Walne Zebranie Członków (WZC) to najważniejszy organ władzy stowarzyszenia, tworzony przez wszystkich jego członków. Chociaż działalność OSP opiera się na pracy zarządu, to właśnie Walne Zebranie podejmuje kluczowe decyzje w bieżących sprawach.
Walne Zebranie Członków: Zwoływanie i Dokumentowanie
Zasady Zwoływania i Legitymacji Zebrania
Walne zebranie zwołuje zarząd w terminach określonych w statucie. Przed jego zwołaniem warto zweryfikować listę członków uprawnionych do głosowania. Często zdarza się, że ogólna liczba członków zwyczajnych podawana w raportach zarządu nie odzwierciedla rzeczywistej liczby osób „czynnych” w OSP, co może powodować trudności w zwołaniu prawomocnego zebrania, mającego zdolność podejmowania uchwał.
Podstawą do uporządkowania spraw członkowskich jest sprawdzenie, czy poszczególne osoby w ostatnich latach wywiązywały się z obowiązków członka zwyczajnego (przede wszystkim z płacenia składek) i czy nie ma podstaw do zawieszenia lub skreślenia ich z listy członków. Zarząd przeprowadza weryfikację na tyle wcześnie, by zgodnie z trybem określonym w statucie dana osoba miała czas na uregulowanie zaległości lub w razie skreślenia na ewentualne odwołanie.
Ustalenie ostatecznej liczby członków zwyczajnych uprawnionych do głosowania jest istotne ze względu na określenie kworum (wymaganej statutem liczby członków uprawnionych do głosowania, którzy muszą się stawić na obradach). Brak kworum może być przeszkodą w szybkim podjęciu ważnej dla OSP decyzji.
Uchwały wszystkich władz OSP zapadają w głosowaniu jawnym zwykłą większością głosów, przy obecności co najmniej połowy członków uprawnionych do głosowania, chyba że dalsze postanowienia statutu stanowią inaczej. Uchwały w sprawie zmiany statutu, rozwiązania OSP oraz zbycia i nabycia nieruchomości, podejmowane są większością 2/3 ogólnej liczby głosów.
Prawidłowo zwołano WZC, tzn. zawiadomiono wszystkich członków o terminie i miejscu zebrania oraz porządku obrad. Należy pamiętać, że najważniejsza do określenia, czy będą one prawomocne, jest prawidłowo sporządzona lista obecnych. Dobrą praktyką jest wcześniejsze przygotowanie listy obecności z wpisanymi nazwiskami wszystkich członków OSP, z zaznaczeniem członków uprawnionych do głosowania (zwyczajnych). Ułatwi to pracę komisji mandatowej i szybkie ustalenie spełnienia warunku kworum.
Dokumentacja Walnego Zebrania
Walne zebranie zwykle otwiera prezes OSP i przeprowadza wybór przewodniczącego. Jeśli w WZC przewidziane są wybory lub zmiana statutu, do pracy włącza się odpowiednie komisje (skrutacyjno-wyborcza, statutowa). Natomiast powoływana na każdym zebraniu komisja uchwał i wniosków zapisuje wnioski z dyskusji i przygotowuje treści uchwał, które przedstawia WZC.
Niezależnie od sposobu spotkania (stacjonarnie, online), z walnego zebrania członków powstają dokumenty potwierdzające odbycie się spotkania i decyzje, jakie zostały w jego trakcie podjęte. Dokumenty mogą być przygotowane w wersji papierowej albo elektronicznej. Jeśli dokumenty z zebrania mają być przygotowane elektronicznie, najpraktyczniej, by protokół z zebrania zawierał w sobie listę obecności (np. skan listy obecności, podpisanej przez wszystkich członków - jeśli zebranie było fizyczne).
Dokumentacja walnych zebrań powinna być zarchiwizowana i przechowywana w OSP. Na wzorach uchwał przygotowanych przez ZOSP RP jest miejsce tylko na podpis przewodniczącego zebrania, ale trzeba pamiętać, że taki sposób potwierdzania może być niewystarczający dla tych uchwał, które dotyczą zmian zgłaszanych do sądu.
Składanie Dokumentów do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS)
Kiedy składać druki KRS?
