kilka kluczowych dokumentów i złożyć wniosek:

1. Wniosek (KRS-W20) o zarejestrowanie OSP w sądzie rejonowym (wydział krajowego rejestru sądowego). Na wniosku podpisy osób składających wniosek (np. 5 osób).
2. Znaczki opłaty sądowej (obecnie 1000 PLN).
3. Opłata za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (obecnie 500 PLN).
4. Lista założycieli - minimum 15 osób w oryginale (zaleca się przygotowanie kilku oryginałów).
5. Statut - 3 egzemplarze w oryginale, wraz z uchwałą (w oryginale) o jego przyjęciu przez komitet założycielski; data sporządzenia i uchwalenia statutu powinna być taka sama.
6. Wzory podpisów osób uprawnionych do reprezentacji stowarzyszenia (członków zarządu - uwierzytelnionych notarialnie lub złożonych przed upoważnionym pracownikiem sądu).
7. Dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu (czasem nie jest wymagany).
8. Formularz KRS-WK dotyczący komisji rewizyjnej (podpisany przez cały komitet założycielski) - oryginał.
9. Formularz KRS-WM i uchwała założycieli określająca szczegółowo przedmiot działalności gospodarczej (jeśli taka jest w statucie).
10. Uchwała o wyborze zarządu - oryginał.
11. Formularze KRS-WFU.
12. Uchwała o powołaniu stowarzyszenia.
13. Uchwała o wyborze komitetu założycielskiego.

Po złożeniu wniosku sąd ma określony czas na rozpatrzenie sprawy. Po zarejestrowaniu OSP, stowarzyszenie staje się podmiotem prawnym z określonymi obowiązkami, w tym prowadzeniem dokumentacji oraz składaniem sprawozdań finansowych. Należy pamiętać, że prawne obowiązki OSP obejmują m.in. prowadzenie odpowiedniej dokumentacji oraz regularne składanie sprawozdań finansowych. W przypadku jakichkolwiek zmian w składzie zarządu lub danych kontaktowych, należy niezwłocznie aktualizować te informacje w odpowiednich instytucjach.

Funkcjonowanie i Obowiązki Jednostki OSP

OSP, jak każde stowarzyszenie, ma różne obowiązki do spełnienia, związane z różnymi sferami działania. Zarząd OSP odpowiada za prawidłowość i efektywność zarządzania organizacją, dbałość o majątek i płynność finansową.

Zarządzanie Finansami i Księgowość

Ochotnicza Straż Pożarna musi prowadzić księgowość. Może to być pełna księgowość albo prowadzenie księgowości w ramach Uproszczonej Ewidencji Przychodów i Kosztów (UEPiK). Zasady są takie same jak dla pozostałych organizacji pozarządowych. Minimalną formą planowania w OSP jest wypełnienie związkowego wzoru planu finansowego, które zwykle odbywa się w oparciu o dane roku poprzedniego i obejmuje stałe przychody (składki członkowskie, gminne dotacje celowe na utrzymanie strażnic) oraz koszty (energii elektrycznej, podatków, składek do związku).

Wiele jednostek ma ustalone roczne składki członkowskie, zazwyczaj w wysokości od 10 do 50 zł. Zarząd powinien mieć ustalony obieg dokumentów księgowych; faktury i rachunki zatwierdzają na odwrocie podpisem wskazane w nim osoby. Dokumenty są układane w chronologii, z podziałem na bank i kasę. Zarząd powinien prowadzić roboczy bilans darowizn (ile pieniędzy w danym roku weszło z darowizn, a ile wydano), nie tylko tych, których cel został przez darczyńcę określony.

Wydatkowując środki, należy zwracać uwagę na źródło ich pochodzenia. Pieniądze z dotacji są rozpisane na konkretne koszty opisane we wniosku, na które donator wyraził zgodę. Ściśle określone jest także wydatkowanie środków ze zbiórek publicznych, których cel podajemy w zgłoszeniu, albo z odpisów 1% podatku - zgodnie z zakresem OPP i ew. wskazanym przez podatnika celem. Koszt niezgodny z zakresem działalności statutowej powinien być opodatkowany.

