Ochotnicze Straże Pożarne (OSP) odgrywają niezwykle ważną rolę w systemie bezpieczeństwa kraju. Ich najważniejszym zadaniem jest udział w działaniach ratowniczo-gaśniczych. W Polsce co roku ma miejsce około pół miliona interwencji strażaków, co podkreśla skalę ich zaangażowania. Skuteczna dokumentacja tych działań jest kluczowa dla funkcjonowania jednostki, rozliczeń oraz dalszego rozwoju.
Znaczenie Prawidłowej Dokumentacji Zdarzeń
W przypadku, gdy na miejscu zdarzenia obecne są wyłącznie jednostki OSP, zadaniem dowódcy jest zgromadzenie wszystkich niezbędnych informacji. Zebrane dane posłużą później do przygotowania szczegółowej informacji ze zdarzenia, co jest fundamentalne dla prawidłowego funkcjonowania jednostki. Odpowiednia ewidencja zdarzeń ma wpływ na szereg aspektów - od rozliczeń finansowych, przez analizę operacyjną, po możliwość ubiegania się o dofinansowania.
Kluczowe Dane do Ewidencji Zdarzenia
Aby ewidencja zdarzeń była kompleksowa i użyteczna, należy gromadzić szereg szczegółowych informacji. Pamiętajmy, że im więcej danych będziemy gromadzić, tym więcej możemy dowiedzieć się o kondycji naszej jednostki oraz specyfice prowadzonych działań.
Podstawowe Informacje o Akcji
Podstawowymi danymi identyfikującymi akcje są: nazwa, rodzaj, miejsce zdarzenia, czas trwania oraz notatka. Określenie odpowiedniej nazwy akcji pozwoli w przyszłości na łatwe odnalezienie i sprawdzenie szczegółów zdarzenia. Rodzaj akcji będzie przydatny w różnego rodzaju raportach i zestawieniach. Czas trwania posłuży do wyliczenia należnego ekwiwalentu. Odpowiednio określona lokalizacja zdarzenia jednoznacznie wskaże, gdzie dana akcja miała miejsce. Warto rozważyć zapisanie współrzędnych geograficznych, dzięki którym w przyszłości możliwe będzie przygotowanie zobrazowania na mapie. Notatka z akcji to miejsce, w którym możemy uwzględnić opis przebiegu działań. Z takim opisem chętnie zapoznają się ratownicy, którzy nie mogli uczestniczyć w danej akcji.
Uczestnicy Działań
Żadna akcja nie mogłaby się odbyć bez strażaków. Oprócz imienia i nazwiska dobrym pomysłem jest określenie funkcji, jaką pełnił strażak. Lista uczestników akcji będzie niezbędna podczas przygotowywania wniosku o ekwiwalent. Wiele jednostek przygotowuje okresowe zestawienia (miesięczne, kwartalne) zawierające informacje o uczestnictwie poszczególnych strażaków w akcjach. Zestawienie takie zawiera zazwyczaj informację o liczbie akcji oraz czasie udziału. W papierowych raportach z akcji, które można jeszcze dziś spotkać w wielu jednostkach, znajduje się tabela zatytułowana „Przybyli na alarm”. W dedykowanych systemach również istnieje możliwość określenia strażaków, którzy przybyli na alarm. Wyobraźmy sobie sytuację, w której jednostka wyjeżdża zastępem, a na alarm przybyło 9 strażaków - w takiej sytuacji nie wszyscy przybyli będą mogli uczestniczyć w akcji, a prawidłowa ewidencja to odzwierciedli.
Wykorzystany Sprzęt i Zużyte Środki
Jeżeli podczas działań używany był specjalistyczny sprzęt, warto zanotować taką informację. Oprócz danych o tym, co to był za sprzęt, dobrym pomysłem jest dopisanie strażaka, który go używał. Podczas używania sprzętu spalinowego, podobnie jak w pojazdach, zalecamy uwzględnienie czasu pracy. Podczas prowadzenia działań, oprócz paliwa, zużywane są również inne środki. W przypadku pożaru może to być woda lub środek pianotwórczy, a podczas wypadku sorbent. Informacje te są kluczowe dla zarządzania gospodarką materiałową i rozliczeń.
