Ochotnicze Straże Pożarne (OSP) funkcjonują jako stowarzyszenia posiadające osobowość prawną, a ich działalność opiera się na przepisach prawa, w tym na ustawie - Prawo o stowarzyszeniach, ustawie o ochronie przeciwpopożarowej oraz ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Kluczowymi organami każdej OSP są zarząd i organ kontroli wewnętrznej - Komisja Rewizyjna.
Rola i zakres działania Komisji Rewizyjnej OSP
Komisja Rewizyjna jest organem kontrolnym OSP i jedną z władz jednostki. Jej zadania są szczegółowo opisane w obowiązującym statucie. Celem Komisji Rewizyjnej jest zapewnienie prawidłowości działań statutowych i finansowych Ochotniczej Straży Pożarnej.
Zadania i uprawnienia Komisji Rewizyjnej
- Przeprowadzanie kontroli: Komisja Rewizyjna ma obowiązek co najmniej raz w roku przeprowadzić kontrolę całokształtu działalności statutowej OSP, ze szczególnym uwzględnieniem gospodarki finansowej i opłacania składek członkowskich. Obejmuje to również nadzór nad sprawnością sprzętu, jego eksploatacją i konserwacją, a także prawidłowością wypełniania dokumentacji przez kierowców.
- Składanie sprawozdań: Na walnych zebraniach Komisja Rewizyjna składa sprawozdania z przeprowadzonych kontroli, zawierające ocenę działalności OSP. W sprawozdaniu powinna znaleźć się ocena prowadzenia dokumentacji, takiej jak książka kasowa, książka pracy OSP, książka naczelnika i książka gospodarza (jeśli są prowadzone).
- Wnioskowanie o absolutorium: Komisja Rewizyjna wnioskuje o udzielenie bądź nieudzielenie zarządowi absolutorium. Udzielenie absolutorium nie jest równoznaczne z zamknięciem okresu bez prawa powrotu do danego okresu i działań; kontrola okresu, za który udzielono absolutorium, nie jest prawnie zabroniona.
- Przedstawianie uwag i wniosków: Komisja ma prawo i obowiązek bieżącego przedstawiania zarządowi uwag i wniosków dotyczących jego pracy, oczywiście w sposób rzeczowy i bez wrażenia „polowania na czarownice”.
- Udział w posiedzeniach zarządu: Członkowie Komisji Rewizyjnej mogą brać udział w posiedzeniach zarządu z głosem doradczym. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej powinien być zapraszany na posiedzenia zarządu OSP.
- Kontrola sprawozdania finansowego: W sytuacji, gdy OSP ma obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego (prowadzi księgowość zgodnie z ustawą o rachunkowości), Komisja Rewizyjna kontroluje to sprawozdanie i opiniuje je.
Zawodowa Ochotnicza Straż Pożarna: Odnowienie działalności Ochotniczej Straży Pożarnej
Dokumenty podlegające kontroli Komisji Rewizyjnej
Do zadań Komisji Rewizyjnej należy kontrola różnorodnej dokumentacji OSP, w tym:
- Gospodarka finansowa: książka kasowa, księgi rachunkowe (jeśli prowadzone), dokumentacja dotycząca opłacania składek członkowskich.
- Działalność statutowa: dokumentacja związana z działaniami ratowniczymi, szkoleniami, konserwacją sprzętu.
- Dokumenty JOT: książka pracy OSP, książka naczelnika, książka gospodarza.
- Książki serwisowe: prowadzenie książki serwisowej samochodu i sprzętu znajdującego się na nim.
- Sprawozdania: sprawozdania zarządu z wykonania rocznego planu działalności i budżetu OSP.
Udostępnianie oryginałów dokumentów może odbywać się jedynie w lokalu OSP, co jest wyraźnym zapisem statutowym, który nie obowiązuje jedynie prokuratury.
Wybór i skład Komisji Rewizyjnej
Komisja Rewizyjna jest wybierana na walnym zebraniu sprawozdawczo-wyborczym spośród członków OSP. Liczba osób w Komisji Rewizyjnej powinna być nieparzysta, zazwyczaj trzyosobowa, co zapewnia możliwość sprawnych głosowań. Walne zebranie członków powołuje skład komisji, a na pierwszym posiedzeniu jej członkowie wybierają spośród siebie przewodniczącego.
