W pierwszych miesiącach roku przeprowadzane są coroczne walne zebrania członków Ochotniczych Straży Pożarnych (OSP). Jest to statutowy obowiązek wszystkich ochotniczych straży pożarnych.
Regulamin Obrad Walnego Zebrania Członków OSP
W regulaminie obrad walnego zebrania członków OSP powinno znaleźć się przypomnienie niektórych zapisów statutu danej OSP, a także zasady prowadzenia dyskusji i głosowania. Regulamin może zawierać też inne postanowienia, pod warunkiem, że nie są one sprzeczne z zapisami statutu OSP oraz Statutu Związku OSP RP (jeśli OSP jest jego członkiem).
Uchwała w sprawie uchwalenia regulaminu obrad walnego zebrania członków stowarzyszenia OSP powinna być krótka i zawierać jedynie podstawę prawną jej podjęcia (statut OSP), wynik głosowania oraz stwierdzenie o jej podjęciu. Łączenie jej z innymi zagadnieniami jest niewskazane, gdyż utrudnia późniejsze wprowadzanie poprawek.
Uchwała może obowiązywać tylko na zebraniu, na którym została podjęta. Znacznie wygodniejszy jest jednak brak określania terminu jej obowiązywania, a na następnych walnych zebraniach jedynie przypominanie o jego istnieniu poprzez stwierdzenie prowadzącego zebranie, że obrady będą prowadzone w oparciu o tenże regulamin. Uchwalony regulamin ułatwia prowadzącemu obrady sprawne wykonywanie jego funkcji.
Zawartość Regulaminu
Na wstępie, w pierwszej części regulaminu, powinny znaleźć się definicje walnych zebrań: sprawozdawczo-wyborczego, sprawozdawczego i nadzwyczajnego, a także tryb ich zwoływania.
Regulamin powinien przypomnieć o tym, kto ma prawo do otworzenia zebrania i przeprowadzenia wyboru przewodniczącego zebrania i protokolanta. Powinien również określić sposób głosowania (tajne czy jawne). Zazwyczaj zebranie otwiera prezes zarządu OSP, a wybory są jawne. Możliwe są jednak także inne rozwiązania, jeżeli są zgodne z zapisami statutu OSP.
Nie ma statutowego ograniczenia co do osoby przewodniczącego zebrania. Może to być członek zwyczajny, wspierający lub nawet honorowy danej OSP. Spotyka się nawet, że walne zebranie prowadzi któryś z gości, który oczywiście nie może brać udziału w głosowaniach. Prowadzenie zebrania przez osobę z zewnątrz nie jest rozwiązaniem najszczęśliwszym i powinno być czymś wyjątkowym.
Ważne jest przypomnienie w regulaminie, kto ma prawo uczestniczenia w głosowaniach. Jest to określone w statucie, który ustala, że czynne i bierne prawo wyborcze przysługuje jedynie członkom zwyczajnym stowarzyszenia. Członkowie honorowi i wspierający mają jedynie prawo udziału w dyskusji jako głos doradczy, ale nie stanowiący.
Należy zwrócić uwagę na spotykane niekiedy przypadki, gdy członkowie OSP, chcąc w szczególny sposób uczcić bardzo zasłużonego druha, podejmują uchwałę nadającą mu godność honorowego członka lub honorowego prezesa. Wzorcowy statut nie przewiduje godności honorowego prezesa, a taka uchwała odbiera honorowanej osobie prawo do głosowania, do wybierania i bycia wybieranym, co może być większą przykrością niż radością z przyznania zaszczytnego miana. Nie można być jednocześnie członkiem zwyczajnym i honorowym.
Regulamin musi też jednoznacznie stwierdzać sposób udziału członków zebrania w dyskusji - udzielanie i odbieranie głosu oraz formę zgłaszania się do dyskusji. Pozwala to na uniknięcie późniejszych nieporozumień, zwłaszcza ze strony osób, których znajomość prawa jest szczątkowa.