Rodzaje Prowadzonych Działań
Podawanie środków gaśniczych w natarciu, prace rozbiórkowe konstrukcji budowlanych, tamowanie krwotoków zewnętrznych i opatrywanie ran to tylko trzy z ponad 40 rodzajów prowadzonych działań ratowniczych, które można znaleźć we wzorze informacji ze zdarzenia. Informacje o prowadzonych działaniach są niezbędne dla stanowiska kierowania, jednak również w przypadku jednostek OSP warto przechowywać takie dane do wewnętrznych analiz i szkoleń.
Współdziałanie z Innymi Służbami
Często zdarza się, że na akcji jednostki OSP nie działają same. Zapisanie informacji o wszystkich służbach będących na miejscu nie jest konieczne, ale może być cenną ciekawostką. Powyższe informacje są często wykorzystywane na przykład przy publikowaniu wiadomości w mediach społecznościowych, zwiększając transparentność i budując pozytywny wizerunek jednostki.
Metody Prowadzenia Ewidencji Zdarzeń
Dokumentowanie akcji może odbywać się na różne sposoby, zarówno tradycyjnie, jak i z wykorzystaniem nowoczesnych technologii.
Dokumentacja Papierowa i Gotowe Wzory
Jeżeli podczas akcji pojawi się potrzeba zanotowania jakiejś informacji, prawdopodobnie dla większości strażaków najwygodniejszą formą będzie papierowy notes, a dla niektórych tablet lub telefon. Sytuacja wygląda inaczej, gdy zakończymy działania i wrócimy do remizy. Jeżeli zdecydujemy się na papierowe dokumentowanie akcji, to warto mieć przygotowany szablon, który będziemy wypełniać. W szablonie możemy określić istotne dla naszej jednostki dane. Spisując dane na czystej kartce, bez należytej struktury, prawdopodobnie pominiemy niektóre z informacji, które chcemy gromadzić, a po dłuższym czasie może być nam trudno je uzupełnić. W ofercie dostępne są wygodne bloczki z gotowymi wzorami dokumentów. Gotowe bloczki z dokumentacją ratowniczo-gaśniczą przystosowane są do złożenia szczegółowego raportu z miejsca zdarzenia. Prezentowane druki OSP składają się z samokopiującego papieru, redukując czas pracy zespołu nad uzupełnianiem dokumentów. Bloczki w formacie A4 to nawet kilkadziesiąt kompletów dokumentów, których układ zgodny jest z rozporządzeniem MSWiA z dnia 3 lipca 2017 roku.
Cyfrowe Rozwiązania i Oprogramowanie
W przypadku dokumentacji elektronicznej mamy więcej możliwości. Możemy wspomagać się programami, z których korzystamy na co dzień. Niektóre jednostki we własnym zakresie tworzą rozbudowane arkusze kalkulacyjne, które pozwalają zapisać dane i na podstawie ich przygotować potrzebne zestawienia. Na rynku są też dostępne programy opracowane specjalnie dla jednostek OSP. Przykładowo, program mOSP ułatwia kompleksową obsługę jednostek straży pożarnych, zapewniając intuicyjną obsługę, dzięki której można łatwo edytować wprowadzone dane i organizować pracę jednostki. Inne systemy, takie jak Strażak.Online, pozwalają na uruchomienie zarówno na komputerze, jak i na tablecie lub telefonie. Zadaniem dedykowanego programu jest między innymi ułatwienie prowadzenia dokumentacji i przygotowywania raportów, zestawień i wniosków. Wybierając aplikację przeznaczoną dla strażaków, można szybko i wygodnie zacząć działać. Należy jednak pamiętać, że korzystając z aplikacji, nie trzeba rezygnować z formy papierowej - często optymalne jest połączenie obu metod.
OSP Przyborów - Prezentacja Ochotniczej Straży Pożarnej w Przyborowie
Wykorzystanie Zgromadzonych Danych
Gromadzimy dane po to, aby na ich podstawie przygotowywać raporty, zestawienia oraz wnioski. To tylko kilka podstawowych raportów, które przydadzą się w każdej jednostce OSP.
