Ochotnicza Straż Pożarna (OSP) jest organizacją pozarządową utworzoną na zasadach stowarzyszenia, której głównym celem jest podejmowanie działań w celu ochrony życia, zdrowia, mienia lub środowiska. Skuteczne funkcjonowanie każdej jednostki OSP wymaga prowadzenia kompleksowej i uporządkowanej dokumentacji. Obejmuje ona zarówno aspekty prawne, organizacyjne, finansowe, jak i operacyjne, a także ewidencję danych członków i wolontariuszy.
Podstawy Prawne i Organizacyjne Dokumentacji OSP
Każda Ochotnicza Straż Pożarna, jako stowarzyszenie, musi przestrzegać określonych przepisów i prowadzić szereg dokumentów zapewniających jej prawidłowe działanie.
Statut OSP - Podstawa Działania
Bez statutu nie da się działać. Jest on podstawowym wymaganym dokumentem w każdej jednostce OSP, stanowiącym jej „konstytucję”. Reguluje zasady działania, ułatwia sprawne zarządzanie. Podstawowe informacje konieczne w statucie są takie same dla wszystkich OSP, jednak szczegółowe zapisy mogą być różne.
Władze i Obowiązki Zarządu OSP
W OSP, jak w każdym stowarzyszeniu, władze to: walne zebranie członków, zarząd, komisja rewizyjna. Walne zebranie członków (WZC) jest najwyższą władzą w OSP. Może podejmować decyzje we wszystkich sprawach poddanych pod obrady, zwykle jednak w tych najważniejszych dla sprawnego działania i rozwoju organizacji. Komisja rewizyjna to organ obowiązkowy w ochotniczych strażach pożarnych, którego rolą jest kontrola wewnętrzna działania OSP. Jest to wewnętrzny „policjant”, ale wspierający, życzliwy i służący radą.
Zarząd OSP wybiera ze swego grona prezesa, naczelnika, dwóch wiceprezesów, sekretarza i skarbnika, a także może wybrać gospodarza, kronikarza i zastępcę naczelnika straży. Do jego obowiązków należy m.in. opracowanie projektów rocznego planu działalności i budżetu OSP oraz składanie opracowań z ich wykonania walnemu zebraniu, zaciąganie w imieniu OSP zobowiązań finansowych i innych zobowiązań majątkowych w zakresie zwykłego zarządu, przyjmowanie i skreślanie z listy członków OSP, przyznawanie wyróżniającym się członkom dyplomów i nagród oraz występowanie z wnioskami o przyznanie odznaczeń i odznak, tworzenie jednostek operacyjno-technicznych, organizowanie młodzieżowych i kobiecych drużyn OSP, zespołów kulturalno-oświatowych i sportowych, dokonywanie ocen realizacji przez poszczególnych członków OSP powierzonych im zadań, rozstrzyganie sporów między członkami, wynikających z ich przynależności do OSP, oraz wykonywanie innych zadań wynikających z postanowień statutu.
Dokumentacja Finansowa i Księgowa
Ochotnicza Straż Pożarna musi prowadzić księgowość. Nawet jeśli „oddamy” ją do prowadzenia np. gminie, to i tak nadal zarząd OSP musi zadbać o prawidłowe dokumentowanie wydatków.
Formy Prowadzenia Księgowości
OSP może prowadzić pełną księgowość albo prowadzić księgowość w ramach Uproszczonej Ewidencji Przychodów i Kosztów (UEPiK). Zasady są takie same jak dla pozostałych organizacji pozarządowych.
Rola i Obowiązki Skarbnika OSP
W każdej OSP powinien być skarbnik - to funkcja obligatoryjna i bardzo odpowiedzialna. Jego zadania wyznacza rodzaj działalności prowadzonej przez OSP, to czy poza składkami członkowskimi ma inne dochody własne i jak nimi gospodaruje. Skarbnik, jako członek zarządu, odpowiada za prawidłowe prowadzenie dokumentacji finansowej OSP. Wynika to bezpośrednio z przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej.
