Działalność Ochotniczych Straży Pożarnych (OSP) jest nierozerwalnie związana zarówno z funkcjonowaniem społeczności lokalnych, jak i z licznymi regulacjami prawnymi, w tym podatkowymi. Zrozumienie i przestrzeganie tych przepisów jest kluczowe dla prawidłowego funkcjonowania jednostek OSP oraz uniknięcia konsekwencji prawnych i finansowych. Poniższy artykuł omawia najważniejsze aspekty związane z kosztami podatkowymi oraz ogólnymi kwestiami finansowymi i zarządczymi w OSP.
Obowiązki Zarządu OSP w Zarządzaniu Finansami i Statutem
Zgodność Działalności ze Statutem
Pierwszym i najważniejszym obowiązkiem zarządu jest dbałość o działanie OSP w oparciu o statut. Gdy planowany rozwój organizacji nie mieści się w założonych w nim ramach (dodatkowe cele, formy działalności czy jej rodzaje - odpłatna lub gospodarcza, zmiany reprezentacji, możliwość wynagradzania członków zarządu, status OPP, źródła przychodów itp.), zarząd dąży do wprowadzenia takich zmian, by organizacja mogła pracować efektywnie i zgodnie ze swymi możliwościami. Zarząd dba, by statut OSP był zgodny z ustawą Prawo o stowarzyszeniach.
Jeżeli w organizacji mają zajść zmiany, które obejmują zapisy zawarte w statucie, to statut musi być zaktualizowany i w nowej wersji zatwierdzony przez Krajowy Rejestr Sądowy (KRS), obowiązuje dopiero od momentu zatwierdzenia przez sąd. Zarząd inicjuje tylko takie działania, których zakres jest opisany w statucie. Jeśli widzi możliwość rozszerzenia zakresu działalności, zwraca się do walnego zebrania, proponując projekt statutu uwzględniający korzystne dla OSP zmiany. Najlepiej, by planując rozszerzenie zakresu działalności statutowej i formułując wprowadzane do statutu nowe cele działalności, odniósł się do zapisów art. 4 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Wybrać należy oczywiście te obszary, które odpowiadają możliwościom organizacji i potrzebom środowiska, w którym działa. Podobnie dostosować należy zapisy statutu, gdy nie przewiduje on wszystkich możliwych źródeł pochodzenia przychodów, np. nawiązek sądowych, albo nowych rodzajów działalności (odpłatnej lub gospodarczej), a pojawia się pomysł na ich rozwinięcie.
Prowadzenie Dokumentacji Finansowej
Najlepiej, gdy większość operacji finansowych odbywa się poprzez rachunek bankowy, nie tylko te dotyczące dotacji. Jeśli zarząd zakłada operowanie gotówką, należy prawidłowo prowadzić kasę (miesięczne raporty kasowe, chociaż w małych OSP wystarczy jedna karta raportu na cały rok) i na każdą operację mieć dowód księgowy. Zarząd powinien mieć ustalony obieg dokumentów księgowych; faktury i rachunki zatwierdzają na odwrocie podpisem wskazane w nim osoby (zwykle pod względem rachunkowym zatwierdza je skarbnik, merytorycznym osoba z zarządu odpowiadająca za zadanie, do wypłaty: prezes, a potwierdza dokonanie zapłaty osoba, która dokonywała przelewu lub wypłaty). Dokumenty są układane w chronologii, z podziałem na bank i kasę.
Wszystkie dokumenty, jakie powstają w kadencji danego zarządu, nie są dokumentami tego zarządu, ale organizacji. Należy dbać o ich właściwe przygotowywanie, przechowywanie i archiwizowanie. Okres przechowywania dokumentów najczęściej wykracza poza okres kadencji. Większość dokumentów księgowych przechowuje się przez minimum 5 lat (ale np. sprawozdań finansowych nie niszczymy wcale), dokumenty zatrudnieniowe nawet 50 lat. Czas przechowywania dokumentacji projektów określony jest w umowach dotacji, zwykle nie krótszy niż 5 lat. Natomiast wiele pozostałych dokumentów to tak naprawdę historia organizacji, jej działań, wkładu pracy różnych osób, prawidłowości podejmowanych decyzji, dlatego trudno jednoznacznie odpowiedzieć, co i kiedy niszczyć.
Odpowiedzialność za Koszty Statutowe
Opisy wydatków są szczególnie ważne dla księgowego, który nie powinien domyślać się, czy dany koszt jest prawidłowo zrealizowany, tzn. czy jest kosztem statutowym. Trzeba pamiętać, że koszt niezgodny z zakresem działalności statutowej powinien być opodatkowany. Wydatkując środki, należy zwracać uwagę na źródło ich pochodzenia i uwzględniać je w opisie faktury.