Z tego samego powodu regulamin powinien określać formę protokołu sporządzanego przez wybranego protokolanta. Pomoże to niewprawnemu protokolantowi w zachowaniu właściwej formy i treści, a także jest pomocą przy późniejszym sporządzaniu sprawozdań. Wielką pomocą są tu formularze opracowane i zamieszczone na stronie internetowej Zarządu Głównego ZOSP RP.
Dokumentacja Z Zebrań
Do protokołu załącza się listę obecności członków OSP, uczestniczących w obradach. Wobec obecnych wymagań co do sprawozdawczości, korzystne jest, zwłaszcza przy zebraniach, na których następują wybory osób na funkcje w OSP, sporządzanie listy członków (a więc osób głosujących) w dwóch egzemplarzach, gdyż sąd rejestrowy wymaga oryginału listy. Drugi oryginał zachowujemy w dokumentach walnego zebrania.
Bardzo ważną sprawą, która powinna być uregulowana regulaminem, jest sprawa zasad przeprowadzania wyborów, jeśli są przewidziane w porządku obrad. Określa się sposób głosowania, kryteria ważności głosowań oraz kto i w jakiej formie zgłasza kandydatury. Regulamin powinien również podawać liczbę wybieranych osób lub pozostawiać to do decyzji członków walnego zebrania podjętej w formie głosowania.
W uzasadnionych przypadkach walne zebranie z własnej inicjatywy lub na wniosek komisji rewizyjnej może odwołać prezesa lub poszczególnych członków władz stowarzyszenia.
Zasady Głosowania i Podejmowania Uchwał
Jedną z ważniejszych spraw przy opracowywaniu regulaminu obrad jest dokładne określenie sposobu głosowania i liczenia głosów. Powinno się także znaleźć ustalenie, jakie głosy (przy głosowaniu tajnym) uznawane są za ważne, a jakie za nieważne. Częstym błędem jest dopuszczanie do dyskusji na ten temat już w trakcie głosowania.
Przy wyborach władz stowarzyszenia zazwyczaj władze te konstytuują się (czyli dzielą pomiędzy swych członków przewidziane funkcje) w ciągu dwóch dni. W licznych OSP przyjęło się jednak, że pierwsze posiedzenie wybranych władz odbywa się w przerwie walnego zebrania, aby niezwłocznie powiadomić o tym zebranych członków.
Ogólną zasadą jest, że głosowania wybierające władze są tajne, a pozostałe - jawne. Zaleca się jednak, aby w regulaminie zawrzeć klauzulę, że na wniosek określonej grupy członków (np. ¼) można przeprowadzić głosowanie w trybie tajnym - po uprzednim poddaniu wniosku pod głosowanie jawne.
Quorum i Drugi Termin Zebrania
Regulamin powinien także określać, kiedy walne zebranie jest władne podejmować uchwały. Dotyczy to zwłaszcza sprawy kworum, czyli obecności na zebraniu dostatecznej liczby osób uprawnionych do głosowania. Zazwyczaj przyjmuje się, że uchwały walnego zebrania zapadają zwykłą większością głosów, w głosowaniu jawnym, w obecności ponad połowy ogólnej liczby członków zwyczajnych stowarzyszenia.
Dla przypadku, gdy według listy obecności nie ma wymaganej liczby członków zwyczajnych, należy w regulaminie przewidzieć możliwość zwołania zebrania w drugim terminie, w którym nie ma już wymogu obecności ponad połowy członków, a podejmowane uchwały i wyniki głosowań mają moc wiążącą bez względu na liczbę obecnych. Zazwyczaj nie określa się, co to znaczy „drugi termin” i jest tu stosowana szeroka interpretacja - od kilku dni do pół godziny.
Zakres Obowiązków i Komisje
Aby usprawnić przebieg zebrania, w regulaminie powinny być również sprecyzowane zakresy obowiązków walnego zebrania jako całości oraz powołanych komisji. Zazwyczaj powołuje się komisje: mandatową, wyborczą, skrutacyjną i wnioskową.