Nawet jeżeli prowadzenie księgowości zarząd powierzy „zewnętrznej” księgowej, za jej pracę odpowiada skarbnik, dzieląc tę odpowiedzialność z prezesem. Skarbnik odpowiada także za prawidłowość wszystkich rozliczeń OSP, za ich ewidencję zgodną z obowiązującymi przepisami, a także za właściwe przechowywanie dokumentów finansowych OSP i ich archiwizację. Należy zwrócić uwagę, że dokumenty finansowe zawierają często dane osobowe, podlegające szczególnej ochronie, więc należy je przechowywać w warunkach gwarantujących, że nie dostanie się do nich nikt niepowołany. Dobrze jest przyjąć zasadę, że dokumenty finansowe (tak jak osobowe) nie mogą być wynoszone poza teren OSP, z wyjątkiem księgowej, którą również obowiązują przepisy o ochronie danych.
Niezbywalnym prawem i obowiązkiem skarbnika jest prawo podpisu na dokumentach finansowych. Zgodnie ze wzorcowym statutem, umowy, akty oraz pełnomocnictwa i dokumenty finansowe podpisują w imieniu OSP prezes lub wiceprezes i skarbnik. Funkcja ta wymaga znajomości spraw finansowych, czyli stale zmieniającego się prawa i zasad sprawozdawczości, a także dużego zaangażowania osobistego i czasowego. W małych OSP pomocne może być wsparcie urzędu gminy, gdzie księgowość może być prowadzona przez urzędników.
Materiały potrzebne do podejmowania decyzji finansowych przygotowuje skarbnik. On też, wraz z prezesem, odpowiada za prawidłową, bieżącą gospodarkę środkami finansowymi. Dlatego przez ręce skarbnika powinny przechodzić wszystkie dokumenty finansowe - faktury i rachunki. Skarbnik jest w zarządzie osobą najbardziej predysponowaną do wyszukiwania sposobów zwiększenia wpływów do strażackiej kasy, śledząc możliwości uzyskiwania darowizn, dotacji czy innych dochodów.
Skarbnik odpowiada również za właściwe przechowywanie środków pieniężnych, najlepiej w banku, z maksymalnym wykorzystaniem obrotu bezgotówkowego. W przypadku gotówki w kasie podręcznej powinien dbać o to, by spoczywała w bezpiecznym miejscu (np. w sejfie). Zaleca się również, by zarząd podjął uchwałę określającą górną granicę środków, jakie można przechowywać w kasie podręcznej. Skarbnik powinien również opracować roczny plan finansowy OSP i po zakończeniu okresu finansowego sporządzić sprawozdanie z wykonania planu. Sprawozdanie finansowe, po zatwierdzeniu przez walne zebranie członków, powinno być dołączone do rocznego zeznania podatkowego (CIT-8) i złożone w urzędzie skarbowym.
W związku z obsługą kasową, skarbnik powinien złożyć oświadczenie o odpowiedzialności materialnej. Jest to dobry zwyczaj, który uzmysławia wszystkim członkom zarządu, że zespołowo kierują i odpowiadają za powierzony majątek OSP. Odpowiedzialność prawna wynika zresztą także z przepisów ogólnych i nawet przy braku podpisanego oświadczenia, odpowiedzialność skarbnika nie ulega zmniejszeniu.
Dokumenty Księgowe i Ich Opisywanie
Bardzo korzystne jest, by dokumenty takie jak faktury i rachunki były na odwrocie opisywane - czego dotyczą, w jakim celu, przez kogo był poczyniony wydatek i na czyje polecenie. Skarbnik powinien również parafować przyjęcie dokumentu do odpowiedniego rejestru. W OSP prowadzi się m.in. dziennik główny, w którym księguje się operacje finansowe.
Składki Członkowskie
Skarbnik proponuje zarządowi wysokość rocznej składki członkowskiej, zatwierdzanej później na walnym zebraniu, a następnie przyjmuje wpłaty tych składek. Prowadzi też rejestr członków z zaznaczeniem aktualności wniesienia składek. Jest to o tyle ważne, że zbyt długie zaleganie z wpłaceniem należnych składek skutkuje zawieszeniem, a później utratą praw członkowskich w OSP. Na ogół przyjmuje się, że tylko członkowie z aktualnie opłaconymi składkami mają prawo głosu na walnym zebraniu. Przy zaległości większej niż rok zarząd może podjąć decyzję o skreśleniu z listy członków.
