Od początku 2026 roku w jednostkach Ochotniczych Straży Pożarnych (OSP) trwają walne zebrania sprawozdawczo-wyborcze. Są one kluczowym momentem dla każdej jednostki, ponieważ podsumowują minioną kadencję zarządów oraz stanowią czas wyborów nowych władz statutowych. Zebrania te są pierwszym etapem kampanii sprawozdawczo-wyborczej w Związku OSP RP przed XVI Zjazdem Krajowym.
Terminy i przebieg kampanii sprawozdawczo-wyborczej
Zgodnie z Uchwałą Zarządu Głównego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych RP, walne zebrania sprawozdawczo-wyborcze w Ochotniczych Strażach Pożarnych odbywają się od 1 stycznia do 31 marca. Podczas tych zebrań druhowie wybierają nowe zarządy, składy komisji rewizyjnych oraz delegatów na Zjazdy Oddziałów Gminnych i przedstawicieli do Zarządów Oddziałów Gminnych. Prezydium Zarządu Oddziału Wojewódzkiego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych RP województwa mazowieckiego podkreśla, że przeprowadzenie walnego zebrania jest obowiązkiem każdej OSP wynikającym z jej statutu.
W 2026 roku Ochotnicze Straże Pożarne, będące członkami Związku OSP RP, są obowiązane do końca I kwartału zgodnie z uchwałą i wytycznymi Zarządu Głównego odbyć zwyczajne walne zebrania członków OSP RP o charakterze sprawozdawczo-wyborczym. Na zebraniach należy dokonać analizy realizacji pięcioletnich planów, podsumowania kończącej się pięcioletniej kadencji sprawowania funkcji przez członków obecnych władz OSP, a także przeprowadzić wybór zarządu i komisji rewizyjnej na nową kadencję.
Przykłady zebrani z 2026 roku
- 7 lutego 2026 r. w walnym zebraniu sprawozdawczo-wyborczym Ochotniczej Straży Pożarnej z Brudzowa oraz Ochotniczej Straży Pożarnej w Bilczy (pow. kielecki) zaproszeni zostali m.in. Wojewoda Świętokrzyski Pan Józef Bryk oraz Świętokrzyski Komendant Wojewódzki Państwowej Straży Pożarnej st. bryg. Marcin Charuba.
- W walnym zebraniu sprawozdawczo-wyborczym w Ochotniczej Straży Pożarnej w Osieku (pow. staszowski) uczestniczył Zastępca Świętokrzyskiego Komendanta Wojewódzkiego PSP st. bryg.
- W kolejnych tygodniach odbędą się walne zebrania sprawozdawczo-wyborcze w kolejnych jednostkach regionu.
- Walne zebrania sprawozdawczo-wyborcze w jednostkach Ochotniczych Straży Pożarnych trwają od początku 2026 roku również na terenie powiatu braniewskiego.
- W dniach 13-15 marca br. - w piątek 13 marca br. zebranie przeprowadzili członkowie jednostki Ochotniczej Straży Pożarnej w Lelkowie - nowym Prezesem OSP Lelkowo (KSRG) został druh Dariusz Klufas.
- W sobotę 14 marca br. zebrania sprawozdawczo - wyborcze odbyły się w jednostkach OSP Zagaje, OSP Jędrychowo, OSP Płoskinia (KSRG) oraz OSP Gładysze.
- Ostatnie zebranie odbyło się w niedzielę 14 marca br. w siedzibie jednostki Ochotniczej Straży Pożarnej w Pieniężnie (KSRG). Ponownie Prezesem został druh Aleksander Popowicz.
- W mieście i gminie Wolbrom to właśnie miesiąc luty był czasem na strażackie podsumowania, czyli zebrania sprawozdawcze i sprawozdawczo-wyborcze. W zebraniach odbywających się w każdej z 23 jednostek OSP działających w wolbromskiej gminie czynny udział brał burmistrz Adam Zielnik, który na bieżąco zapoznawał się z działalnością jednostek, ich sukcesami oraz potrzebami lokalnych społeczności.
Kolejne etapy kampanii
Następnie do 30 czerwca zwołane zostaną zjazdy oddziałów gminnych ZOSP RP, a do końca roku zjazdy oddziałów powiatowych ZOSP RP. Kolejne etapy to już rok 2027. Do 31 maja muszą odbyć się zjazdy oddziałów wojewódzkich Związku, a punktem kulminacyjnym całego procesu będzie szesnasty Zjazd Krajowy Związku OSP RP, który odbędzie się między 1 września a 31 października 2027 roku.