- Komisja mandatowa czuwa nad listą obecności, a do jej zadań należy sprawdzenie prawidłowości i ważności mandatów członków walnego zebrania oraz stwierdzenie, czy na sali jest wymagane kworum. Spotyka się czasem sprawdzanie quorum nie tylko na początku obrad, ale także przed głosowaniami.
- Komisja wyborcza organizuje wybory.
- Komisja skrutacyjna przeprowadza wybory (liczy głosy).
Często obie te komisje łączy się w jedną komisję wyborczo-skrutacyjną. Członkowie komisji wyborczej i skrutacyjnej nie mogą kandydować w wyborach. Jeżeli zaistnieje taki przypadek, to osoba taka musi zrezygnować z uczestnictwa w komisji.
Walne Zebranie Nadzwyczajne
Regulamin powinien zawierać opis zasad zwoływania i przebiegu walnego zebrania nadzwyczajnego. Różni się ono od zwyczajnych walnych zebrań tym, że zwoływane jest w innym, przewidzianym w statucie, trybie i omawiane są na nim tylko tematy będące powodem jego zwołania. O ile na zwyczajnym walnym zebraniu można przed uchwaleniem jego porządku zgłaszać dodatkowe tematy, o tyle przy zebraniu nadzwyczajnym jest to wykluczone.
Postanowienia Końcowe Regulaminu
Zapisy końcowe regulaminu walnego zebrania powinny określać uprawnienie przewodniczącego do interpretacji (w ramach statutu OSP) przepisów w razie powstania różnicy zdań na ich temat oraz stwierdzenie o formie przyjęcia regulaminu i wprowadzania ewentualnych zmian. Tekst regulaminu obrad wraz z tekstem statutu OSP (lub jego projektu) powinien być przed obradami wyłożony do użytku uczestników walnego zebrania. Pozwala to na znaczne skrócenie dyskusji, a właściwie na dyskusję bardziej konkretną.
Zmiany w Statucie OSP
Nowy statut OSP stanowi połączenie nowego wzorcowego statutu ZOSP RP oraz dotychczas funkcjonującego statutu. W nowym statucie jako podstawę działania jednostki OSP oprócz Ustawy Prawo o stowarzyszeniach oraz Ustawy o ochronie przeciwpożarowej dopisano ustawę o ochotniczych strażach pożarnych.
W zadaniach realizowanych przez stowarzyszenie (OSP) wskazano bezpośrednie odniesienie do art. 3 ustawy o OSP. Oznacza to, że jeśli ustawodawca określi nowe zadania OSP, staną się one automatycznie zadaniami statutowymi.
Wśród zadań dopisano także przeciwdziałanie wykluczeniu społecznemu, podtrzymywanie tradycji narodowych, ochronę środowiska, rozwijanie działalności społecznej wśród dzieci i młodzieży.
Nowy statut definiuje także działalność Dziecięcych Drużyn Pożarniczych (DDP), do których mogą być przyjmowane dzieci od lat 4. Dotychczasowy statut mówił tylko o drużynach młodzieżowych, których członkowie mogli być w wieku od 11 lat. Oznacza to, że formalnie dzieci poniżej 11 lat nie mogły być członkami MDP i nie obejmowało ich ubezpieczenie zawierane przez gminę.
Nowy statut likwiduje instytucję członka dożywotniego, którym można było zostać na podstawie uchwały zarządu OSP. Pozostawia instytucję członka honorowego nadawanego na podstawie uchwały Walnego Zebrania OSP.
Statut jasno rozstrzyga, że członków MDP, DDP, a także wspierających nie zalicza się na zebraniu do kworum.
Statut umożliwia małym jednostkom wybór 5-osobowych Zarządów. Dotychczas Zarząd musiał liczyć minimum 7 osób. Według nowego statutu, będzie można wybrać Zarząd 5-osobowy, w którym będzie wymagane wybranie: prezesa, wiceprezesa, naczelnika, skarbnika i sekretarza.