W przypadku zaległych składek, jednostka może wysyłać powiadomienia do członków. Procedura polega na informowaniu członka o zaleganiu ze składką (za określone lata) i jednocześnie o możliwości jego usunięcia z szeregów OSP. Takie zawiadomienia wysyła się zazwyczaj na dwa tygodnie przed planowanym Walnym Zebraniem, a pisma przekazuje się członkom za podpisem, aby mieć dowód doręczenia. Kluczowe jest posiadanie dowodów na zaległość członka, dlatego niezbędne są deklaracje członkowskie oraz dokumentacja kasowa dotycząca składek i wykazy opłaconych składek.
Jeśli OSP jest członkiem Związku OSP RP, skarbnik ma jeszcze jeden obowiązek: co roku wpłaca zbiorową składkę członkowską OSP na rzecz Związku OSP RP, zazwyczaj na rzecz Oddziału Gminnego.
Dokumentacja Operacyjna i Ewidencyjna
OSP prowadzi również szeroki zakres dokumentacji dotyczącej działalności operacyjnej i ewidencji zasobów.
Dokumentacja Członków OSP
Każda jednostka OSP powinna posiadać deklaracje członkowskie. Wielu członków OSP posiada również legitymacje. W celu uporządkowania danych o członkach OSP, często tworzy się dla każdego członka teczkę, w której gromadzone są dane dotyczące strażaka, takie jak: data wstąpienia, ukończone kursy i przeszkolenia, odznaczenia, opłacone składki członkowskie oraz wyposażenie, jakie strażak ma na stanie. Coraz częściej dane te są wprowadzane do komputerowych baz danych, które zawierają takie informacje jak adres, telefony, daty urodzenia, PESEL, wyszkolenie i odznaczenia. Pozwala to na szybkie wyszukiwanie i sortowanie danych, np. według wyszkolenia czy ważności badań.
Świadectwa Ukończenia Kursów
Pojawia się często dyskusja na temat tego, czy oryginały świadectw ukończenia kursów powinny być przechowywane w OSP, czy u strażaka. Zgodnie z powszechną praktyką, świadectwo jest własnością osoby, której ono dotyczy. Jest to taka sama sytuacja jak z książeczką sanepidowską czy innymi dokumentami. W sytuacji, gdy OSP wysyła strażaka na kurs, jednostka może otrzymać kopię świadectwa. Dobrą praktyką jest kserowanie oryginału świadectwa po powrocie z kursu i potwierdzanie odbioru oryginału przez strażaka na kopii, która pozostaje w dokumentacji OSP. Wiele jednostek otrzymuje również pisma, by oryginały świadectw oddawać strażakom, gdyż są im potrzebne w innych okolicznościach.
Inna Dokumentacja Ewidencyjna
W OSP prowadzi się również inne rodzaje dokumentacji, takie jak:
- Książka pracy Ochotniczej Straży Pożarnej - często prowadzona na kadencje zarządu, zawiera informacje o zarządzie, odznaczeniach, kursach, sprawozdaniach z posiedzeń zarządu i udziale w akcjach.
- Książka naczelnika i książka prezesa.
- Książka protokołów.
- Rejestr odznaczeń.
- Książka środków trwałych.
- Karta działacza OSP (można kupić w oddziałach związku).
- Na wozach bojowych: wykaz hydrantów i wyposażenie wozu.
Dokumentacja Działań Ratowniczych (KSRG)
Jednostki OSP włączone do Krajowego Systemu Ratowniczo-Gaśniczego (KSRG) muszą prowadzić specyficzną dokumentację dotyczącą działań ratowniczych.
