Jak wysłać sprawozdanie finansowe OSP do urzędu skarbowego – Instrukcja

Poniżej znajdziesz odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące technicznych aspektów sporządzania i wysyłania sprawozdań finansowych. Organizacje pozarządowe, w tym Ochotnicze Straże Pożarne (OSP), które nie prowadzą działalności gospodarczej, mają obowiązek sporządzenia, zatwierdzenia i przesłania sprawozdania finansowego za miniony rok obrotowy do odpowiedniego urzędu skarbowego. Od 1 października 2018 r. sprawozdania sporządza się, podpisuje i wysyła elektronicznie. Wskazówki dotyczące merytorycznego sposobu sporządzania sprawozdań finansowych znajdziesz na stronie www.gov.pl.

Wymogi Ogólne dotyczące Sprawozdań Finansowych

Każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe zobowiązana jest do sporządzania sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej oraz opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki (cały zarząd).

Forma Elektroniczna Sprawozdania

• Sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej to sprawozdanie zapisane w formie pliku w oparciu o zapisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 2247).
• Pliki z rozszerzeniem XSD (od XML Schema Definition) zawierają definicje i zasady, jakimi należy się kierować przy tworzeniu pliku XML (od Extensible Markup Language), co powoduje, że sprawozdanie finansowe wytworzyć należy jako jeden plik XML, który będzie zgodny z regułami określonymi we właściwej strukturze XSD.
• Osoby prawne niewpisane do rejestru przedsiębiorców KRS (np. organizacje, fundacje, koła gospodyń wiejskich, OSP - nieprowadzące działalności gospodarczej) mogą sporządzać sprawozdanie finansowe w dowolnej elektronicznej formie (np. PDF, DOC, JPG lub za pomocą aplikacji e-Sprawozdania Finansowe w formie XML). Nie ma natomiast obowiązku postaci elektronicznej dla dokumentów (tzn. uchwał, opinii biegłego rewidenta), które należy dołączyć do sprawozdania finansowego.
• Opublikowane struktury logiczne sprawozdań finansowych zostały skonstruowane w sposób pozwalający (zgodnie z art. 50 ustawy o rachunkowości) na wykazanie w sprawozdaniu finansowym informacji ze szczegółowością większą niż określona w załącznikach do ustawy, jeżeli wynika to z potrzeb lub specyfiki jednostki.

Aplikacja e-Sprawozdania Finansowe Ministerstwa Finansów

• Ministerstwo Finansów, w celu umożliwienia sporządzenia sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej, przygotowało bezpłatne narzędzie - Aplikację e-Sprawozdania Finansowe. Jest ona przeznaczona dla jednostek, które chcą sporządzić sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej, zgodnej z formatem i strukturą logiczną opublikowaną przez Ministerstwo Finansów na stronach BIP.
• Aplikacja umożliwia sporządzenie oraz wygenerowanie sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej, tj. w pliku XML. Umożliwia również zapisanie utworzonego pliku XML w wybranej przez użytkownika lokalizacji.
• Aplikacja posiada moduł umożliwiający wizualizację pliku XML do formatu PDF, który można zapisać i wydrukować.
• Ważne: Aplikacja e-Sprawozdania Finansowe nie jest przeznaczona do wypełniania obowiązków przez jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS.
• Aplikacja jest tylko narzędziem do zapisania (sporządzenia) sprawozdania w strukturze logicznej. Nie liczy, nie podsumowuje, nie przenosi, trzeba samodzielnie wszystko do niej wpisywać.

Podpisywanie Sprawozdania Finansowego

Kto Podpisuje?

• Sprawozdanie finansowe podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz kierownik jednostki.
• Jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy (np. zarząd OSP) - sprawozdanie może podpisać przynajmniej jedna osoba, a pozostali członkowie tego organu składają stosowne oświadczenia, także w wersji papierowej.
• W przypadku spółek osobowych lub cywilnych - zatwierdzenie sprawozdania odbyć się powinno w formie podpisu pod uchwałami bez konieczności zwoływania zgromadzenia.

Rodzaje Podpisów Elektronicznych

• Sprawozdanie finansowe musi być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.
• Podpis zaufany (zwany dotychczas podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP) to podpis elektroniczny, którego autentyczność i integralność są zapewniane przy użyciu pieczęci elektronicznej ministra właściwego do spraw informatyzacji, zawierający dane identyfikujące osobę (imię, nazwisko, numer PESEL).
• Obowiązujące przepisy nie ograniczają możliwości podpisania sprawozdania wyłącznie do kwalifikowanego podpisu elektronicznego wydanego przez polskie centra certyfikacji. Oznacza to, że sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej może zostać podpisane przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego zgodnie z algorytmem XAdES, bez konieczności zaszyfrowania numeru PESEL osoby podpisującej.
• Wszystkie osoby, które będą podpisywały sprawozdanie finansowe, muszą mieć podpis elektroniczny (kwalifikowany, zaufany lub osobisty).