Z uwagi na ilość zawieranych umów i coraz częściej ich elektroniczny charakter, oraz fakt, że wybory prezesa są bezpośrednie i tajne, umożliwiono jednoosobową reprezentację OSP przez prezesa. Ponadto, dla zebrań sprawozdawczych umożliwiono odbycie ważnego zebrania w przypadku braku kworum. Zwołuje się wtedy następne zebranie, które może odbyć się 15 minut po poprzednim.
Statut OSP - Podstawa Działania
Statut jest najważniejszym dokumentem (aktem wewnętrznym) jednostki OSP. To pisemnie potwierdzona informacja o zasadach działania OSP, swoista „Konstytucja”, którą warto znać i przestrzegać. Wszelkie aktywności podejmowane przez OSP muszą być zgodne ze statutem i nie mogą mu zaprzeczać.
W statucie zawarte są informacje o tym, co może robić OSP, ale także wszelkie wewnętrzne zasady działania, jak np. informacje o nowych członkach, o władzach, o podziale funkcji, o sposobie podpisywania dokumentów czy też powoływania młodzieżowych lub dziecięcych drużyn pożarniczych.
Co Musi Zawierać Statut OSP?
Wytyczne co musi zawierać statut OSP zawarte są w art. 10 ust. 1 ustawy - Prawo o stowarzyszeniach. Wymagane informacje obejmują m.in.:
- Nazwę, siedzibę i teren działania OSP.
- Cele i zadania OSP.
- Prawa i obowiązki członków.
- Informacje o władzach (m.in. zasady ich wyboru, kompetencje, kadencyjność).
- Zasady podejmowania uchwał.
- Zasady zmian w statucie i rozwiązania OSP.
OSP działają również na podstawie szeregu innych ustaw, m.in. ustawy o ochronie ludności, ustawy o ochronie przeciwpożarowej, ustawy o rachunkowości oraz ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
Rozdział I: Informacje Ogólne
Początek statutu to „wizytówka”, w której przedstawia się ochotniczą straż pożarną, podając jej nazwę, siedzibę, teren działania. Zwykle do nazwy dodawana jest informacja o miejscowości w jakiej znajduje się siedziba OSP, a także nazwa gminy, by nie było wątpliwości przy zapisie o siedzibie.
Wśród informacji ogólnych warto jeszcze wyróżnić zapisy o drużynach pożarniczych. Tworzenie dziecięcych i młodzieżowych drużyn pożarniczych jest wpisane jako możliwość w ustawie o OSP. Zasady funkcjonowania, w tym m.in. wiek osób przyjmowanych do MDP, mogą być doprecyzowane w odrębnym dokumencie, np. regulaminie MDP.
Rozdział II: Cele i Zadania
Zadania wymienione w art. 3 ustawy o OSP są podstawą działania stowarzyszenia. Cele, które zostały wymienione w par. 10 w ppkt 1) do 12) nie są obowiązkowe i mogą być inne dla każdej jednostki OSP. Warto spojrzeć na art. 4 ust. 1 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, na którym oparte są zaproponowane zapisy i pomyśleć, jakie cele, prócz tych związanych z ratowaniem, chcemy jako jednostka OSP realizować.
Celem Ochotniczej Straży Pożarnej jest ochrona życia, zdrowia, mienia lub środowiska. Zapisy dotyczące sposobu realizacji celów (sposób działania) są powiązane z celami. Dodatkowo można określić, czy OSP będzie prowadziło działalność nieodpłatną (co robi zawsze każda jednostka) oraz odpłatną pożytku publicznego.
Rozdział III: Członkowie OSP
OSP jest stowarzyszeniem, tworzą je ludzie - członkowie. W statucie muszą znaleźć się zapisy dotyczące tego, jak można zostać członkiem OSP, ale także jak taki przywilej można utracić. Przynależność do stowarzyszenia jest dobrowolna.
