Wprowadzenie do Dokumentacji w OSP
Udział w działaniach ratowniczo-gaśniczych jest najważniejszym zadaniem jednostek Ochotniczych Straży Pożarnych (OSP). W Polsce co roku ma miejsce około pół miliona interwencji strażaków, co podkreśla skalę i znaczenie prowadzonej dokumentacji. Celem ewidencji jest zebranie istotnych informacji na miejscu zdarzenia, które posłużą później do przygotowania szczegółowej informacji ze zdarzenia oraz innych niezbędnych raportów.
Rodzaje Dokumentów w OSP
Informacja ze Zdarzenia
Kierujący Działaniem Ratowniczym (KDR) sporządza Informację ze zdarzenia po zakończeniu działań ratowniczych. Wzór tego dokumentu określa załącznik nr 5 do Rozporządzenia MSWiA z dnia 17 września 2021 roku w sprawie szczegółowej organizacji krajowego systemu ratowniczo-gaśniczego (Dz.U. 2021 poz. 1737).
Kluczowe dane do zebrania to: nazwa, rodzaj, miejsce zdarzenia, czas trwania oraz notatka. Odpowiednie określenie nazwy akcji pozwoli w przyszłości na łatwe odnalezienie i sprawdzenie szczegółów zdarzenia. Rodzaj akcji jest przydatny w różnego rodzaju raportach i zestawieniach. Czas trwania posłuży do wyliczenia należnego ekwiwalentu. Odpowiednio określona lokalizacja zdarzenia jednoznacznie wskaże, gdzie dana akcja miała miejsce; warto rozważyć zapisanie współrzędnych geograficznych, co umożliwi przyszłe zobrazowanie na mapie. Notatka z akcji to miejsce, w którym można uwzględnić opis przebiegu działań, co jest cenne również dla ratowników, którzy nie mogli uczestniczyć w danej akcji.
Karta Udzielonej Kwalifikowanej Pierwszej Pomocy (KPP)
Karta udzielonej kwalifikowanej pierwszej pomocy jest przeznaczona dla wszystkich strażaków ratowników, którzy udzielili takiej pomocy osobie poszkodowanej. Jest to dokument samokopiujący (trzy karty w różnych kolorach): biała przekazywana jest Zespołowi Ratownictwa Medycznego (ZRM), żółta koordynatorowi ratownictwa medycznego podmiotu KSRG w celach szkoleniowych oraz do ewidencji zużytych materiałów i sprzętu, natomiast czerwoną zatrzymuje dowódca zastępu podmiotu KSRG, który udzielał pomocy medycznej, i dołącza do meldunku (informacji ze zdarzenia).
Wzór „Karty udzielonej kwalifikowanej pierwszej pomocy” określa załącznik nr 4 do Rozporządzenia MSWiA z dnia 17 września 2021 roku w sprawie szczegółowej organizacji krajowego systemu ratowniczo-gaśniczego (Dz.U. 2021 poz. 1737).
Karta Indywidualna Ratownika Medycznego
Karta indywidualna ratownika medycznego przeznaczona jest dla ratowników medycznych pełniących służbę w Państwowej Straży Pożarnej (PSP), a także w innych służbach podległych MSWiA. Jest wystawiana w dwóch egzemplarzach, z których jeden jest wydawany pacjentowi lub jego przedstawicielowi ustawowemu, a w przypadku przewiezienia pacjenta do podmiotu leczniczego - jest przekazywany temu podmiotowi leczniczemu.
Wzór „Karty indywidualnej ratownika medycznego” określa załącznik do Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 2 czerwca 2023 r. w sprawie określenia wzoru karty indywidualnej ratownika medycznego (Dz.U. 2023 poz. 1104).
Decyzja Kierującego Działaniem Ratowniczym (KDR)
W myśl § 3 ust. 1 pkt. 1) Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 4 lipca 1992 r. w sprawie zakresu i trybu korzystania z praw przez kierującego działaniem ratowniczym (Dz.U. 1992 nr 54 poz. 259), decyzja Kierującego Działaniem Ratowniczym w formie pisemnej z klauzulą o rygorze natychmiastowej wykonalności wydaje się na żądanie zainteresowanej strony, której ta decyzja dotyczy. Dokument wystawiany jest w dwóch egzemplarzach, z których jeden (oryginał) jest przekazywany podmiotowi żądającemu jego wystawienia, a drugi jest dołączany do Informacji ze zdarzenia. Akt prawny nie określa wzoru decyzji Kierującego Działaniem Ratowniczym. Wzór raportu można zaczerpnąć z materiałów szkoleniowych, np. z publikacji R. Łazaja, "Szkolenie dowódców OSP. Temat 7: Sporządzanie dokumentacji z działań ratowniczych" wydanej przez Centrum Naukowo-Badawcze Ochrony Przeciwpożarowej im. Józefa Tuliszkowskiego.