Kolejność Podpisywania i Oświadczenia

1. Osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (księgowa/księgowy), sporządza sprawozdanie finansowe (np. według załącznika nr 6 dla NGO) w formie elektronicznej (np. XML z aplikacji MF). Jest to osoba, która jako pierwsza podpisuje sprawozdanie.
2. Następnie sprawozdanie podpisuje wybrana osoba z zarządu. Pozostałe osoby z zarządu sporządzają elektronicznie albo papierowo oświadczenia, że sprawozdanie spełnia ustawowe wymogi (oświadczenie o prawidłowości sprawozdania).
3. Oświadczenie jest dokumentem osobistym, zrobionym i podpisanym samodzielnie przez każdą osobę. Ważne jest, aby w oświadczeniu podać datę i godzinę podpisania sprawozdania przez osobę sporządzającą sprawozdanie.
4. Jeśli oświadczenia są sporządzone na papierze i podpisane odręcznie, wtedy członek zarządu podpisujący sprawozdanie przygotowuje ich elektroniczną kopię (skan/zdjęcie).
5. Ostatnia osoba z zarządu, po podpisaniu pliku, zapisuje ostateczny plik ze wszystkimi podpisami na dysku. Warto zrobić kopię tego pliku.

By sprawdzić, jak "wygląda" sprawozdanie oraz czy wszystkie osoby podpisały właściwy plik, można wykorzystać dostępną w aplikacji e-Sprawozdania funkcję "Wizualizacje sprawozdań".

Terminy Sporządzenia i Zatwierdzenia Sprawozdania

Sporządzenie i Podpisanie Sprawozdania

• Zgodnie z ustawą o rachunkowości, sprawozdanie finansowe musi być sporządzone przez każdą organizację do końca 3 miesiąca od dnia bilansowego (dnia zakończenia roku finansowego) - dla większości organizacji (o roku obrotowym tożsamym z kalendarzowym) do 31 marca.
• Jest to termin sporządzenia, czyli też podpisania sprawozdania przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kierujących organizacją.

Zatwierdzenie Sprawozdania Finansowego

• Sprawozdanie finansowe musi zostać zatwierdzone. Kto zatwierdza sprawozdanie? To zależy od zapisów statutu OSP. Najczęściej jest to walne zebranie członków.
• Organ zatwierdzający przygotowuje uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego. Uchwała ta może być w wersji papierowej z odręcznymi podpisami osób z organu zatwierdzającego (np. przewodniczący i protokolant walnego zebrania członków) lub elektronicznej z elektronicznymi podpisami.
• Sprawozdanie finansowe należy zatwierdzić nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego, czyli dla większości organizacji do 30 czerwca.
• W przypadku, gdy organizacja ma dodatni wynik finansowy za dany rok, organ zatwierdzający sprawozdanie podejmuje uchwałę o przeznaczeniu tego wyniku (np. na cele statutowe). Każda decyzja zmieniająca fundusz statutowy organizacji wymaga uchwały organu zatwierdzającego sprawozdanie finansowe.
• Przepisy nie nakładają finansowych sankcji za niedotrzymanie sześciomiesięcznego terminu na akceptację rocznego sprawozdania przez uprawniony organ. Wystąpią natomiast kary za niezwołanie zgromadzenia i nieudostępnienie dokumentów w wymaganym terminie.

Wysyłka Sprawozdania Finansowego OSP do Urzędu Skarbowego (KAS)

Kto i Kiedy Wysyła?

• Za przekazanie sprawozdania finansowego do urzędu skarbowego odpowiedzialny jest zarząd OSP.
• Każda organizacja nieprowadząca działalności gospodarczej, z wyjątkiem organizacji prowadzącej uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów, wysyła sprawozdanie w ciągu 10 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania finansowego (najczęściej do 10 lipca dla roku obrotowego zgodnego z kalendarzowym) do urzędu skarbowego (Szefa Krajowej Administracji Skarbowej - KAS).
• Wysyłka e-sprawozdania finansowego odbywa się dopiero po jego zatwierdzeniu. Nie można rozpocząć wysyłki sprawozdania bez podjęcia wcześniej uchwały w sprawie zatwierdzenia.
• Do KAS przekazać należy wyłącznie sprawozdanie finansowe (w wersji zatwierdzonej lub w przypadku nieterminowego zatwierdzenia - w wersji pierwotnie niezatwierdzonej, a następnie zatwierdzonej).