Ważną informacją jest zapis o tym, kto może zostać członkiem OSP i jaka jest procedura, czyli co konkretnie musi taka osoba zrobić, np. złożyć pisemną deklarację. Warto też określić sposób jej składania. Warto przemyśleć, czy ślubowanie może być elementem budowania tożsamości i przynależności do grupy.
Rozdział IV: Władze OSP
W OSP, jak w każdym stowarzyszeniu, jest trójpodział władzy:
- Walne zebranie członków - najwyższa władza, podejmuje kluczowe decyzje, w tym o rozwiązaniu jednostki.
- Zarząd - organ wykonawczy, musi wykonywać uchwały walnego zebrania członków. Prezes/prezeska są osobami najbardziej zapracowanymi.
- Komisja rewizyjna - organ kontroli wewnętrznej, sprawdza zarząd i wyłapuje ewentualne błędy, wspiera zarząd w działaniach.
Długość trwania kadencji wybieralnych władz (zarządu i komisji rewizyjnej) zależy od decyzji OSP. Może być inna niż ta zaproponowana. Warto pamiętać, że wybrana osoba wcale nie musi być w organie do końca kadencji - może zostać odwołana z funkcji lub zrezygnować z niej.
W razie, gdy skład władz OSP ulegnie zmniejszeniu w czasie trwania kadencji, uzupełnienie ich składu może nastąpić w drodze kooptacji, której dokonują pozostali członkowie organu. W trybie tym można powołać nie więcej niż ⅓ składu organu.
Zwoływanie Zebrań
Walne zebranie obraduje najczęściej w dwóch trybach: zwyczajnym (sprawozdawczym, sprawozdawczo-wyborczym) i nadzwyczajnym. Należy określić w statucie termin zwoływania zebrań, zazwyczaj jest to co najmniej 14 dni przed spotkaniem dla zebrań zwyczajnych i krótszy termin dla zebrań nadzwyczajnych.
Zwyczajne walne zebranie członków zwoływane jest przez zarząd, który zawiadamia członków o terminie, miejscu i porządku obrad, co najmniej na określony w statucie czas. W przypadku zebrań nadzwyczajnych termin ten może być krótszy.
Podejmowanie Decyzji
Zasady podejmowania decyzji przez władze OSP są jednymi z najważniejszych zapisów statutowych. Podstawową zasadą jest podejmowanie decyzji zwykłą większością głosów osób.
By decyzja była ważna, trzeba sprawdzić, czy na spotkaniu mamy kworum, czyli co najmniej połowa osób mających prawo do głosowania. W przypadku zarządu i komisji rewizyjnej kworum to kilka osób. Trudności pojawiają się, gdy członkinie i członkowie spotykają się na walnym zebraniu członków. Warto przewidzieć tzw. drugi termin zebrania, który jest ważny bez względu na liczbę obecnych.
Uchwały wszystkich władz OSP zapadają w głosowaniu jawnym zwykłą większością głosów, przy obecności co najmniej połowy członków uprawnionych do głosowania, chyba że dalsze postanowienia statutu stanowią inaczej. Tarcza antykryzysowa umożliwiła podejmowanie uchwał również w trybie online.
Sposób Reprezentacji
Sposób reprezentacji określa, kto w imieniu zarządu będzie podpisywał dokumenty. Dobrą praktyką jest wpisanie dwóch osób wymaganych do podpisów. Nie tylko prezes i skarbnik są od podpisywania dokumentów finansowych.
Rozdział VI: Zmiana Statutu i Rozwiązanie OSP
Zmiana statutu oraz rozwiązanie OSP zawsze należą do kompetencji najwyższej władzy, czyli walnego zebrania członków. Decyzje te są podejmowane innym trybem niż „zwykła większość”, np. 2/3 członkiń i członków.
Sam sposób likwidacji OSP jest taki sam jak innych stowarzyszeń. Podjęcie decyzji, wybranie likwidatora i przeprowadzenie likwidacji. W statucie pojawia się także zapis o tym, gdzie zostanie przekazany majątek po likwidacji jednostki.
