W kontekście Ochotniczej Straży Pożarnej (OSP), termin „materiały pędne” odnosi się przede wszystkim do paliw i smarów niezbędnych do funkcjonowania pojazdów bojowych, motopomp, agregatów prądotwórczych oraz innego sprzętu ratowniczego. Ich właściwe magazynowanie, ewidencjonowanie i zabezpieczenie przeciwpożarowe ma kluczowe znaczenie dla gotowości bojowej jednostki oraz bezpieczeństwa strażaków.
Zabezpieczenie Przeciwpożarowe Strażnicy OSP
Prawidłowe wyposażenie strażnicy OSP, w tym jej zabezpieczenie przeciwpożarowe, jest fundamentalne. Przykładem może być strażnica zajmująca parter w jednopiętrowym budynku, składająca się z garażu (około 100 m kw.), warsztatu, biura i łazienki. W garażu stoją zazwyczaj dwa samochody bojowe. Piętro, jeśli należy do gminy i jest niewykorzystane, stanowi odrębną kwestię.
Wymagane Dokumenty i Odpowiedzialność Ppoż.
W kwestii dokumentacji, jeżeli jednostka OSP nie jest właścicielem budynku, a właściciel nie scedował na nią odpowiedzialności za sprawy przeciwpożarowe w jej części, OSP nie musi posiadać żadnych specyficznych „dokumentów” dotyczących ppoż. dla całego obiektu. Odpowiedzialność spoczywa na właścicielu. Niemniej jednak, za swoją strefę pożarową OSP jest odpowiedzialna.
Wyposażenie w Gaśnice
Jeżeli część użytkowana przez OSP jest oddzielną strefą pożarową, należy ją wyposażyć w gaśnice. Ilość środka gaśniczego powinna wynosić 2 kg lub 3 dm³ na każde 300 m² powierzchni strefy pożarowej.
Rola Gospodarza w Zarządzaniu Majątkiem i Materiałami Pędnymi
Wzorcowy statut OSP wymienia skład zarządu, a niektóre funkcje są wymagane prawem, aby organizacja mogła zostać zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym. Jedną z kluczowych, choć nie zawsze obligatoryjnych, funkcji jest gospodarz. Jest to stanowisko niezwykle ważne dla sprawnego funkcjonowania i rozwoju każdej OSP.
Zakres Obowiązków Gospodarza
Gospodarz odpowiada przed zarządem OSP za wiele spraw, a najogólniej określając, za całość mienia OSP. Obejmuje to jego właściwy stan oraz nadzór nad jego zabezpieczeniem i użytkowaniem. Gospodarz odpowiada za utrzymywanie strażnicy i jej otoczenia w należytym porządku i czystości. Zwłaszcza w większych obiektach oznacza to organizowanie systemu utrzymania porządku i czystości, proponując zarządowi różne rozwiązania, takie jak sprzątanie przez druhów, zlecenie usług podmiotowi zewnętrznemu lub inne opcje.
Zabezpieczenie Mienia OSP
Do gospodarza należy również piecza nad tym, aby mienie stowarzyszenia było odpowiednio zabezpieczone przed kradzieżą i innymi stratami. Powinien on przemyśleć i przedstawić zarządowi propozycje dotyczące zabezpieczeń przed kradzieżą z włamaniem, niedopuszczenia do niszczenia pomieszczeń i sprzętu, a także właściwego ubezpieczenia majątku OSP. Stąd też dbałość o terminowe zawieranie i przedłużanie umów na ubezpieczenie budynków i sprzętu posiadanego przez straż należy do jego kompetencji.
Bieżąca Eksploatacja i Konserwacja Obiektu
Ponieważ gospodarz zajmuje się obiektem, w którym siedzibę ma OSP, naturalną sprawą jest, że to właśnie on powinien odpowiadać za jego bieżącą eksploatację. Dotyczy to również spraw wypożyczania sali (jeśli taka jest dostępna) i udostępniania innego mienia OSP podmiotom zewnętrznym, prowadząc rozmowy i zgłaszając sprawę zarządowi do podjęcia decyzji. W porozumieniu z zarządem gospodarz odpowiada również za terminowe prowadzenie przeglądów (kominiarskich, elektrycznych itp.) i konserwację budynku OSP oraz terenów przyległych.
Odpowiedzialność za Garaże i Sprzęt
Gospodarz ma prawo i obowiązek doglądania porządku wszędzie, na całym terenie należącym do OSP. Na obszarze, gdzie obowiązuje gotowość bojowa (np. w garażach z wozami pożarniczymi), działa w porozumieniu z naczelnikiem, aby ta gotowość nie poniosła uszczerbku. Do gospodarza należy także pilnowanie utrzymywania w należytej czystości i porządku posiadanego przez członków JOT sprzętu ratowniczego oraz wszystkich urządzeń łączności i sygnalizacji alarmowej. Wszelkie nieprawidłowości w tej dziedzinie powinien zgłaszać bezpośrednio naczelnikowi. Możliwe jest również rozwiązanie, w którym to naczelnik osobiście odpowiada za pomieszczenia garażowe i znajdujący się w nich sprzęt, ale w takim przypadku musi to być wyraźnie ustalone przez zarząd.
