Obowiązki Naczelnika Ochotniczej Straży Pożarnej

W strukturze Ochotniczych Straży Pożarnych (OSP) rola naczelnika jest niezwykle istotna i ściśle związana z funkcjonowaniem jednostki operacyjno-technicznej (JOT). Naczelnik pełni jednocześnie funkcję wiceprezesa i jest powoływany przez zarząd do dowodzenia jednostką.

Wybór i struktura Zarządu OSP

Zgodnie ze wzorem statutu Związku OSP RP, walne zebranie członków wybiera osoby, które tworzą zarząd, bez wskazania konkretnych funkcji. Dopiero nowo powołany zarząd ustala podział obowiązków w rozpoczynającej się kadencji. W praktyce zarząd często podejmuje tę decyzję, oddalając się na chwilę w trakcie walnego zebrania.

Statut wzorcowy przewiduje wybór od 5 do 9 osób. Funkcje obligatoryjne to: prezes, dwóch wiceprezesów, skarbnik, sekretarz oraz naczelnik, który pełni jednocześnie funkcję wiceprezesa. Dodatkowo, w razie potrzeby, mogą być wybierani kronikarz, gospodarz czy zastępca naczelnika.

Mimo tradycji obsadzania licznego zarządu w OSP, w małych środowiskach wiejskich zdarzają się już minimalne, pięcioosobowe składy. Na taki stan rzeczy wpływa malejące zaangażowanie mieszkańców oraz obawa członków stowarzyszenia przed wzięciem na siebie obowiązków na całą kadencję, szczególnie w obliczu często brakującego rozeznania, jakie konkretnie są to obowiązki.

Wszyscy członkowie zarządu mają równorzędny status, bez podległości i nadrzędności, co oznacza brak hierarchii. Tryb pracy i szczegółowe kompetencje poszczególnych członków mogą być ujęte w regulaminie pracy zarządu, przyjętym uchwałą zarządu, bez konieczności zatwierdzania go przez walne zebranie. Warto dążyć do realizowania modelu podziału kompetencji i do przypisania odpowiednich ról odpowiednim osobom, myśląc o tym na długo przed walnym zebraniem wyborczym.

Rola i obowiązki Naczelnika OSP

Kierowanie Jednostką Operacyjno-Techniczną (JOT)

Najważniejszym zadaniem naczelnika jest zorganizowanie jednostki operacyjno-technicznej (JOT) i nadzór nad jej działalnością. Naczelnik kieruje jednostką operacyjno-techniczną jednoosobowo w formie rozkazów i poleceń. Na nim spoczywa pełna odpowiedzialność za działalność JOT, czyli zespołu ratowniczego.

Statut wzorcowy nakłada na naczelnika obowiązek kierowania akcjami ratowniczo-gaśniczymi i przeciwpożarową działalnością zapobiegawczą. Oznacza to kierowanie wszystkimi działaniami ratowniczymi, niezależnie od ich charakteru. Naczelnik kieruje działaniami JOT przy pomocy dowódców niższych szczebli: zastępcy naczelnika, dowódcy plutonu, dowódcy sekcji oraz dowódców załóg w czasie akcji ratowniczych.

W czasie nieobecności naczelnika, JOT kieruje zastępca naczelnika. Jeśli obaj są nieobecni, kierowanie JOT przejmuje wyznaczony przez naczelnika dowódca sekcji.

