Działalność Ochotniczych Straży Pożarnych (OSP) jest kluczowa dla bezpieczeństwa lokalnych społeczności. Jako stowarzyszenia, OSP posiadają osobowość prawną i prowadzą własną księgowość, jednak ich funkcjonowanie w znacznym stopniu opiera się na wsparciu finansowym gmin. Pytanie o to, kto ponosi koszty zużycia mediów, takich jak energia elektryczna, gaz czy woda, oraz na kogo powinny być wystawiane faktury, jest złożone i regulowane przez szereg przepisów prawnych.
Obowiązki Gminy w Finansowaniu OSP
Zgodnie z art. 32 ust. 2 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej, gmina zobowiązana jest do pokrywania kosztów wyposażenia, utrzymania, wyszkolenia i zapewnienia gotowości bojowej ochotniczych straży pożarnych, z zastrzeżeniem art. 35 ust. 1 tej ustawy. Gmina ma również obowiązek bezpłatnego umundurowania członków ochotniczej straży pożarnej, ubezpieczenia ich w instytucji ubezpieczeniowej oraz ponoszenia kosztów okresowych badań lekarskich.
Nabywca usług i towarów dla OSP
W złożonym w 2005 roku wniosku podatnika o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w sprawie określenia, czy wystawienie faktury VAT na Ochotniczą Straż Pożarną oraz wskazanie jako płatnika Gminy jest prawidłowe, stwierdzono, że stanowisko przedstawione w tym wniosku jest prawidłowe w odniesieniu do opisanego stanu faktycznego. Gmina stała na stanowisku, iż nabywcą usług i towarów związanych z pokryciem kosztów wyposażenia, utrzymania, wyszkolenia i zapewnienia gotowości bojowej ochotniczych straży pożarnych jest gmina, a nie Ochotnicza Straż Pożarna, a stosowana stawka podatku VAT powinna wynosić 22%, a faktury wystawiane winny być na gminę. Wobec powyższego, w przypadku, gdy Gmina zakupuje określone towary i usługi, wówczas faktury powinny być wystawione na Gminę, a na fakturach w polu "nabywca" winna być umieszczona jej nazwa, adres i nr NIP. Określenie na fakturze płatnika może stanowić element dodatkowy faktury, który nie powoduje jej wadliwości.
Kwestia Fakturowania za Zużycie Mediów: Studia Przypadku i Wytyczne
Zużycie wody na cele przeciwpożarowe - przykład z Sępólna
Zgodnie z ustawą o ochronie przeciwpożarowej, za wodę sieciową zużytą na cele pożarowe płaci gmina. Przykład z Sępólna Krajeńskiego z 2012 roku pokazuje, że Zakład Gospodarki Komunalnej wystawił gminie fakturę za pobór wody z hydrantów zużytej do gaszenia pożaru stogów słomy. Faktura opiewała na kwotę 8.580 złotych brutto za 2750 metrów sześciennych wody, pobranej w dniach od 5 do 8 września. Na odwrocie faktury widniała odręczna adnotacja sporządzona przez kierownika referatu spraw obywatelskich Urzędu Miejskiego w Sępólnie: „Woda została zużyta w ilości 2750 m3, w dniach 05-08. 09. 2012 do gaszenia płonących stogów siana przez OSP Sępólno, OSP Lutowo, OSP Wałdowo i OSP Lutówko. Podstawa prawna art. 32 paragraf 2 ustawy o ochronie przeciwpożarowej”.
Służby księgowe fakturę zatwierdziły do wypłaty. Choć według dokumentów sporządzonych przez państwową straż pożarną zużycie było wielokrotnie niższe (łącznie 710 metrów sześciennych wody, z czego z hydrantu 520 m3), ZGK obliczyło różnicę między tym, co zostało wydobyte, a tym, co trafiło do innych odbiorców, stosując ryczałt, gdyż hydranty nie są opomiarowane. Kwestionowano słuszność tych decyzji, zwłaszcza że 8.500 złotych na zapłatę faktury zabrano z budżetu ochotniczych straży pożarnych, przeznaczonych na zakup sprzętu, paliwa, umundurowanie.
Faktury za energię elektryczną i gaz
W przypadku, gdy budynki, w których znajdują się OSP, są własnością Gminy, która na podstawie umowy użyczenia udostępnia je strażakom, faktura za energię wystawiana jest na właściciela nieruchomości. Wszystko zależy od postanowień umowy użyczenia. Jeśli umowa ta przewiduje, że koszty utrzymania budynku gminy zajmowanego przez OSP pokrywa gmina, to w takim przypadku gmina może bezpośrednio z budżetu pokryć tego typu koszty utrzymania budynku, tj. rachunki za energię elektryczną, gaz, wodę. Jeśli natomiast umowa użyczenia nie zawiera tego typu postanowień, to gmina, w przypadku gdy OSP nie posiada środków pieniężnych na utrzymanie zajmowanego przez siebie budynku, może na ten cel przekazać środki w drodze udzielenia dotacji w oparciu o postanowienia art. 32 ust. 4 ustawy o ochronie przeciwpożarowej.