Magazynowanie Materiałów Pędnych
Ponieważ gospodarz odpowiada za stan mienia OSP, do niego też należy sprawa magazynu (lub magazynów). W małej jednostce, gdzie wystarczy jeden niewielki magazyn, gospodarz może być osobiście magazynierem. W dużych OSP, dysponujących zróżnicowanym mieniem o znacznej wartości, może zajść konieczność podzielenia magazynu na kilka części. Może być oddzielny magazyn sprzętu, oddzielny mundurowy, a także wydzielony magazyn materiałów pędnych (paliwa i smary). Wówczas gospodarz kontroluje i koordynuje działalność magazynierów i odpowiada za ich poprawną pracę. Podobnie jak w innych obszarach, część obowiązków gospodarza w tym zakresie może przejąć np. naczelnik, zwłaszcza magazyn sprzętu i paliwa. Należy pamiętać, że składowanie materiałów pędnych, takich jak paliwa, wymaga spełnienia określonych norm bezpieczeństwa, aby zapobiec zagrożeniu pożarowemu. Przy składach materiałów pędnych, jako środek zapobiegawczy, zaleca się usypywanie specjalnych kopców ze zwykłego piasku.
Adast Systems, a.s. - dystrybutory paliw, stacje benzynowe
Odpowiedzialność Finansowa i Rozliczenia
Zaleca się, żeby gospodarz złożył na ręce prezesa OSP pisemne oświadczenie o odpowiedzialności finansowej w zakresie pełnionych czynności, podobne do oświadczenia, jakie obligatoryjnie składa skarbnik. Takie oświadczenie powinni także złożyć magazynierzy. W praktyce, aby uniknąć nieporozumień, korzystne jest złożenie takich oświadczeń przez wszystkich członków zarządu. W zasadzie wszystkie przychody i wydatki powinny mieć akceptację zarządu OSP, jednak praktycznym rozwiązaniem jest upoważnienie gospodarza do samodzielnych zakupów do wysokości kwoty określonej przez zarząd. Ze swych działań gospodarz rozlicza się przed zarządem na jego posiedzeniach. Stąd, jeżeli nawet gospodarz nie jest formalnie członkiem zarządu, powinien być na zebraniach stałym gościem. Przy konieczności wydatku przekraczającego określony limit, gospodarz powinien zgłosić zarządowi taką potrzebę, a zarząd po ustaleniu jej konieczności - akceptować bądź odrzucić propozycję.
Księga Majątkowa OSP: Ewidencja Materiałów Pędnych
W celu prawidłowego wypełniania swych obowiązków i właściwego ich dokumentowania, gospodarz powinien prowadzić „Księgę majątkową OSP”, zwaną też księgą inwentarzową. Służy ona do bieżącej ewidencji środków trwałych i nietrwałych oraz ich użytkowania. Nie istnieje jeden, obowiązkowy wzór takiej księgi; można ją kształtować odpowiednio do potrzeb OSP. Dobry przykład takiej księgi można znaleźć na stronie oddziału ZOSP RP w Kłodzku.
„Księga majątkowa OSP” składa się zazwyczaj z czterech części, które - w przypadku większej OSP - mogą stać się oddzielnie prowadzonymi księgami:
- Ewidencja materiałowa: Dotyczy zapisu zakupów i zużycia materiałów, to znaczy materiałów budowlanych, pędnych (paliw i smarów) itp. Każdy rodzaj materiału powinien mieć wykaz na oddzielnej stronie. Ewidencję środków o małej wartości jednostkowej (np. materiały kancelaryjne czy środki utrzymania czystości) można zapisywać na podstawie rachunków zbiorczo, np. z podaniem pochodzenia materiału.
- Ewidencja środków o małej wartości jednostkowej: Dotyczy przedmiotów trwałego użytku o wartości jednostkowej do 3500 zł, np. odzieży, węży, elementów wyposażenia bojowego, artykułów administracyjnych, sportowych czy świetlicowych. Przepisy finansowe mogą się często zmieniać, więc należy je pilnie śledzić. Przedmioty te powinny być oznakowane symbolami inwentarzowymi, zawierającymi numer inwentarzowy, rok wprowadzenia do użytku i oznaczenie OSP. Zdjęcie środka nietrwałego z ewidencji może nastąpić tylko na podstawie odpowiedniego protokołu zniszczenia.
- Ewidencja środków trwałych: Dotyczy gospodarki przedmiotami trwałymi. Według obowiązujących obecnie przepisów finansowych, ich wartość jednostkowa jest większa niż 3500 zł. Są to np. budynki czy samochody, ale także i drobniejszy sprzęt (np. motopompy czy agregaty prądotwórcze).
- Ewidencja wyposażenia osobistego: Jest ostatnią częścią księgi majątkowej OSP. Dotyczy ona wyposażenia osobistego wszystkich członków OSP (w tym członków JOT).
Księga majątkowa ma sens tylko w przypadku jej prowadzenia na bieżąco. Odpowiada za nią gospodarz, ale praktyczne jest powierzenie prowadzenia każdej z jej czterech części innej osobie (magazynierowi, innemu druhowi/druhnie). Właściwe prowadzenie ewidencji majątku OSP jest dość czasochłonne i pracochłonne, ale jest konieczne. Gospodarowanie majątkiem powierzonym, z czego musimy się okresowo rozliczać, jest sprawą odpowiedzialną, a większość zatargów na tym tle wynika ze złego prowadzenia dokumentacji.