Zarządzanie zasobami ludzkimi i sprzętem

• Skład osobowy JOT: Naczelnik kieruje wnioski do zarządu w sprawie składu osobowego jednostki operacyjno-technicznej. Nie przyjmuje ani nie usuwa członków JOT jednoosobowo, a wnioskuje, aby uczynił to zarząd. Zarząd OSP na podstawie statutu OSP powołuje na wniosek naczelnika jednostkę operacyjno-techniczną i ustala dla niej regulamin organizacyjny.
• Szkolenia: Naczelnik jest zobowiązany do prowadzenia we własnym zakresie szkoleń podstawowych dla członków OSP, w tym także dla Młodzieżowych Drużyn Pożarniczych (MDP) i drużyn kobiecych. Choć ponad stugodzinne szkolenie podstawowe dla ratowników jest organizowane przez komendy powiatowe PSP, naczelnik odpowiada za szkolenia wstępne, obejmujące podstawowe sprawy, charakterystyczne dla danej OSP. Naczelnik opracowuje i przedstawia na posiedzeniu zarządu plan szkoleń i ćwiczeń OSP i MDP.
• Dyscyplina: Jako dowódca JOT, naczelnik jest uprawniony do czuwania nad przestrzeganiem dyscypliny przez członków OSP. Może jednoosobowo udzielić pochwały ustnej lub pisemnej, a także wystąpić do zarządu OSP o przyznanie nagrody wyróżniającemu się ratownikowi, oraz wystosować wniosek o nadanie odznaki lub odznaczenia. Może również jednoosobowo udzielić upomnienia ustnego lub pisemnej nagany.
• Sprzęt i urządzenia: Naczelnik dysponuje sprzętem i urządzeniami pożarniczymi OSP i nadzoruje ich prawidłową eksploatację. Dotyczy to również zapisów o dysponowaniu sprzętem i urządzeniami oraz nadzorowaniu ich prawidłowej eksploatacji w ramach kierowania akcjami.

Działalność prewencyjna i ewidencyjna

W ramach działań profilaktycznych, poza elementami propagandowymi, naczelnik może opracowywać opinie i wnioski w sprawie stanu ochrony przeciwpożarowej miejscowości oraz wyposażenia OSP w sprzęt techniczny i inne środki. Dotyczy to nie tylko ściśle ochrony przeciwpożarowej, ale także miejsc czy okoliczności, w których występują szczególnie często zagrożenia miejscowe (np. wypadki drogowe).

Naczelnik ponosi odpowiedzialność statutową za przygotowanie do działań, gotowość bojową i sprawność JOT, a także zapewnienie bezpieczeństwa strażaków ratowników OSP. Jest odpowiedzialny za dokumentowanie działalności JOT w książce naczelnika OSP i innych wymaganych dokumentach.

Współpraca Prezesa i Naczelnika OSP

Rola prezesa i naczelnika jest tak ważna, że statut jednoznacznie je rozdziela, a dobra współpraca między nimi jest koniecznością. Prezes OSP reprezentuje Ochotniczą Straż Pożarną na zewnątrz i kieruje całokształtem prac zarządu. Zwołuje i przewodniczy posiedzeniom zarządu, podpisuje umowy, akty, pełnomocnictwa i dokumenty finansowe w imieniu OSP. Czuwa nad sprawnością organizacyjną zarządu i podejmuje jednoosobowo decyzje w pilnych sprawach, które podlegają zatwierdzeniu na najbliższym posiedzeniu zarządu.

Prezes składa sprawozdanie walnemu zebraniu członków OSP z działalności zarządu oraz informuje władze administracyjne, samorządowe i Związek OSP o działalności i problemach OSP.

Relacje podczas akcji ratowniczych

Złożonym problemem jest współpraca prezesa i naczelnika, zwłaszcza gdy prezes jest jednocześnie czynnym ratownikiem. W OSP nie ma wojskowego pojęcia "rangi" czy "stopnia", jest jedynie pojęcie funkcji pełnionej kadencyjnie. Dlatego, będąc członkiem zarządu, nie przestaje się być ratownikiem podporządkowanym dowodzącemu akcją.

W czasie akcji dowodzi naczelnik, jego zastępca lub, w razie ich nieobecności, inna wyznaczona przez naczelnika osoba. Członkowie władz stowarzyszenia pełnią przypisane im w JOT funkcje ratownicze. Optymalny podział obowiązków zakłada, że prezes jest w stałym kontakcie organizacyjnym z gminą, a naczelnik - w kontakcie operacyjnym z Jednostką Ratowniczo-Gaśniczą (JRG), z którą OSP współpracuje.

Kwalifikacje i predyspozycje

Zarząd, wybierając spośród swego grona osobę na funkcję naczelnika, kieruje się jego doświadczeniem i predyspozycjami. Dobry naczelnik powinien cieszyć się zaufaniem, a zatem posiadać takie cechy jak doświadczenie, odpowiedzialność, dyspozycyjność, zdolność kierowania ludźmi, konsekwencja i postępowanie zgodne z zasadami. Powinien być także gotowy do podnoszenia kompetencji, aby sprostać nowym zagrożeniom przyrodniczym, ekologicznym, chemicznym, komunikacyjnym, wodnym, pogodowym itp.

