Prawidłowe prowadzenie dokumentacji jest fundamentem sprawnego funkcjonowania każdej jednostki Ochotniczej Straży Pożarnej (OSP). Zapewnia to nie tylko transparentność i zgodność z przepisami, ale także umożliwia efektywne zarządzanie zasobami i finansami. W niniejszej artykule przedstawiamy kluczowe książki i druki, które są niezbędne w codziennej pracy OSP.
Książka Inwentarzowa (Gospodarza) OSP - Kompleksowa Ewidencja Zasobów
Książka przeznaczona dla gospodarza OSP umożliwia dokładne i systematyczne prowadzenie ewidencji: materiałowej, przedmiotów nietrwałych oraz trwałych, a także wyposażenia osobistego. Oferowana przez nas książka składa się z czterech części, z których każda dedykowana jest innemu typowi ewidencji.
Ewidencja materiałowa (Część pierwsza)
Pierwsza część książki poświęcona jest ewidencji materiałowej. W tej sekcji można rejestrować takie materiały, jak benzyna lub środki budowlane, które są zużywane w bieżącej działalności jednostki.
Ewidencja przedmiotów nietrwałych (Część druga)
Druga część książki obejmuje ewidencję przedmiotów nietrwałych. Tutaj rejestrowane są wszystkie przedmioty, które są w stałym użytkowaniu, o wartości do 3 500,00 zł. Są to zazwyczaj narzędzia, drobny sprzęt czy materiały eksploatacyjne o krótszym cyklu życia.
Ewidencja środków trwałych (Część trzecia)
Trzecia część książki inwentarzowej skupia się na ewidencji środków trwałych. Środki trwałe to zazwyczaj większe i droższe przedmioty powyżej 3 500,00 zł, które są używane przez dłuższy czas. Przykładami mogą być pojazdy strażackie, sprzęt do ratownictwa technicznego czy specjalistyczne urządzenia.
Ewidencja wyposażenia osobistego Strażaków (Część czwarta)
Ostatnia, czwarta część książki inwentarzowej, dedykowana jest ewidencji wyposażenia osobistego Strażaków. Dzięki niej możliwe jest precyzyjne zarządzanie i rozliczanie umundurowania, sprzętu ochronnego i innych przedmiotów przypisanych indywidualnym członkom jednostki. Zadbaj o precyzyjne zarządzanie zasobami swojej jednostki strażackiej z naszą książką inwentarzową.
Rola Skarbnika OSP i Książka Skarbnika - Klucz do Transparentności Finansowej
Znaczenie funkcji skarbnika
W każdej OSP powinien być skarbnik. To bardzo odpowiedzialna funkcja. Jego zadania wyznacza to, jaką działalność prowadzi OSP, czy poza składkami członkowskimi ma inne dochody własne i jak nimi gospodaruje. We wzorcowym Statucie OSP w § 24 znajdujemy zapis: „Zarząd wybiera ze swego grona prezesa, naczelnika, dwóch wiceprezesów, sekretarza i skarbnika, a także może wybrać gospodarza, kronikarza i zastępcę naczelnika straży”. Takie lub bardzo zbliżone wytyczne występują w statucie każdej OSP. Obligatoryjne jest więc obsadzenie nie tylko funkcji prezesa i naczelnika, ale także skarbnika. We współczesnym świecie jednymi z najważniejszych zagadnień są sprawy finansowe. Prawidłowe prowadzenie tych spraw zapewnia spokojną działalność podstawową.
Odpowiedzialność i obowiązki skarbnika
Za całość spraw finansowych OSP odpowiada skarbnik. Skarbnik - jako członek zarządu - odpowiada za prawidłowe prowadzenie dokumentacji finansowej OSP. Wynika to bezpośrednio z przepisów ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej.
Nawet jeżeli prowadzenie księgowości zarząd powierzy „zewnętrznej” księgowej, za jej pracę odpowiada skarbnik. Odpowiedzialność tę dzieli co prawda z prezesem (który odpowiada za wszystko w stowarzyszeniu), ale nie staje się ona przez to w niczym mniejsza. Skarbnik odpowiada także za prawidłowość wszystkich rozliczeń OSP, za ich ewidencję zgodną z obowiązującymi przepisami, a także za właściwe przechowywanie dokumentów finansowych OSP i ich archiwizację. Należy zwrócić uwagę, że dokumenty finansowe zawierają często dane osobowe, podlegające szczególnej ochronie, więc należy je przechowywać w warunkach gwarantujących, że nie dostanie się do nich nikt niepowołany. Dobrze jest przyjąć zasadę, że dokumenty finansowe (tak jak osobowe) nie mogą być wynoszone poza teren OSP. Wyjątek można zrobić wyłącznie dla księgowej, jeżeli nie pracuje w strażnicy, ale ją także obowiązują przepisy o ochronie danych.