Protokół Przekazania Miejsca Zdarzenia
Jednym z kluczowych dokumentów jest potwierdzenie przekazania miejsca objętego działaniem ratowniczym. Jest to dokument, który zgodnie z obowiązującym prawem wyznacza koniec kierowania działaniami ratowniczymi, pod warunkiem obecności na miejscu zdarzenia osoby przewidzianej w przepisach, która potwierdza przekazanie. Wzór tego dokumentu oraz szczegółowe zasady jego sporządzania zamieszczone są w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 3 lipca 2017 r. w sprawie szczegółowej organizacji krajowego systemu ratowniczo-gaśniczego.
Miejsce zdarzenia można przekazać właścicielowi, zarządcy, użytkownikowi lub przedstawicielowi organu administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, Policji czy straży gminnej (miejskiej). W przypadku braku właściwej osoby, jednostka jest zobowiązana do powiadomienia właściwego miejscowo stanowiska kierowania o braku osoby wymaganej przepisami i może odjechać z miejsca zdarzenia.
Przekazanie miejsca zdarzenia nie dotyczy osób poszkodowanych. W przypadku, gdy podczas zdarzenia występują osoby poszkodowane, po udzieleniu im pomocy i przejęciu ich przez służby medyczne, sporządzany jest inny dokument, np. Karta Udzielonej Kwalifikowanej Pierwszej Pomocy. Jeżeli działania dotyczyły oprócz osób również mienia, zwierząt czy nieruchomości, miejsce zdarzenia musi zostać przekazane protokołem.
Zarządzenia kierującego działaniem ratowniczym (KDR) związane z korzystaniem z jego praw mają moc decyzji administracyjnej z rygorem natychmiastowej wykonalności. Skorzystanie z tych praw powinno być odnotowane w raporcie kierującego działaniem ratowniczym, a nawet sporządzone w formie decyzji kierującego działaniem ratowniczym (w formie opisanej w KPA). Obowiązujące przepisy nie określają jednak wzorów tych dokumentów, jedynie wskazują, że należą do dokumentacji prowadzonych działań ratowniczych. Zamieszczenie zarządzeń KDR, podjętych decyzji, zakazów czy zaleceń w potwierdzeniu przekazania miejsca objętego działaniem ratowniczym jest powszechnie stosowanym rozwiązaniem. Korzystanie z praw KDR odbywa się tylko w okolicznościach wystąpienia stanu wyższej konieczności, np. w przypadku zatrucia tlenkiem węgla.
Poradnik - Dodawanie danych akcji
Adresaci Przekazania Miejsca Zdarzenia
Niezwykle istotne jest przekazanie miejsca, zaleceń czy zakazów odpowiedniej osobie. Może to być właściciel lub użytkownik obiektu, Policja lub Straż Gminna (Miejska). W przypadku mienia należącego do Skarbu Państwa zasadne jest przekazanie miejsca zdarzenia właściwej miejscowo władzy samorządowej lub organom władzy państwowej. Nie jest wymagane przekazanie miejsca zdarzenia zawsze i wszędzie - prawo zezwala na odstąpienie od tej czynności w przypadku braku osoby uprawnionej. Przykładowo, podczas pożaru budynku mieszkalnego, gdy ZRM zabrał wszystkich mieszkańców do szpitala, Policja lub Straż Gminna zabezpiecza miejsce zdarzenia, ustala innych użytkowników obiektu i powiadamia o sytuacji.
Zgodnie z aktualnym porozumieniem między Komendantem Głównym PSP i Generalną Dyrekcją Dróg Krajowych i Autostrad, podczas działań na drogach pod nadzorem GDDKiA, jesteśmy zobowiązani do sporządzenia odpowiedniego potwierdzenia i wypisania zaleceń. Adresatem jest zarządca drogi, przedstawiciel GDDKiA. W przypadku dróg niższej kategorii powinno się przekazać miejsce zarządcy tejże drogi.
