Karta paliwowa pojazdu OSP – kompleksowy przewodnik

Karta paliwowa to nowoczesne narzędzie finansowe, które zyskuje na popularności zarówno w sektorze komercyjnym, jak i w jednostkach Ochotniczych Straży Pożarnych (OSP). Umożliwia ona bezgotówkowe rozliczanie zakupu paliwa, płynów eksploatacyjnych oraz innych usług związanych z eksploatacją pojazdów. W kontekście OSP, gdzie efektywne zarządzanie zasobami jest kluczowe, karta paliwowa może znacznie usprawnić procesy administracyjne i logistyczne.

Czym jest karta paliwowa?

Karta paliwowa przypomina zwykłą kartę płatniczą, jednak jej funkcjonalność jest ściśle związana z obsługą pojazdów. Służy do dokonywania płatności bezgotówkowych za:

• tankowanie paliwa,
• korzystanie z myjni (mycie, odkurzanie auta),
• zakup produktów i akcesoriów samochodowych (oleje, płyny do spryskiwaczy),
• opłaty drogowe i parkingowe (przejazd autostradami, tunelami, mostami).

Karty paliwowe oferują największe polskie i zagraniczne koncerny, takie jak Orlen, Lotos, Shell czy BP, a także międzynarodowi operatorzy.

Zalety karty paliwowej

Karta paliwowa pozwala właścicielom aut firmowych i flot samochodowych, a także użytkownikom samochodów służbowych, zaoszczędzić na kosztach paliwa. Jej kluczowe zalety to:

• Oszczędność i kontrola kosztów: Ułatwia kontrolowanie wydatków, rozliczanie faktur oraz podatku VAT czy akcyzy.
• Monitorowanie zużycia: Pozwala właścicielom firm transportowych na monitorowanie zużycia paliwa oraz innych wydatków służbowych ponoszonych przez pracowników.
• Rabaty: Bardziej rozbudowane pakiety kart paliwowych pozwalają uzyskać znacznie więcej rabatów, np. rabat na zakup paliwa naliczany od ceny hurtowej. Niektóre pokrywają również koszt serwisowania samochodu.
• Bezgotówkowe rozliczenia: Eliminacja obrotu gotówki w firmie, co zwiększa bezpieczeństwo.
• Faktura zbiorcza: Jedna faktura raz lub dwa razy w miesiącu ułatwiająca kontrolowanie wydatków i oszczędzająca czas na rozliczenia.
• Portal klienta: Analiza i kontrola wydatków online, z możliwością szybkiego wyłapania nieprawidłowości.
• Limity zakupowe: Możliwość ustawienia limitów kwotowych lub asortymentowych - dziennie, tygodniowo, miesięcznie.
• Łatwiejsze rozliczanie podatków: Pomoc w automatycznym odzyskaniu zagranicznego podatku VAT i akcyzy.
• Usługi dodatkowe: Płatność za przejazd autostradami, skorzystanie z myjni, parkingu, naprawy serwisowej - wszystkie opłaty związane z pojazdem w jednym miejscu.
• Bezpieczeństwo: Karta ma swój PIN; w przypadku jej zgubienia można ją zablokować w aplikacji.

Rodzaje kart paliwowych

Karta paliwowa może mieć funkcję pre-paid z określonym z góry limitem kwoty możliwym do wydania lub z odroczonym terminem płatności. W zależności od operatora może mieć formę:

• Imienną: Przypisana z imienia i nazwiska do konkretnej osoby.
• Numeru rejestracyjnego: Przypisana do numeru rejestracyjnego konkretnego samochodu (podobnie jak polisa OC).
• Na okaziciela: Będzie mógł z niej skorzystać każdy pracownik firmy transportowej.

Z karty paliwowej mogą korzystać zarówno właściciele firmowych samochodów, jak i pracownicy użytkujący służbowe auta.

Gdzie można płacić kartą paliwową?

Kartą paliwową można płacić zarówno w Polsce, jak i za granicą. Zakres akceptacji karty zależy od oferty jej wydawcy. Na przykład Orlen w ramach Karty Open Drive dla średnich i dużych firm umożliwia korzystanie z niej na ponad 3000 stacjach w Polsce, a także w Niemczech, Czechach i na Litwie. Międzynarodowa DKV Card zapewnia dostęp do 67 000 stacji paliw oraz około 1 000 000 punktów ładowań samochodów elektrycznych w ponad 50 państwach w Europie.