Kryteria wyboru i ograniczenia
- Członkostwo: Warunkiem kandydowania i wybrania do Komisji Rewizyjnej jest członkostwo zwyczajne w OSP oraz regularnie opłacana składka członkowska.
- Niezależność: Członek Komisji Rewizyjnej OSP nie może być jednocześnie członkiem zarządu tej OSP, współmałżonkiem członka zarządu, ani pozostawać z członkami zarządu w stosunku pokrewieństwa, powinowactwa lub podległości z tytułu zatrudnienia.
- Niekaralność: Członek Komisji Rewizyjnej nie może być skazany prawomocnym wyrokiem sądowym za przestępstwo popełnione z winy umyślnej.
- Brak wynagrodzenia: W odróżnieniu od innych stowarzyszeń, członek Komisji Rewizyjnej OSP nie ma prawa do otrzymywania wynagrodzenia w jakiejkolwiek formie ze strony macierzystej OSP. Wyjątkiem są przypadki, gdy członek komisji rewizyjnej jest jednocześnie ratownikiem i otrzymuje ekwiwalent za udział w akcjach czy szkoleniach, a także gdy jest konserwatorem sprzętu.
- Kompetencje: Zaleca się, aby w skład komisji wchodzili druhowie z doświadczeniem (także w zakresie finansów) i rozważni, np. byli prezesi czy skarbnicy.
Zmiany w składzie Komisji Rewizyjnej
W przypadku, gdy któryś z członków Komisji Rewizyjnej przestanie pełnić swe obowiązki (np. z powodu rezygnacji), Komisja Rewizyjna OSP może dokooptować do swojego składu nowych członków na miejsce ustępujących, w liczbie nieprzekraczającej 1/3 jej składu. Procedura zmiany składu obejmuje:
- Złożenie pisemnej rezygnacji przez ustępującego członka (adresowane do przewodniczącego KR, ewentualnie do wiadomości Zarządu).
- Podjęcie uchwały przez Komisję Rewizyjną (w pomniejszonym składzie) o uzupełnieniu składu i ewentualnych zmianach funkcji.
- Pisemne powiadomienie Zarządu o zmianach.
- Przesłanie formularzy do KRS, podpisanych przez prezesa, wraz z rezygnacją, uchwałą KR o uzupełnieniu składu, protokołem z posiedzenia KR i zgodą nowego członka na pełnienie funkcji.
Walne Zebranie a Komisja Rewizyjna
Walne zebranie jest najwyższą władzą jednostki. Może podjąć uchwałę o przyjęciu sprawozdania zarządu nawet bez stanowiska Komisji Rewizyjnej, jednak jest to sytuacja niepożądana.
Brak sprawozdania Komisji Rewizyjnej
Jeśli Komisja Rewizyjna nie jest w stanie przedstawić sprawozdania na walnym zebraniu (np. z powodu nieobecności przewodniczącego), walne zebranie może podjąć uchwałę o odwołaniu Komisji Rewizyjnej ze względu na niewykonanie statutowych obowiązków. W takiej sytuacji zarządza się powołanie nowych komisji wyborczych i przeprowadza wybory nowych członków Komisji Rewizyjnej. Zmiany te należy zgłosić do KRS.
Kontrola w niepełnym składzie
Kontrola Komisji Rewizyjnej nie musi być dokonana w pełnym składzie, ale przez minimum połowę składu (np. z 3-osobowej komisji, minimum dwie osoby). Statut powinien precyzować te kwestie.
Odpowiedzialność
Zarząd OSP, w tym skarbnik, ponosi odpowiedzialność prawną za zarządzanie OSP. Majątek OSP jest majątkiem wspólnym wszystkich członków, powierzonym czasowo w kolegialne zarządzanie pod bacznym okiem Komisji Rewizyjnej. Z tego powodu skarbnik ma obowiązek podpisać oświadczenie o odpowiedzialności finansowej, a dobrym zwyczajem jest, aby takie oświadczenia złożyli również inni członkowie zarządu.