Organizacja i przebieg walnego zebrania
Walne zebranie członków to najważniejszy organ władzy stowarzyszenia, a tworzą go wszyscy jego członkowie. Walne zebranie zwołuje zarząd w terminach określonych w statucie, powiadamiając członków o terminie, miejscu i porządku obrad z wyprzedzeniem określonym przez statut OSP (minimum 7 dni).
Zarząd OSP wybierany jest podczas walnego zebrania członków OSP. W większości jednostek co 5 lat odbywa się walne zebranie sprawozdawczo-wyborcze, podczas którego przeprowadzane są wybory.
Powołanie organów
W skład zarządu powinni wchodzić: prezes, wiceprezes-naczelnik, zastępca naczelnika, sekretarz, skarbnik i gospodarz. W zarządzie mogą być ponadto kronikarz, opiekun Młodzieżowej Drużyny Pożarniczej (MDP) i inni członkowie bez określonych funkcji. Zarząd podejmuje decyzje w imieniu całego stowarzyszenia, kieruje pracą OSP, reprezentuje i wypowiada się w imieniu jednostki, dba o majątek i nim zarządza.
Komisja rewizyjna to organ kontroli wewnętrznej. Członkowie komisji mają za zadanie kontrolować działalność statutową OSP z uwzględnieniem spraw finansowych. Komisja powinna przynajmniej raz w roku przeprowadzić kontrolę całokształtu działalności.
Statut Związku OSP RP, jak i statuty OSP, nie przewidują ograniczenia liczby kadencji dla sprawowania określonych funkcji, dlatego też nie ma przeszkód formalnych, aby druhnom i druhom pełniącym funkcje uniemożliwiać kandydowanie na te same funkcje w kadencji nadchodzącej. Należy jednak pamiętać, że zabronione jest łączenie działalności w zarządzie i jednocześnie w komisji rewizyjnej.
Kluczowe aspekty zebrania
Walne zebranie zwykle otwiera prezes OSP i przeprowadza wybór przewodniczącego. Jeśli w walnym zebraniu przewidziane są wybory lub zmiana statutu, do pracy włączają się odpowiednie komisje (skrutacyjno-wyborcza, statutowa), które, działając z prowadzącym zebranie, organizują przypisane im czynności i głosowanie.
Powoływana na każdym zebraniu komisja uchwał i wniosków zapisuje wnioski z dyskusji i przygotowuje treści uchwał, które przedstawia walnemu zebraniu. W obradach zebrania sprawozdawczo-wyborczego przewodniczący zwykle przewiduje przerwę następującą po wyborach organów; w tym czasie mają one okazję przeprowadzić swoje pierwsze zebrania dla ukonstytuowania się składu.
Weryfikacja listy członków i kworum
Przed zwołaniem walnego zebrania warto zweryfikować listę członków uprawnionych do głosowania. Często zdarza się, że w raportach zarząd podaje ogólną liczbę członków zwyczajnych, która nijak się ma do rzeczywistej liczby osób „czynnych” w OSP, co powoduje trudność w zwołaniu prawomocnego zebrania, mającego zdolność podejmowania uchwał. Podstawą do uporządkowania spraw członkowskich jest sprawdzenie, czy poszczególne osoby w ostatnich latach wywiązywały się z obowiązków członka zwyczajnego (przede wszystkim z płacenia składek) i czy nie ma podstaw do zawieszenia lub skreślenia ich z listy członków. Zarząd przeprowadza weryfikację na tyle wcześnie, by zgodnie z trybem określonym w statucie dana osoba miała czas na uregulowanie zaległości lub w razie skreślenia na ewentualne odwołanie. Ustalenie ostatecznej liczby członków zwyczajnych uprawnionych do głosowania jest istotne ze względu na określenie kworum (wymaganej statutem liczby członków uprawnionych do głosowania, którzy muszą się stawić na obradach). Brak kworum może być przeszkodą w szybkim podjęciu ważnej dla OSP decyzji.
Uchwały wszystkich władz OSP zapadają w głosowaniu jawnym zwykłą większością głosów, przy obecności co najmniej połowy członków uprawnionych do głosowania, chyba że dalsze postanowienia statutu stanowią inaczej. Prawidłowo zwołane walne zebranie oznacza zawiadomienie wszystkich członków o terminie i miejscu zebrania oraz porządku obrad. Najważniejsza do określenia, czy uchwały będą prawomocne, jest prawidłowo sporządzona lista obecnych. Dobrą praktyką jest wcześniejsze przygotowanie listy obecności z wpisanymi nazwiskami wszystkich członków OSP, z zaznaczeniem członków uprawnionych do głosowania (zwyczajnych). Ułatwi to pracę komisji mandatowej i szybkie ustalenie spełnienia warunku kworum.
