W strukturach Ochotniczej Straży Pożarnej (OSP) kluczowe znaczenie ma rola skarbnika, który stanowi fundament finansowy jednostki. Bez jego pracy trudno sobie wyobrazić efektywne funkcjonowanie OSP. Rola skarbnika w OSP jest złożona i wymaga ogromnej precyzji, skrupulatności oraz zaangażowania. Skarbnik to nie tylko księgowy, lecz także filar organizacyjny, na którym opiera się działalność całej jednostki, a jego posada, choć często pozostaje w cieniu, jest nieodzowna dla funkcjonowania OSP.
Rola i Pozycja Skarbnika w Zarządzie OSP
W każdej OSP powinien być skarbnik, pełniący bardzo odpowiedzialną funkcję. Zgodnie z wzorcowym statutem OSP, skarbnik jest członkiem Zarządu OSP, wybranym spośród jego członków. Statut wzorcowy OSP (§ 24) mówi, że Zarząd wybiera ze swego grona prezesa, naczelnika, dwóch wiceprezesów, sekretarza i skarbnika, a także może wybrać gospodarza, kronikarza i zastępcę naczelnika straży. Takie lub bardzo zbliżone wytyczne występują w statucie każdej OSP, co oznacza, że obsadzenie funkcji skarbnika jest obligatoryjne, podobnie jak prezesa i naczelnika.
Walne zebranie członków wybiera osoby, które tworzyć będą Zarząd, ale bez wskazywania konkretnych funkcji. Nowo powołany Zarząd ustala, kto jakie obowiązki może wziąć na siebie w rozpoczynanej kadencji. W praktyce najczęściej Zarząd podejmuje tę decyzję, oddalając się na chwilę w trakcie walnego zebrania. Statut wzorcowy mówi o wyborze od 5 do 9 osób, wśród których są funkcje obligatoryjne, takie jak: prezes, dwóch wiceprezesów, skarbnik, sekretarz i naczelnik (pełniący jednocześnie funkcję wiceprezesa).
Wszyscy członkowie Zarządu mają równorzędny status - między nimi nie ma podległości i nadrzędności, czyli nie obowiązuje żadna hierarchia. Statut nie reguluje w sposób szczegółowy obowiązków skarbnika OSP, przypisując obowiązki Zarządowi jako całości. Podział prac wewnątrz Zarządu zależy wyłącznie od jego wewnętrznych ustaleń. Tryb pracy i szczegółowe kompetencje przypisane poszczególnym jego członkom mogą być ujęte w regulaminie pracy Zarządu, przyjętym uchwałą Zarządu (bez konieczności zatwierdzenia go przez walne zebranie).
Kluczowe Obowiązki Finansowe Skarbnika
Zadania skarbnika wyznacza rodzaj działalności prowadzonej przez OSP, a także to, czy jednostka poza składkami członkowskimi ma inne dochody własne i jak nimi gospodaruje. Za całość spraw finansowych OSP odpowiada skarbnik.
Prowadzenie Dokumentacji Finansowej i Księgowości
- Odpowiedzialność za dokumentację: Skarbnik - jako członek Zarządu - odpowiada za prawidłowe prowadzenie dokumentacji finansowej OSP. Wynika to bezpośrednio z przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej.
- Nadzór nad księgowością: Nawet jeżeli prowadzenie księgowości Zarząd powierzy „zewnętrznej” księgowej, za jej pracę odpowiada skarbnik. Odpowiedzialność tę dzieli co prawda z prezesem (który odpowiada za wszystko w stowarzyszeniu), ale nie staje się ona przez to w niczym mniejsza.
- Prawidłowość i ewidencja rozliczeń: Skarbnik odpowiada także za prawidłowość wszystkich rozliczeń OSP, za ich ewidencję zgodną z obowiązującymi przepisami, a także za właściwe przechowywanie dokumentów finansowych OSP i ich archiwizację.
- Dokumenty księgowe: Skarbnik dba o prawidłowość wystawianych i przyjmowanych dokumentów (dowodów) księgowych (faktur, rachunków, not księgowych, KP/KW itp.) i kompletuje je w chronologii (w podziale na bank i kasę). Prowadzi na bieżąco raport kasowy.
- Opisywanie i parałowanie: Przez ręce skarbnika powinny przechodzić wszystkie dokumenty finansowe - faktury i rachunki. Bardzo korzystne jest, by dokumenty tego typu były na odwrocie opisywane - czego dotyczą i w jakim celu oraz przez kogo był poczyniony wydatek. Można również napisać na czyje polecenie. Skarbnik powinien również parafować przyjęcie dokumentu do odpowiedniego rejestru.
- Współpraca z urzędem gminy: W małych OSP, działających w niewielkich gminach, w których obroty finansowe są niewielkie, olbrzymią pomocą może być urząd gminy. W wielu przypadkach właściwą księgowość prowadzą wprost urzędnicy, a skarbnik dostarcza jedynie kolejne dokumenty.