Podatkowe Aspekty Przychodów OSP
Źródła Przychodów a Ich Przeznaczenie
Pieniądze z dotacji są rozpisane na konkretne koszty opisane we wniosku, na które donator wyraził zgodę. Ściśle określone jest także wydatkowanie środków ze zbiórek publicznych, których cel podajemy w zgłoszeniu, albo z odpisów 1% podatku - zgodnie z zakresem OPP i ewentualnie wskazanym przez podatnika celem. Finansowanie zakupów pieniędzmi ze składek można w OSP zadecydować z większą dowolnością, np. przygotować poczęstunek na walne zebranie członków. Niestety, zdarza się, że podobnie zarząd traktuje środki z darowizn jako „własne”, zapominając, że one także muszą być wydane wyłącznie na cele statutowe.
Nawet jeśli darczyńca przekazuje pieniądze bez wskazania celu, to chodzi mu z pewnością o statutowe cele OSP, np. pomoc w zakupie sprzętu, wyszkoleniu Młodzieżowej Drużyny Pożarniczej (MDP), wyposażeniu orkiestry w instrumenty, a niekoniecznie chciałby, żeby z tych środków kupowano wiązanki ślubne czy imieninowe dla druhów albo przedstawicieli władz. Zarząd powinien prowadzić roboczy bilans darowizn (ile pieniędzy w danym roku weszło z darowizn, a ile wydano), nie tylko tych, których cel został przez darczyńcę określony. A jeśli już został określony, dobrze byłoby przedstawić darczyńcy rozliczenie wydatku, co jest właściwą praktyką i zapewnia dobry odbiór w środowisku, potwierdzając, że organizacji warto przekazywać pieniądze.
Obowiązki Sprawozdawcze i Ryzyko Odpowiedzialności
Roczne Sprawozdania Podatkowe (CIT-8)
Wszystkie organizacje, bez względu na wielkość obrotów danego roku (także te, które prowadzą uproszczoną rachunkowość, i nawet jeśli nie miały żadnych przychodów i kosztów), mają obowiązek złożenia do urzędu skarbowego rokrocznie formularza CIT-8 (do 31 marca). Jest to zeznanie podatkowe o przychodach i kosztach poprzedniego roku podatkowego. W wersji papierowej mogą je składać organizacje, które miały wszystkie dochody zwolnione z podatku dochodowego od osób prawnych i nie składały za dany rok podatkowy żadnego PIT. Jeśli OSP prowadzi pełną księgowość, to sporządzenie CIT-8 poprzedzone jest przygotowaniem sprawozdania finansowego zgodnie z ustawą o rachunkowości.
Inne Obowiązki Sprawozdawcze
OSP jako organizacja związkowa jest zobowiązana do składania sprawozdań i raportów OSP, których wzory zamieszczone są zawsze na początku roku na stronie związku (www.zosprp.pl) w zakładce „kampania sprawozdawczo-wyborcza”. Niektóre OSP dostają wezwanie z Głównego Urzędu Statystycznego (GUS) do wypełnienia sprawozdania SOF-1 (sprawozdanie o działalności fundacji, stowarzyszeń i innych organizacji społecznych), z podaniem terminu granicznego. Zgodnie z przepisami ustawy o statystyce publicznej mają obowiązek złożenia sprawozdania. Formularz SOF-1 zawiera część dotyczącą sprawozdania finansowego organizacji (wprowadzenie, bilans, rachunek zysków i strat, informacja dodatkowa) oraz sprawozdanie merytoryczne. Organizacje, które osiągnęły w danym roku przychody do 100 tys. zł, wypełniają sprawozdanie uproszczone, a pozostałe rozszerzone.
Jeśli OSP planuje zbiórkę publiczną, zgłasza ją na portalu www.zbiorki.gov.pl. Portal służy do kontrolowania terminów składania sprawozdań z przebiegu zbiórki publicznej, a następnie sprawozdań z wydatkowania środków ze zbiórki. Ważnym obowiązkiem jest terminowe składanie sprawozdań z wydatkowania dotacji. Sprawozdanie, złożone w terminie określonym umową dotacji (dla projektów realizowanych ze środków publicznych jest to zwykle 30 dni od terminu zakończenia realizacji zadania), musi odpowiadać na pytanie, czy osiągnięto założone we wniosku wskaźniki i rezultaty. W razie kontroli organizacja musi posiadać dokumentację zadania, która potwierdzi jego prawidłową realizację. Jeśli nie wydatkowano kwoty dotacji w całości, należy trzymać się określonych w umowie terminów wyznaczonych na zwrot pozostałych środków. Wypełniania powyższych obowiązków zarząd nie może unikać.