Obowiązki Sprawozdawcze i Podatkowe

OSP ma obowiązek składania sprawozdań finansowych oraz rocznych raportów z działalności. Obowiązki sprawozdawcze są kluczowe dla transparentności działania stowarzyszenia i budowania zaufania w lokalnej społeczności.

• CIT-8: Wszystkie organizacje, bez względu na wielkość obrotów danego roku (także te, które prowadzą uproszczoną rachunkowość, i nawet jeśli nie miały żadnych przychodów i kosztów), mają obowiązek złożenia do urzędu skarbowego rokrocznie CIT-8 (do 31 marca).
• SOF-1 (GUS): Niektóre OSP dostają wezwanie z Głównego Urzędu Statystycznego do wypełnienia sprawozdania SOF-1 (sprawozdanie o działalności fundacji, stowarzyszeń i innych organizacji społecznych) i mają obowiązek jego złożenia.
• Zbiórki publiczne: Jeśli OSP planuje zbiórkę publiczną, zgłasza ją na portalu www.zbiorki.gov.pl. Portal służy do kontrolowania terminów składania sprawozdań z przebiegu zbiórki publicznej, a następnie sprawozdań z wydatkowania środków ze zbiórki.
• Sprawozdania z dotacji: Ważnym obowiązkiem jest terminowe składanie sprawozdań z wydatkowania dotacji.

Odpowiedzialność Zarządu

Zarząd OSP musi pamiętać, iż na zgłoszenie informacji do KRS ma siedem dni od zaistniałej zmiany (od daty uchwały o zmianie w składzie organów lub zmianie statutu). Walne zebranie członków - po uzyskaniu opinii organu kontroli (komisji rewizyjnej) - udziela (lub nie udziela) zarządowi absolutorium, czyli podejmuje uchwałę o tym, że akceptuje (lub nie akceptuje) działania i decyzje podejmowane w określonym czasie przez zarząd.

Za zobowiązania organizacji odpowiada ona sama własnym majątkiem. Zgodnie z ordynacją podatkową (art. 116 oraz 116a) dopiero w sytuacji, gdy egzekucja z majątku stowarzyszenia okaże się w całości lub części bezskuteczna, wówczas każdy członek zarządu ponosi całym swoim majątkiem solidarną odpowiedzialność za zaległości podatkowe (ten przepis dotyczy także odpowiedzialności za nierozliczone dotacje ze środków publicznych) oraz za składki na ubezpieczenia społeczne.

Ochrona Danych Osobowych (RODO)

OSP jest administratorem danych osobowych, które w trakcie prowadzonych działań zbiera, przechowuje i przetwarza. Bardzo ważnym obowiązkiem, który wynika z RODO, jest poinformowanie o tym zainteresowane osoby. OSP przetwarza także dane swoich członków i rzadko ma na to ich zgodę. Najważniejsze jest trzymanie się zasady zbierania minimalnej ilości danych i tylko wtedy, gdy jest to konieczne, a jeśli już jest, to przechowywanie ich w sposób bezpieczny.

Członkostwo i Służba w OSP

W statucie znajdują się informacje między innymi o tym, kto może zostać członkiem jednostki. Praktyka pokazuje, że każdy, kto chce czynnie uczestniczyć w realizacji celów OSP, może zostać strażakiem. Zakres aktywności jest tak szeroki, że każdy znajdzie coś dla siebie.

Rodzaje Członkostwa

Zazwyczaj statut przewiduje kilka rodzajów członkostwa:

• Członkowie zwyczajni: osoby, które aktywnie uczestniczą w wykonywaniu postanowień statutu OSP.
• Członkowie wspierający: osoba fizyczna lub prawna, bez względu na jej miejsce zamieszkania i siedzibę w kraju lub za granicą, która zadeklaruje wspomaganie działalności OSP finansowo lub w innej formie i za swą zgodą zostanie przyjęta przez Zarząd OSP.
• Członkowie honorowi: każda osoba fizyczna, bez względu na miejsce zamieszkania, szczególnie zasłużona dla ochrony przeciwpożarowej. Godność członka honorowego nadaje Walne Zebranie Członków OSP.