Jeśli podczas zebrania podejmowane były decyzje, których skutkiem jest konieczność wniesienia zmian w Krajowym Rejestrze Sądowym, to do sądu należy przygotować komplet dokumentów z WZC. Zgodnie z art. 22 Ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 roku o Krajowym Rejestrze Sądowym (z póź. zm.), w przypadku zmian w składzie zarządu OSP czy komisji rewizyjnej OSP oraz uchwał o zmianach statutu OSP, istnieje obowiązek złożenia wniosku o dokonanie zmian w wpisie do Rejestru.
Wniosek o wpis do krajowego rejestru sądowego powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu (tj. daty podjęcia uchwał na Walnym Zebraniu).
Wymagane Dokumenty i Procedura
Do sądu należy przygotować komplet dokumentów z WZC w oryginale, składający się z:
- protokołu z Walnego Zgromadzenia Członków,
- listy obecności na Walnym Zgromadzeniu Członków,
- uchwał (tylko tych dotyczących zgłaszanych zmian),
- w przypadku zmian statutu - dwa egzemplarze nowego statutu.
W celu zgłoszenia zmian należy wypełnić formularz KRS-Z20 oraz KRS-ZK.
W przypadku zmiany Zarządu OSP do wniosku o zmianę dołącza się uwierzytelnione notarialnie albo złożone przed sędzią lub upoważnionym pracownikiem sądu wzory podpisów nowych członków Zarządu.
W przypadku składania papierowego wniosku do KRS, zarząd wypełnia odpowiednie formularze KRS dotyczące zmiany, do których dołącza papierowe (oryginalne) dokumenty potwierdzające zgłaszaną zmianę. W przypadku wniosku elektronicznego, dołącza się potwierdzone elektronicznie (czyli np. podpisane profilem zaufanym) skany/zdjęcia oryginalnych papierowych dokumentów.
Obowiązki Sprawozdawcze Wobec Innych Instytucji
Związek Ochotniczych Straży Pożarnych RP (ZOSP RP)
Opracowany przez ZOSP RP komplet wzorów kilkunastu dokumentów związanych z przebiegiem WZC jest bardzo pomocnym „przewodnikiem”. Wzory są aktualizowane rokrocznie na stronie Związku w zakładce „Kampania sprawozdawcza”. Można je edytować elektronicznie.
Po odbyciu Sprawozdawczego Walnego Zebrania Członków OSP, zarząd OSP sporządza dokumentację sprawozdawczą. Protokół wraz z załącznikami (takimi jak: lista obecności członków OSP i MDP, sprawozdanie z działalności, sprawozdanie finansowe i plan finansowy, raport OSP, plan działalności, uchwała w sprawie działalności organizacyjno-programowej, sprawozdanie Komisji Rewizyjnej OSP) - jeden egzemplarz pozostaje w aktach OSP, a drugi przekazuje się do Zarządu Oddziału Gminnego (równorzędnego) ZOSP RP w terminie 7 dni po odbyciu zebrania. W przypadku każdorazowych zmian w składzie Zarządu OSP i Komisji Rewizyjnej OSP, powiadamia się o nich Krajowy Rejestr Sądowy.
Raport ochotniczej straży pożarnej sporządza się w 2 egzemplarzach. Zaleca się, aby raport został wprowadzony do programu „System OSP” w formie elektronicznej do dnia 30 kwietnia. Jeśli w tym terminie Walne Zebranie jeszcze się nie odbyło, OSP wprowadza posiadane informacje, a później je uzupełnia, jeżeli wynik walnego miał wpływ na konieczność dokonania zmian w „Systemie”.
Po przeprowadzeniu na terenie gminy walnych zebrań we wszystkich OSP, każdy Zarząd Oddziału Gminnego ZOSP RP w terminie dwóch tygodni po zakończeniu zebrań - powinien przekazać do Zarządu Oddziału Powiatowego ZOSP RP „Informację zbiorczą z przebiegu walnych zebrań sprawozdawczych OSP” na terenie gminy wraz z protokołami walnych zebrań - generowaną również w Systemie OSP. Zarządy Oddziałów Powiatowych sporządzają następnie „Informację zbiorczą z przebiegu walnych zebrań na terenie powiatu”.
Urząd Skarbowy
Wszystkie zarejestrowane Ochotnicze Straże Pożarne są zobowiązane do prowadzenia księgowości, nawet wtedy, gdy jedyny ich przychód to składki członkowskie. Rzetelne dane są niezbędne do spełnienia obowiązków sprawozdawczych.