Zakres Przekazania i Uwagi Szczegółowe
Potwierdzenie powinno zostać sporządzone wobec terenu, obiektu czy mienia objętego działaniem ratowniczym. Może to być dom, mieszkanie, budynek gospodarczy, jezdnia, pojazd, drzewo, maszyna budowlana, rolnicza, łąka, pole uprawne itp. Można skonsultować się z właściwym Stanowiskiem Kierowania, co powinno być wskazane jako obiekt działań, a pomocnym dokumentem są Zasady Ewidencjonowania Zdarzeń w SWD PSP. Przykładową trudną sytuacją jest wypadek w ruchu drogowym, gdzie osoby poszkodowane przekazuje się ZRM, drogę zarządcy, a pojazdy właścicielom i Policji.
Zalecenia czy uwagi zawarte w potwierdzeniu przekazania są często istotne dla bezpieczeństwa użytkowników czy mieszkańców. Należy sformułować najważniejsze zalecenia czy zakazy. Osoba, która podpisuje się pod takimi zaleceniami, bierze na siebie odpowiedzialność i zostaje poinformowana o ewentualnych zagrożeniach. Na przykład, w województwie łódzkim wprowadzono zalecenie dotyczące zdarzeń z tlenkiem węgla: „zakaz użytkowania przewodów i urządzeń spalinowych do czasu przeglądu tych urządzeń przez uprawnione organy”.
Staranność przy wypełnianiu dokumentacji może pomóc osobom, które wezwały OSP, ale także strażakom na wypadek wystąpienia nieprzewidzianych sytuacji. Dokumentacja jest przechowywana przez długi czas na wypadek ewentualnego dochodzenia czy spraw sądowych. Po dłuższym czasie dokumentacja jest zazwyczaj jedynym argumentem kierującego działaniem ratowniczym, ponieważ ludzka pamięć jest zawodna.
Cyfryzacja Dokumentacji i RODO
Współczesne wyzwania nakładają na OSP konieczność dbania o dane osobowe i wykorzystywania nowoczesnych rozwiązań w zarządzaniu dokumentacją.
Ewidencja Danych Osobowych Strażaków a RODO
Każda organizacja, w tym OSP, w związku ze swoją działalnością zbiera dane osobowe, dlatego musi stosować się do przepisów RODO i wynikających z niego obowiązków. Powinno się przechowywać tylko takie dane, które są potrzebne do realizacji celów działalności, np. imię, nazwisko, data urodzenia, PESEL, dane antropologiczne (do umundurowania) oraz dane o przebiegu służby. Dane, takie jak numer dowodu osobistego, z reguły nie są potrzebne i nie powinny być przechowywane. Ważne są również dane dotyczące członkostwa w OSP.
Zalety Elektronicznej Dokumentacji
Jeżeli zdecydujemy się na prowadzenie papierowej ewidencji danych strażaków, warto ją odpowiednio zorganizować, np. poprzez przygotowanie szablonów. Jednak ewidencja papierowa ma wiele ograniczeń - jest pracochłonna, a przygotowywanie na jej podstawie statystyk jest bardzo utrudnione.
W przypadku dokumentacji elektronicznej mamy więcej możliwości. Możemy wspomagać się programami, z których korzystamy na co dzień, lub dedykowanymi aplikacjami, takimi jak Strażak.Online. Takie programy ułatwiają prowadzenie dokumentacji i przygotowywanie raportów, zestawień i wniosków. Aplikacje te pozwalają na uruchomienie zarówno na komputerze, jak i na tablecie czy telefonie, zapewniając szybki, bezpieczny i wygodny dostęp do danych. Nie trzeba rezygnować z formy papierowej, ale cyfrowe narzędzia znacznie usprawniają pracę.
Dedykowane aplikacje umożliwiają kompleksową ewidencję danych strażaków oraz innych aspektów funkcjonowania OSP. Dzięki elastycznemu systemowi uprawnień, każdy strażak może włączyć się w ewidencję danych, co umożliwia wgląd członków w swoje dane i zaangażowanie w inne obszary działalności. Dostępne są liczne raporty (np. lista strażaków uprawnionych do działań, lista ubezpieczonych, zestawienie frekwencji) oraz kreator dokumentów, który pozwala na wygenerowanie potrzebnych wniosków, takich jak skierowanie na szkolenie, wniosek o ekwiwalent, czy wniosek o nadanie odznaki „Za wysługę lat”.