Niezbywalnym prawem i obowiązkiem skarbnika jest prawo podpisu na dokumentach finansowych. Bez jego podpisu dokumenty finansowe OSP nie mają mocy prawnej. Zapisano to zresztą we wzorcowym statucie w § 44: „Umowy, akty oraz pełnomocnictwa i dokumenty finansowe podpisują w imieniu OSP prezes lub wiceprezes i skarbnik”. Tak więc funkcja ta wymaga nie tylko znajomości spraw finansowych, czyli stale zmieniającego się w naszym kraju prawa i zasad sprawozdawczości, ale też dużego zaangażowania osobistego i czasowego. Nie powinny podejmować się tej funkcji osoby mające nawet dobre chęci, ale niemające odpowiedniej wiedzy. O sprawach finansowych OSP decyduje zarząd w swym pełnym składzie. Materiały potrzebne do podejmowania takich decyzji przygotowuje jednak właśnie skarbnik. On też, wraz z prezesem odpowiada za prawidłową, bieżącą gospodarkę środkami finansowymi. Stąd też przez ręce skarbnika powinny przechodzić wszystkie dokumenty finansowe - faktury i rachunki.
Należy zwrócić uwagę na to, że bardzo korzystne jest, by dokumenty tego typu były na odwrocie opisywane - czego dotyczą i w jakim celu oraz przez kogo był poczyniony wydatek. Można również napisać na czyje polecenie. Skarbnik powinien również parafować przyjęcie dokumentu do odpowiedniego rejestru. Skarbnik jest w zarządzie osobą - niejedyną, ale najbardziej predysponowaną - do wyszukiwania sposobów zwiększenia wpływów do strażackiej kasy. To on w pierwszym rzędzie powinien śledzić możliwości uzyskiwania rozmaitych darowizn, dotacji czy innych dochodów.
Skarbnik odpowiada również za właściwe przechowywanie środków pieniężnych. Oczywiście najbezpieczniejsze jest trzymanie gotówki w banku i korzystanie w jak największej mierze z obrotu bezgotówkowego, ale nie zawsze można tak robić. Często nawet przy zakupie sprzętu ratowniczego można się spotkać z żądaniem zapłaty gotówką. W tej sytuacji w kasie podręcznej powinien być pewien zapas gotówki. Tu jednak skarbnik powinien dbać o to, by spoczywała w bezpiecznym miejscu - np. w sejfie czy stabilnie zamocowanej kasecie, od której klucz posiada wyłącznie on. Zaleca się również, by zarząd podjął uchwałę określającą, jaka jest górna granica środków, jakie można przechowywać w kasie podręcznej. To porządkuje sprawę i zapobiega przechowywaniu większej ilości pieniędzy „w skarpecie”.
Jako strażnik finansów OSP skarbnik powinien też być odporny na pokusy szybkiego pomnożenia zasobów poprzez umieszczanie środków na okazyjnych, podejrzanie wysoko oprocentowanych kontach w różnych bankach i parabankach. Przy ewentualnej „wpadce” niesłychanie trudno będzie skarbnikowi wytłumaczyć właścicielowi tych środków (a więc wszystkim członkom stowarzyszenia), że działał w dobrej wierze.
Do skarbnika należy również opracowanie rocznego planu finansowego OSP. Nie ma tu znaczenia, jak wielkie są obroty finansowe. Publiczne pieniądze zawsze powinny pochodzić z legalnych źródeł i zawsze w równie legalny sposób powinny być wydawane. Dlatego po zakończeniu okresu finansowego, skarbnik powinien sporządzić sprawozdanie z wykonania planu. Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych z 15 lutego 1992 r. (z późniejszymi zmianami) nakazuje, aby sprawozdanie finansowe po jego przegłosowaniu i zatwierdzeniu przez walne zebranie członków było dołączone do rocznego zeznania podatkowego (CIT-8), które OSP jako płatnik tego podatku powinien złożyć w urzędzie skarbowym w ciągu 10 dni od daty odbycia walnego zebrania.
Ponieważ skarbnik prowadzi zazwyczaj także bezpośrednią obsługę kasową, wymagane jest, aby złożył oświadczenie o odpowiedzialności materialnej. Spotkałem się z przypadkami, gdy oświadczenia takie składali wszyscy członkowie zarządu. Moim zdaniem jest to dobry zwyczaj, gdyż uzmysławia wszystkim, że zespołowo kierują i odpowiadają za powierzony im majątek OSP. Odpowiedzialność prawna wynika zresztą także z przepisów ogólnych i nawet przy braku podpisanego oświadczenia, odpowiedzialność skarbnika nie ulega zmniejszeniu.
Obsługa kasowa i zarządzanie składkami
Pełniąc obsługę kasową, skarbnik z jednej strony proponuje zarządowi wysokość rocznej składki członkowskiej, zatwierdzanej później na walnym zebraniu, a z drugiej - przyjmuje wpłaty tych składek. Prowadzi też rejestr członków z zaznaczeniem aktualności wniesienia składek członkowskich. Jest to o tyle ważne, że zbyt długie zaleganie z wpłaceniem należnych składek skutkuje zawieszeniem, a później utratą praw członkowskich w OSP. Na ogół przyjmuje się, że tylko członkowie z aktualnie opłaconymi składkami mają prawo głosu na walnym zebraniu. Przy zaległości większej niż rok zarząd może podjąć decyzję o skreśleniu z listy członków.