Raporty, Zestawienia i Wnioski
Podstawowym przykładem wniosku przygotowywanego na bazie informacji z akcji jest wniosek o ekwiwalent. Wielu strażaków OSP przeznacza środki z ekwiwalentu na rzecz jednostki, co nie zmienia faktu, że i tak jednostka musi przygotować odpowiedni dokument i złożyć go do urzędu. Wzór oraz częstotliwość jego składania zależna jest od ustaleń pomiędzy urzędem a OSP. Niektóre jednostki składają wniosek po każdej akcji, inne przygotowują zbiorczy wniosek. Jeżeli przygotowywanie wniosku o ekwiwalent zabiera zbyt dużo czasu, pomocne może być skorzystanie z programu Strażak.Online.
Dane dotyczące akcji mogą być także przydatne podczas sporządzania wniosków o dofinansowania i sprawozdań. Potrzebne dane to na przykład: liczba akcji w określonych latach, średnia liczba akcji za okres lub liczba uczestników w akcjach w roku sprawozdawczym.
Analiza i Poprawa Efektywności Jednostki
Prowadzenie szczegółowej ewidencji pozwala odpowiedzieć na szereg pytań dotyczących funkcjonowania jednostki: "W ilu akcjach w tym roku brała udział jednostka?", "Jakiego rodzaju były to akcje?", "Kiedy była ostatnia?", "Jaki jest średni czas wyjazdu?". Aby móc w każdej chwili odpowiedzieć na takie pytania, wygodnie jest prowadzić ewidencję przy wykorzystaniu odpowiedniego programu komputerowego. Im więcej danych gromadzimy, tym więcej możemy dowiedzieć się o kondycji naszej jednostki, co pozwala na ciągłe doskonalenie działań i planowanie przyszłości.
Przykładowe Formularze i Książki Ewidencji dla OSP
Każda jednostka OSP powinna ewidencjonować udział w akcjach ratowniczo-gaśniczych. Zakres i sposoby ewidencji danych mogą być różne i są zależne od preferencji jednostki. W ofercie dostępnych jest wiele specjalistycznych druków i książek, które wspomagają ten proces:
- Książka działań ratowniczo-gaśniczych OSP (OSP06/OSP06A): Kluczowa dla ewidencji interwencji.
- Książka skarbnika OSP (OSP01): Do rejestracji wszystkich transakcji finansowych, zapewniając przejrzystość i kontrolę nad budżetem.
- Książka inwentarzowa (gospodarza) OSP (OSP02): Ewidencja majątku jednostki.
- Książka Naczelnika OSP (OSP03): Dokumentacja działań naczelnika.
- Książka pracy OSP (OSP04): Ogólna ewidencja pracy jednostki.
- Książka protokołów OSP (OSP05): Rejestr protokołów z posiedzeń i zebrań.
- Rejestr odznaczeń OSP (OSP07): Ewidencja wyróżnień członków.
- PSP22 - Karta zdarzenia: Standardowa karta do dokumentowania przebiegu zdarzeń.
- PSP23 - Informacja ze zdarzenia: Szczegółowy raport po zakończeniu akcji.
- PSP01 - Karta udzielonej kwalifikowanej pierwszej pomocy: Dla interwencji medycznych.
- PSP24 - Meldunek o wypadku /kolizji/ pojazdu: Do zgłaszania incydentów z pojazdami.
- PSP25/PSP26 - Meldunek o wypadkach ratowników: Do dokumentowania zdarzeń z udziałem strażaków.
- PSP28/PSP29/PSP30/PSP30A - Karty pracy pojazdu i rozliczenia paliwa: Do ewidencji eksploatacji pojazdów.
- PSP31 - Okresowa karta pracy sprzętu silnikowego: Dla sprzętu motorowego.
- PSP33D/PSP33AD - Książka podziału bojowego: Do organizacji i ewidencji podziału sił i środków.
- PSP50 - Książka ewidencji napełniania butli powietrznych: Dla sprzętu ochrony dróg oddechowych.
- U43 - Książka paliw: Do ewidencji zużycia paliwa.