Odpowiedzialność Członków Zarządu za Zaległości
Zarząd rozliczany jest z prawidłowości i efektywności zarządzania organizacją, a w szczególności z dbałości o majątek i płynność finansową organizacji. Walne zebranie członków - po uzyskaniu opinii organu kontroli (komisji rewizyjnej) - udziela (lub nie udziela) zarządowi absolutorium, czyli podejmuje uchwałę o akceptacji lub braku akceptacji działań i decyzji zarządu w określonym czasie.
Zdarza się, że organizacja poprzez nieprawidłowe działania zarządu wpada w kłopoty, np. nie rozliczyła prawidłowo dotacji i grozi jej zwrot środków lub zalega z płatnością podatków (np. podatku dochodowego od osób fizycznych - od wynagrodzeń zatrudnianych osób) czy składek na ubezpieczenia społeczne, co grozi konsekwencjami finansowymi. Zgodnie z Ordynacją podatkową (art. 116 oraz 116a), za zobowiązania organizacji odpowiada ona sama własnym majątkiem. Dopiero w sytuacji, gdy egzekucja z majątku stowarzyszenia okaże się w całości lub części bezskuteczna, wówczas każdy członek zarządu ponosi całym swoim majątkiem solidarną odpowiedzialność za zaległości podatkowe (przepis ten dotyczy także odpowiedzialności za nierozliczone dotacje ze środków publicznych). Zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych przepisy Ordynacji podatkowej odnoszą się w tym zakresie także do zaległości za składki na ubezpieczenia społeczne.
Opodatkowanie Świadczeń dla Członków OSP
Zwolnienia Podatkowe dla Ekwiwalentów
Wolne od podatku PIT są przychody członków Ochotniczych Straży Pożarnych, uzyskane z tytułu uczestnictwa w szkoleniach, ćwiczeniach i działaniach ratowniczych - wynika z wyjaśnień Ministerstwa Finansów i Gospodarki. Zasady naliczania podatku dochodowego od osób fizycznych w odniesieniu do ekwiwalentów wypłacanych strażakom Ochotniczej Straży Pożarnej wyjaśnił wiceminister finansów Jarosław Neneman w odpowiedzi na poselską interpelację. Chodziło o objęcie zwolnieniem podatkowym ekwiwalentów wypłacanych strażakom ratownikom OSP na podstawie art. 15a ustawy o ochotniczych strażach pożarnych.
Wiceminister finansów Jarosław Neneman wyjaśnił, że zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 44 ustawy PIT, wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych są przychody członków OSP uzyskane z tytułu uczestnictwa w szkoleniach, ćwiczeniach, działaniach ratowniczych, akcjach ratowniczych i akcjach związanych z likwidowaniem klęsk żywiołowych. Wskazany katalog przychodów objętych zwolnieniem jest katalogiem zamkniętym i pokrywa się ze zdarzeniami wskazanymi w art. 15 ust. 1 ustawy o OSP. Podkreślono, że odmiennie należy traktować ekwiwalent, który został przyznany przez radę gminy na podstawie innych przepisów, gdyż okoliczność ta nie stanowi uzasadnionej podstawy do objęcia uzyskanych środków zwolnieniem podatkowym. Podstawową zasadą podatku dochodowego jest zasada powszechności opodatkowania, zgodnie z którą opodatkowaniu podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów zwolnionych z opodatkowania na podstawie ustawy PIT lub od których zaniechano poboru podatku.
Z orzecznictwa Trybunału Konstytucyjnego RP wynika, iż wszelkie normy wprowadzające zwolnienia przedmiotowe mają charakter odstępstwa od zasady powszechności opodatkowania. Konsekwencją tego jest wyjątkowy charakter ulg, odliczeń i zwolnień, które są pojmowane ściśle i nierozszerzająco. Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o OSP, ekwiwalent pieniężny otrzymuje strażak ratownik OSP, który uczestniczył w działaniu ratowniczym, akcji ratowniczej, szkoleniu lub ćwiczeniu, niezależnie od otrzymywanego wynagrodzenia. Ekwiwalent jest wypłacany z budżetu właściwej gminy, stosownie do posiadanych przez samorząd środków finansowych, na podstawie uchwały przyjętej przez radę. Wysokość ekwiwalentu pieniężnego ustala, nie rzadziej niż raz na 2 lata, właściwa rada gminy w drodze uchwały.