Specjalne Taryfy dla OSP
Na rynku polskim działają różne przedsiębiorstwa energetyczne. Zgodnie z art. 45 ust. 4a ustawy z dnia 10 kwietnia 1997 r. Prawo energetyczne, przedsiębiorstwo energetyczne tworzy odrębną grupę taryfową dla odbiorców energii elektrycznej przyłączonych do sieci, niezależnie od poziomu napięcia znamionowego sieci, będących jednostkami ochrony przeciwpożarowej. Przez wzgląd na powyższy zapis, każda OSP powinna sprawdzić swoją umowę na dostawę energii elektrycznej oraz grupę taryfową stosowaną przez przedsiębiorstwo energetyczne.
Podobnie, zgodnie z art. 62b ust. 1 pkt 2 lit. d ustawy Prawo energetyczne, taryfy ustalane dla odbiorców paliw gazowych, będących ochotniczymi strażami pożarnymi w rozumieniu ustawy z dnia 17 grudnia 2021 r. o ochotniczych strażach pożarnych, stosuje się do dnia 31 grudnia 2023 r., w zakresie, w jakim zużywają paliwo gazowe na potrzeby realizacji zadań określonych w tej ustawie. Możliwość skorzystania z taryfy kontrolowanej przez Prezesa URE uzależniona jest od złożenia stosownego oświadczenia. Wzór oświadczenia został określony w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Klimatu i Środowiska z dnia 28 stycznia 2022 r. Niezłożenie oświadczenia w terminie uprawnia sprzedawcę paliw gazowych do niestosowania wobec odbiorcy taryfy kontrolowanej.
Usługi Telekomunikacyjne
W przypadku usług telekomunikacyjnych, wydatki z tytułu abonamentu telefonicznego, jeśli służy on powiadamianiu o akcji ratunkowej, mieszczą się w katalogu zadań własnych gminy w zakresie wyposażenia, utrzymania, wyszkolenia i zapewnienia gotowości bojowej ochotniczej straży pożarnej przewidzianych w art. 32 ust. 2 ustawy o ochronie przeciwpożarowej. Natomiast zobowiązania wynikające z abonamentu telefonicznego z tytułu korzystania przez OSP z telefonu na inne cele, niż powiadamianie o akcjach ratunkowych, mogą nie mieścić się w tym katalogu.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) a Ochotnicze Straże Pożarne
Ochotnicze Straże Pożarne, tak jak każdy inny podmiot posługujący się numerem NIP, jeśli odbiera lub wystawia faktury, będzie je odbierał i wystawiał w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Resort finansów nie rekomenduje wprowadzenia specjalnych przepisów pozwalających OSP na wyłączenie z systemu KSeF ze względu na wysokość obrotów, podkreślając, że warunkiem powodzenia systemu i spełnienia jego roli jest jego powszechność.
Od 1 kwietnia 2024 roku zdecydowana większość podatników VAT musi już wystawiać faktury przy użyciu KSeF. Do 31 grudnia 2026 r. można jednak wystawiać faktury poza KSeF (papierowe lub elektroniczne), jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10 000 zł brutto. Ten okres przejściowy został przewidziany bez względu na status podmiotowy. Dla OSP dostępne są bezpłatne aplikacje do wystawiania i odbierania faktur, co oznacza, że jednostki nie muszą ponosić dodatkowych kosztów związanych z obsługą KSeF. System może być również ułatwieniem przy sporządzaniu sprawozdań finansowych.
W odniesieniu do oddziałów OSP, które nie mają osobowości prawnej, przewidziano rozwiązanie polegające na złożeniu druku ZAW-FA do urzędu skarbowego. W dokumencie tym można jednorazowo wskazać osobę, która będzie zarządzała uprawnieniami lub wystawiała faktury. Można to zrobić elektronicznie lub tradycyjnie, a wyznaczone osoby muszą się podpisać zgodnie z reprezentacją.
Praktyczne Aspekty i Wskazówki
- Ważne jest, aby umowy użyczenia budynków gminnych, w których mieści się OSP, jasno precyzowały kwestie pokrywania kosztów utrzymania, w tym mediów.
- Każda jednostka OSP powinna aktywnie weryfikować swoje umowy z dostawcami energii elektrycznej i gazu, aby upewnić się, że korzysta ze specjalnych, preferencyjnych taryf przewidzianych ustawą. W przypadku gazu, kluczowe jest złożenie wymaganego oświadczenia.
- Faktury dotyczące usług czy towarów niezamawianych lub nie dotyczących działalności OSP nie powinny być księgowane.