Osoby w wieku 16-18 lat mogą zostać członkami OSP za zgodą rodziców lub prawnych opiekunów.

Proces Wstąpienia do OSP

Trzy kroki dzielą od zostania członkiem OSP:

1. Znalezienie odpowiedniej jednostki: Jeżeli myślisz o zostaniu strażakiem-ratownikiem, czyli takim, który bierze bezpośredni udział w działaniach ratowniczo-gaśniczych, ważna będzie lokalizacja jednostki. Jednostki OSP w ciągu kilku minut od alarmu są w stanie wyjechać do zdarzenia, dlatego im bliżej będzie do jednostki, tym lepiej.
2. Spotkanie organizacyjne: Po skontaktowaniu się z jednostką zostaniesz zaproszony na spotkanie. Na spotkaniu poznasz strukturę organizacyjną, zobaczysz, jaką bazą techniczną dysponuje jednostka i dowiesz się więcej na temat dalszych kroków. Bądź przygotowany na pytania o motywację oraz o obecne doświadczenie.
3. Złożenie podania: Jeżeli po spotkaniu będziesz zdecydowany na dołączenie i zostaniesz pozytywnie oceniony, będziesz mógł złożyć podanie o wstąpienie. Wszystkie decyzje o przyjęciu do stowarzyszenia podejmowane są przez zarząd.

Wiele jednostek ma ustalony okres próbny. W tym okresie oceniane jest zaangażowanie nowych członków w realizację celów OSP. Na tym etapie należy między innymi brać udział w szkoleniach wewnętrznych, które pozwolą określić, czy chce się zostać strażakiem-ratownikiem. Praktyka pokazuje, że mundur otrzymują strażacy, którzy przeszli okres próbny i złożyli ślubowanie.

Ślubowanie ma następującą treść: „W pełni świadom obowiązków strażaka ochotnika uroczyście przyrzekam czynnie uczestniczyć w realizacji celów i zadań ochotniczej straży pożarnej. Być zdyscyplinowanym mężnym, ofiarnym w ratowaniu życia i mienia.”

Szkolenia i Badania Lekarskie

Jednym z warunków uczestnictwa w działaniach ratowniczo-gaśniczych są aktualne badania lekarskie, których rodzaj został opisany w rozporządzeniu ministra zdrowia z dnia 14 kwietnia 2022 r. Zgodnie z najnowszym programem szkolenia podstawowego strażaków OSP, w szkoleniu mogą uczestniczyć osoby, które ukończyły 16 lat.

Szkolenie podstawowe to przepustka do pierwszej akcji. Jest ono realizowane przez Państwową Straż Pożarną. Na program szkolenia składa się 38 tematów realizowanych w 136 godzinach (64 godziny teorii i 69 godzin zajęć praktycznych). Szkolenie zakończone jest egzaminem, a jego ukończenie uprawnia do bezpośredniego uczestnictwa w akcjach ratowniczo-gaśniczych.

Włączenie do Krajowego Systemu Ratowniczo-Gaśniczego (KSRG)

Ustawa o ochronie przeciwpożarowej umożliwia włączenie jednostek OSP do Krajowego Systemu Ratowniczo-Gaśniczego (KSRG). Do „systemu” mogą być włączane jednostki OSP, których siły i środki przewidziane są do użycia w planach działań ratowniczych po spełnieniu określonych warunków. Włączenie jednostki do systemu jest poprzedzone zawarciem porozumienia między właściwym miejscowo komendantem powiatowym Państwowej Straży Pożarnej, podmiotem tworzącym jednostkę oraz tą jednostką.

Przed jednostkami KSRG stawiany jest szereg wymagań sprzętowych oraz personalnych, które muszą spełniać. Warto zauważyć, że jednostki, które nie są włączone do systemu, potrafią równie sprawnie działać, zarówno podczas akcji ratowniczo-gaśniczych, jak i służąc lokalnej społeczności.