Inne funkcje w Zarządzie OSP

Skarbnik OSP

• Opracowuje projekty planów finansowych i sprawozdania finansowe.
• Sprawuje nadzór nad dyscypliną budżetową oraz opłacaniem składek członkowskich.
• Podpisuje wspólnie z prezesem korespondencję i dokumenty w sprawach finansowych.
• Przedstawia na każdym posiedzeniu zarządu OSP informację dotyczącą dochodów i rozchodów oraz aktualny stan środków finansowych.
• Współuczestniczy w organizowaniu działalności gospodarczej OSP.
• Dba o prawidłowość dokumentów księgowych (faktur, rachunków, not księgowych, KP/KW itp.) i kompletuje je w chronologii.
• Prowadzi na bieżąco raport kasowy.
• Czuwa nad terminowym wypełnieniem przez zarząd obowiązku złożenia rokrocznie zeznania podatkowego CIT-8, a w przypadku pełnej księgowości także sprawozdania finansowego.
• Opracowuje we współpracy z zarządem roczny plan finansowy i sprawozdanie z jego wykonania.
• Przynajmniej raz na dwa lata przeprowadza inwentaryzację wyposażenia, a raz na cztery lata inwentaryzację środków trwałych.

Sekretarz OSP

• Prowadzi ewidencję uchwał i protokołów z posiedzeń zarządu i czuwa nad ich realizacją.
• Prowadzi ewidencję wszystkich pism przychodzących i wychodzących.
• Przygotowuje odpowiedzi na pisma i podpisuje je wspólnie z prezesem.
• Odpowiada za terminowe przesyłanie korespondencji.
• Wysyła powiadomienia dla członków zarządu i członków OSP o terminie i porządku obrad.
• Przygotowuje projekty uchwał na posiedzenia zarządu.
• Realizuje zadania związane z przygotowaniem posiedzeń zarządu, członków OSP i walnego zebrania OSP.
• Przedstawia do akceptacji zarządu OSP informacje, sprawozdania, projekty ocen, analiz itp.
• Współpracuje z Zarządem Miejskim ZOSP RP, Urzędem Miasta, Radą Dzielnicy, Szkołą, Przedszkolem, Kościołem i organizacjami społecznymi w zakresie prowadzonej działalności przez OSP.
• W organizacjach sięgających po środki z dotacji, sekretarz, współpracując z koordynatorami projektów, może czuwać także nad przygotowaniem lub sprawdzać prawidłowość dokumentów projektowych.
• Dobrze, by sekretarz posiadał podstawowe kompetencje cyfrowe, by móc współuczestniczyć np. w prowadzeniu dokumentacji elektronicznej.

Wiceprezes OSP (poza naczelnikiem)

• Wykonuje zadania, stosownie do ustalonego przez Zarząd podziału zagadnień w układzie problemowym, np. zagadnienia społeczno-wychowawcze i przeciwpożarowe, zagadnienia organizacyjne OSP i MDP, zagadnienia dotyczące działalności gospodarczej OSP.
• Nadzoruje sprawy związane z powierzonymi zagadnieniami i reprezentuje zarząd OSP na zewnątrz w tych sprawach.
• Podpisuje korespondencję dotyczącą prowadzonych spraw, nie zastrzeżonych do podpisu prezesa.

Kronikarz

Dzisiaj najczęściej dokumentowanie ważniejszych wydarzeń w OSP prowadzone jest na portalach społecznościowych, organizacje zakładają swoje strony i grupy kontaktowe. Kronikarz lub inna osoba prowadząca taką stronę wykorzystuje różne narzędzia i technologie informatyczne, by podawane informacje były atrakcyjne i wpływały na korzystny odbiór organizacji w społeczności.

Członkowie Zarządu OSP

• Mają obowiązek uczestniczyć w pracach i posiedzeniach zarządu OSP.
• Powinni aktywnie uczestniczyć w realizacji powierzonych zadań.
• Mają obowiązek realizować prace, które zostały im powierzone.
• Mogą zgłaszać wnioski i projekty uchwał na posiedzeniach zarządu OSP.
• Mogą występować z wnioskami o nadanie odznaczeń wyróżniającym się członkom OSP.

tags: #obowiazki #naczelnika #osp