Instrukcja Wysyłki przez ePUAP

Aby wysłać sprawozdanie finansowe do urzędu skarbowego, należy skorzystać z platformy ePUAP, wykorzystując "Pismo ogólne":

1. Zaloguj się do ePUAP: Wybierz swój sposób logowania (np. Profil Zaufany).
2. Wyszukaj "Pismo ogólne": W wyszukiwarce ePUAP wpisz "pismo ogólne", a następnie wybierz opcję "Wyślij pismo ogólne".
3. Wybierz adresata: Z listy podmiotów wybierz swój urząd skarbowy.
4. Określ rodzaj i tytuł pisma:
   • Określ rodzaj pisma jako "inne pismo".
   • Dopisz rodzaj pisma jako "sprawozdanie finansowe".
   • Podaj tytuł pisma - to tytuł Twojego sprawozdania, np. "Sprawozdanie finansowe za rok 2023".
5. Opisz krótko, co wysyłasz: W polu opisu możesz wpisać: "Szanowni Państwo, niniejszym przekazuję sprawozdanie finansowe za rok 2023 [nazwa_jednostki] wraz z uchwałą zatwierdzającą."
6. Dołącz załączniki:
   • Podpisane sprawozdanie finansowe: Będzie to plik XML (jeśli sporządzone w aplikacji MF) lub inna elektroniczna forma (PDF, DOC, JPG), jeśli OSP nie prowadzi działalności gospodarczej. Pamiętaj, że tylko podpisane sprawozdanie spełnia wymogi ustawy o rachunkowości.
   • Skan/zdjęcie uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego: Z przepisów nie wynika bezpośredni wymóg jej załączenia, jednak jest to rekomendowane. Dodanie tego załącznika nie jest dla organizacji dużym wyzwaniem (uchwałę zatwierdzającą i tak NGO musi mieć), a urząd będzie miał jasność, że sprawozdanie zostało zatwierdzone w terminie. Uchwała powinna być zeskanowana (np. do formatu JPG, który jest dobrze wczytywany).

   Uwaga: Jeżeli pojawiają się błędy przy dodawaniu załączników, system ePUAP zazwyczaj monituje o nich w prawym górnym rogu.

7. Weryfikacja i podpisanie: Po wypełnieniu i kliknięciu "Dalej" pojawi się dokument elektroniczny z wprowadzonymi informacjami. Przeczytaj go i sprawdź, czy nie zaszła pomyłka. Następnie zostaniesz poproszony o podpisanie "Pisma ogólnego" profilem zaufanym.
8. Potwierdzenie wysyłki: Po podpisaniu dokument zostanie przesłany na skrzynkę podawczą Twojego urzędu skarbowego. Zostaniesz o tym poinformowany.

Sprawozdanie finansowe jest zrobione, podpisane, zatwierdzone i wysłane.

Dodatkowe Informacje i Ułatwienia

Wersja "Czytalna" Sprawozdania

• Sprawozdanie finansowe po sporządzeniu powinno być przesłane w wersji "czytalnej", czyli np. w PDF.
• Wersję "czytalną" można wygenerować np. z aplikacji e-Sprawozdania korzystając z funkcji "Wizualizacje sprawozdań" - trzeba wczytać plik XML ze sprawozdaniem, po czym zapisać ten plik w PDF.

Sprawdzanie Poprawności Podpisów

• Po podpisaniu pliku sprawozdania, zaloguj się do narzędzia online (np. na stronie Ministerstwa Finansów) lub użyj funkcji "Wizualizacje sprawozdań" w aplikacji e-Sprawozdania, aby sprawdzić, czy wszystkie podpisy zostały poprawnie złożone.

Brak Możliwości Pełnomocnictwa do Wysyłki

• Nie ma możliwości przekazywania pełnomocnictwa do przekazania sprawozdań finansowych (podpisania wysyłki takiego sprawozdania). Prokurent, pełnomocnik rodzajowy nie podpisze takiej wysyłki - zostanie ona odrzucona.
• Od zakazu pełnomocnictwa istnieje wyjątek: zgłoszenia może także dokonać adwokat, radca prawny lub prawnik zagraniczny, których dane są udostępnione sądom i Ministrowi Sprawiedliwości za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, o ile są umocowani do dokonania zgłoszenia.

Unikanie Powielania Wysyłek

• Nie należy powielać wysyłki dokumentów do organów i sądu. Organizacje pozarządowe nie prowadzące działalności gospodarczej składają sprawozdanie finansowe do Szefa KAS.
• Organizacje prowadzące działalność gospodarczą składają sprawozdania do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS).

Data Sporządzenia Sprawozdania Finansowego

• Data sporządzenia sprawozdania finansowego to data, na którą następuje oświadczenie wiedzy wraz z potwierdzeniem występowania określonego stanu majątkowego i finansowego na konkretny dzień bilansowy przez sporządzających sprawozdanie i kierownika jednostki.
• Data ta, w zakresie oświadczenia wiedzy, będzie obowiązywać wszystkie osoby wchodzące w skład organu, będącego kierownikiem jednostki, niezależnie od faktycznego - np. późniejszego - terminu złożenia wymaganego przez ustawę o rachunkowości podpisu lub oświadczenia przez poszczególne, odpowiedzialne osoby.
• Sprawozdanie finansowe powinno zostać podpisane w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego przez kierownika jednostki.

tags: #jak #wyslac #sprawozdanie #finansowe #osp #do