Działalność w Ochotniczej Straży Pożarnej (OSP) opiera się na zaangażowaniu i współpracy członków, jednak czasami pojawiają się sytuacje konfliktowe, zwłaszcza w kontekście funkcjonowania zarządu. Rozwiązanie problemów z niesfornym członkiem zarządu, czy też prezesem, wymaga znajomości statutu OSP oraz obowiązujących przepisów prawnych. Kluczowe jest zrozumienie, jakie uprawnienia przysługują walnemu zebraniu, a jakie zarządowi, w kwestii odwoływania, zawieszania lub skreślania członków.
Status członka zarządu a jego zawieszenie
W przypadku, gdy członek zarządu, którego zachowanie naruszyło dobre imię jednostki, został namówiony do dobrowolnego zawieszenia się na rok, istotne jest, czy takie zawieszenie jest zgodne ze statutem. Pytanie, czy statut przewiduje możliwość dobrowolnego zawieszenia członka, jest kluczowe. Jeśli zawieszenie nie było zgodne z prawem, członek ten może zażądać przywrócenia do poprzedniej funkcji. Wówczas nawet starosta sprawujący nadzór nad stowarzyszeniami lub prokurator mogą wezwać jednostkę do usunięcia nieprawidłowości prawnych. Nawet po zakończeniu okresu zawieszenia, jeśli członek nadal próbuje szkodzić, jednostka może podjąć dalsze kroki.
Jeżeli zawieszony druh był wcześniej naczelnikiem i został wybrany nowy naczelnik, który figuruje w KRS i sprawdza się w tej roli, należy dążyć do utrzymania tego stanu rzeczy. Trzeba pamiętać, że członek zarządu, nawet zawieszony, pozostaje członkiem zarządu, dopóki nie zostanie odwołany na walnym zebraniu lub sam nie zrezygnuje.
Procedury odwoływania i skreślania członków
Odwołanie z funkcji w zarządzie
Odwołanie członka zarządu z funkcji (np. prezesa, naczelnika) oraz z członkostwa w zarządzie to dwie różne kwestie.
Zarząd wybiera ze swego grona prezesa, naczelnika, dwóch wiceprezesów, sekretarza i skarbnika, a także może wybrać gospodarza, kronikarza i zastępcę naczelnika. Jeżeli zarząd OSP powołał daną osobę na funkcję (np. naczelnika), to zarząd jest władny odwołać ją z tej funkcji. Nie jest to jednak równoznaczne z odwołaniem z członkostwa w zarządzie, na które wyboru dokonało walne zebranie.
W przypadku rezygnacji prezesa z funkcji i członkostwa w zarządzie, decydujące są zapisy statutu. Jeśli funkcje w zarządzie ustala zarząd (konstytuuje się), to może dokonać zmiany. Jeśli statut pozwala na dokooptowanie określonej liczby osób do składu zarządu, można przyjąć nową osobę.
Odwołanie z członkostwa w zarządzie
Na członka zarządu wybiera go walne zgromadzenie i tylko ono może go usunąć. Zarząd OSP nie może usunąć nikogo z zarządu (co innego z jednostki, a przez to i z zarządu).
Zgodnie ze wzorcowym statutem OSP, walne zebranie członków wybiera osoby, które tworzyć będą zarząd, ale bez wskazania funkcji. Nowo powołany zarząd ustala, kto jakie obowiązki pełni w rozpoczynanej kadencji.
Wzorcowy statut mówi o wyborze od 5 do 9 osób do zarządu. Funkcje obligatoryjne to: prezes, 2 wiceprezesów, skarbnik, sekretarz, naczelnik (który pełni jednocześnie funkcję wiceprezesa). Dodatkowe funkcje to kronikarz, gospodarz czy zastępca naczelnika.