Planowanie i Sprawozdawczość Finansowa
Skarbnik jest odpowiedzialny za współtworzenie i wdrażanie planu finansowego OSP. Do jego obowiązków należy opracowanie rocznego planu finansowego OSP, co jest istotne dla stabilnego rozwoju jednostki. Publiczne pieniądze zawsze powinny pochodzić z legalnych źródeł i zawsze w równie legalny sposób powinny być wydawane. Dlatego po zakończeniu okresu finansowego, skarbnik powinien sporządzić sprawozdanie z wykonania planu. Opracowuje on we współpracy z Zarządem roczny plan finansowy na dany rok oraz sprawozdanie z wykonania planu. Skarbnik odpowiada również za sprawozdania finansowe oraz nadzorowanie płatności, takich jak składki członkowskie i rozliczenia podatkowe.
Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych z dnia 15 lutego 1992 r. nakazuje, aby sprawozdanie finansowe po jego przegłosowaniu i zatwierdzeniu przez walne zebranie członków było dołączone do rocznego zeznania podatkowego (CIT-8), które OSP jako płatnik tego podatku powinien złożyć w urzędzie skarbowym w ciągu 10 dni od daty odbycia walnego zebrania. Skarbnik czuwa nad terminowym wypełnieniem przez Zarząd obowiązku złożenia rokrocznie zeznania podatkowego CIT-8, a w przypadku pełnej księgowości także sprawozdania finansowego.
Zarządzanie Środkami Pieniężnymi
Skarbnik odpowiada również za właściwe przechowywanie środków pieniężnych. Najbezpieczniejsze jest trzymanie gotówki w banku i korzystanie w jak największej mierze z obrotu bezgotówkowego, ale nie zawsze jest to możliwe. Często przy zakupie sprzętu ratowniczego można spotkać się z żądaniem zapłaty gotówką. W tej sytuacji w kasie podręcznej powinien być pewien zapas gotówki, który skarbnik powinien przechowywać w bezpiecznym miejscu - np. w sejfie czy stabilnie zamocowanej kasecie, od której klucz posiada wyłącznie on. Zaleca się również, by Zarząd podjął uchwałę określającą górną granicę środków, jakie można przechowywać w kasie podręcznej, co porządkuje sprawę i zapobiega przechowywaniu większej ilości pieniędzy „w skarpecie”.
Jako strażnik finansów OSP skarbnik powinien też być odporny na pokusy szybkiego pomnożenia zasobów poprzez umieszczanie środków na okazyjnych, podejrzanie wysoko oprocentowanych kontach w różnych bankach i parabankach. Przy ewentualnej „wpadce” niesłychanie trudno będzie skarbnikowi wytłumaczyć właścicielowi tych środków (a więc wszystkim członkom stowarzyszenia), że działał w dobrej wierze.
Pozyskiwanie Funduszy
Oprócz administracyjnych zadań, skarbnik ma także strategiczną rolę w poszukiwaniu dodatkowych funduszy. Jest on w Zarządzie osobą, niejedyną, ale najbardziej predysponowaną, do wyszukiwania sposobów zwiększenia wpływów do strażackiej kasy. To on w pierwszym rzędzie powinien śledzić możliwości uzyskiwania rozmaitych darowizn, dotacji czy innych dochodów. Współpracując z Zarządem, skarbnik aktywnie dąży do pozyskiwania dotacji, darowizn oraz grantów, które są niezbędne do utrzymania i rozwoju działalności OSP. Musi także wskazywać na możliwe źródła ewentualnych dochodów i na ograniczenia w wydatkach, oraz planować strategię finansową stowarzyszenia, aby zachować możliwość jego działania i rozwoju.
Obsługa Kasowa i Składki Członkowskie
Pełniąc obsługę kasową, skarbnik z jednej strony proponuje Zarządowi wysokość rocznej składki członkowskiej, zatwierdzanej później na walnym zebraniu, a z drugiej - przyjmuje wpłaty tych składek. Prowadzi też rejestr członków z zaznaczeniem aktualności wniesienia składek członkowskich. Jest to o tyle ważne, że zbyt długie zaleganie z wpłaceniem należnych składek skutkuje zawieszeniem, a później utratą praw członkowskich w OSP. Na ogół przyjmuje się, że tylko członkowie z aktualnie opłaconymi składkami mają prawo głosu na walnym zebraniu. Przy zaległości większej niż rok Zarząd może podjąć decyzję o skreśleniu z listy członków.
Obowiązki Składkowe wobec Związku OSP RP
Jeśli OSP jest członkiem Związku OSP RP, skarbnik ma jeszcze jeden obowiązek składkowy. Co roku wpłaca zbiorową składkę członkowską OSP na rzecz Związku OSP RP. Wysokość tej składki powinna być określona przez Zarząd Oddziału Gminnego (lub równorzędnego) Związku OSP RP, a składkę wpłaca się na rzecz tegoż oddziału. Spotyka się także przypadki (zazwyczaj gdy oddziały gminne nie prowadzą działalności finansowej), gdy OSP wpłacają składki bezpośrednio na rzecz oddziału powiatowego, a nawet wojewódzkiego.