Komisje
W przypadku zebrania sprawozdawczo-wyborczego ważne jest obsadzenie w komisji skrutacyjno-wyborczej osób, które nie będą kandydowały do organów. Osoba licząca głosy nie może uczestniczyć w przygotowywaniu wyborów i obliczaniu głosów za i przeciw swojej kandydaturze. Ta sama zasada będzie dotyczyła mniej liczebnych walnych zebrań (w małych OSP, gdy trudno powołać składy komisji), których członkowie na początku obrad zdecydowali, że głosowanie będzie jawne, a sam przewodniczący będzie obliczał głosy. W małych OSP jest możliwe łączenie komisji.
Uchwały i dokumentacja
Postanowienia Walnego Zebrania powinny mieć charakter uchwał. Uchwały podejmowane są zwykłą większością głosów przy obecności co najmniej 1/2 ogólnej liczby członków OSP uprawnionych do głosowania. Uchwały w sprawie zmiany statutu, rozwiązania OSP oraz zbycia i nabycia nieruchomości, podejmowane są większością 2/3 ogólnej liczby głosów. W przypadku braku frekwencji wymaganej do podjęcia uchwał zarząd OSP jest zobowiązany zwołać ponownie Walne Zebranie Sprawozdawczo-wyborcze Członków OSP przed upływem 14 dni. Na wzorach uchwał przygotowanych przez ZOSP RP jest miejsce tylko na podpis przewodniczącego zebrania, ale trzeba pamiętać, że taki sposób potwierdzania może być niewystarczający dla tych uchwał, które dotyczą zmian zgłaszanych do sądu.
Dokumentacja walnych zebrań powinna być zarchiwizowana i przechowywana w OSP. Pozostałe dokumenty uzupełniające to załączniki do uchwał: sprawozdania z działalności, finansowe, sprawozdania organów, raporty, plany finansowe, wykaz zmian w statucie itp.
Jeśli podczas zebrania podejmowane były decyzje, których skutkiem jest konieczność wniesienia zmian w KRS, to do sądu należy przygotować komplet dokumentów z walnego zebrania (w oryginale) składający się z: protokołu, listy obecności, uchwał (tylko tych dotyczących zgłaszanych zmian) i np. statutu (2 egzemplarze).
Uroczysty charakter
Walnemu zebraniu sprawozdawczo-wyborczemu członków OSP należy nadać uroczysty charakter. Uczestniczący w nim członkowie OSP obowiązani są wystąpić w umundurowaniu galowym. Zebranie powinno być okazją do wręczenia zasłużonym członkom OSP odznaczeń, odznak i wyróżnień. Uroczysty charakter walnego zebrania członków OSP należy powiązać z przypadającymi w 2026 r. ważnymi wydarzeniami.
Sprawozdawczość po zebraniu
Po odbyciu sprawozdawczego walnego zebrania członków OSP zarząd OSP sporządza dokumentację sprawozdawczą. Raport ochotniczej straży pożarnej sporządza się w 2 egzemplarzach i należy go wprowadzić do programu „System OSP” w formie elektronicznej do dnia 30 kwietnia 2026 r.
Po przeprowadzeniu na terenie gminy walnych zebrań we wszystkich OSP, każdy zarząd Oddziału Gminnego ZOSP RP w terminie dwóch tygodni po zakończeniu zebrań - nie później niż do dnia 15 maja 2026 r. - powinien przekazać do zarządu Oddziału Powiatowego ZOSP RP „Informację zbiorczą z przebiegu walnych zebrań sprawozdawczych OSP” na terenie gminy wraz z protokołami walnych zebrań, generowaną również w Systemie OSP. Zarządy Oddziałów Powiatowych sporządzają „Informację zbiorczą z przebiegu walnych zebrań na terenie powiatu”.
Księgowość i sprawozdawczość finansowa
Wszystkie zarejestrowane Ochotnicze Straże Pożarne są zobowiązane do prowadzenia księgowości, nawet wtedy, gdy jedyny ich przychód to składki członkowskie. Rzetelne dane są niezbędne do spełnienia obowiązków sprawozdawczych. Właściwym celem prowadzenia ksiąg rachunkowych jest rejestracja wydarzeń finansowych przy zachowaniu obowiązujących przepisów, której efektem jest przejrzysty obraz działalności i finansów OSP.