Współpraca i Wsparcie

OSP nie musi należeć do ZOSP RP (Związku Ochotniczych Straży Pożarnych Rzeczypospolitej Polskiej), ale członkostwo w nim może przynieść wiele korzyści. Zdecydowana większość OSP jest zrzeszona w Związku Ochotniczych Straży Pożarnych Rzeczypospolitej Polskiej. Aby przystąpić do ZOSP RP, Walne Zebranie Członków OSP musi podjąć formalną uchwałę o przystąpieniu. Dokumenty (uchwałę i deklarację) należy złożyć do właściwej instancji ZOSP RP (np. do Zarządu Gminnego).

Warto także rozmawiać z gminą w sprawach takich jak siedziba, finansowanie działalności. Z Oddziałem Gminnym Związku i np. oddziałem powiatowym powinni pomóc z wieloma sprawami i "ułożeniem" tego wszystkiego (pokazaniem i nauczeniem, jak pewne sprawy powinny wyglądać - książki skarbnika, sekretarza itp.).

Motywacje i Rzeczywistość Służby

Chęć pomocy innym, zrobienie czegoś dobrego, zdobycie nowych umiejętności, sprawdzenie siły charakteru czy podtrzymanie tradycji rodzinnych - to tylko niektóre powody, dla których zostaje się strażakiem. Działalność w Ochotniczej Straży Pożarnej to bez wątpienia piękna, ale też i wymagająca droga. Piękna, dlatego że wiąże się z namacalną pomocą - ratowaniem ludzkiego życia i z troską o bezpieczeństwo drugiego człowieka. Natomiast słowo „wymagająca” wiąże się nie tylko z samą odwagą i ryzykiem o własne życie, ale także z zapałem, siłą, wytrwałością i znajomością różnych procedur.

Decydując się na wstąpienie do OSP, należy być świadomym, że życie ulegnie diametralnej zmianie. Odkurzacz, rozpędzający się motocykl czy inna maszyna, wszystko to, co wydaje dźwięk podobny do syreny alarmowej, zacznie powodować skok adrenaliny. To, co jest najpiękniejszego w byciu strażakiem, to to, że im więcej od siebie dajesz, tym więcej otrzymujesz w zamian.

Gotowość Bojowa i Czas Reakcji

Jednostki OSP uczestniczą w takich samych akcjach jak Państwowa Straż Pożarna. Stanowisko kierowania PSP po otrzymaniu zgłoszenia podejmuje decyzję o alarmowaniu jednostek OSP. Jednostki wyposażone są w syreny alarmowe, a także w systemy powiadamiania. Jednostka OSP tak organizuje swoją działalność, aby być w pełnej gotowości bojowej o każdej porze. Nie oznacza to, że jako strażak musisz stawić się na każdy alarm. Niektóre jednostki monitorują gotowość poszczególnych strażaków, wyznaczają dyżury itp. Jako graniczny czas wyjazdu przyjmuje się 15 minut. W ciągu 15 minut od momentu zaalarmowania strażacy przybywają do jednostki, przebierają się w ubrania specjalne, wsiadają do wozu i wyjeżdżają do zdarzenia.

Rola Wolontariuszy i Drużyn Młodzieżowych

Bez ludzi nie ma organizacji pozarządowych. Lider, zespół, wolontariusze, młodzież, dzieci - to ludzie tworzą organizacje pozarządowe. To ludzie działają w OSP. Są role i zadania określone ustawowo, np. zarząd, naczelnik, ale są i takie tworzone tylko w danej jednostce.

W OSP funkcjonują Młodzieżowe Drużyny Pożarnicze (MDP), Dziecięce Drużyny Pożarnicze (DDP) czy po prostu zespoły od konkretnych zadań. Całym tym zasobem trzeba zarządzać. W OSP wolontariuszki i wolontariusze są angażowani na takich samych zasadach jak w innych stowarzyszeniach. Nawet jeśli nie chce się lub nie może brać udziału w akcjach, można znaleźć coś, w czym będzie można się realizować i wspomagać całą jednostkę.

tags: #jak #powolac #osp