Opodatkowanie Świadczenia Ratowniczego: Intencje Ustawodawcy a Rzeczywistość
Dodatek emerytalny dla strażaków OSP ugruntował się pośród świadczeń należnych dla członków tej formacji, jednakże jego opodatkowanie budzi kontrowersje. Pomimo że w uzasadnieniu do projektu ustawy o OSP, która wprowadzała dodatek emerytalny, zakładano, że "z kwoty świadczenia nie będzie odprowadzany podatek ani składki na ubezpieczenia społeczne", obecnie strażacy muszą płacić podatek od otrzymywanego dodatku. Nowelizacja przepisów o dodatku, wprowadzona z dniem 1 stycznia 2025 r. ustawą o ochronie ludności i obronie cywilnej, nie zmieniła tej sytuacji.
W świetle nowego stanu prawnego świadczenie ratownicze obecnie otrzymuje strażak OSP (wcześniej wyłącznie strażak ratownik OSP). Jednym z podstawowych warunków otrzymania dodatku jest posiadanie odpowiedniego stażu udziału w działaniach ratowniczych, akcjach ratowniczych, szkoleniach lub ćwiczeniach, który trzeba udokumentować różnymi środkami dowodowymi, np. opinią wójta. Nowelizacja z 2024 roku nie doprecyzowuje kwestii ewidencjonowania przez komendantów powiatowych (miejskich) Państwowej Straży Pożarnej danych o udziale strażaków OSP w działaniach ratowniczych, akcjach ratowniczych, szkoleniach lub ćwiczeniach. Art. 16 ust. 5 ustawy o OSP mówi tylko o „możliwości” wykorzystania Systemu Wspomagania Decyzji PSP do ewidencjonowania, a nie o „obowiązku”. Brakuje również legalnych definicji pojęć „szkolenie” i „ćwiczenia”, co może prowadzić do nadużyć w wypłacie świadczenia.
Pomimo pierwotnych założeń z 2022 roku, obecnie należy płacić podatek od otrzymywanego dodatku emerytalnego. Dodatek ten nie jest zwolniony z podatku tak, jak zwolniony jest ekwiwalent za udział w działaniach ratowniczych (art. 21 ust. 1 pkt 44 ustawy o PIT). Obecnie kwota dodatku po marcowej waloryzacji wynosi brutto 273 zł. Przyjmując stawkę podatkową 12 proc., miesięczna kwota podatku wynosiłaby 32 zł 76 gr, co rocznie daje 392 zł 04 gr.
Argumenty za Zwolnieniem Świadczenia Ratowniczego z Podatku
Można z dużą pewnością przyjąć, że roczna kwota podatku wynosząca 392 zł 04 gr nie pokrywa kosztów biurokratycznych ewidencjonowania i pobierania tego podatku. Dodatkowo, MSWiA pracuje obecnie nad nowym dodatkiem mieszkaniowym dla funkcjonariuszy służb mundurowych (Policji, Straży Granicznej, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Ochrony Państwa, ABW, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego), który ma być zwolniony z podatku. Szacuje się, że kwota nowego świadczenia od 1 lipca 2025 r. ma wynosić od 900 do 1800 zł miesięcznie dla jednego funkcjonariusza.
Biorąc pod uwagę, że samych policjantów i zawodowych strażaków PSP jest w Polsce razem około 130 000, koszt dla budżetu państwa będzie nieporównywalnie większy niż obciążenie budżetu państwa z tytułu zwolnienia dodatku emerytalnego strażaków OSP z podatku. To skłania do refleksji nad potrzebą zmiany przepisów dotyczących opodatkowania świadczenia ratowniczego dla strażaków OSP, w kontekście zasady sprawiedliwości i efektywności kosztowej.
Finansowanie OSP a Efektywność Działania
Koszty Utrzymania Jednostek OSP
Działalność Ochotniczej Straży Pożarnej jest finansowana w pełni z naszych podatków. Okazuje się jednak, że opłacalność tego przedsięwzięcia pozostawia wiele do życzenia, a przewidziane nakłady pieniężne w porównaniu z wyceną działań OSP w Polsce wręcz przekonują, że jest to marnotrawienie pieniędzy podatników. Roczne koszta utrzymania jednostek mogą się równać wartości profesjonalnego wozu strażackiego (zakładając średnią wartość 500 tys. zł).