⛔ Nie wiesz tego? Nie zakładaj STOWARZYSZENIA
Kwestie Członkostwa i Głosowania
Kworum to zazwyczaj co najmniej połowa wszystkich członków lub członków mających prawo głosu. W przypadku OSP, zgodnie ze statutem wzorcowym ZOSP, do kworum wliczają się zazwyczaj tylko członkowie zwyczajni.
Członek wspierający opłaca składkę członkowską w zadeklarowanej przez siebie wysokości. Członek honorowy może być każda osoba fizyczna, szczególnie zasłużona dla ochrony przeciwpożarowej. Godność członka honorowego nadaje walne zebranie OSP. Członkowie honorowi nie opłacają składek członkowskich.
Członek wspierający i członek honorowy mają prawo uczestniczenia w pracach i imprezach organizowanych przez OSP, a z głosem doradczym także w walnym zebraniu. Zatem w tym przypadku, tylko członkowie zwyczajni powinni być wliczani do kworum.
Rodzaje Członkostwa i Prawo Głosu
Zgodnie ze statutem wzorcowym, członek zwyczajny składa przyrzeczenie o treści: „W pełni świadom obowiązków strażaka - ochotnika uroczyście przyrzekam czynnie uczestniczyć w ochronie przeciwpożarowej majątku narodowego, być zdyscyplinowanym członkiem ochotniczej straży pożarnej, dbałym o jej godność, ofiarnym i mężnym w ratowaniu życia ludzkiego i mienia”.
Niektórzy interpretują ten zapis w ten sposób, że jeżeli ktoś nie da rady "czynnie uczestniczyć w ochronie przeciwpożarowej majątku narodowego" poprzez udział w działaniach ratowniczych, bo np. stan zdrowia mu na to nie pozwala (nie przejdzie badań lekarskich), to nie może być członkiem zwyczajnym, a tylko wspierającym. Jest to jednak nadinterpretacja, gdyż czynne uczestnictwo w ochronie przeciwpożarowej to także zajęcia z młodzieżą czy realizacja innych działań statutowych OSP.
Zapis ograniczający prawo wyborcze po zostaniu honorowym członkiem może być dyskryminujący. W niektórych OSP prawo głosu mają członkowie zwyczajni i honorowi, przy czym honorowi to osoby naprawdę zasłużone, które służyły jednostce kilkadziesiąt lat. Wspierający nie mają prawa głosu, ponieważ nie działają aktywnie na rzecz jednostki.
Jeśli członkowie MDP w wieku 16-18 lat mogą wybierać i być wybierani, ale młodsi członkowie MDP nie mają prawa głosu, to logicznym jest, że nie wliczają się oni do obliczenia kworum. Na liście obecności należy wpisać wszystkich członków, ale do obliczenia kworum liczy się tylko tych, którzy mają prawo głosu.
Decyduje jedna kwestia: czy ktoś został przyjęty przez zarząd w poczet członków zwyczajnych czy też nie.
Działania Po Zebraniu
Podczas zebrania sprawozdawczo-wyborczego wybieramy nowy zarząd, a także delegatów i przedstawicieli do zarządu gminnego. Jeśli zapomnieliśmy wybrać delegatów i przedstawicieli, jest na to czas do zebrania wyborczego zarządu gminnego. Należy wtedy zwołać walne zebranie i wybrać delegatów i przedstawicieli.
Wybory jak i walne zebranie są ważne. Wybranie delegatów i przedstawicieli jest kompetencją walnego zebrania, ale nie obowiązkiem.
Dokumentacja walnych zebrań powinna być zarchiwizowana i przechowywana w OSP. Jest to udokumentowanie historii organizacji.
Jeśli podczas zebrania podejmowane były decyzje, których skutkiem jest konieczność wniesienia zmian w KRS, to do sądu należy przygotować komplet dokumentów z WZC (w oryginale) składający się z: protokołu, listy obecności, uchwał (tylko tych dotyczących zgłaszanych zmian) i np. statutu (2 egz.).