Walne zebrania a ich kompetencje
Zebrania dzielimy na:
- Walne zwyczajne (tzw. sprawozdawczo-wyborcze, zazwyczaj co 5 lat)
- Walne sprawozdawcze (coroczne)
- Walne nadzwyczajne (zwoływane w razie potrzeby na podstawie przepisów szczególnych)
Tylko dla zebrania zwyczajnego i nadzwyczajnego zostały przydzielone kompetencje do odwoływania członków zarządu lub komisji rewizyjnej. Zebranie sprawozdawcze nie ma kompetencji odwoływania członków z funkcji. Jednakże, jeśli członek sam chce ustąpić z urzędu, wówczas walne zebranie sprawozdawcze może powołać nowego członka komisji czy zarządu.
Zgodnie z § 22 ust. 4 statutu wzorcowego: "Nadzwyczajne walne zebranie OSP może odwołać członka zarządu lub komisji rewizyjnej przed upływem terminu kadencji władz OSP i powołać w to miejsce innego członka zarządu lub komisji rewizyjnej na czas do odbycia zwyczajnego walnego zebrania."
Głosowanie i protokołowanie
Gdy zarząd ma podjąć uchwałę w sprawie włączenia lub wykreślenia członka, należy przeprowadzić głosowanie na posiedzeniu zarządu. Wynik głosowania powinien być zapisany w protokole z zebrania. Oczywiście, członek ma możliwość odwołania się od decyzji do walnego zebrania.
Działania prezesa a statut OSP
W sytuacji, gdy prezes podejmuje decyzje jednoosobowo, nie zwołując zebrań zarządu i nie uzyskując zgody na działania (np. udzielenie poparcia kandydatowi na wójta gminy), należy zweryfikować statut. Samo udzielenie poparcia politycznego nie jest podstawą do odwołania, ale działania bez zgody zarządu i bez uprawnień określonych statutem to już inna kwestia.
Jeżeli walne zebranie wybierało zarząd bez określania funkcji poszczególnym osobom, a nowo wybrany zarząd wybierał funkcyjnych spośród siebie, to zarząd jest władny odwołać prezesa z funkcji. Nie jest to jednak równoznaczne z odwołaniem z członkostwa w zarządzie.
Obowiązki i kompetencje poszczególnych członków zarządu
Mimo tradycji obsadzania licznego zarządu w OSP, w małych środowiskach wiejskich zdarzają się już minimalne, pięcioosobowe składy. Wszyscy członkowie zarządu mają równorzędny status, nie ma między nimi podległości i nadrzędności. Tryb pracy i szczegółowe kompetencje przypisane poszczególnym członkom mogą być ujęte w regulaminie pracy zarządu, przyjętym uchwałą zarządu (bez konieczności zatwierdzenia go przez walne zebranie).
Prezes OSP
Zgodnie ze statutem wzorcowym, prezes "reprezentuje OSP na zewnątrz oraz kieruje pracami zarządu". Kreuje aktywność i czuwa nad organizacją pracy zarządu: zwołuje posiedzenia zarządu, proponuje porządek obrad, przewodniczy zebraniom, przedstawia projekty uchwał. Ma także obowiązek złożyć walnemu zebraniu sprawozdanie z działalności prowadzonej przez zarząd za dany rok.
Statut ani inne przepisy nie zakładają, że prezes ma mieć jakieś konkretne kwalifikacje, nacisk stawia się zwykle raczej na predyspozycje osobiste.
Naczelnik OSP
Powołany jest przez zarząd do dowodzenia jednostką. Najważniejszym zadaniem naczelnika jest zorganizowanie jednostki operacyjno-technicznej (JOT) i nadzór nad jej działalnością. Wybierając naczelnika, zarząd kieruje się jego doświadczeniem i predyspozycjami. Dobry naczelnik powinien cechować się zaufaniem, doświadczeniem, odpowiedzialnością, dyspozycyjnością, zdolnością kierowania ludźmi, konsekwencją i postępowaniem zgodnym z zasadami. Powinien być także gotowy do podnoszenia kompetencji.