Odpowiedzialność Skarbnika
Praca skarbnika wymaga nie tylko znajomości przepisów prawnych i finansowych, ale także dużego zaangażowania i odpowiedzialności. Rzetelność w wykonywaniu obowiązków jest kluczowa dla zapewnienia finansowego bezpieczeństwa OSP. Precyzyjnie prowadzona gospodarka finansowa to gwarancja stabilności oraz szansa na realizację nowych projektów. Nie powinny podejmować się tej funkcji osoby mające nawet dobre chęci, ale niemające odpowiedniej wiedzy i wystarczającego zaangażowania osobistego i czasowego.
Odpowiedzialność Prawna i Materialna
Ponieważ skarbnik prowadzi zazwyczaj także bezpośrednią obsługę kasową, wymagane jest, aby złożył oświadczenie o odpowiedzialności materialnej. Odpowiedzialność prawna wynika zresztą także z przepisów ogólnych i nawet przy braku podpisanego oświadczenia, odpowiedzialność skarbnika nie ulega zmniejszeniu. Dobrym zwyczajem jest, gdy oświadczenia takie składają wszyscy członkowie Zarządu, co uzmysławia im, że zespołowo kierują i odpowiadają za powierzony im majątek OSP.
Prawo Podpisu na Dokumentach Finansowych
Niezbywalnym prawem i obowiązkiem skarbnika jest prawo podpisu na dokumentach finansowych. Bez jego podpisu dokumenty finansowe OSP nie mają mocy prawnej. Zapisano to zresztą we wzorcowym statucie w § 44: „Umowy, akty oraz pełnomocnictwa i dokumenty finansowe podpisują w imieniu OSP prezes lub wiceprezes i skarbnik”.
Zasady Dostępności i Przechowywania Dokumentacji
Udostępnianie Dokumentów Strażakom
Często pojawia się pytanie, czy skarbnik w jednostce OSP może udostępnić dokumentację każdemu strażakowi. Wśród obowiązków Zarządu (w tym i skarbnika) brak jest obowiązku udzielania dokumentacji każdemu strażakowi OSP. W świetle tego, że Zarząd OSP podlega kontroli ze strony Komisji Rewizyjnej oraz, że ma prawo do interpretowania przepisów statutu, należy uznać, że w jego gestii leży uznanie, czy udostępnić, czy nie dokumenty OSP danemu strażakowi OSP.
Zasady Przechowywania Dokumentacji
Statut nie reguluje, jakie dokumenty należy przechowywać. Zarząd ocenia, które dokumenty wewnętrzne OSP należy przechowywać z racji na poprawność i ciągłość funkcjonowania OSP. Zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, OSP podlegają tej ustawie. Według art. 74 ust. 1 tejże ustawy, zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu. Należy zwrócić uwagę, że dokumenty finansowe często zawierają dane osobowe, podlegające szczególnej ochronie, więc należy je przechowywać w warunkach gwarantujących, że nie dostanie się do nich nikt niepowołany. Dobrze jest przyjąć zasadę, że dokumenty finansowe (tak jak osobowe) nie mogą być wynoszone poza teren OSP. Wyjątek można zrobić wyłącznie dla księgowej, jeżeli nie pracuje w strażnicy, ale ją także obowiązują przepisy o ochronie danych. Znany jest przypadek, gdy OSP odmówiło wydania dokumentów nawet biegłemu sądowemu i uczyniło to dopiero na pisemne żądanie prokuratora.
Nadzór nad Działalnością OSP i Skarbnika
Skarbnik jako członek Zarządu OSP podlega bezpośredniej kontroli ze strony Komisji Rewizyjnej. Natomiast działalność OSP jako stowarzyszenia podlega nadzorowi starosty właściwego ze względu na siedzibę stowarzyszenia. Do sądu, o udzielenie upomnienia władzom stowarzyszenia lub o rozwiązanie stowarzyszenia może wystąpić także prokurator. Na podstawie art. 21 ustawy o ochronie przeciwpożarowej (Dz. U. z 2009 r., Nr 178, poz. 1380 - tekst jednolity), wojewoda może żądać od Ochotniczej Straży Pożarnej informacji związanych z wykonywaniem ich zadań w zakresie ochrony przeciwpożarowej na terenie danego województwa.
Należy także zwrócić uwagę na orzeczenie Sądu Najwyższego (Postanowienie z dnia 11 października 1995 r., I PRN 28/95, OSNP 1996, nr 11), według którego prawo do interpretowania przepisów statutu stowarzyszenia służy przede wszystkim jego władzom i organom. Do kompetencji nadzorujących działania stowarzyszenia organów administracji i niezawisłych sądów należy ocena, czy interpretacja przyjęta przez organy stowarzyszenia odpowiada obowiązującemu prawu, oraz czy praktyka stosowania przepisów statutu przez stowarzyszenie nie prowadzi do sytuacji, których prawo zaakceptować nie może.