Uproszczona Ewidencja Przychodów i Kosztów (UEPiK)
Od 1 stycznia 2026 r. wprowadzono istotne zmiany w przepisach dotyczących Uproszczonej Ewidencji Przychodów i Kosztów (UEPiK), które stwarzają możliwość objęcia uproszczeniem UEPiK znacznie szerszemu kręgowi organizacji pozarządowych. Nowe przepisy wprowadza ustawa z dnia 8.11.2024 r. (UZDPP) o zmianie ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz ustawy o kołach gospodyń wiejskich. Aby skorzystać z UEPiK, organizacja nie może prowadzić działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 06.03.2018 r.
Od 2026 roku dla skorzystania z UEPiK obowiązek działania jednostki w sferze zadań publicznych przestał być warunkiem koniecznym, a także usunięto wymóg osiągania przychodu wyłącznie z 4 wskazanych w ustawie tytułów. Decyzję w sprawie prowadzenia UEPiK podejmuje organ uprawniony na mocy ustawy o rachunkowości do zatwierdzania sprawozdania finansowego, tj. w przypadku OSP - walne zebranie członków. Jeśli OSP spełnia warunki i decyduje się na prowadzenie UEPiK i ma ku temu prawomocne umocowanie walnego zebrania, to zawiadamia o swoim wyborze naczelnika urzędu skarbowego właściwego w sprawach opodatkowania podatkiem dochodowym. Począwszy od 1 stycznia 2026 roku UZDPP przynosi również wydłużenie terminów w tym zakresie.
Sprawozdanie finansowe i deklaracja CIT-8
Sporządzanie corocznego sprawozdania finansowego to obowiązek wszystkich OSP prowadzących pełną księgowość - niezależnie od tego, czy prowadzą wyłącznie działalność statutową, czy również działalność gospodarczą i nawet wtedy, gdy w poprzednim roku nie prowadziły działalności. Sprawozdanie finansowe to uporządkowana informacja o majątku OSP w danym roku. Bilans i Rachunek zysków i strat proponuje prezentację danych liczbowych opisujących zdarzenia gospodarcze minionego roku obrotowego i kondycję ekonomiczną OSP na ostatni dzień roku w określonym ustawą porządku. Warto jeszcze zaznaczyć, że istotnym jest, żeby walne zebranie członków oprócz zatwierdzenia sprawozdania finansowego, podjęło również uchwałę o zadysponowaniu nadwyżki finansowej, z przeznaczeniem na cele statutowe, co daje prawo do zwolnienia z podatku dochodowego.
Niezależnie od wyboru sposobu prowadzenia księgowości pełnej czy uproszczonej, obowiązkiem każdej OSP jest wypełnienie i przekazanie do Urzędu Skarbowego deklaracji CIT-8 w terminie do końca trzeciego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego (dla CIT-8 za 2025 r. termin upływa 31 marca 2026 r.). Obecnie istnieje możliwość składania deklaracji za pośrednictwem serwisu e-Urząd Skarbowy bez posiadania podpisu kwalifikowanego. Możliwe jest także dostarczenie zeznania CIT-8 do US w tradycyjnej wersji papierowej z ręcznym podpisem osoby sporządzającej deklarację i osób reprezentujących OSP, co dotyczy OSP, które w roku podatkowym, za który składane jest zeznanie CIT-8, osiągały wyłącznie dochody zwolnione z podatku dochodowego od osób prawnych.
Na koniec w kontekście sprawozdawczości finansowej warto nie pominąć informacji o przywileju dla OSP, wprowadzonym ustawą z 17.12.2021 r. o ochotniczych strażach pożarnych, która weszła w życie 1 stycznia 2022 r. Artykuł 35 ust. 1 tej ustawy stanowi o nieodpłatnym prowadzeniu rachunkowości przez urząd skarbowy.
Dobre praktyki i usprawnienia dla nowego zarządu
Nowo wybrany zarząd ma wiele możliwości usprawnienia funkcjonowania jednostki. Odpowiedni podział obowiązków to klucz do dobrze funkcjonującej jednostki. Funkcje, na jakie zostali wybrani członkowie zarządu, determinują zadania, za które będą odpowiedzialni. Posiedzenia zarządu zwoływane są zgodnie z zapisami w statucie. Dobrą praktyką są regularne zebrania zarządu. Niektóre jednostki uchwalają regulamin pracy zarządu, który doprecyzowuje podział obowiązków wewnątrz zarządu i może być uchwalony przez zarząd, aby polepszyć jakość pracy.