Sprawozdanie Finansowe
Sprawozdanie finansowe to uporządkowana informacja o majątku OSP w danym roku. Zasady sporządzania, podpisywania, składania sprawozdań wraz z terminami określa ustawa o rachunkowości. Bilans i Rachunek zysków i strat prezentują dane liczbowe opisujące zdarzenia gospodarcze minionego roku obrotowego i kondycję ekonomiczną OSP na ostatni dzień roku w określonym ustawą porządku. Termin sporządzenia i podpisania finansowego sprawozdania za rok obrotowy upływa 31 marca następnego roku.
OSP, które prowadzą księgowość zgodnie z ustawą o rachunkowości i sporządzają sprawozdanie finansowe, na zebraniu sprawozdawczym muszą przyjąć uchwałę w sprawie jego zatwierdzenia. Ponadto, istotnym jest, żeby WZC oprócz zatwierdzenia sprawozdania finansowego, podjęło również uchwałę o zadysponowaniu nadwyżki finansowej, z przeznaczeniem na cele statutowe, co daje prawo do zwolnienia z podatku dochodowego (na podstawie art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o CIT).
Deklaracja CIT-8
CIT-8 to niezwykle ważna informacja (nazywana „zeznaniem”) o tym, jakie organizacja miała przychody i koszty w poprzednim roku podatkowym, a także czy będzie płaciła podatek dochodowy od osób prawnych. Zakres działalności większości OSP sprawia, że zazwyczaj korzystają one ze zwolnienia z obowiązku płacenia podatku dochodowego od osób prawnych, jednak muszą to wykazać m.in. w deklaracji CIT-8.
Niezależnie od wyboru sposobu prowadzenia księgowości (pełnej czy uproszczonej), obowiązkiem każdej OSP jest wypełnienie i przekazanie do Urzędu Skarbowego deklaracji CIT-8 za rok podatkowy w standardowym terminie, tj. nie później niż 31 marca następnego roku.
Co do zasady deklaracja CIT-8 winna być złożona za pomocą środków komunikacji elektronicznej opatrzonej podpisem elektronicznym (kwalifikowanym) osoby upoważnionej do reprezentacji OSP lub upoważnionej przez OSP w US (druk UPL-1). Jednakże w określonych okolicznościach dopuszcza się dostarczenie zeznania CIT-8 do US w tradycyjnej wersji papierowej z ręcznym podpisem osoby sporządzającej deklarację i osób reprezentujących OSP. Możliwość ta dotyczy OSP, które osiągają wyłącznie dochody zwolnione z podatku dochodowego od osób prawnych (zgodnie z art. 17 ust. 1 Ustawy o CIT) oraz nie były zobowiązane do składania deklaracji drogą elektroniczną w poprzednim roku podatkowym.
Co trzeba wiedzieć o deklaracji CIT-8?
Uproszczona Ewidencja Przychodów i Kosztów (UEPiK)
OSP, która nie prowadzi pełnej księgowości, tylko uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów (UEPiK), jest zwolniona z obowiązku przygotowywania corocznego sprawozdania finansowego. Jednakże, by skorzystać z możliwości prowadzenia UEPiK, trzeba spełnić warunki określone w art. 10a ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Przykładowo, przychody w poprzednim roku nie mogą być wyższe niż 100 tys. zł, a osiągane przez jednostkę przychody muszą dotyczyć tylko nieodpłatnej i odpłatnej działalności pożytku publicznego, sprzedaży, najmu składników majątkowych oraz odsetek pieniężnych i lokat.
Decyzję w sprawie prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów podejmuje organ zatwierdzający, tj. walne zebranie członków. Jeśli OSP spełnia warunki i decyduje się na prowadzenie UEPiK, zawiadamia o swoim wyborze naczelnika urzędu skarbowego właściwego w sprawach opodatkowania podatkiem dochodowym. Zawiadomienie to musi nastąpić w terminie do końca pierwszego miesiąca roku podatkowego, w którym rozpoczyna prowadzenie ewidencji, a w przypadku jednostek rozpoczynających działalność, w terminie 30 dni od dnia rozpoczęcia działalności. Raz złożone zawiadomienie dotyczy także lat następnych.
Zatem, jeżeli dotychczas jednostka OSP prowadziła pełną księgowość, a nosi się z zamiarem przejścia na ewidencję uproszczoną, wówczas powinna zorganizować WZC, na którym zostanie podjęta właściwa uchwała (wzór uchwały dostępny jest na stronie Związku OSP RP), w terminie poprzedzającym 31 stycznia (roku podatkowego), aby decyzję móc dostarczyć do Urzędu Skarbowego w styczniu.