Ewidencja Listy Uczestników Działań Ratowniczych
Gotowe Listy i Ich Praktyczne Zastosowanie
Wielu dowódców OSP zastanawia się nad optymalizacją procesu dokumentowania udziału strażaków w akcjach. Dobrym rozwiązaniem jest przygotowanie wzoru Potwierdzenia z gotową listą strażaków z Jednostki Operacyjno-Technicznej (JOT). Na takim druku można następnie zaznaczyć (podkreślić, skreślić lub zakreślić), kto faktycznie brał udział w akcji. Ten pomysł z gotową listą jest coraz bardziej doceniany.
Stosowanie takiej metody eliminuje problem nieczytelnego wpisywania nazwisk, co często zdarza się w pośpiechu. Przy akcji, oddając "potwierdzenie" dowódcy lub wysyłając faksem, należy poinformować o sposobie podawania uczestników. Ważne jest, aby dopilnować aktualizacji listy, co zapewnia jednoznaczne określenie, kto może uczestniczyć w wyjazdach (posiadanie aktualnych badań, szkoleń itp.). Brak nazwiska na liście może sygnalizować, że coś jest nie w porządku, np. brak wymaganych badań. Jest to istotne zwłaszcza w kontekście zwiększającej się liczby szkoleń i wymogów.
Kluczowe Informacje o Uczestnikach
Żadna akcja nie mogłaby się odbyć bez strażaków. Oprócz imienia i nazwiska dobrym pomysłem jest określenie funkcji, jaką pełnił strażak. Lista uczestników akcji będzie niezbędna podczas przygotowywania wniosku o ekwiwalent. Wiele jednostek przygotowuje okresowe zestawienia (miesięczne, kwartalne) zawierające informacje o uczestnictwie poszczególnych strażaków w akcjach, w tym o liczbie akcji oraz czasie udziału. W papierowych raportach z akcji często znajduje się tabela zatytułowana „Przybyli na alarm”. Warto odnotować, ilu strażaków przybyło na alarm, nawet jeśli nie wszyscy mogli uczestniczyć w działaniach (np. ze względu na ograniczenia obsady zastępu).
Dokumentowanie Użytego Sprzętu i Zużytych Materiałów
Jeżeli podczas działań używano specjalistycznego sprzętu, warto zanotować tę informację. Oprócz określenia, jaki to był sprzęt, dobrym pomysłem jest dopisanie strażaka, który go używał. Podczas używania sprzętu spalinowego, podobnie jak w pojazdach, zaleca się uwzględnienie czasu pracy. Podczas prowadzenia działań oprócz paliwa zużywane są również inne środki, np. woda lub środek pianotwórczy w przypadku pożaru, czy sorbent podczas wypadku.
Informacje o prowadzonych działaniach są niezbędne dla stanowiska kierowania. Rodzaje prowadzonych działań ratowniczych mogą być bardzo zróżnicowane i obejmują między innymi: podawanie środków gaśniczych w natarciu, prace rozbiórkowe konstrukcji budowlanych, tamowanie krwotoków zewnętrznych i opatrywanie ran - to tylko trzy z ponad 40 rodzajów, które można znaleźć we wzorze informacji ze zdarzenia. Często zdarza się, że na akcji nie działa się samemu; zapisanie informacji o wszystkich służbach będących na miejscu jest również cenną praktyką, choć nie zawsze obligatoryjną.
Wykorzystanie ratownictwa i usuwania strażaków
Formy Prowadzenia Dokumentacji
Dokumentacja Papierowa
Jeżeli zdecydujemy się na papierowe dokumentowanie akcji, warto mieć przygotowany szablon, który będziemy wypełniać. W szablonie można określić istotne dla jednostki dane. Spisywanie danych na czystej kartce, bez należytej struktury, prawdopodobnie spowoduje pominięcie niektórych informacji, a po dłuższym czasie trudno będzie je uzupełnić. Dostępne są gotowe szablony, np. karty ewidencji udziału w działaniu ratowniczo-gaśniczym.
Dokumentacja Elektroniczna
W przypadku dokumentacji elektronicznej mamy więcej możliwości. Możemy wspomagać się programami, z których korzystamy na co dzień. Niektóre jednostki we własnym zakresie tworzą rozbudowane arkusze kalkulacyjne, które pozwalają zapisać dane i na ich podstawie przygotować potrzebne zestawienia. Na rynku są też dostępne programy opracowane specjalnie dla jednostek OSP, np. Strażak.Online, które pozwalają na uruchomienie zarówno na komputerze, jak i na tablecie lub telefonie. Zadaniem dedykowanego programu jest między innymi ułatwienie prowadzenia dokumentacji i przygotowywania raportów, zestawień i wniosków. Korzystając z aplikacji, nie trzeba rezygnować z formy papierowej, a można działać szybko i wygodnie.
Znaczenie Dokumentacji dla Świadczeń i Rozliczeń
Dane są gromadzone po to, aby na ich podstawie przygotowywać raporty, zestawienia oraz wnioski. To tylko kilka podstawowych raportów, które przydadzą się w każdej jednostce OSP.