Przekazywanie i zarządzanie dokumentacją
Funkcjonowanie jednostki OSP wiąże się z dużą ilością dokumentacji, którą trzeba na bieżąco prowadzić. Obowiązkiem ustępującego zarządu jest przekazanie całej dokumentacji. Prowadzenie w ten sposób dokumentacji z zebrań zarządu pozwala na stwierdzenie, jak doszło do podjęcia konkretnych decyzji i ustaw. Do protokołów z zebrań powinien mieć dostęp każdy członek zarządu. Dodatkowo tak prowadzona dokumentacja może być pomocna podczas walnych zebrań lub podczas kontroli komisji rewizyjnej lub organu zewnętrznego. Dokumentację z zebrań można przechowywać również elektronicznie, np. w aplikacji Strażak.Online.
Wzmocnienie komunikacji i transparentności
- Informowanie o pracy zarządu: Po każdym zebraniu warto napisać podsumowanie do wszystkich członków OSP, w oparciu o protokół z zebrania. Co więcej, nie ma żadnych przeciwwskazań, żeby upublicznić cały protokół z zebrania zarządu. Dzięki temu strażacy będą mieli świadomość problemów i decyzji, które są podejmowane.
- Informowanie o planowanych przedsięwzięciach: O niektórych wydarzeniach wiemy z dużym wyprzedzeniem, takie wydarzenia z powodzeniem możemy wpisać do wspólnego kalendarza. Dzięki temu pozwolimy wszystkim strażakom odpowiednio zaplanować czas, żeby móc włączyć się w przedsięwzięcie. Po zakończeniu wydarzenia warto napisać sprawozdanie i przesłać je wszystkim strażakom.
- Skrzynka „Do zarządu”: Przygotowanie i ustawienie w remizie skrzynki z otworem na wrzucenie kartki z informacjami do zarządu to dobry pomysł na usprawnienie komunikacji. Dzięki takiemu rozwiązaniu strażacy anonimowo będą mogli przekazać informację do zarządu.
- Strona internetowa i portale społecznościowe: Zdecydowana większość jednostek posiada konta w mediach społecznościowych, publikując bieżące i archiwalne wydarzenia z życia jednostki, docierając w ten sposób do lokalnej społeczności. Oprócz mediów społecznościowych warto rozważyć stworzenie strony internetowej, na której w przejrzysty sposób można zaprezentować historię oraz bieżące wydarzenia jednostki.
Działania operacyjne i profilaktyka
- Wydzielenie zespołu ratowniczo-gaśniczego: W ostatnim czasie bardzo głośno zrobiło się na temat JOT i JRG OSP.
- Dbanie o zdrowie strażaków: Strażacy biorący czynny udział w działaniach ratowniczo-gaśniczych są narażeni na różne niebezpieczeństwa. Warto jest skontrolować stan środków ochrony indywidualnej strażaków i wyznaczyć priorytety zakupowe. Kolejną ważną kwestią jest wydzielenie w jednostce strefy brudnej i czystej. Jest to jeden z elementów wchodzących w skład profilaktyki zapobiegania nowotworom.
- Monitorowanie gotowości bojowej: Warto rozważyć wprowadzenie monitorowania gotowości bojowej strażaków. Chodzi o to, aby strażacy w wygodny sposób mogli deklarować swoją dostępność w przypadku wystąpienia alarmu.
- Sprawozdania z akcji: Każdą akcję to zdobywanie cennego doświadczenia, którym warto dzielić się ze wszystkim strażakami tworzącymi zespół wyjazdowy.
Integracja i zaangażowanie społeczności
- Piknik strażacki: Wiele jednostek organizuje festyny, dni dziecka, pikniki strażackie. Jest to świetna inicjatywa, która buduje dobry wizerunek jednostki w społeczności lokalnej. Wspólne zorganizowanie takiego wydarzenia pozwoli poszerzyć zdolności organizacyjne i zintegruje jednostkę.
- Zbiórka krwi: Krew ratuje życie, a nie da się jej wyprodukować. Żeby zorganizować zbiórkę wystarczy skontaktować się z Centrum Krwiodawstwa i Krwiolecznictwa.
- Dzień otwarty: To dobra okazja na zaprezentowanie jednostki w lokalnej społeczności.
- Szkolenia otwarte: Szkolenia wewnętrzne, które pozwalają na podnoszenie naszej gotowości bojowej organizuje każda jednostka. Warto takie szkolenie przygotować dla okolicznych mieszkańców, np. z tematyki udzielania pierwszej pomocy.