Wybór karty paliwowej dla OSP

Wybór konkretnej karty paliwowej zależy przede wszystkim od potrzeb jednostki OSP. Należy zwrócić uwagę na limit miesięcznego tankowania, zasięg terytorialny karty i zakres usług, za które można nią zapłacić. Dla małych jednostek OSP, działających wyłącznie w Polsce, wystarczy karta jednej lub kilku sieci działających na terenie kraju (np. Orlen, Lotos, Shell, BP). Duże jednostki, często realizujące zadania na międzynarodowych trasach, powinny wybrać jednego z dużych operatorów działających w całej Europie, np. DKV, która poza rabatem na paliwo oferuje możliwość regulowania opłat drogowych i parkingowych, serwisowania i napraw pojazdów, a także pozwala na rozliczanie podatku VAT i akcyzy.

Zwykle karty paliwowe wydawane są przez operatorów bezpłatnie, wystarczy więc złożyć wniosek o ich wyrobienie.

Ile kosztuje karta paliwowa?

Wydanie karty paliwowej jest najczęściej bezpłatne. Firmy, a co za tym idzie również jednostki OSP, płacą jednak miesięczny lub roczny abonament za korzystanie z karty - jego wysokość to kilka lub kilkanaście złotych na miesiąc. Użytkownicy muszą też liczyć się z kosztami takimi jak prowizje za płatności zagraniczne czy korzystanie z sieci zewnętrznej. Niekiedy pojawia się też opłata serwisowa doliczana do kwoty za tankowanie, najczęściej dotyczy ona kart multibrandowych (o szerokim zasięgu). W regulaminach mogą znaleźć się też zapisy o dodatkowych opłatach, np. za brak aktywności (długie niekorzystanie z karty) czy za papierową fakturę (preferowane są dokumenty elektroniczne). Operatorzy mogą też wymagać wniesienia kaucji. Przed wyborem karty warto zapoznać się ze szczegółami oferty, w tym z zapisami dotyczącymi wszelkich dodatkowych opłat.

Rozliczanie paliwa i sprzętu w OSP

Zgodnie z art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym oraz art. 32 ust. 2 ustawy o ochronie przeciwpożarowej z dnia 24 sierpnia 1991 r., a także Zarządzeniem Nr 1 Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej z dnia 24 stycznia 2020 r., istnieją szczegółowe wytyczne dotyczące rozliczania zużycia paliwa i eksploatacji pojazdów w OSP. Kierowca i konserwator samochodu ponosi odpowiedzialność za powierzony mu pojazd, dba o czystość i porządek w samochodzie.

Miesięczne karty drogowe pojazdów pożarniczych kierowca/konserwator otrzymuje od pracownika zajmującego się sprawami OSP w Urzędzie Miejskim, po rozliczeniu za poprzedni okres użytkowania. Okresowe karty pracy sprzętu silnikowego otrzymuje kierowca lub konserwator Ochotniczej Straży Pożarnej odpowiedzialny za utrzymanie sprzętu silnikowego, od pracownika zajmującego się sprawami OSP w Urzędzie Miejskim, po rozliczeniu się za poprzedni okres użytkowania.

Kontrola zużycia paliwa i sprzętu

Aby dokładnie liczyć zużycie, trzeba zapisywać wszystko: jazdę, pracę na postoju, pracę autopompy. Rozruch kontrolowany stosuje się w pojazdach samochodowych i sprzęcie silnikowym raz w miesiącu. W przypadku wyjazdu do zdarzeń i używaniu urządzeń specjalnych lub wyjazdów w innych celach niż ratowniczo-gaśnicze w danym tygodniu nie wykonuje się rozruchu. Normy postojowe, kilometry i praca autopompy są zapisywane na karcie, zgodnie z zarządzeniem wójta, często wpisywane na pierwszej stronie karty przez gminę.

Obliczenie zużycia paliwa opiera się na prostych proporcjach:

Paliwo na 100 km (np. 21 L) / 100 km = Zużyte paliwo / Przejechany dystans (x km)

Wtedy wychodzi, ile zużyto paliwa przy przejechaniu określonej liczby kilometrów. Podobnie oblicza się zużycie przy pracy autopompy czy innego sprzętu silnikowego, a także pracy na postoju. Obliczenie to wykonuje się przy rozliczaniu się z gminą, np. na kwartał lub półrocze.

Obliczenie, ile paliwa zostało w zbiorniku, polega na odjęciu wyliczonego zużycia od stanu w zbiorniku przed zużyciem. Tankowanie należy dodać. Błędy tych wyliczeń w stosunku do prawdziwego zużycia mogą wynosić nawet do 50%. W praktyce konserwator powinien na bieżąco wyliczać i sprawdzać stan, aby nie okazało się, że stan rozjechał się o 100 litrów w jedną lub w drugą stronę. Z czasem nabierze się wprawy.

tags: #karta #paliwowa #pojazdu #osp