W 2024 roku maksymalna stawka za godzinę pracy strażaka OSP wynosiła 41,11 zł brutto. Strażacy w OSP nie otrzymują stałego wynagrodzenia; za udział w akcjach ratowniczych i szkoleniach przysługuje im ekwiwalent. Strażak w OSP nie zarabia jako uczestnik akcji ratowniczej, tylko dostaje rekompensatę w postaci ekwiwalentu za utracone wynagrodzenie za czas uczestnictwa w działaniach. Jest to subtelna, acz duża różnica pojęciowa.
Wskaźniki Efektywności a Działalność Społeczna
Pod względem optymalności finansowania, wskazuje się na dysproporcję pomiędzy kosztami utrzymania a wskaźnikiem efektywności wyrażonym w pieniądzach. Na przykład, koszty utrzymania w przykładowej gminie Godkowo wyniosły w 2023 roku 92 529 złotych, z czego OSP Osiek (42 244 zł), OSP Godkowo (35 929 zł) oraz OSP Dobry (14 356 zł). Łączna liczba wyjazdów strażaków w wyżej wymienionych jednostkach wyniosła 90 akcji. Kosztorys wskaźnika efektywności, oceniający finansowo efektywność działań (kwota wydatkowana na jednostkę OSP podzielona przez liczbę wyjazdów do działań ratowniczych), wyniósł odpowiednio dla tych jednostek 10 561 zł, 506 zł oraz 957 zł. Powyższe liczby pokazują rażącą dysproporcję pomiędzy kosztami utrzymania a samymi kosztami faktycznego działania ochotniczej straży pożarnej.
Za ideą utrzymania ochotniczej straży pożarnej bardzo często jest przedstawiany argument o ich działalności statutowej, społecznej, kulturalnej czy rozrywkowej. Badania w powiecie elbląskim, gdzie na zapytania o działalność statutową odpowiedziało zaledwie 17 z 49 jednostek (37%), wykazały, że tylko 30% badanych OSP prowadziło ciekawą i skrupulatną działalność społeczną, kulturalną, sportową czy charytatywną. Dariusz Kała, właściciel portalu LexFire, przekonuje, że nie jest prawdą, iż jednostki OSP z niską wyjazdowością wykazują się szeroką działalnością społeczną uzasadniającą ich dalsze utrzymanie przez gminy.
Z przeprowadzonych wyliczeń wynika, że roczne koszty utrzymania jednostek ochotniczej straży pożarnej mogą wynieść nawet kilkaset tysięcy złotych. Utrzymanie 9 jednostek OSP, które wyjeżdżały do działań ratowniczych od 1 do 5 razy w roku, kosztowało 187 181 zł. Łączne utrzymanie 4 jednostek OSP z zerową wyjazdowością, 9 jednostek z wyjazdowością od 1 do 5 oraz 5 jednostek z wyjazdowością od 6 do 9 pochłonęło 351 989 zł, co stanowi 23,8% sumarycznego budżetu wszystkich gmin w powiecie elbląskim przeznaczonego na OSP. Powyższe dane skłaniają do refleksji nad kształtem dalszego funkcjonowania jednostek OSP oraz ich zakresu finansowania przez podatników. Należałoby się zastanowić nad ewentualnymi zmianami w systemie finansowania OSP w Polsce oraz zwrócić uwagę na ich liczebność w danych gminach.
Kwestie Podatkowe Związane z Nieruchomościami OSP
Ochotnicze straże pożarne to jednostki ochrony przeciwpożarowej będące stowarzyszeniami. Ich codzienna działalność jest ściśle związana z funkcjonowaniem gminy, na której terenie działają. Koszty ich funkcjonowania są pokrywane między innymi z budżetów jednostek samorządu terytorialnego, a gmina jest zobowiązana do zawarcia umowy ze wszystkimi OSP działającymi na jej terenie. Te powiązania sprawiają, że w niektórych przypadkach trudno jest „oddzielić” OSP od gminy, co może rodzić wątpliwości związane ze statusem tych jednostek na gruncie podatku od nieruchomości.
W ramach realizacji zadania własnego w zakresie ochrony przeciwpożarowej gmina między innymi zapewnia ochotniczym strażom pożarnym obiekty, tereny, pojazdy i sprzęt specjalistyczny, środki ochrony indywidualnej, umundurowanie i środki łączności oraz ich utrzymanie (art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o OSP). Regulacja ta ma bardzo ogólny charakter, co sprawia, że sytuacja poszczególnych OSP może znacząco się różnić, zależąc głównie od wielkości i „zamożności” gminy. Rozbieżny może być również stan prawny nieruchomości, z których te stowarzyszenia korzystają w swojej codziennej działalności - mogą być ich właścicielami, współwłaścicielami czy zarządcami.