Świadczenie Ratownicze
Zgodnie z art. 16 ustawy z dnia 17 grudnia 2021 r. o ochotniczych strażach pożarnych, świadczenie ratownicze przysługuje po osiągnięciu określonego wieku (65 lat dla mężczyzn, 60 lat dla kobiet) oraz udziale w działaniach ratowniczych lub akcjach ratowniczych co najmniej raz w roku przez 25 lat (dla mężczyzn) lub 20 lat (dla kobiet). Wysokość świadczenia ratowniczego została ustalona na 200 zł. Ewidencja udziału strażaków OSP w działaniach ratowniczych, akcjach ratowniczych, szkoleniach lub ćwiczeniach może być prowadzona z wykorzystaniem Systemu Wspomagania Decyzji Państwowej Straży Pożarnej (SWD PSP), o którym mowa w art. 14g ust. 1 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 r. o PSP. Komendant powiatowy (miejski) Państwowej Straży Pożarnej przechowuje dane dotyczące ewidencji. Prawo do świadczenia ratowniczego powstaje z dniem spełnienia wszystkich przesłanek.
Ekwiwalent Pieniężny
Podstawowym przykładem wniosku przygotowywanego na bazie informacji z akcji jest wniosek o ekwiwalent. Ekwiwalent pieniężny otrzymują strażacy ratownicy OSP oraz kandydaci na strażaka ratownika OSP za udział w działaniach ratowniczych, akcjach ratowniczych, szkoleniach lub ćwiczeniach. Wysokość ekwiwalentu pieniężnego ustala, nie rzadziej niż raz na 2 lata, właściwa rada gminy w drodze uchwały. Wysokość ekwiwalentu nie może przekraczać 1/175 przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego brutto. Ekwiwalent pieniężny nalicza się za każdą rozpoczętą godzinę liczoną od zgłoszenia wyjazdu z jednostki OSP lub gotowości do wyjazdu. Wzór oraz częstotliwość składania wniosku o ekwiwalent zależy od ustaleń pomiędzy urzędem a OSP. Wiele jednostek OSP przeznacza środki z ekwiwalentu na rzecz jednostki.
Rekompensata Pieniężna
Zgodnie z art. 14 ustawy o OSP, strażakowi ratownikowi OSP, który uczestniczył w zaewidencjonowanym zdarzeniu w SWD PSP i doznał uszczerbku na zdrowiu lub poniósł szkodę w mieniu, przysługuje rekompensata pieniężna. Rekompensata przysługuje za każdy dzień niezdolności do pracy w wysokości 1/30 minimalnego wynagrodzenia za pracę. W przypadku gdy strażakowi przysługiwałaby rekompensata wyższa niż otrzymane wynagrodzenie, zasiłek chorobowy lub świadczenie rehabilitacyjne, wypłaca się wyrównanie. Prawo do rekompensaty potwierdza komendant powiatowy (miejski) Państwowej Straży Pożarnej.
Inne Świadczenia
Strażakom ratownikom OSP przysługują także inne świadczenia, takie jak jednorazowe odszkodowania z tytułu wypadku lub choroby pozostających w związku ze służbą, renty, a także odszkodowanie z tytułu szkody w mieniu. W przypadku śmierci strażaka OSP, która nastąpiła w związku z udziałem w działaniu ratowniczym, akcji ratowniczej albo organizowanych ćwiczeniach, członkom rodziny przysługuje świadczenie pieniężne na zasadach określonych w ustawie z dnia 8 lutego 2023 r. o świadczeniu pieniężnym przysługującym członkom rodziny funkcjonariuszy lub żołnierzy zawodowych.
Wnioski o Dofinansowanie i Sprawozdania
Dane dotyczące akcji mogą być także przydatne podczas sporządzania wniosków o dofinansowania i sprawozdań. Potrzebne dane to np. liczba akcji w określonych latach, średnia liczba akcji za okres lub liczba uczestników w akcjach w roku sprawozdawczym. Aby móc w każdej chwili odpowiedzieć na pytania takie jak: "W ilu akcjach w tym roku brała udział jednostka?", "Jakiego rodzaju były to akcje?", "Kiedy była ostatnia?", "Jaki jest średni czas wyjazdu?", wygodnie jest prowadzić ewidencję przy wykorzystaniu odpowiedniego programu komputerowego.
Podsumowanie i Wskazówki
Każda jednostka OSP powinna ewidencjonować udział w akcjach ratowniczo-gaśniczych. Zakres i sposoby ewidencji danych mogą być różne i są zależne od preferencji jednostki. Im więcej danych będziemy gromadzić, tym więcej możemy dowiedzieć się o kondycji naszej jednostki i lepiej zarządzać jej zasobami. Kompleksowa dokumentacja nie tylko spełnia wymogi prawne, ale również wspiera transparentność, bezpieczeństwo i efektywność działań OSP.