Sekretarz OSP
Współpracując z koordynatorami projektów, może czuwać nad przygotowaniem lub sprawdzać prawidłowość dokumentów projektowych (wniosków, sprawozdań, umów) w części dotyczącej ogólnych informacji o OSP. Powinien posiadać podstawowe kompetencje cyfrowe.
Skarbnik OSP
Dba o prawidłowość wystawianych i przyjmowanych dokumentów (dowodów) księgowych, kompletuje je chronologicznie, prowadzi na bieżąco raport kasowy. Czuwa nad terminowym wypełnieniem przez zarząd obowiązku złożenia zeznania podatkowego CIT-8, a w przypadku pełnej księgowości także sprawozdania finansowego. Opracowuje we współpracy z zarządem roczny plan finansowy i sprawozdanie z jego wykonania. Przeprowadza inwentaryzację wyposażenia (co najmniej raz na dwa lata) i środków trwałych (raz na cztery lata).
Kronikarz OSP
Dzisiaj najczęściej dokumentowanie ważniejszych wydarzeń w OSP prowadzone jest na portalach społecznościowych. Kronikarz lub inna osoba prowadząca taką stronę wykorzystuje różne narzędzia i technologie informatyczne, by podawane informacje były atrakcyjne i wpływały na korzystny odbiór organizacji w społeczności.
Rezygnacja z funkcji w zarządzie
Członek zarządu, w tym prezes, może zrezygnować z funkcji lub z członkostwa w zarządzie. W tym celu należy złożyć wniosek na zebraniu zarządu OSP. Jeśli wniosek zostanie przyjęty, zarząd może zmienić funkcję lub całkowicie zwolnić z prac w składzie. Wówczas zarząd powoła w miejsce rezygnującego inną osobę, która na najbliższym walnym zebraniu będzie musiała być zatwierdzona w nowym składzie.
Formalne pismo z rezygnacją powinno zawierać: dane rezygnującego, dane jednostki oraz treść: "Z dniem xx.xx.xxxx zrzekam się z funkcji Prezesa OSP w..... Z poważaniem". Można dodać powody osobiste rezygnacji.
Rozwiązanie stowarzyszenia OSP
Zgodnie z art. 36 ust. 1 i 2 u.p.o.s. stowarzyszenie może być rozwiązane na podstawie własnej uchwały lub przez sąd. Zgodnie ze statutem wzorcowym OSP, rozwiązanie OSP uchwala walne zebranie członków większością 2/3 głosów przy obecności co najmniej 1/2 ogólnej liczby członków.
Wniosek o rozwiązanie OSP może składać zarząd OSP z własnej inicjatywy lub na zgłoszone mu żądanie co najmniej 1/2 ogólnej liczby członków. Zawiadomienie członków o terminie walnego zebrania, na którym ma być rozpatrywany wniosek, powinno być doręczone wraz z porządkiem obrad co najmniej na 30 dni przed terminem zebrania.
W razie rozwiązania OSP, walne zebranie wyznacza komisję likwidacyjną w składzie 3 osób. W przypadku niemożności zwołania walnego zebrania, uchwałę o rozwiązaniu OSP podejmuje sąd rejestrowy, wyznaczając likwidatora.
Likwidator przeprowadza szereg czynności, w tym: sporządzenie sprawozdania finansowego, spis majątku, ściągnięcie należności, zaspokojenie wierzycieli, likwidacja rachunku bankowego, archiwizacja dokumentów, przekazanie pozostałego majątku na cel określony w statucie OSP, zgłoszenie do urzędu statystycznego i skarbowego.
Jeżeli likwidacja nie zostanie zakończona w ciągu roku, likwidatorzy przedstawiają przyczyny opóźnienia sądowi, który może przedłużyć termin lub zarządzić zmianę likwidatorów.
Według wzorcowego statutu OSP pozostały po rozwiązaniu majątek może przejść na własność np. właściwej gminy, Związku OSP RP lub innej osoby. Sprzęt i urządzenia przeciwpożarowe będące własnością komunalną przechodzą do dyspozycji samorządu terytorialnego.