O ile nasza OSP jest członkiem Związku OSP RP, o tyle skarbnik ma jeszcze jeden obowiązek składkowy. Co roku wpłaca zbiorową składkę członkowską OSP na rzecz Związku OSP RP. Wysokość tej składki powinna być określona przez Zarząd Oddziału Gminnego (lub równorzędnego) Związku OSP RP. Składkę wpłaca się na rzecz tegoż oddziału. Spotyka się także przypadki (zazwyczaj gdy oddziały gminne nie prowadzą działalności finansowej), gdy OSP wpłacają składki bezpośrednio na rzecz oddziału powiatowego, a nawet wojewódzkiego.
Podsumowanie roli skarbnika
Tak więc rola skarbnika nie ogranicza się - jak się czasem wydaje - jedynie do zliczania wpływów i wydawaniu pieniędzy na polecenie zarządu. Musi, co jak widać, nie jest proste, prowadzić na bieżąco księgowość zgodną z wymaganiami władzy skarbowej. Musi w porę odprowadzać należne podatki. Musi wskazywać na możliwe źródła ewentualnych dochodów i na ograniczenia w wydatkach. Musi planować strategię finansową stowarzyszenia, aby zachować możliwość jego działania i rozwoju. Oczywiście może też tego nie robić. Tyle że wówczas pretensję możemy mieć wyłącznie do siebie, bo takiego skarbnika sami wybraliśmy kiedyś do składu zarządu. Natomiast, jeżeli mamy dobrego skarbnika, dobrze wywiązującego się ze swoich obowiązków, do którego nie ma żadnych zastrzeżeń, a nasza OSP pomyślnie pokonuje trudności finansowe - dbajmy o niego i pamiętajmy, żeby go pochwalić, gdy przyjdzie taka pora.
Ważne druki i książki do prowadzenia działalności OSP
Oprócz podstawowych książek inwentarzowych i skarbnika, w działalności OSP wykorzystuje się szereg innych druków i dokumentów, niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania jednostki i dokumentowania jej działań. Poniżej przedstawiamy wykaz niektórych z nich:
- PSP01 - Karta udzielonej kwalifikowanej pierwszej pomocy
- PSP02 - Potwierdzenie przekazania terenu, obiektu lub mienia objętego działaniami ratowniczymi
- PSP02A - Potwierdzenie przekazania terenu, obiektu lub mienia objętego działaniami ratowniczymi
- PSP10 - Protokół ustaleń z czynności kontrolno-rozpoznawczych w zakresie ochrony przeciwpożarowej
- PSP16 - Informacja o działaniach ratowniczych przeprowadzonych przez oddział/pododdział
- PSP17 - Informacja o działaniach grupy poszukiwawczo-ratowniczej
- PSP18 - Informacja o działaniach grupy ratownictwa wysokościowego
- PSP19 - Informacja o działaniach grupy ratownictwa wodno-nurkowego
- PSP20 - Informacja o działaniach grupy ratownictwa chemiczno-ekologicznego
- PSP22 - Karta zdarzenia
- PSP23 - Informacja ze zdarzenia
- PSP24 - Meldunek o wypadku/kolizji pojazdu
- PSP25 - Meldunek o wypadku lekkim ratownika
- PSP26 - Meldunek o wypadkach śmiertelnych, ciężkich i zbiorowych ratowników
- PSP27 - Zestawienie dobowe zdarzeń
- PSP28 - Okresowa karta pracy pojazdu
- PSP29 - Wkładka uzupełniająca do karty pracy pojazdu
- PSP30 - Rozliczenie przebiegu i czasu pracy oraz zużycia paliwa
- PSP30A - Miesięczna karta drogowa pożarniczego pojazdu samochodowego
- PSP31 - Okresowa karta pracy sprzętu silnikowego
- PSP32 - Roczna karta eksploatacji pojazdu i sprzętu
- PSP33D - Książka podziału bojowego (wersja 100k)
- PSP33AD - Książka podziału bojowego (wersja 200k)
- PSP50 - Książka ewidencji napełniania butli powietrznych
- PSP60 - Akta osobowe PSP (3-częściowe)
- PSP61 - Akta osobowe PSP (5-częściowe)
- PSP62 - Książka zdrowia PSP
- OSP01 - Książka skarbnika
- OSP02 - Książka inwentarzowa (gospodarza) OSP
- OSP03 - Książka Naczelnika OSP
- OSP04 - Książka pracy OSP
- OSP05 - Książka protokołów OSP
- OSP06 - Książka działań ratowniczo-gaśniczych OSP
- OSP06A - Książka działań ratowniczo-gaśniczych OSP (wersja A5)
- OSP07 - Rejestr odznaczeń OSP
- DI01 - Potwierdzenie odbioru z taśmą samoprzylepną
- U41 - Zezwolenie na kierowanie pojazdem uprzywilejowanym lub pojazdem przewożącym wartości pieniężne
- U43 - Książka paliw
tags: #ksiazka #z #materialami #osp